На участке "Аспирант" реализовано две подсистемы:

Прием в аспирантуру

Работа с контингентом аспирантов

На участке  Прием в аспирантуру формируются справочные данные о конкурсах на научные специальности и специализации в каждом учебном году. Для каждой научной специальности (специализации) заносятся контрольные цифры приема аспирантов на различные формы обучения (очную, заочную, соискательство). Регистрация поступающих в аспирантуру осуществляется при помощи развитой формы регистрации, которая позволяет вводить как личные данные поступающего, так и информацию о выбранной им научной специальности, кафедре ВУЗа, о ранее сданных кандидатских экзаменах. Ранее сданные поступающим кандидатские экзамены могут использоваться для зачета вступительных испытаний в аспирантуру.

Процедура регистрации обеспечивает полноту и корректность вводимой пользователем информации, за счет чего регистрация поступающих может вестись одновременно несколькими регистраторами, не имеющими специальной подготовки.

Если поступающий ранее регистрировался на любом из участков системы (был абитуриентом, студентом, регистрировался как выпускник и проч.), то его личные данные будут использованы в процедуре регистрации. Регистратору не придется вводить данные вновь, но он сможет изменить их в случае необходимости.

В ходе регистрации в системе формируются записи о поступающих, содержащие всю введенную регистратором информацию. Также при регистрации формируется перечень вступительных испытаний поступающего и кандидатских экзаменов, которые он должен сдать в ходе обучения в аспирантуре.

По итогам вступительных испытаний пользователи выполняют процедуру "Зачислить", в результате чего формируются записи об аспирантах со всех собранной ранее информацией.

Учет и анализ контингента аспирантов может вестись как по отдельным формам обучения (очная, заочная, соискательство), так и всего контингента в целом. Учет аспирантов ведется в четкой привязке к классификаторам отраслей науки и научных специальностей, кафедр и факультетов ВУЗа. Ведется учет научных руководителей аспирантов, их ученых степеней и званий. За счет развитого базового функционала системы пользователи могут самостоятельно формировать аналитические отчеты по распределению контингента аспирантов по факультетам и кафедрам, научным специальностям. Также может проводиться анализ численности кандидатов и докторов наук, руководящих аспирантами.

Планирование учебной работы аспирантов проводится на основе индивидуальных планов подготовки аспирантов, содержащих контрольные этапы и сроки их прохождения. В ходе учебного процесса пользователями заносится информация об утверждении тем работ и научных руководителей, прохождении аспирантами контрольных этапов обучения, сдаче кандидатских экзаменов, результатов предзащит.

На участке "Аспирант" также возможно формирование отчетов по контингенту аспирантов для внутривузовских или внешних целей.

В системе ведется справочник преподавателей кафедр ВУЗа, включающий учет должностей, ученых степеней и званий преподавателей. Пользователи участка "Аспирант" в ходе планирования вступительных испытаний и кандидатских экзаменов формируют комиссии из состава преподавателей, заведенных в справочник. Благодаря наличию структурированной информации об учебных степенях и званиях преподавателей средствами системы автоматически формируются ведомости и протоколы вступительных испытаний и кандидатских экзаменов. После занесения оценок, полученных аспирантами за кандидатские экзамены, для каждого из них средствами системы формируются удостоверения о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2.

Для начала работы с функционалом участка  Аспирант необходимо предварительно выполнить настройку.

Для установки настроек необходимо выбрать раздел  Настройки участка Аспирантура.

Здесь необходимо:

- Указать  Текущий год набора  - выбирается текущий год набора в аспирантуру. Записи о наборах создаются заранее в справочнике  Наборы в аспирантуру.

- Указать Текущий этап набора - выбирается этап набора в аспирантуру "Первый этап / Второй этап". 

- Ввести информацию в группах полей "Подразделение аспирантуры" и "Курирующий проректор", которая будет использоваться для печатных форм документов и отчетов, а также в качестве служебной информации.

- В поле Почтовый адрес для сообщений аспирантов указывается адрес электронной почты, через которую будет осуществляться взаимодействие с удаленными пользователями Участка.

После того, как все значения установлены, нажмите кнопку "ОК".

_______________________________________________________

Для того чтобы пользователь мог видеть в разделе данные только своего филиала, можно произвести настройку отображения данных по филиалу.

Для установки настроек Филиал пользователям участка Аспирант необходимо выполнить следующие действия:

1. На участке Аспирант открыть один из разделов:
   • Прием в аспирантуру ;
   • Аспиранты ;
   • Защиты аспирантов. 
2. В основной таблице данных вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Настройка филиал.
   
3. Заполнить форму настроек и нажать кнопку ОК , после чего пользователю будут доступны только данные выбранного филиала.

Данная настройка может быть не доступна пользователю в зависимости от предоставленных Администратором Системы прав. В случае запрета на изменение пользователю будет выведено сообщение о недостатке прав на изменение.

Справочник аспирантских школ может использоваться для организации учета аспирантов дополнительно к учету по научным специальностям, кафедрам и факультетам. С каждой из аспирантских школ может быть связано несколько научных специальностей аспирантов. Также справочник аспирантских школ лежит в основе учета Базовых и Рабочих учебных планов аспирантуры.

Работа со справочником ведется в форме Справочники аспирантуры на вкладке Аспирантские школы.

Для добавления аспирантской школы в таблице данных нужно вызвать действие Добавить аспирантскую школу.

Для добавления достаточно заполнить значения полей Краткое наименование и Полное наименование. Также аспирантская школа может принадлежать к какому-либо одному филиалу или факультету. В этом случае дополнительно необходимо выбрать Филиал и / или Факультет. Для того чтобы в личном кабинете поступающего в аспирантуру, при выборе английского языка, название аспирантской школы отображалось на английском языке, необходимо в поле Наименование на английском языке указать соответствующее название на английском языке.

После добавления аспирантской школы необходимо включить в нее научные специальности, по которым будет вестись подготовка аспирантов.

Каждая аспирантская школа может быть связана с одной или несколькими научными специальностями. Для установки этих связей в форме Справочники аспирантуры на вкладке Аспирантские школы нужно выбрать Аспирантскую школу, в которую предстоит включить научную специальности и открыть подчиненную вкладку Научные специальности в аспирантской школе. Для включения новой специальности на подчиненной вкладке нужно вызвать действие Добавить научную специальность.

Для добавления необходимо в поле Научная специальность выбрать необходимую специальность из справочника Научные специальности в отрасли. Для выбора будут предложены те научные специальности для которых в справочнике Научные специальности установлен признак Осуществляется подготовка аспирантов. В случае, если необходимая специальность не предлагается для выбора, необходимо перейти в справочник Научные специальности и в нем добавить необходимую научную специальность или установить для нее признак Осуществляется подготовка аспирантов.

Данный справочник является ключевым для учета контингента аспирантов, учебных планов, формирования конкурсов в аспирантуру. В справочнике для каждой образовательной программы задается направление подготовки, по которой она реализуется, форма обучения, продолжительность обучения, аспирантская школа. Значения данных атрибутов программы будут определять соответствующие атрибуты аспирантов, учебных планов, конкурсов в аспирантуру, которые будут связаны с образовательными программами.

Для формирования справочника образовательных программ, необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:

• Аспирантские школы
• Направления и специальности
• Степени и квалификации
• Формы обучения
• Календарные периоды обучения

Все перечисленные справочники должны быть заполнены в части тех данных, которые нужны для добавляемых образовательных программ. Некоторые из перечисленных справочников могут дополняться по ходу создания образовательных программ. Это будет возможным, если пользователю, создающему образовательные программы, предоставлены права на редактирование данных справочников.

Для добавления новой образовательной программы в представлении Образовательные программы аспирантуры  нужно вызвать действие Добавить образовательную программу. При вызове этого действия будет открыта форма добавления новой программы.

Особенности заполнения формы параметров:

• Группа образовательных программ -  при необходимости, программы можно объединять в группы, в данном поле можно выбрать группу образовательных программ. 
• Полное наименование - в этом поле нужно ввести наименование программы, которое может быть произвольным;
• Наименование на английском языке - в этом поле можно ввести наименование программы на английском языке, если оно известно и если предполагается использовать его в дальнейшем; данное значение можно заполнить и позже, после добавления образовательных программ.
• Аббревиатура - необходимо ввести аббревиатуру образовательной программы, которая должна быть по возможности краткой, но должна позволять идентифицировать образовательную программу. Повтор аббревиатур для разных образовательных программ недопустим.
• Филиал - в этом поле необходимо указать филиал из справочника филиалов вуза, в котором будет реализовываться образовательная программа.
• Аспирантская школа - в этом поле необходимо выбрать аспирантскую школу из справочника Аспирантские школы.
• Направление подготовки - в этом поле необходимо указать направление подготовки в рамках данной образовательной программы; для выбора будут предлагаться только направления, у которых в справочнике Направления и специальности  для свойства Уровень образования установлено значение "Аспирантура".
• Присваиваемая степень  - в этом поле необходимо выбрать степень, которая будет присуждаться при успешном окончании обучения по образовательной программе; выбор выполняется из справочника Степени и квалификации  и зависит от выбранного Направления подготовки.
• Руководитель программы - нужно с помощью справочника указать руководителя программы из числа сотрудников ВУЗа и внешних организаций.
• Менеджер программы - нужно с помощью справочника указать менеджера программы из числа сотрудников ВУЗа и внешних организаций.
• Форма обучения - в этом поле нужно выбрать форму обучения из справочника Формы обучения.
• Продолжительность обучения, лет - необходимо указать числовое значение с одним знаком после запятой для продолжительности обучения в годах; если обучение по программе длится не целое число лет (например, 3,5 года), то в этом поле нужно занести соответствующее дробное значение.
• Число лет обучения (целое число курсов) - в этом поле необходимо указать целое число лет обучения, для которых будут разрабатываться учебные планы, и во время которых будут обучаться аспиранты. Значение этого поля предлагается системой автоматически как значение, занесенное выше в поле Продолжительность обучения, лет, округленное до целого с избытком. При необходимости предложенное системой значение можно скорректировать.
• Язык реализации программы - в поле необходимо указать один из вариантов Русский/Английский/Русский и английский. 
• Является платной -  по умолчанию установлено значение "Нет", если программа является платной, то необходимо изменить на значение "Да".
• Учебный год начала реализации - в этом поле нужно выбрать учебный год, начиная с которого будет реализовываться данная программа, выбор осуществляется из справочника Календарные периоды обучения.
• URL информации о программе - при необходимости можно указать интернет адрес, где будет размещаться информация с описанием образовательной программы.

Каждая образовательная программа однозначно привязана к одному направлению подготовки. Если происходит изменение направления, по которому будет реализовываться программа, то необходимо добавить в справочник новую образовательную программу и связывать новые учебные планы и аспирантов, которые будут обучаться по новому направлению, уже с новой программой.

Система допускает создание образовательной программы с тем же наименованием, если она реализуется по другому направлению подготовки. Создание одноименных программ по одному направлению подготовки недопустимо.

Данный справочник содержит перечень профилей для выбранной образовательной программы аспирантуры. Для добавления записей в справочник необходимо:

1. В представлении Образовательные программы аспирантуры  (форма Справочники аспирантуры) выбрать образовательную программу, для которой добавляется профиль.
2. В подчиненном представлении  Профили по программам аспирантуры  из контекстного меню вызвать действие Добавить профиль.
3. В форме параметров указать  Отрасль науки, Профиль подготовки аспирантов  и Аббревиатуру.
   
4. Нажать кнопку ОК.

Для удаления профиля необходимо выбрать его в представлении  Профили по программам аспирантуры  и вызвать из контекстного меню действие Удалить профиль.

Справочник "Отрасли науки" представляет собой перечень отраслей науки.

Добавление и удаление отраслей науки осуществляется в главной таблице "Отрасли науки" при помощи соответствующих пунктов контекстного меню "Добавить отрасль науки" (клавиша Ins ) или "Удалить" (клавиша Del ).

В поле "Полное наименование ученой степени" вводится описание ученой степени в родительном падеже (экономических, технических, исторических и т.п.). В дальнейшем это поле будет использоваться для автоматической генерации названия научной степени преподавателя, как для кандидатов, так и для докторов наук. При этом слово "наук" или сокращение "н." будут подставлены автоматически.

В поле "Сокращение ученой степени" вводятся одна или несколько букв начала наименования ученой степени так, как это принято в официальных документах. В дальнейшем это поле будет использоваться для автоматической генерации сокращения названия научной степени преподавателя.

Пример

Например, преподаватель аспирантуры имеет ученую степень "Доктор экономических наук". В этом случае, в поле  "Сокращение ученой степени" нужно ввести символы "э.". В поле "Полное наименование ученой степени" вводится "экономических" (как показано на рисунке выше). В дальнейшем при формировании ведомостей или протоколов Система автоматически сгенерирует полное наименование ученой степени - "доктор экономических наук", а сокращенное - "д.э.н." (слово "наук" и его сокращение заранее предопределено в Системе, слова "доктор" или "кандидат" и их сокращения зависят от установленных ученых степеней в справочнике Ученые степени преподавателя).

Редактирование наименования и шифра отрасли науки производится непосредственно в главной таблице "Отрасли науки" или при помощи Инспектора объектов.

Установление взаимосвязи отрасли науки и входящих в нее профилей подготовки аспирантов осуществляется в справочнике "Отрасли науки" . Для этого предварительно должен быть сформирован справочник  Профили подготовки аспирантов.

Для добавления профиля подготовки в отрасль необходимо выбрать отрасль из общего списка отраслей, перейти в подчиненную таблицу "Профили в отрасли" и выбрать пункт контекстного меню "Добавить профиль в отрасль" .

Добавление профиля подготовки осуществляется путем выбора в поле Научная специальность значения из справочника  Профили подготовки аспирантов (переход в справочник происходит при нажатии кнопки с тремя точками в правой части поля).

После добавления профиля в отрасль автоматически обновляется содержание справочника  Профили подготовки аспирантов (подчиненная таблица Входит в отрасли науки).

Удаление профиля, входящего в отрасль, осуществляется в справочнике "Отрасли науки" в подчиненной таблице "Профили в отрасли" при помощи пункта контекстного меню "Удалить" . При этом содержание справочника  Профили подготовки аспирантов не изменится.

Редактирование наименования и шифра профилей подготовки предусмотрено только в справочнике Профили подготовки аспирантов.

Справочник  Профили подготовки аспирантов  представляет собой перечень научных специальностей (главная таблица Профили подготовки аспирантов). В подчиненной таблице  Кафедры, реализующие научную специальность хранится список кафедр, которые готовят аспирантов по выбранному в главной таблице профилю подготовки. В подчиненной таблице  Входит в отрасли науки содержится информация об отрасли науки, в которую входит выбранная в главной таблице Профили подготовки аспирантов.

Добавление профиля подготовки осуществляется в главной таблице Профили подготовки аспирантов при помощи соответствующего пункта контекстного меню "Добавить профиль".

Если паспортом добавляемого профиля предусмотрено деление по отраслям и сферам деятельности, поле "Входит в профиль" заполняется путем выбора значения из списка ранее введенных профилей. В остальных случаях значение этого поля должно быть очищено.

Признак "Осуществляется подготовка аспирантов" проставляется в случае если для данного профиля производится обучение аспирантов. Признак не проставляется если научная специальность добавляется для преподавателя.

Для того чтобы в личном кабинете поступающего в аспирантуру, при выборе английского языка, название профиля подготовки аспиранта отображалось на английском языке, необходимо в поле Наименование на английском языке указать соответствующее название на английском языке. 

Редактирование наименования и шифра профиля подготовки производится непосредственно в главной таблице Научные специальности или при помощи Инспектора объектов .

Таблица содержит записи обо всех отраслях науки, в которые входит профиль подготовки, выбранная в главной таблице Профили подготовки аспирантов.

Содержание подчиненной таблицы "Входит в отрасли науки" формируется автоматически при выполнении действий, описанных в разделе Профили в отрасли.

Таблица содержит записи обо всех кафедрах, которые реализуют подготовку аспирантов по профилю. Отображаются те кафедры, которые реализуют профиль подготовки, выделенный в главной таблице Профили подготовки аспирантов.

Для добавления кафедры, реализующей выбранный профиль подготовки, необходимо выбрать профиль подготовки в главной таблице, перейти в подчиненную таблицу "Кафедры, реализующие подготовку по профилю" и выбрать пункт контекстного меню "Добавить кафедру" . Добавление происходит путем выбора соответствующего значения из предварительно сформированного справочника "Все кафедры" (переход в справочник осуществляется нажатием кнопки с тремя точками в правой части поля).

Редактирование введенной информации в данной таблице не предусмотрено. Удаление кафедры осуществляется при помощи пункта контекстного меню "Удалить". При этом содержание справочника "Все кафедры" не изменяется.

Справочник Предметы испытаний в аспирантуре представляет собой перечень предметов, которые сдаются при поступлении в аспирантуру и в качестве кандидатских экзаменов.

Важно!

Необходимо обратить внимание, на то, что структура таблицы должна иметь вид, аналогичный показанному на рисунке выше. То есть, например, иностранные языки должны быть подчинены одной родительской записи "Иносранный язык". Также необходимо обратить внимание на то, что в таблице присутвтует только одна запись "Научная специальность" (Распределение аспирантов по определенным научным специальностям производится на другом этапе работы с Системой). Предметы "Философия" и "История и философия науки" являются различными предметами. При этом один предмет может быть предметом вступительного испытания, другой - предметом кандидатского экзамена.

Добавление и удаление предмета осуществляется в главной таблице Предметы испытаний в аспирантуре при помощи соответствующих пунктов контекстного меню "Добавить предмет" или "Удалить" .

Поле "Входит в предмет" должно быть очищено, если добавляемый предмет является самостоятельным, либо иметь значение предмета, в состав которого он входит. Например, английский язык входит в предмет "Иностранный язык".

Редактирование наименования предмета и его характеристик осуществляется непосредственно в главной таблице "Предметы испытаний в аспирантуре" или при помощи Инспектора объектов.

Справочник "Структура аспирантуры" представляет собой иерархию структурных единиц, на которые подразделяется контингент аспирантов.

Добавление записи в справочник

В связи с иерархической структурой справочника при добавлении новой структурной единицы нужно сначала выбрать запись, в которую будет включена создаваемая структурная единица. Например, для добавления 2 года обучения по очной форме нужно выбрать запись "Очная форма обучения". Для добавления структурной единицы первого уровня первоначальный выбор записи не важен.

Добавление структурной единицы осуществляется при помощи действия контекстного меню "Добавить структурную единицу" или клавиши Ins .

• В поле Краткое наименование нужно занести наименование структурной единицы, например, "2 год обучения", "2 год обучения" и т.д.
• В поле Входит в структурную единицу автоматически подставляется ссылка на структурную единицу, которая была выбрана в таблице данных в момент вызова действия "Добавить структурную единицу". Это значение можно изменять. Для создания элемента структуры первого уровня (не входящего ни в одну из существующих единиц) значение в этом поле нужно выделить и очистить.
• В поле Номер года (для года обучения) нужно занести числовое значение номера года (1 для первого года обучения, 2 для второго и т.д.). Для элементов структуры, не являющихся годами обучения, это значение должно остаться пустым. Данное поле является служебным. Его корректное заполнение позволит системе быстро и эффективно осуществлять сортировку и группировку аспирантов по годам обучения, разделять или объединять аспирантов разных форм обучения одного года.
• В поле Лет до конца обучения (для года обучения) нужно занести числовое значение числа лет, оставшихся до конца обучения. Для последнего года обучения это значение должно быть равно 0, для предпоследнего - 1 и т.д. Для элементов структуры, не являющихся годами обучения, это поле должно остаться пустым.

  Пример

  Для очной формы обучения значение в поле "Лет до конца обучения" должно быть установлено следующим образом: 1 год обучения 2 2 год обучения 1 3 год обучения 0 Для заочной формы обучения значение в поле "Лет до конца обучения" должно быть установлено следующим образом: 1 год обучения 3 2 год обучения 2 3 год обучения 1 4 год обучения 0

  Данное поле является служебным. Установка значения в нем позволит системе быстро и корректно определять планируемую дату завершения обучения аспирантов в зависимости от их года обучения с использованием информации, занесенной в справочнике Календарные периоды обучения.

Редактирование записей справочника

Редактировать введенные значения можно как в ячейках таблицы данных, так и при помощи Инспектора объектов. При редактировании необходимо соблюдать корректность значений в полях "Номер года" и "Лет до конца обучения".

Важно!

Элементы структуры первого уровня, соответствующие формам обучения в аспирантуре должны иметь краткие наименования "Очная форма", "Заочная форма", "Соискатели". В противном случае будет нарушена корректность работы системы со справочником структурных единиц.

Удаление записей справочника

Для удаления записей о структурных единицах аспирантуры предназначено действие контекстного меню "Удалить". Удалить удастся только такую структурную единицу, которая не связана с другими записями системы. Если в структурную единицу входят другие единицы, с записью о годе обучения связаны записи об аспирантах и т.п., то при попытке удаления будет отображено сообщение подобное следующему:

Запись при этом удалена не будет.

Справочник "Учебный год в аспирантуре" представляет собой перечень контрольных периодов обучения в аспирантуре, повторяющихся каждый учебный год. В рамках каждого из таких периодов в течение учебного года проводятся различные контрольные мероприятия (контроль утверждения научных руководителей и тем диссертаций, кандидатские экзамены, аттестации аспирантов). В каждом учебном году даты начала и окончания контрольных периодов могут быть различными. Планирование контрольных периодов в каждом учебном году описано в разделе Календарные периоды обучения.

Данный справочник имеет иерархическую структуру, которая позволяет отражать вхождение одних контрольных периодов в состав других. Например, на приведенном выше рисунке контрольный период "аттестация" включает в себя два периода, соответствующих первому и второму этапам аттестации, которые могут проходить в разные сроки.

Добавление записи в справочник

Добавление нового контрольного периода учебного года производится при помощи щелчка правой кнопкой мыши и вызова действия контекстного меню "Добавить этап учебного года" . В связи с иерархической структурой справочника при добавлении нового контрольного периода учебного года нужно сначала выбрать запись, соответствующую периоду, в который будет включен создаваемый этап. Например, для добавления 2-го этапа аттестации нужно выбрать запись с наименованием "аттестация" . Для добавления осенней или весенней сессии нужно выбрать запись с наименованием "Учебный год". Для добавления структурной единицы первого уровня первоначальный выбор записи не важен. При вызове действия добавления отобразится форма задания параметров, которую нужно заполнить следующим образом:

• В поле Краткое наименование нужно ввести наименование контрольного периода, принятое в ВУЗе.
• В поле Полное наименование нужно ввести полное официальное наименование контрольного этапа, которое будет отражаться в отчетных документах.
• Поле Входит в этап заполняется автоматически ссылкой на тот контрольный этап, который был выбран перед вызовом действия добавления. Если Вы добавляете первую запись в пустой справочник, то это поле будет пустым. Если Вы хотите добавить запись первого уровня (самостоятельный этап, не входящий ни в один из существующих), то значение в этом поле нужно очистить (выделить текст в этом поле мышкой и нажать клавишу "Delete" ).
• Признаки  "Является сессией" и "Является аттестацией" указывают на тип контрольного периода. Если период не является ни сессией, ни аттестацией (например "учебный год", 3 месяца от начала обучения) ни одной из "галок" ставить не надо.

После заполнения полей формы нужно нажать кнопку ОК или клавишу Enter , и запись о новом контрольном периоде появится в справочнике.

Редактирование записей справочника

Редактировать введенные значения можно как в ячейках таблицы данных, так и при помощи Инспектора объектов. При изменении краткого и полного наименования контрольного этапа, изменение отразится на всей информации о ходе выполнения аспирантами их индивидуального плана. При изменении значения свойства "Входит в период" произойдет перемещение записи в справочнике, после которого запись будет включена в другой контрольный этап.

Удаление записей справочника

Для удаления записей о контрольных этапах учебного года предназначено действие контекстного меню "Удалить" . Удалить удастся только такой контрольный этап, который не связан с другими записями в справочнике Календарные периоды обучения, а также, если удаляемый период не имеет включенных в него периодов. При попытке удаления контрольного периода, связанного с другими записями системы, будет отображено сообщение подобное следующему:

Запись при этом удалена не будет.

Справочник "Календарные периоды обучения" предназначен для планирования контрольных периодов в каждом учебном году. Справочник содержит информацию о датах начала и окончания каждого контрольного периода в учебном году, а также служебную информацию, необходимую для планирования контрольных мероприятий аспирантов.

До начала работы со справочником "Календарные периоды обучения" должны быть полностью сформированы записи справочника Учебный год в аспирантуре.

Данный справочник имеет иерархическую структуру, которая позволяет отражать вхождение одних календарных периодов в состав других.

Формирование Учебного года

Для формирования записи об учебном годе необходимо вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться действием "Сформировать учебный год".  

После этого можно добавлять календарные периоды.

Добавление записи в справочник

Добавление нового контрольного периода производится при помощи щелчка правой кнопкой мыши и вызова действия контекстного меню "Добавить календарный период" . В связи с иерархической структурой справочника при добавлении нового календарного периода нужно сначала выбрать запись, соответствующую периоду, в который будет включен создаваемый период. Для добавления календарного периода первого уровня первоначальный выбор записи не важен. При вызове действия добавления отобразится форма задания параметров:

Поля формы:

• Входит в период - заполняется автоматически ссылкой на тот этап, который был выбран перед вызовом действия добавления. Если Вы добавляете первую запись в пустой справочник, то это поле будет пустым. Если Вы хотите добавить запись первого уровня (самостоятельный период, не входящий ни в один из существующих), то значение в этом поле нужно очистить (выделить текст в этом поле мышкой и нажать клавишу "Delete" ).
• Этап учебного года - выбор осуществляется из справочника Учебный год в аспирантуре.
• Краткое наименование - Автоматическое поле. Заполняется в соответствии с выбранной записью в поле "Этап учебного года" .
• Дата начала периода - указывается дата начала календарного периода (у записи должен быть формат ДД.ММ.ГГГГ - день - месяц - год)
• Дата окончания периода - указывается дата окончания календарного периода (у записи должен быть формат ДД.ММ.ГГГГ - день - месяц - год)
• Номер года (для учебного года) - поле заполняется только для создаваемого учебного года (верхний уровень иерархии).

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку "ОК" .

Удаление записей справочника

Для удаления записей о календарном периоде предназначено действие контекстного меню "Удалить" . Удалить удастся только такой календарный этап, который не связан с другими записями в справочнике Контрольные этапы, а также, если удаляемый период не имеет включенных в него периодов. При попытке удаления календарного периода, связанного с другими записями системы, будет отображено сообщение подобное следующему:

Таблица содержит записи о видах мест для обучения в аспирантуре.

Для добавления вида мест необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню "Добавить вид мест" . Откроется окно ввода параметров:

Заполняются краткое и полное (для печатных форм документов) наименования нового вида мест и указывается, является ли оно бюджетным.

После нажатия кнопки "Ок" новая запись о виде мест будет показана в таблице.

Таблица содержит записи о работниках подразделения аспирантуры. Отображаются только записи о тех работниках, которые принадлежат подразделению, установленному на этапе настроек участка (Настройки участка "Аспирант").

Этот справочник в дальнейшей работе с участком будет использоваться для назначения кураторов аспирантов.

Данные о сотрудниках заносятся и редактируются в таблице Работники подразделения Общевузовских справочников Администратором.

Справочник Все кафедры представляет собой перечень кафедр (главная таблица Все кафедры ), список научных специальностей, обучение по которым ведет кафедра (подчиненная таблица Научные специальности на кафедре ), и список преподавателей кафедры (подчиненная таблица Преподаватели кафедры ).

Если у пользователя не достаточно прав для добавления новых записей в справочник, необходимо обратиться к Администратору Системы.

Добавление кафедры осуществляется в главной таблице "Все кафедры" при помощи пункта контекстного меню "Добавить кафедру" (клавиша Ins ).

В поле "Наименование" вводится полное наименование кафедры. В поле "Факультет" вводится значение, выбираемое из общего справочника факультетов Факультеты и отделения  (переход в справочник осуществляется нажатием кнопки с тремя точками в правой части поля).

Редактирование наименования кафедры возможно как непосредственно в главной таблице Все кафедры , так и при помощи Инспектора объектов.

Добавление и удаление научной специальности осуществляется в подчиненной таблице Научные специальности на кафедре при помощи соответствующих пунктов контекстного меню "Добавить научную специальность на кафедру" и "Удалить" .

При этом в главной таблице Все кафедры первоначально выбирается кафедра. Добавление научной специальности на кафедру осуществляется путем выбора специальности из предварительно сформированного справочника Научные специальности. Редактирование научной специальности возможно только в справочнике   Научные специальности в одноименной главной таблице.

Добавление и удаление преподавателя на кафедру осуществляется в подчиненной таблице Преподаватели кафедры при помощи соответствующих пунктов контекстного меню "Добавить преподавателя на кафедру" и "Удалить". При добавлении или удалении преподавателя запись о нем либо автоматически добавляется, либо удаляется из справочника  Все преподаватели.

Справочник Все преподаватели содержит список преподавателей с указанием должности и структурного подразделения. 

Если у пользователя не достаточно прав для добавления новых записей в справочник, необходимо обратиться к Администратору Системы.  

Добавление преподавателя осуществляется с помощью пункта контекстного меню "Добавить преподавателя" .

Значение в поле "Подразделение" добавляется путем выбора из справочника Все подразделения ВУЗа  

Удаление записи о преподавателе осуществляется при помощи пункта контекстного меню "Удалить" .

В подчиненной таблице Ученые степени хранится информация об ученых степенях работников.

Для добавления и удаления ученой степени необходимо выбрать преподавателя в главной таблице, перейти в подчиненную таблицу Ученые степени и выбрать соответствующий пункт контекстного меню. При добавлении в поле "Отрасль науки" вводится значение из предварительно сформированного справочника Отрасли науки.

Необходимо обратить внимание, что при ученой степени "Кандидат наук" поле "Решение УС о праве руководства аспирантами" должно быть заполнено соответствующим значением из таблицы Решения УС . Для докторов наук заполнение этого поля не требуется.

Справочник располагается в разделе Прием в аспирантуру на вкладке Наборы в аспирантуру и содержит перечень годов набора в аспирантуру. Для каждого года, в справочнике Конкурсы в аспирантуру, представлен набор конкурсов, в которых могут участвовать поступающие в аспирантуру.

Для добавления года набора необходимо из контекстного меню вызвать действие Добавить набор.

В форме параметров необходимо ввести Имя (краткое наименование), Наименование (полное наименование) и указать Учебной год студентов, соответствующий добавляемому году набора. При необходимости можно указать Учебный год аспирантов, Дату начала и окончания набора.

После нажатия кнопки ОК, запись о годе набора будет добавлена в справочник.

Работа с информацией о приеме в аспирантуру ведется в форме Прием в аспирантуру . Эта форма доступна для пользователей, имеющих права на работу с участком АСПИРАНТ . Форма может открываться путем нажатия на иконку на Панели управления или выбором формы в Консоли управления.

Справочники по приему в аспирантуру располагаются в форме Прием в аспирантуру, в которой доступны следующие справочники:

В справочнике Наборы в аспирантуру отображаются записи о годах набора аспирантов.

Каждая запись справочника наборов в ВУЗ соответствует учебному году, в котором производится набор в аспирантуру.

Для добавления записи о новом годе набора необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить набор.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Имя набора.
   • Наименование набора.
   • Учебный год студентов, во время которого будет проводиться набор аспирантов. Учебный год выбирается из общевузовского справочника Календарные периоды для студентов. Если в этом справочнике нет нужного учебного года, то с помощью действия контекстного меню Добавить период обучения можно добавить требуемый учебный год.
   • Учебный год аспирантов, который соответствует учебному году студентов. Значение устанавливается путем выбора из справочника Календарные периоды обучения записи об учебном годе, на который будут зачисляться поступающие данного набора.
   • Учебный год по ФДП при необходимости можно указать учебный год по ФДП, который соответствует году набора аспирантов.
   • Дата начала набора и Дата окончания набора нужно задать период проведения набора в аспирантуру.
3. Нажать кнопку ОК.

После добавления записи о наборе нужно установить значение свойства Количество конкурсов для выбора.

Каждая запись о наборе в аспирантуру имеет подчиненные записи о конкурсах в аспирантуру, имевших место в данном наборе, и о проходящих в рамках набора вступительных испытаниях.

Работа с конкурсами в аспирантуру ведется в форме Прием в аспирантуру в представлении Конкурсы в аспирантуру, подчиненное представление Наборы в аспирантуру для каждого из наборов. Каждая запись о конкурсе соответствует одной из образовательных программ, на которую производится набор аспирантов в данном году. Также записи о конкурсах имеют дополнительные характеристики, в том числе, контрольные цифры приема на очную и заочную формы обучения.

Для добавления записи о конкурсе в справочник необходимо:

1. В представлении Наборы в аспирантуру выбрать текущий набор.
2. В представлении Конкурсы в аспирантуру из контекстного меню вызвать действие Добавить конкурс в аспирантуру
   
   
   • В поле Филиал нужно выбрать филиал ВУЗа.
   • В поле Образовательная программа нужно выбрать образовательную программу для конкурса в аспирантуру.
   • В поле Аббревиатура конкурса нужно указать аббревиатуру для конкурса. Аббревиатура конкурса должна быть по-возможности краткой, но должна позволять идентифицировать конкурс. Повтор аббревиатур для разных конкурсов недопустим.
3. Нажать кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК в представлении Конкурсы в аспирантуру  появится новая запись о конкурсе.

Значения контрольных цифр для очной и заочной форм обучения, даты начала и окончания периода регистрации поступающих и проведения конкурса портфолио нужно установить после создания записей о конкурсах. В представлении Конкурсы в аспирантуру для каждой научной специальности отображаются значения контрольных цифр приема на очную форму обучения, на заочную форму обучения и общая контрольная цифра, равная их сумме (вычисляется автоматически и недоступна для изменения).

Справочник содержит перечень профилей по образовательной программе.

Перечень профилей можно изменять следующим образом см. Профили по программам аспирантуры.  

Данный справочник содержит перечень видов мест доступных на конкурс в аспирантуру.

Для добавления нового вида места на конкурс необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вид мест.
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Выбрать Вид мест для аспирантов.
   • Указать Количество мест.
3. Нажать кнопку ОК.

Редактирование информации о количестве мест для каждого вида мест возможно, как непосредственно в представлении Места на конкурс, так и посредствам соответствующего пункта инспектора объектов.

Данный справочник содержит перечень предметов, по которым проводятся вступительные испытания в аспирантуру в рамках одного определенного года набора.

Добавление нового предмета вступительных испытаний необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вступительное испытание.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • В поле Порядковый номер  нужно ввести целочисленное значение порядкового номера предмета в перечне всех предметов.
   • В поле Предмет в аспирантуру нужно выбрать один из предметов из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если нужного предмета в справочнике нет, его нужно предварительно добавить, перейдя в данный справочник.

     Важно!

     Для добавления иностранного языка необходимо выбрать запись справочника Предметы испытаний в аспирантуре с наименованием "Иностранный язык", в который входят Английский язык, Немецкий язык и т.д.

   • При необходимости можно установить признак Только для академической аспирантуры.
   • В поле Максимальный балл нужно указать значение максимального балла, которое может быть установлено при проведении вступительного испытания.
   • В поле Неудовлетворительная оценка до нужно указать значение балла, до которого оценка будет считаться неудовлетворительной.
   • При необходимости можно установить признак Оценка по составляющим. 
3. Нажать кнопку ОК.

Справочник содержит перечень вступительных испытаний, проводимых в рамках одного определенного набора аспирантов.

Для добавления проведения вступительного испытания необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить проведение испытания в аспирантуру.
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Этап набора.
   • Филиал можно указать филиал, если вступительное испытание будет проводиться только для поступающих в аспирантуру филиала.
   • Предмет испытания в поле нужно выбрать один из предметов из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если нужного предмета в справочнике нет, его нужно предварительно добавить, перейдя в данный справочник.
   • Дата проведения испытания.
   • Приказ об утверждении комиссии, если приказ об утверждении комиссии введены в систему, то из справочника Приказы об утверждении комиссий в аспирантуру нужно выбрать требуемый приказ, если приказ отсутствует в справочнике, то с помощью действия контекстного меню Добавить приказ об утверждении комиссии можно добавить новый приказ об утверждении комиссии и выбрать его.
   • Форма обучения.
   • Образовательная программа.
   • Если вступительное испытание проводится только для определенной отрасли науки или научной специальности, то в полях Только отрасль науки или Только научная специальность нужно указать соответствующее значение.
   • Если вступительное испытание проводится только для поступающих в аспирантуру на определенный факультет или кафедру, то в полях Только поступающие на факультет или Только поступающие на кафедру нужно указать соответствующее значение.
   • Если вступительное испытание проводится для всех поступающих в аспирантуру, но за исключением поступающих в аспирантуру на определнный факультет, то в поле Исключить поступающих на факультет нужно указать соответствующий факультет.
   • Если при добавлении проведения испытания необходимо сформировать список участников вступительного испытания, то нужно установить признак Сформировать список участников.
3. Нажать кнопку ОК.

В результате в представлении Проведение испытаний будет добавлена запись о проведении вступительного испытания. Если в форме параметров был установлен признак Сформировать список участников, то в подчиненном представлении Участники испытания  будет сформирован список участников вступительного испытания с учетом установленных значений для параметров Филиал, Образовательная программа, Форма обучения, Только отрасль науки, Только научная специальность, Только поступающие на факультет, Только поступающие на кафедру и Исключить поступающих на факультет.

Справочник позволяет формировать состав предметной комиссии для проведения вступительных испытаний.

Для добавления нового члена предметной комиссии необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить члена комиссии.
2. В форме параметров указать следующие данные: 

Справочник отображает перечень участников испытаний. Для пользователей справочника доступна возможность зачета испытания участника сертификатом, для этого необходимо:

1. Выбрать участника испытаний.
2. Из контекстного меню вызвать действие Зачесть сертификатом.
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Вид сертификата.
   • Балл сертификата.
   • Оценка за экзамен. 
4. Нажать кнопку ОК.

Данный справочник содержит информацию о видах мест, в зависимости от способа финансирования. Помимо наименования, каждая запись о виде мест включает в себя информацию о том, является ли данный вид мест бюджетным и входит ли данный тип мест в контрольные цифры приема (государственное задание). Данный справочник является единым для всех конкурсов в аспирантуру и всех наборов.

Для добавления нового вида места необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вид места.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Краткое и Полное наименование.
   • Если места являются бюджетными, то для признака Являются бюджетными необходимо установить значение "Да".
   • Если места входят в контрольную цифру, то для признака Входят в контрольную цифру необходимо установить значение "Да".
   • Если места предназначены для иностранных граждан, то для признака Для иностранных граждан  необходимо установить значение "Да".
   • При необходимости исключения возможности использования вида места, для признака Не используется нужно установить значение "Да".
3. Нажать кнопку ОК.

Редактирование информации о виде мест возможно, как непосредственно в представлении Виды мест для аспирантов, в которой представлены имеющиеся виды мест, так и посредствам соответствующих пунктов инспектора объектов.

Для начала работ с разделом Прием в аспирантуру необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:

• Филиалы
• Образовательные программы аспирантуры
• Профили по программам аспирантуры
• Отрасли науки  
• Профили подготовки аспирантов
• Входит в отрасли науки
• Кафедры, реализующие подготовку по профилю
• Предметы вступительных испытаний
• Виды мест для аспирантов
• Конкурсы в аспирантуру
• Места на конкурс
• Проведение испытаний
• Предметная комиссия
• Студенческие олимпиады  

После заполнения справочников можно переходить к следующему этапу  

Регистрация поступающих в аспирантуру и участников конкурсов портфолио осуществляется с помощью соотвествующего личного кабинета (см. Регистрация с помощью личного кабинета). Также предусмотрена возможность регистрации поступающих в аспирантуру с помощью функциоанльности раздела Прием в аспирантуру (см. Регистрация поступающих с помощью обозревателя данных).  

Для организации удаленного взаимодействия с поступающими в аспирантуру и участниками конкурса портфолио используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

Пример

Пример стартовой страницы личного кабинета:

Регистрация поступающих в аспирантуру через личный кабинет разделена на три основных этапа:

1. Получение логина и пароля.
2. Регистрация в качестве участника конкурса портфолио.
3. Регистрация в качестве абитуриента аспирантуры.

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание поступающие в аспирантуру могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. Подробнее в разделе Подготовка к работе личных кабинетов.

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора и текущий этап набора (см. Настройки участка "Аспирант"), настроены  временные шкалы  для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники:

- Образовательные программы аспирантуры

- Профили по программам аспирантуры

- Наборы в аспирантуру

- Конкурсы в аспирантуру

- Аспирантские школы

- Отрасли науки

- Предметы испытаний в аспирантуре

При заполнении формы регистрации в личном кабинете поступающий в аспирантуру и участник конкурса портфолио должен отметить желаемый конкурс, на который он хочет зарегистрироваться. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в аспирантуру.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора управляется с помощью установки параметров "Дата начала регистрации" и "Дата окончания регистрации" поступающих в аспирантуру и "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" заявок на участие в конкурсе портфолио:

Если значение полей "Дата начала регистрации", "Дата окончания регистрации", "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" для конкурса пустые или текущая дата попадает в промежуток между датой начала и окончания набора, указанной для конкурса, то данный конкурс будет доступен для выбора в Личном кабинете.

Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал подраздела Управление личными кабинетам. В форме Настройка личных кабинетов представлена таблица данных  Временные шкалы, которая предназначена для определения дат и времени моментов событий, после наступления, которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета.

Для настройки Личных кабинетов поступающих в аспирантуру и участников конкурса портфолио необходимо:

1. В таблице данных Временные шкалы выбрать запись "Поступающие в аспирантуру".
2. В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы  и Точки временной шкалы по филиалам  представлены все события, для которых необходимо проверить правильность установки даты и времени их наступления.

   Важно!

   Если событие наступило (текущая дата и время находятся после даты и времени момента события по шкале времени), то для него в поле Время прошло будет автоматически установлено значение "Да".

   • Начало возможности получения логина/пароля и Конец возможности получения логина/пароля - данные события позволяют задать период для получения логина и пароля от Личного кабинета. Ссылка для получения логина и пароля будет доступна только при условии, что момент события "Начало возможности получения логина/пароля" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Конец возможности получения логина/пароля" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет"). Если еще не наступил момент события "Начало возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло установлено значение "Нет"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация не началась)". Если наступил момент события "Конец возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло  установлено значение "Да"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".
   • Направление в общежитие: начало и Направление в общежитие: конец - данные события позволяют задать период доступности раздела "Общежитие" личного кабинета поступающего в аспирантуру. Раздел "Общежитие" будет доступен только при условии, что момент события "Направление в общежитие: начало" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Направление в общежитие: конец" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет").
   • Начать доступности раздела "Вступительные испытания"  - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете станет доступным раздел  Вступительные испытания. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала. 

     Совет

     Для того чтобы раздел Вступительные испытания перестал быть доступным в личном кабинете, необходимо для события Начать доступности раздела "Вступительные испытания установить Момент события таким образом, чтобы текущая дата и время находились до даты и времени момента события по шкале времени.

   • Конец возможности изменять данные о документе, удостоверяющем личность (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка подразделе "Документ, удостоверяющий личность" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о фактическом адресе (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Адрес фактического проживания" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные об образовании (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять информацию о поступлении (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление - обязательная часть" и "Поступление" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о контактных лицах (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Контактная информация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные раздела Портфолио (конкурс портфолио) - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть доступной возможность изменять данные раздела Портфолио. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о поступлении (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о предыдущем образовании (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
3. Так как процесс приема аспирантов повторяется ежегодно, то перед очередным циклом необходимо для каждого события задать новые даты и время наступления момента события. Для этого необходимо:
   • В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы выбрать нужную запись события.
   • В поле Момент события ввести новую дату и время в формате DD.MM.YYYY hh:mm:ss, после чего нажать клавишу Enter.

     Важно!

     Если в поле Момент события ввести дату без указания времени наступления события, то времени наступления события автоматически будет присвоено значение 00:00:00. Например, если для события "Логин и пароль: окончание регистрации " в поле Момент события ввести просто дату 31.03.2016, без указания времени, то 31.03.2016 после наступлении времени 00 часов 00 минут 00 секунд (момент события наступил) ссылка на получение логина и пароля станет не активной, а вместо нее отобразится надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".

   • Так же можно сдвинуть дату с помощью контекстного меню и вызвать действие Сдвинуть, в форме параметров указать количество дней для смещения даты и нажать кнопку ОК.

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись поступающего аспиранта). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "поступающий в аспирантуру" или "участник конкурса портфолио". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок.

Процесс регистрации поступающих в аспирантуру через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Работа модератора участка Аспирант  заключается в рассмотрении поступающих заявок удаленных пользователей. Работа с заявками ведется в отдельной форме системы

Первой таблицей данных в этой форме является таблица  Категории заявок модератору. В ней отображается дерево категорий заявок. Если выбрать любую из категорий, то в таблице данных Заявки ожидающие рассмотрения отобразятся записи о заявках удаленных пользователей выбранной категории.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11) либо с помощью действия контекстного меню Посмотреть и принять.

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки:

Определить категории заявок для автоматического приема

Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":

1. В разделе Заявки удаленных пользователей необходимо открыть представление (таблицу данных) Категории заявок модератору.
2. Далее нужно выбрать категорию заявок, для которой необходимо установить признак автоматического приема.
3. В Инспекторе объектов (более подробно о работе с Инспектором объектов см. Работа с Инспектором объектов) нужно найти признак Принимать автоматически и установить для него значение "Да".

Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок

Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:

1. В представлении (таблице данных) Категории заявок модератору выбрать категорию заявок, для которой будет формироваться расписание.

   Важно!

   Расписание можно формировать для каждой категории заявок, не имеющей дочерних категорий. Например, в категорию заявок "Регистрация" входят дочерние категории "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс портфолио". Для категории "Регистрация" формирование расписания невозможно, а для дочерних категорий "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс", не имеющих дочерних категорий, формирование расписания допустимо.

2. Для выбранной категории заявок открыть представление (таблицу данных) Автоматический прием заявок.
   
3. Их контекстного меню вызвать действие Новый период автоматического приема.
4. В форме параметров необходимо:
    
   • В полях Начало приема и Конец приема указать дату и время начала и конца периода автоматического приема заявок.
   • При необходимости в поле  Комментарий можно оставить комментарий.
   • В поле Интервал приема, минут задать интервал выполнения процедуры приема заявок.
5. Нажать кнопку ОК.

Регистрация поступающих в аспирантуру осуществляется в форме  Прием в аспирантуру  в главной таблице Поступающие в аспирантуру (текущий набо)  при помощи пункта контекстного меню "Зарегистрировать" .

В любой из дней регистрации поступающих в аспирантуру можно формировать сводную статистическую информацию о численности зарегистрированных поступающих по научным специальностям в сравнении с контрольными цифрами приема. Формирование этого отчета описано в разделе  Сводка по количеству поступающих.

Форма задания параметров при регистрации поступающего состоит из нескольких вкладок.

На вкладке "Общие" заносятся персональные данные поступающего (ФИО, дата рождения, паспортные данные, адреса и телефоны и т.д.).

• Персональные данные
  • В полях "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте поступающего (или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае, если поступающий не имеет отчества, в поле "Отчество" рекомендуется поставить символ "-" или какой-либо другой символ, который впоследствии не затруднит чтение имени абитуриента. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.

    Важно!

    При регистрации поступающего возможна ситуация, когда этот человек ранее регистрировался в Системе как поступающий прошлых лет набора или на других участках системы (как абитуриент, студент, выпускник). Также не исключена ситуация, что поступающий пытается зарегистрироваться повторно в том же наборе. При возникновении таких ситуаций Система выдает регистратору соответствующее сообщение. Несмотря на то, что идентификация человека в Системе производится по значениям четырех полей "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Дата рождения" , поиск поступающего происходит после заполнения трех первых полей. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем и отчеством найдется в Системе, то пользователь увидит примерно следующее сообщение: Сообщение содержит информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения поступающего, а также от том, какие записи о статусах поступающего существуют в Системе. Например, сообщение на приведенном выше рисунке содержит информацию о том, что в системе уже существуют записи об Иванове Иване Ивановиче с датой рождения 01 января 1990 года. В 2011 году он участвовал в Олимпиаде магистров, проводимой ВУЗом, а также был участником Олимпиад в 2012 году. Эта информация предназначена для того, чтобы определить, тот же человек регистрируется в качестве поступающего в аспирантуру, или другой. Окно сообщения содержит вопрос "Использовать найденные данные?" , а также две кнопки, позволяющие ответить на этот вопрос " Да" или " Нет" . Если регистратор нажмет кнопку " Да" (использовать данные), то следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные поступающего, будут автоматически заполнены информаией, ранее введенной в систему для найденного поступающего. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если регистратор выберет ответ "Нет" (не использовать данные), то автоматического заполнения полей не произойдет. Так как поиск может проводится в случае, когда дата рождения еще не заполнена, может быть найден поступающий с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. В этом случае в окне сообщения надо нажать кнопку "Нет" (не использовать данные), после чего Система выполнит поиск другого поступающего с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. Если такой поступающий будет найден, то регистратор увидит новое сообщение и снова сможет принять решение о том, использовать ли найденные данные.

  • В поле "Дата рождения" необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операионной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).

    Важно!

    Значения полей "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Дата рождения" однозначно идентифицируют поступающего в Системе. При изменении любого из этих полей во-первых, произойдет очистка всех следующих далее полей формы, а во-вторых произойдет поиск существующего в Системе поступающего с такими же значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения (описано выше).

  • Поля "ФиО в РП (от кого?)" , "ФиО в ДП (выдать кому?)" и "ФиО в ВП (зачислить кого?)" заполняются автоматически после того, как заполнены поля "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Пол" . При изменении значений в любом из этих полей ФИО в падежах также переформировываются. значение ФИО в падежах доступно для изменения. Если регистратор или сам поступающий считают, что ФИО в падеже сформировано неверно, его можно изменить.
  • "Домашний телефон" , "Контактный телефон" - в эти поля необходимо ввести номера телефонов поступающего. Данные поля допускают ввод любых текстовых строк, однако регистратор должен следить за тем, чтобы во-первых, номер телефона обязательно включал в себя код города (в том числе для московских телефонов), и во-вторых, чтобы введенный телефонный номер был в последствии удобен для чтения (использовать пробелы и знаки "-").

    Совет

    Рекомендуется вводить телефонные номера в следующем формате: (495) 348-65-56 (Москва) (499) 152-45-12 (Москва) (8412) 48-65-56 (Нижний Новгород) (83147) 5-12-50 (Нижегородская область, г. Арзамас) 10 375 (163) 25-40-78 (Беларусь, Брестская область, г. Барановичи) 10 1 (305) 127-56-89 (США, штат Флорида, г. Майами) Телефонный номер должен включать в себя всю информацию, которая понадобится пользователям Системы для того, чтобы позвонить по указанному телефонному номеру из того города, где они находятся.

• Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного поступающим документа
  • "Вид документа" - в этом поле нужно выбрать вид представленного документа из справочника Виды документов. Выбор возможен только среди тех записей справочника, которые являются дочерними по отношению к записи с кратким наименованием "Удостоверяющий личность". Выбор вида документа может повлиять на требования к заполнению следующих ниже полей:
    • При выборе значения " Паспорт гражданина РФ" в поле "Гражданство" установится значение " РФ", которое будет недоступно для изменения. Поле "Серия" станет обязательным для заполнения и будет допускать только ввод четырех ифр без пробелов. Поле "Номер" будет допускать ввод только шести ифр без пробелов.
    • При выборе значения " Российский загранпаспорт" поле "Гражданство" также автоматически заполнится значением "РФ" и станет недоступным для изменения.
    • При выборе значения " Паспорт гражданина другого государства" в поле Гражданство невозможно будет установить значение РФ (при попытке выбора этого значения поле останется пустым).
    Выбор любого другого вида документа не накладывает дополнительных требований на другие поля формы. Если нужного вида документа нет в справочнике, необходимо обратиться к Администратору системы с просьбой добавить новый вид документа в справочник.
  • Если поле "Гражданство" не заполнено автоматически, его значение надо выбрать из справочника Страны и регионы. Ограничение на значение, допустимое для ввода в это поле, зависит от выбранного вида документа. Если не удается ввести в поле нужное значение, это означает, что необходимо изменить значение в поле " Вид документа" .
  • Поле "Серия" будет обязательным для заполнения только если в поле "Вид документа" выбрано " Паспорт гражданина РФ". При выборе других видов документа поле допускает ввод любых символов. Оставить поле пустым можно только в том случае, если документ действительно не имеет серии.
  • Поле "Номер" обязательно для заполнения. В случае выбора в поле "Вид документа" значения " Паспорт гражданина РФ" поле допускает ввод только цифр. При выборе любого другого вида документа поле допускает ввод любых символов.
  • В поле "Кем выдан" допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 127 символами. В случае, если запись об органе, выдавшем документ, превышает 127 символов, ее допустимо сократить.
  • В поле "Дата выдачи" необходимо ввести дату выдачи документа. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.
  • В поле "Место рождения" вводится место рождения поступающего, указанное в паспорте.
• По регистрации в паспорте - данная группа полей предназначена для занесения информации о месте постоянной регистрации поступающего.
  • Поле "Почтовый индекс" необязательно для заполнения. Поле допускает ввод только цифр.
  • В поле "Регион проживания" необходимо выбрать регион РФ или страну, в которой постоянно проживает поступающий. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для граждан иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну, гражданином которой является поступающий. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
  • В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
  • В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион проживания" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
  • В поле "Адрес регистрации" надо ввести текст, представляющий собой часть адреса, следующую после почтового индекса, региона и населенного пункта (как правило, начиная с улицы).

На вкладке  "Предыдущее образование"  заносятся данные о представленном поступающим документе о высшем образовании и законченном образовательном учреждении.

Группа полей Персональные данные:

• В поле "Вид документа" необходимо указать вид документа о высшем образовании, предоставленного поступающим. Выбор осуществляется из справочника Виды документов. При этом для выбора будут доступны только те записи справочника, для которых при создании в поле "Родитель" было указано "Документы о высшем образовании".
• В поле "Направление" необходимо указать направление обучения, по которому получен документ о высшем образовании. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Направления и специальности. При этом для выбора будут доступны только направления, для которых при создании в поле "Уровень образования" было установлено значение "высшее профессиональное образование". 
• Поле "Степень/квалификация" заполняется соответствующим значением из справочника Степени / Квалификации, подчиненного справочнику Направления и специальности.
• В полях "Серия" , "Номер" , "Дата выдачи" и "С отличием" заносятся соответствующие реквизиты предоставленного поступающим документа о высшем образовании. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы. 

Флажок "Окончил наш ВУЗ" служит для автоматического ввода информации о законченном ВУЗе в случае, если поступающий является выпускником нашего ВУЗа. При этом значения полей, относящихся к ВУЗу, заполняются автоматически и недоступны для изменения. В случае, если поступающий не является выпускником нашего ВУЗа, флажок имеет значение "нет" и ввод значений в поля группы "ВУЗ" является обязательным.

Группа полей ВУЗ:

• В поле "Регион" необходимо выбрать регион РФ или страну ВУЗа. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для ВУЗов иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну ВУЗа. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
• В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
• В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
• В поле "ВУЗ (поиск)"  необходимо выбрать наименование ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника ВУЗы  после нажатия на кнопку  справа от поля ввода. В открывшемся списке будут представлены только те записи о ВУЗах, для которых параметр "Регион" совпадает со значением указанным в поле "Регион" данной формы. Кроме прямого выбора из справочника возможен автоматический поиск по справочнику. Для этого необходимо в поле "ВУЗ (поиск)" начать вводить наименование ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике  ВУЗы и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" (сравнивается и краткое и полное наименование ВУЗа). Если ВУЗ с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование ВУЗа, которого нет в справочнике необходимо осуществить выбор из справочника как описано выше. Если в справочнике нет записи о ВУЗе с таким наименованием, необходимо перейти к заполнению следующего поля. 
• Заполнение поля "Краткое наименование" производится с клавиатуры краткого наименования (аббревиатуры) ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике ВУЗы  в колонке "Краткое наименование" и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если ВУЗ с подобным кратким наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено краткое наименование ВУЗа, которого нет в справочнике, то при выполнении процедуры регистрации новая запись о ВУЗе будет добавлена в справочник ВУЗы.
• Если запись о ВУЗе найдена в справочнике ВУЗы  после ввода наименования в полях "ВУЗ (поиск)" или "Краткое наименование" , то поле "Полное наименование" будет заполнено автоматически из справочника. Если ВУЗ не найден и регистратор планирует создать новую запись о ВУЗе, то в этом поле необходимо ввести полное наименование ВУЗа в соответствии с документом о высшем образовании.

В поля закладки "Поступление" вводятся данные о поступлении.

Значения полей "Год набора" , "Форма обучения"  выбираются из общих справочников.

В поле "Дата подачи заявления" необходимо ввести дату. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.

Группа полей Поступление :

• В поле "Конкурс на образовательную программу" выбор осуществляется из справочника Конкурсы в аспирантуру.
• В поле "Профиль по Образовательной программе" выбор осуществляется из справочника Профили по образовательной программе.   
• В поле "Вид места" выбор осуществляется из справочника Виды мест для аспирантов.
• В поле "Академическая аспирантура"  необходимо установить значение "Да", если аспирант поступает в академическую аспирантуру.
• В поле "Вступительный по иностранному" выбор осуществляется из справочника Предметы вступительных испытаний. 
• После выбора конкурса в аспирантуру, список возможных значений, вводимых в поле "Кафедра" , ограничивается только теми кафедрами, которые ведут подготовку аспирантов по выбранному профилю образовательной программы.
• В поле "Научный руководитель" выбор осуществляется из справочника Все преподаватели. После выбора руководителя в поле "Ученая степень руководителя" выбирается его ученая степень.

Группа полей Реферат по специальности :

Если поступающим представлен реферат по конкурсной специальности необходимо установить соответствующий флажок, после чего осуществляется ввод рецензента реферата по специальности путем выбора из справочника "Все преподаватели" . Флаг "Отзыв на реферат" может иметь значения "Нет", "Положительный" или "Отрицательный".

Группа полей Дополнительная информация :

• В случае если у поступающего нет публикаций, в поле "Число публикаций" вводится значение "0".
• В поле "Имеет рекомендацию ГАК" нужно установить значение "Да", если у поступающего в аспирантуру имеется рекомендация ГАК.
• При необходимости в поле "Результат конкурса портфолио" можно выбрать из списка результат участия в конкурсе портфолио.
• В поле  "Примечание"  при необходимости можно оставить комментарий, касающейся поступления аспиранта. 

В поле "Требуется общежитие" необходимо установить значение "Да" для аспирантов, которым необходимо предоставление общежития.

Если поступающий имеет документ о ранее сданных кандидатских экзаменах, результаты этих экзаменов вводятся в поля закладки "Ранее сданные кандидатские" .

Система имеет возможность засчитать результаты ранее сданных кандидатских как кандидатские, для чего значения соответствующих флажков должны иметь значения "Да".

В поля закладки "Кандидатские экзамены" вводится информация об оценках и датах сдачи экзаменов.

Если в момент регистрации нет информации об экзаменационных оценках, заполняются только обязательные поля (иностранный язык), для последующего формирования перечня испытаний и ввода оценок.

Поля закладки "Родственники" содержат информацию о родственниках поступающего.

При вводе информации о родственнике или контактном лице в обязательном порядке должны быть заполнены поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" . В противном случае запись не будет создана.

Важно!

Кнопка ОК будет активна только тогда, когда все обязательные поля на всех закладках будут заполнены допустимыми значениями.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Поступающие в аспирантуру (текущий набор)" и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

В подчиненной таблице "Вступительные испытания (текущий набор)" хранится перечень вступительных испытаний. Если в процессе регистрации были введены оценки за вступительные испытания, то в данной таблице помимо перечня испытаний отражаются и оценки. Добавление или удаление вступительных испытаний не предусмотрено. Ввести или отредактировать оценки можно непосредственно в данной таблице, либо при помощи Инспектора объектов. Кроме того, если необходимо, с помощью соответствующего пункта контекстного меню можно осуществить зачет сертификата в качестве результата по вступительному испытанию. Обычно, данная возможность используется при предъявлении сертификатов по иностранному языку.

Подчиненная таблица "Ранее сданные кандидатские" содержит информацию о ранее сданных кандидатских экзаменах. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить ранее сданный экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Кандидатские в аспирантуре" содержит перечень кандидатских экзаменов, которые аспирант должен сдать в процессе обучения. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить кандидатский экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все кандидатские" содержит информацию обо всех кандидатских экзаменах. Данная таблица предназначена только для просмотра. Добавление, редактирование или удаление экзаменов осуществляется в тех таблицах, к которым относится экзамен (ранее сданный или кандидатский в аспирантуре).

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны поступающего. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Родственники и контактные лица" содержит информацию о родственниках и контактных лицах с указанием контактной информации. Добавление и удаление контактного лица осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Участники конкурса портфолио (текущий набор)" (форма Конкурс портфолио) и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

Подчиненная таблица "Документы портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию о документах портфолио, прикрепленных участником в личном кабинете. Добавление или удаление документа осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить документ" или "Удалить" . Редактирование записи о документе осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Публикации для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит перечень публикаций участника для портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Исключить публикацию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Участие в конференциях для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию об участии в конференциях, указанную в личном кабинете для портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Исключить конференцию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все публикации" содержит перечень публикаций участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Удалить публикацию" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все участия в конференция" содержит информацию об участии в конференциях участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Удалить участие в конференции" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны участника конкурса портфолио. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Опыт работы" содержит информацию о местах работы участника конкурса портфолио. Добавление и удаление места работы осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить место работы" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Для загрузки файла с заявлением поступающего в аспирантуру существует следующие действия:

Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления поступающего)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо выбрать запись поступающего в аспирантуру.
2. Из контекстного меню нужно вызвать действие Загрузить заявление для ФИС.
3. В форме параметров необходимо загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку , выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
4. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.

Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более поступающих)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо из контекстного меню вызвать действие Загрузить заявления абитуриента из папки.
2. В форме параметров необходимо:
   
   • В поле Набор указать год набора, для которого загружается заявление.
   • В поле Папка нужно указать путь к файлу с заявлением.
3. После заполнения формы параметров нужно нажать кнопку ОК.

Работа по планированию вступительных испытаний, занесению и анализу их результатов ведется в форме Прием в аспирантуру. Работать с информацией о вступительных испытаниях можно как в подчиненном представлении Проведение испытаний  основного представления  Наборы в аспирантуру , так и в основной таблице Вступительные испытания (текущий набор)  (в этой таблице отображаются испытания в рамках всех наборов). Списки участников каждого испытания отображаются в подчиненном представлении Участники испытания .

В рамках каждого из наборов проводятся вступительные испытания. Каждое вступительное испытание проводится по одному из предметов, созданных в справочнике Предметы испытаний в аспирантуре. На каждое вступительное испытание должны явиться поступающие, сдающие один из предметов и отобранные по ряду параметров (форма обучения, отрасль науки, научная специальность, факультет, на кафедру которого они поступают). Для формирования каждого испытания необходимо выбрать предмет испытания, а также установить условия отбора участников.

Перечень вступительных испытаний, проводимых в рамках набора, отображается в основном представлении Наборы в аспирантуру для каждого набора в подчиненном представлении Проведение испытаний . В этом представлении по умолчанию вступительные испытания сгруппированы по предметам испытания. Также перечень всех вступительных испытаний отображается в основном представлении Вступительные испытания (текущий набор) , в которой по умолчанию испытания сгруппированы по годам набора. Каждое вступительное испытание имеет свойства Дата проведения испытания, Предмет испытания, а также набор дополнительных характеристик, определяющих условия отбора его участников.

Для создания вступительного испытания нужно в форме Прием в аспирантуру в представлении Наборы в аспирантуру выбрать текущий набор, перейти в подчиненное представление Проведение испытаний и вызвать действие контекстного меню Добавить проведение испытания в аспирантуру. Одновременно с созданием вступительного испытания может формироваться и список его участников.

• В поле Этап набора нужно указать этап набора, для участников которого добавляется вступительное испытание.
• В поле Филиал указать филиал, для которого добавляется вступительное испытание.
• В поле "Предмет испытания" нужно выбрать предмет из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. В случае экзамена по специальности нужно выбирать "Специальность". В случае экзамена по иностранному языку нужно выбирать один из иностранных языков ("Английский язык", "Французский язык" и т.п.).
• В поле Дата проведения испытания нужно установить дату, на которую назначено испытание. После создания испытания дату его проведения можно будет изменить.
• В поле "Форма обучения" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка.

  Важно!

  Заполнять остальные поля формы нужно только в том случае, если для поступающих, имеющих различные значения данных характеристик, проводятся отдельные испытания по данному предмету.

• Если вступительное испытание предусмотрено только для поступающих в аспирантуру по одной определенной образовательной программе, то необходимо в поле Образовательная программа указать данную программу. 
• Если для поступающих на различные отрасли науки и/или на различные научные специальности по выбранному предмету проводятся разные вступительные испытания, то в поле Только отрасль науки нужно выбрать одну из отраслей, по которым ведется подготовка аспирантов. Если поступающие на все отрасли науки сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если для поступающих на различные научные специальности по выбранному предмету проводятся разные вступительные испытания, то в поле Только научная специальность нужно выбрать одну из научных специальностей, по которым ведется подготовка аспирантов. Также в этом случае нужно установить значение в поле Только отрасль науки , т.к. для выбора будут доступны только те научные специальности, которые входят в выбранную отрасль науки. Если поступающие на все научные специальности сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если в испытании должны принять участие только поступающие на один факультет, то в поле Только поступающие на факультет нужно выбрать факультет из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если поступающие на все факультеты (с учетом установленных значений отрасли науки и научной специальности) сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если из перечня участников испытания должны быть исключены поступающие на один из факультетов, то в поле Исключить поступающих на факультет нужно выбрать исключаемый факультет из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если из перечня участников, отобранных в соответствии со значениями, установленными в полях Только отрасль науки и Только научная специальность , не нужно исключать поступающих на один из факультетов, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если в испытании должны принять участие только поступающие на одну кафедру, то в поле Только поступающие на кафедру нужно выбрать кафедру справочника кафедр. Если поступающие на все кафедры (у учетом условий, установленных в других полях) сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• В поле Сформировать список участников по умолчанию устанавливается значение "Да" . Это значит, что после создания записи об испытании с заданными характеристиками на их основе будет произведен отбор зарегистрированных участников. Если в этом поле установить значение нет, то запись об испытании будет создана, но список его участников будет пустым. Сформировать его можно будет позже см. Формирование списка участников.

Описанным выше образом нужно сформировать каждое отдельное испытание по каждому из предметов.

Редактирование вступительных испытаний

После создания испытания для редактирования доступно только свойство Дата проведения испытания. Если испытание создано ошибочно, и его характеристики нужно изменить, то такое испытание нужно удалить и вместо него создать новое испытание.

Удаление вступительного испытания

Удалить запись о вступительном испытании можно путем вызова для нее действия контекстного меню Удалить. До удаления будет запрошено подтверждение. После удаления испытания список его участников будет расформирован, однако это не приведет к удалению записей об испытаниях у поступающих. Они сохранятся и по-прежнему будут отображаться в представлении Поступающие в аспирантуру в подчиненном представлении Вступительные испытания. Сохранится и информация о допуске к испытанию, оценке (в случае наличия). Сохранившиеся записи об испытаниях могут позже быть включены в список участников другого испытания.

Если при добавлении вступительного испытания (см. Формирование вступительных испытаний) список участников не сформировался или сформировался, но его необходимо уточнить, то нужно в представлении Проведение испытаний необходимо выбрать испытание и из контекстного меню вызвать действие Переформировать список участников.

После того как список участников готов можно формировать ведомость (см. Ведомость на вступительное испытание) и протокол (см. Протоколы вступительных испытаний).  

Установка результатов испытаний поступающих в аспирантуру осуществляется в представлении Участники испытания, подчиненном представлению Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор). Для этого необходимо:

1. В представлении Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор) выбрать испытание, для участников которого будут устанавливаться результаты.
2. В представлении Участники испытания для каждого участника в колонке Балл нужно установить результат участия, если испытание оценивается по составляющим, то результат нужно установить в колонках Балл за индивидуальное достижение и Балл за устную часть. Также результат можно установить в 10 бальной, 5 бальной и 3 бальной системе в соответствующих колонках представления.

Для вступительных испытаний по иностранным языкам возможен зачет результатов сертификатом. Для этого необходимо:

1. В представлении Участники испытания, подчиненное представлениям Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор), или Вступительные испытания, подчиненное представлению Поступающие в аспирантуру (текущий набор), выбрать запись с испытанием поступающего в аспирантуру, для которого производится зачет результатов сертификатом.
2. Из контекстного меню вызвать действие Зачесть сертификатом.
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Если данные об языковых сертификатах поступающего в аспирантуру были ранее загружены в систему, то в поле Сертификат абитуриента с помощью кнопки  можно выбрать существующий сертификат поступающего, при этом заполняться поля Вид сертификата, Дата выдачи сертификата, Иностранный язык и Файл сертификата.
   • Если в системе нет данных об языковых сертификатах, то нужно указать данные в полях Вид сертификата, Дата выдачи сертификата, Иностранный язык и Файл сертификата (при наличии).
   • В поле Балл в сертификате при необходимости указать балл, указанный в языковом сертификате.
   • В поле Оценка за экзамен указать оценку, которая будет зачтена.
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет установлена оценка за испытание, если были указаны данные нового сертификата, то он отобразиться в представлении Языковые сертификаты, подчиненное представлению Поступающие в аспирантуру (текущий набор).

Для отмены зачета результатов испытаний языковым сертификатом нужно использовать процедуру Отменить зачет сертификатом.

На участке приема в аспирантуру доступно формирование ряда отчетов, отображающих информацию о ходе регистрации участников, представляющих собой ведомости или протоколы вступительных испытаний, выписки из приказов о зачислении аспирантов. Список всех поступающих, сгруппированный по научным специальностям, позволяет анализировать результаты приемной кампании и принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению.

Данный отчет показывает соотношение количества мест для аспирантов и количества поданных заявлений по каждой группе направлений и профилей программы подготовки.

Отчет вызывается из главной таблицы Поступающие в аспирантуру. Для вызова отчета необходимо открыть контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться действием "Сводка по количеству поступающих".

Откроется окно выбора параметров:

Форме параметров необходимо указать Набор, для которого будет формироваться отчет, и при необходимости можно ограничить условия формирования отчета с помощью выбора параметров Этап набора и Филиал. При установке признака "Исключить рекомендованных вне конкурса" в сводке будут представлены только те аспиранты, для которых в таблице Поступающие в аспирантуру в колонке "Результат участия" не проставлено значение "рекомендован вне конкурса" 

После выбора параметров необходимо нажать кнопку "Ок".

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, их контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Контакты поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенный факультет, то нужно в поле Только поступающие на факультет выбрать факультет с помощью кнопки .
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенную кафедру, то нужно в поле Только поступающие на кафедру выбрать кафедру с помощью кнопки .

     Важно!

     Перед выбором кафедры в поле Только поступающие на кафедру, необходимо выбрать факультет в поле Только поступающие на факультет.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
   • Если в отчете должны быть данные только по рекомендованным к зачислению поступающим в аспирантуру, то в поле Только рекомендованные к зачислению нужно установить значение "Да".
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем, его контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

После того, как сформированы вступительные испытания и списки их участников, а также введены результаты, полученные поступающими за испытания, можно формировать итоговые списки поступающих с результатами испытаний, на основе анализа которых можно принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению в аспирантуру.

Списки поступающих могут формироваться как по всем поступающим, так и раздельно для по отраслям науки. Для формирования списков в форме Прием в аспирантуру в главной таблице данных Поступающие в аспирантуру нужно вызвать действие контекстного меню "Список поступающих в аспирантуру" . Откроется окно выбора параметров: 

• В поле "Набор" по умолчанию подставляется значение набора, установленное для поступающего, который был выбран в момент вызова действия. Это значение можно изменить, выбрав новое значение из справочника Наборы в аспирантуру . В этом случае сформируется список поступающих другого набора.
• В поле "Этап набора", если нужно получить список поступающих в рамках одного определенного этапа набора, необходимо указать одно из значений "Первый этап / Второй этап". 
• Если нужно сформировать список поступающих только по одной из отраслей науки, то в поле "Только отрасль науки" нужно выбрать эту отрасль из справочника Отрасли науки. Если нужно сформировать список всех поступающих, то значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Установка флажка в поле "Выводить соискателей" позволяет включать в отчет список соискателей.
• Установка флажка в поле "Отбирать только рекомендованных" позволит создать список поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлены значения "Рекомендован по конкурсу" или "Рекомендован вне конкурса" .
• Флажок "Исключить рекомендованных вне конкурса" позволяет исключить из списка поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлено значение  "Рекомендован вне конкурса" .
• Если установить флажки "Выделять отрицательные результаты" и "Выделять перезачтенные результаты", то в отчете будут выделены отрицательные и перезачтенные результаты. 

После нажатия кнопки ОК произойдет формирование отчета, который будет создан в виде файла MS Excel.

Выписка из приказа о зачислении формируется для выбранного поступающего. Выписка может быть сформирована только в том случае, если для поступающего установлен приказ о зачислении.

Для формировании выписки нужно открыть раздел Прием в аспирантуру , в ней перейти в главную таблицу данных Поступающие в аспирантуру , выделить нужного поступающего и для него вызвать действие контекстного меню "Выписка из приказа о зачислении" .

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем и приказе, которым он был зачислен в аспирантуру.

Протоколы вступительного испытания формируется для каждого из участников испытания по предмету. Формирование протоколов вступительного испытания производится в форме "Прием в аспирантуру" в таблице данных "Проведение испытаний" (главная таблица данных "Наборы в аспирантуру") или в главной таблице "Вступительные испытания в аспирантуру" . До формирования протокола необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Протоколы на участников" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированный таким образом отчет будет представлять собой файл MS Excel, содержащий листы протоколов на каждого из участников испытания. Список поступающих, на которых формируются протоколы, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных "Участники испытания", путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Протоколы вступительного испытания в аспирантуру"

Ведомость формируется для одного из вступительных испытаний по одному из предметов. Формирование ведомости на вступительное испытание производится в форме Прием в аспирантуру в таблице данных Проведение испытаний (главная таблица данных Наборы в аспирантуру ) или в главной таблице Вступительные испытания в аспирантуру . До формирования ведомости необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия контекстного меню "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Ведомость" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированная таким образом ведомость будет представлять собой файл MS Excel, содержащий информацию о вступительном испытании и дате его проведения, а также список поступающих. Список поступающих, отображаемый в ведомости, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных Участники испытания , путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Ведомость вступительного испытания в аспирантуру"

Данный отчет позволяет сформировать список участников, подавших документы в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме Прием в аспирантуру открыть таблицу данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Основной конкурс.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Этап набора,  Филиал и Направление подготовки. Для формирования отчета в краткой форме необходимо в поле Формировать в краткой форме установить значение "Да".
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список подавших документы в аспирантуру в формате MS Excel.

Данный отчет позволяет сформировать список участников конкурса портфолио.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио открыть таблицу данных  Участники конкурса портфолио (текущий набор) или  Участники конкурса портфолио (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Участники конкурса портфолио.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Филиал и Направление подготовки.
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список участников конкурса портфолио в формате MS Excel.

На любом этапе работы с поступающим в аспирантуру, после его регистрации, при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов поступающего в аспирантуру. Для этого необходимо:

1. В форме  Прием в аспирантуру, таблица данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор), выбрать поступающего в аспирантуру, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается поступающий, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит поступающий. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного поступающего в аспирантуру. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех поступающих, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный поступающий.
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству поступающего в аспирантуру (одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались поступающим в личном кабинете.

На любом этапе работы с участником конкурса портфолио после его регистрации при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов участника конкурса портфолио. Для этого необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио, таблица данных Участники конкурса портфолио (текущий набор), выбрать участника конкурса портфолио, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается участник, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит участник. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного участника. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех участников конкурса портфолио, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный участник. 
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству участника конкурса портфолио(одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались участником в личном кабинете.

Отчет содержит информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие  Языковые сертификаты поступающих  (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Отчет содержит информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Магистерские программы поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру. В отчет попадут только поступающие в аспирантуру, которые при регистрации указали диплом магистра или диплом зарубежного ВУЗа по иностранной магистерской программе.

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, принимавших участие в студенческих олимпиадах, у которых в справочнике Студенческие олимпиады  установлен признак Используются для поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Участники студенческих олимпиад (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, которые принимали участие в студенческих олимпиадах.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму прохождения вступительных испытаний.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Список поступающих в аспирантуру, сдающих экзамены дистанционно (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму участия во вступительных испытаниях.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, для которых при регистрации установлен признак Академическая аспирантура.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Претенденты в академическую аспирантуру (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего список поступающих в академическую аспирантуру.

Зачисление в аспирантуру осуществляется в главной таблице Поступающие в аспирантуру при помощи пункта контекстного меню "Зачислить" .

Процедура зачисления может проводиться как индивидуально, так и для группы поступающих, имеющих одну форму обучения, одну научную специальность, одну кафедру и включенных в один приказ о зачислении.

В поля "Форма обучения" , "Научная специальность" , "Научный руководитель" и "Кафедра" автоматически подставляются значения, введенные при регистрации поступающего. Скорректировать эту информацию можно до проведения процедуры зачисления, изменив значения соответствующих полей в главной таблице Поступающие в аспирантуру или в Инспекторе объектов .

После зачисления информация об аспирантах распределяется в зависимости от формы обучения в соответствующие главные таблицы Аспиранты очной формы , Аспиранты заочной формы и Соискатели . Список всех аспирантов содержится в главной таблице Все аспиранты .

После того, как выполнена процедура зачисления и установлен приказ о зачислении, можно формировать отчет Выписка из приказа о зачислении аспиранта, который сформирует выписку из приказа для выбранного поступающего.

Функционал системы позволяет проводить учет участников конкурса портфолио. Таблицы данных с участниками конкурса портфолио располагаются в форме Конкурс портфолио.

Участники конкурса портфолио регистрируются с помощью функционала личного кабинета (см. Регистрация с помощью личного кабинета). Результаты регистрации участников отображаются в таблице данных  Участники конкурса портфолио (текущий набор)  (см. Результаты регистрации поступающего в аспирантуру).

Дополнительно пользователям системы доступно действие. 

см. Выгрузить и сохранить документы участников конкурса портфолио.

см. Участники конкурса портфолио

Направить документы об образовании на признание можно с помощью раздела "Заявка на признание" личного кабинета поступающих в аспирантуру. 

Для отражения выбытия поступающего в аспирантуру необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) (форма  Прием в аспирантуру) выбрать поступающего в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Отразить возврат документов.
    
3. В форме параметров указать Дату возврата документов и нажать кнопку ОК.

Функционалом участка  Аспирант предусмотрена возможность передачи данных в систему ФИС ГИА.

Функциональность по передаче данных в ФИС ГИА доступна в форме Прием в аспирантуру.

Более подробно о передаче данных в ФИС ГИА см. в следующих разделах:

Загрузка информации в систему ФИС ГИА осуществляется в несколько этапов:

1. Создание приемной кампании в аспирантуру, которое описано в разделе  Формирование информации о приемной кампании.
2. Загрузка информации об образовательных программах. Описание формирования данной информации представлено в разделе  Формирование информации об образовательных программах.
3. Загрузка информации об объеме приема. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации об объеме приема.
4. Загрузка информации о конкурсных группах. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации о конкурсных группах. 
5. Загрузка информации о заявлениях поступающих в аспирантуру. Описание формирования данной информации представлено в разделах Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру и Формирование информации об измененных заявлениях поступающих в аспирантуру.
6. Загрузка информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ.
7. Загрузка файлов заявлений поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ. Описание загрузки файлов заявлений представлено в разделе Формирование выгрузки файлов заявлений поступающих в аспирантуру для передачи в ФИС ГИА.

Описанные этапы выполняются последовательно. Т.е. перед выполнением следующего этапа, необходимо дождаться окончания обработки информации, загруженной ранее в предыдущем этапе. А также убедиться в отсутствии ошибок (или их не критичности) при обработке системой ФИС (смотри раздел Проверка статуса обработки пакета-выгрузки в веб интерфейсе ФИС ГИА). Стоит отметить, что выполнение загрузки информации в рамках одного этапа, можно выполнять за несколько итераций и параллельно.

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о приемных кампаниях ВУЗа (бакалавриат, магистратура, аспирантура, программы ДПО) необходимо перейти в форму  Прием в аспирантуру и в представлении Наборы в аспирантуру  из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о приемной кампании (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).

В форме параметров необходимо задать параметры: год набора, филиал (для аспирантуры будет создаваться одна приемная кампания для всех филиалов), логин и пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема, а также указать путь и наименование файла для сохранения результата и выбрать папку со справочниками системы ФИС ГИА, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).

Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

Результатом работы данного действия будет xml - файл с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об образовательных программах, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об образовательных программах (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
    
   • Год Набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об объеме приема, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об объеме приема  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
   
   • Год Набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

     Совет

     Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

   • При необходимости можно ограничить выгрузку одним Конкурсом в аспирантуру.
   • Только по межправительственному соглашению, если установлено значение "Да", то данные будут передаваться только для видов мест, у которых в справочнике Виды мест для аспирантов  установлены признаки Являются бюджетными и Для иностранных граждан.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о конкурсных группах аспирантуры, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о конкурсных группах   (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
   
   • Год Набора.

     Совет

     Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

   • При необходимости можно ограничить выгрузку одним Конкурсом в аспирантуру. 
   • Только по межправительственному соглашению, если установлено значение "Да", то данные будут передаваться только для конкурсов, у которых в справочнике  Места на конкурс  предусмотрены места, с установленными признаками Являются бюджетными и Для иностранных граждан.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл с соответствующей выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Важно!

После загрузки данных, в системе ФИС ГИА (раздел Сведения об ОО/Конкурсы) для каждого направления обучения может быть создано несколько записей конкурсов, отличающихся источником финансирования.

Прежде чем выполнить выгрузку данных о заявлениях поступающих в аспирантуру, нужно их проверить на соответствие требованиям, предъявляемым при передаче данных в систему ФИС ГИА. Для этого необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Проверить данные о заявлениях  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру, которые будут проверяться, можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то проверяться будут  только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то проверяться будут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.
   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, на проверку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться проверка. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется Excel-файл с информацией о результатах проверки.

Для передачи информации о заявлениях абитуриентов необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о заявлениях  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, в выгрузку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Важно!

В ФИС ГИА каждому заявлению будет присвоен свой регистрационный номер, который формируется по следующему принципу - Аббревиатура конкурса + '_' + Регистрационный номер + '_' + Год набора. Сформированные таким образом регистрационные номера для ФИС можно увидеть в колонке "Регистрационный номер для ФИС" в представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) (форма Прием в аспирантуру).

Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для передачи информации об измененных заявлениях поступающих в аспирантуру необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об измененных заявлениях (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, в выгрузку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет набор xml - файлов, соответствующих заявлениям поступающих в аспирантуру. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Перед формированием информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших приказ, необходимо обновить информацию по всем заявлениям, для которых существует приказ о зачислении. Для этого нужно снова повторить действия из раздела Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, отметив галочкой параметр "Только по зачисленным абитуриентам".

Для передачи информации о заявлениях абитуриентов необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о заявлениях, вошедших в приказ (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Установить значение для признака Передавать приказы как публикованные.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для передачи файлов с заявлениями поступающих в аспирантуру необходимо перейти на форму "Прием в аспирантуру", представление "Наборы в аспирантуру" и правой клавишей мыши выбирать пункт меню "Взаимодействие с системой ФИС ГИА". Из открывшегося списка выбираем "Сформировать файлы заявлений".

В появившейся форме параметров необходимо:

• Задать параметры Набор и Филиал.
• Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
• Задать параметр Только по межправительственному соглашению:
  • Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступивших в аспирантуру на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений.
  • Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех поступающих в аспирантуру, за исключением иностранных граждан, поступивших в рамках межправительственных соглашений.

    Важно!

    Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступивших на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

• Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
• При необходимости можно указать Список регистрационных номеров из ограниченного регистрационными номерами перечня, по которым будут выгружаться файлы заявлений.  
• Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
• Указать путь к каталогу (Сохранить результат в папку) для сохранения файлов заявлений поступающих в аспирантуру.

Результатом работы данного действия будет перечень файлов с выгрузкой. Наименования файлов содержат следующую информацию: год набора, наименование кампуса (первая буква наименования кампуса), уровень образования (А - аспирантура, И - иностранный гражданин, поступивший в аспирантуру на бюджетное место в рамках межправительственных соглашений), регистрационный номер поступающего в аспирантуру. Далее необходимо загрузить полученные файлы в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Работа с контингентом аспирантов ведется в форме Аспиранты .

Записи об аспирантах отображаются в данной форме после выполнения процедуры Зачисление поступающих. Для отображения записей об аспирантах предусмотрено пять таблиц данных:

• Аспиранты очной формы обучения
• Академическая аспирантура
• Аспиранты заочной формы обучения
• Соискатели
• Все аспиранты

Эти таблицы данных отображают информацию о годе обучения аспирантов, о личных данных, научной специальности, факультете, кафедре, научном руководителе и т.п. За счет стандартных возможностей таблиц данных (сортировка, группировка, фильтрация, отображение итогов) можно анализировать структуру контингента аспирантов как раздельно по формам обучения, так и совместно по всем аспирантам и соискателям.

Ряд свойств, характеризующих аспирантов и соискателей можно при необходимости менять непосредственно в таблице данных или в Инспекторе объектов . Для изменения некоторых свойств предназначены специальные процедуры, вызываемые при помощи действий контекстного меню:

Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, (например, "В родительном падеже" , "В дательном падеже" , "Комментарий об учащемся" ) могут изменяться в таблице данных или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в  Руководстве пользователя Обозревателя данных в разделах Редактирование данных в таблице и Редактирование значений свойств при помощи Инспектора объектов .

Изменения, которые должны сохраняться в Системе для дальнейшей работы с ними, производятся при помощи действия контекстного меню "Изменить персональные данные" .

Данное действие на участке АСПИРАНТ доступно из контекстного меню следующих таблиц данных:

• Аспиранты очной формы
• Академическая аспирантура
• Аспиранты заочной формы обучения
• Соискатели
• Все аспиранты

Для вызова действия необходимо выделить запись об аспиранте, для которого нужно внести корректировки данных, вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться соответствующим пунктом меню.

При открытии формы параметров в поле "Сведения действительны по..." отображается текущая дата. В остальных полях отображаются значения личных данных, установленные на момент вызова действия. Поля "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" закрыты для изменения. Их изменение производится при помощи отдельного действия, описанного в разделе Изменить фамилию (имя, отчество). Данные других полей этой формы можно изменить. Если какие-либо из полей окрашены в зеленый цвет, это означает, что в них установлены недопустимые значения (например, поле, обязательное для заполнения, не заполнено). После установки во всех полях формы допустимых значений нужно нажать кнопку "ОК" .

После выполнения этого действия свойствам записи о студенте будут присвоены новые значения.

Изменение фамилии, имени или отчества аспиранта должно в обязательном порядке сопровождаться приказом по ВУЗу. Также при изменении этих свойств подлежат изменению значения служебных свойств, отражающих фамилию, имя и отчество аспиранта в родительном и дательном падежах.

По этим причинам для изменения фамилии, имени или отчества предусмотрено отдельное действие "Изменить фамилию (имя, отчество)" . Это действие вызывается из контекстного меню для выбранного аспиранта.

• В поле "Изменить с даты" нужно ввести дату, начиная с которой произошло изменение фамилии, имени или отчества аспиранта. Эта дата может совпадать с датой приказа, но может и отличаться от нее.
• В поле "Комментарий" можно ввести текстовый комментарий к событию изменения; комментарий можно также загрузить из файла или сохранить в файл.
• В группе полей Новые данные при открытии формы отображаются текущие данные аспиранта. Значение в полях "Фамилия" , "Имя" или "Отчество" нужно изменить на новое значение. Соответственно нужно исправить значение полного имени аспиранта в родительном, дательном и винительном падежах.
• В группе полей "Приказ о смене ФИО" нужно ввести номер и дату соответствующего приказа.

После нажатия кнопки "ОК" действие будет выполнено. При этом произойдет следующее:

1. Для свойств записи об аспиранте установятся новые значения.
2. В таблице данных "События в статусе" будет создана новая запись о событии с наименованием "смена фамилии (имени, отчества)" и реквизитами приказа.

Для назначения или замены научного руководителя аспиранта необходимо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши):

В открывшемся окне необходимо указать нового научного руководителя (выбор осуществляется из справочника Все преподаватели ) и, если необходимо, его ученую степень.

После выбора и нажатия кнопки "Ок" в колонке "Научный руководитель" будет проставлено соответствующее значение. 

Для добавления куратора аспиранта необходимо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши):

Отчет может быть сформирован при помощи соответствующего действия контекстного меню в разделе "Отчеты по контингенту".

Пример отчета "Список аспирантов с контактами"

В связи с выделением из числа аспирантов очной формы обучения категории аспирантов, обучающихся по программам академической аспирантуры, на участке «Аспирант» системы выделены аспиранты, обучающиеся по программам академической аспирантуры, в отдельную категорию. Для того чтобы начать работать с ними необходимо открыть раздел Аспиранты на участке Аспирант и выбрать в основной таблице данных закладку Академическая аспирантура . На ряду с этим, пользователю доступен следующий функционал:

Для академической аспирантуры можно осуществлять отдельное планирование контрольных этапов, для этого необходимо:

1. Открыть раздел Справочники аспирантуры на участке Аспирант .
2. В закладке Структура аспирантуры основной таблицы данных выбрать форму и год обучения.
3. В подчиненной таблице данных вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить контрольный этап
   
4. Заполнить форму параметров для формирования контрольных этапов:
   

   

   • Общий контрольный этап - указать наименование контрольного этапа.
   • Период учебного года - указать период, на который приходится контрольный этап.
   • Только для академической аспирантуры - установить флажок в положение Да .

     Важно!

     Если флажок для поля Только для академической аспирантуры оставить в положении Нет , то данный контрольный этап будет действителен для всех видов аспирантуры.

5. Вернуться в основное меню Управление учебным процессом ВУЗа и выбрать на участке Аспирант раздел Аспиранты .
6. В основной таблице данных выбрать закладку Академическая аспирантура .
7. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Назначить этапы обучения .
   
8. Заполнить форму параметров назначения этапов обучения для академической аспирантуры:
   

   

   • Год обучения - необходимо выбрать год обучения в аспирантуре для которого устанавливаются контрольные этапы.
   • Календарный период - указать календарный период в котором происходит обучение.

Учебные планы аспирантуры формируются по каждой из научных специальностей на определенный учебный год. Для того чтобы создать Учебный план необходимо:

1. Выбрать раздел Учебные планы аспирантов на участке Аспирант .
2. В основной таблице данных выбрать закладку Учебные планы аспирантов .
3. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить учебный план аспирантуры
   
4. Заполнить форму параметров для добавления учебного плана аспирантов:

   

   • Учебный год - указать учебный год, в котором будет действовать данный учебный план.
   • Год обучения аспирантов - указать год обучения аспирантов.
   • Научная специальность - указать научную специальность, для которой формируется учебный план.

При нажатии кнопки ОК будет сформирован учебный план. Далее необходимо будет добавить записи о дисциплинах, входящих в учебный план, для этого:

1. В основной таблице данных выбрать запись учебного плана, для которого будем добавлять дисциплины.
2. В подчиненной таблице данных вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить запись учебного плана
   
3. Заполнить форму параметров для добавления записи учебного плана:

   

   • Дисциплина ВУЗа - указать наименование дисциплины.
   • Кафедра, преподающая дисциплину - указать наименование кафедры на которой будет проходить обучение данной дисциплине.
   • Общее число часов - указать общее число часов, включая часы на самостоятельную работу.
   • Число аудиторных работ - указать число часов на аудиторную работу.
   • Число кредитов - указать число кредитов.
   • Вид итогового испытания - указать вид испытания:экзамен, зачет, зачет с дифференцированной оценкой.
   • По выбору - установить флажок в положение либо Да , либо Нет .

После нажатия кнопки ОК будет создана соответствующая запись дисциплины. Для того чтобы добавить несколько записей в учебном плане, необходимо выполнить данный алгоритм действий соответствующую количество раз

Для назначения учебных планов аспирантам предназначена процедура Назначить учебный план . Данная процедура выполняет назначение аспиранту обязательной части учебного плана. Также существует процедура Назначить дисциплину по выбору , при помощи которой возможно назначить выбранному аспиранту одну из необязательных дисциплин плана. Для того чтобы выполнить эти процедуры необходимо:

• На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
• На закладке Академическая аспирантура основной таблицы данных выбрать запись с аспирантом, которому необходимо назначить учебный план.
• Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и из группы процедур Учебный план выбрать процедуру Назначить учебный план , или Назначить дисциплину по выбору , если необходимо назначить только одну дисциплину по выбору из учебного плана.
  
• Заполнить форму параметров назначения учебного плана, а именно поле Учебный план аспирантов , где необходимо указать наименование учебного плана для академического аспиранта.
  

  

  В случае с назначением дисциплины по выбору необходимо заполнить форму параметров, аналогично предыдущей, но при этом дополнительно указать наименование дисциплины по выбору в поле Дисциплина по выбору

  

После нажатия кнопки ОК учебный план или дисциплина по выбору назначится академическому аспиранту.  

Для учета успеваемости аспирантов по дисциплинам плана, необходимо заносить в систему в 5-ти балльной шкале результаты испытаний по дисциплинам. Для этого потребуется:

• На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
• На закладке Академическая аспирантура основной таблицы данных выбрать запись с аспирантом.
• В подчиненной таблице данных на закладке Испытания по учебному плану выбрать запись с одной из дисциплин плана и в колонке Оценка по 5-бальной шкале проставить оценку по 5-бальной шкале b нажать на клавиатуре клавишу Enter .
  

После того как будет проставлена оценка в поле Оценка зачет/незачет флажок установится в положение зачтено либо незачтено (в зависимости от введенной оценки). В случае, если пользователь изменит положение флажка в поле Оценка зачет/незачет самостоятельно, то поле Оценка по 5-бальной шкале очиститься и станет пустым.

Для назначения академическому аспиранту со-руководителя необходимо:

1. На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
2. В основной таблице данных на закладке Академическая аспирантура выбрать запись с академическим аспирантом.
3. В столбце Со-руководитель для выбранной записи ввести данные со-руководителя и нажать на клавиатуре клавишу Enter .
   

Для учета учебного процесса аспиранта, в первую очередь, необходимо назначить ему период обучения, в течение которого он является аспирантом определенного года обучения.

Период обучения назначается для соответствующего контингента в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" при помощи пункта контекстного меню "Назначить период обучения" .

Назначение периода обучения может быть проведено как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Периоды обучения" появится информация о назначенном аспиранту (аспирантам) периоде обучения.

Назначение индивидуального плана может быть проведено в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов при помощи пункта контекстного меню "Назначить этапы обучения" .

Форма задания параметров требует ввода года обучения аспиранта и календарного периода обучения.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Индивидуальный план" появится информация о назначенных аспиранту контрольных этапах. Содержание типового индивидуального плана аспирантов определенного года обучения предварительно формируется в справочнике "Структура аспирантуры" .

Назначенный аспиранту учебный план может быть скорректирован в подчиненной таблице "Индивидуальный план" при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контрольный этап" или "Удалить" . В этой же подчиненной таблице можно вводить информацию о выполнении аспирантом индивидуального плана.

Назначенный аспиранту учебный план так же отражается в подчиненной таблице "Периоды обучения" .

Для работы с информацией о кандидатских экзаменах предназначена таблица данных "Проведение кандидатских экзаменов", расположенная в форме "Аспиранты".

Кандидатские экзамены планируются отдельно для очной и заочной форм обучения, а также для аспирантов разных лет обучения. Дополнительно аспиранты могут делиться на группы по принципу принадлежности к научной специальности, кафедре, факультету. Каждой группе аспирантов, сдающих кандидатский экзамен, соответствует состав комиссии, принимающей экзамен, который утверждается приказом по ВУЗу. Среди членов комиссии выделяется ее председатель. В приеме экзамена у конкретного аспиранта могут принимать участие не все члены комиссии. В этом случае для каждого аспиранта есть возможность сформировать список членов комиссии, принимавших у него кандидатский экзамен.

После формирования записи о проведении кандидатского экзамена для группы аспирантов, а также списка членов комиссии с выделением председателя, можно формировать Ведомость кандидатского экзамена и Протоколы приема экзамена для отдельных аспирантов. Ведомости и протоколы представляют собой отчеты, формируемые в MS Excel.

После занесения оценок, полученных аспирантами за кандидатские экзамены, и состава комиссий, принимавших экзамен у аспиранта, для аспирантов можно формировать Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2.

Планирование кандидатских экзаменов заключается в формировании записей о проведении экзаменов в рамках одной из сессий в определенный день по определенному предмету. При этом также задаются параметры формирования групп аспирантов, которые должны сдавать данный экзамен в данный день. Для того, чтобы запланировать проведение кандидатского экзамена нужно в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов" вызвать действие контекстного меню "Добавить проведение кандидатского экзамена". Для добавления нужно заполнить форму задания параметров следующим образом:

• В поле Период обучения аспирантов нужно выбрать одну из сессий, в рамках которой планируется экзамен. Выбор осуществляется из справочника Календарные периоды обучения.
• В поле Предмет кандидатского экзамена нужно выбрать предмет экзамена из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если проводится экзамен по одному из иностранных языков, то нужно выбирать конкретный иностранный язык (английский, немецкий и т.п.), а не запись "Иностранный язык".
• В поле Приказ об утверждении комиссии нужно установить приказ, которым утвержден состав комиссии, принимающей экзамен. Если на момент формирования записи об экзамене приказ не известен, его можно будет добавить позже. Информация о приказе нужна для формировании протоколов для участников экзамена. Выбор приказа осуществляется из справочника всех приказов об утверждении состава комиссий. Если в справочнике нужного приказа еще нет, его можно добавить в справочник, путем вызова действия Добавить приказ об утверждении комиссии.
• В поле Дата проведения экзамена нужно ввести дату, на которую запланирован экзамен.

  Остальные поля формы предназначены для задания условий, по которым будет сформирована выборка аспирантов, сдающих данный экзамен. Именно для этой выборки будет формироваться ведомость кандидатского экзамена и протоколы для каждого аспиранта.

• В поле Форма обучения аспирантов из выпадающего списка нужно выбрать форму обучения, для аспирантов которой будет проводиться экзамен.
• Поле Только для аспирантов года обучения предназначено для отбора только аспирантов одного года обучения. Выбор осуществляется из справочника Структура аспирантуры. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех лет обучения, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов научной специальности предназначено для отбора только аспирантов, обучающихся по одной из научных специальностей. Выбор осуществляется из справочника Научные специальности. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех научных специальностей, которые должны сдать экзамен по выбранному предмету, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов факультета предназначено для отбора только аспирантов одного из факультетов ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех факультетов, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов кафедры предназначено для отбора только аспирантов одной из кафедр ВУЗа. Для выбора кафедры в поле Только для аспирантов факультета должен быть выбран факультет, в состав которого входит нужная кафедра. Выбор осуществляется из справочника Кафедры факультета. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех кафедр, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Если в поле Сформировать список участников установить значение Да, то одновременно с созданием записи о проведении экзамена будет сформирован список сдающих экзамен аспирантов, сформированный по заданным условиям (принадлежности к форме обучения, году обучения, факультету и т.п.). Если в этом поле оставить значение Нет, то список участников сформирован не будет. Его можно будет сформировать позже при помощи вызова действия "Переформировать список участников".

После задания параметров проведения экзамена и условий отбора его участников, на форме нужно нажать кнопку ОК, после чего в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" появится новая запись о проведении экзамена. Если для параметра Сформировать список участников было выбрано значение Да, то на подчиненной вкладке Участники экзамена будет отображен список всех аспирантов, имеющих кандидатский экзамен по данному предмету и подходящих под заданные условия отбора. Подробнее о работе со списком участников см. раздел Формирование списков участников экзамена

Работа со свойствами Приказ об утверждении комиссии и Председатель комиссии подробнее описана в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов.

Список участников формируется для каждого из проведений кандидатских экзаменов. Список участников соответствует ведомости, которая должна быть подготовлена для проведения экзаменов. По этому же списку будут формироваться протоколы кандидатских экзаменов для каждого аспиранта, которые можно будет распечатать одним действием из одного Excel-файла. Списки участников каждого экзамена можно увидеть для каждого из проведений экзамена, отображаемых в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов", на подчиненной вкладке "Участники экзамена".

Список участников кандидатского экзамена формируется из состава всех аспирантов, которые должны сдавать кандидатский экзамен по заданному предмету, и при этом удовлетворяют параметрам, заданным для записи о проведении экзамена. Список участников может формироваться либо одновременно с созданием записи о проведении экзамена, либо для существующей записи с использованием заданных для нее свойств. Синим цветом в списке выделяются записи об аспирантах, которые зачли экзамен результатом ранее сданного кандидатского экзамена. Исправление значений таких записей запрещено, однако их наличие в списке позволяет видеть всю картину успеваемости аспирантов по предмету. Если аспирант уже имеет оценку за кандидатский экзамен по данному предмету, то эта оценка будет отображена в колонке "Оценка". Участники экзамена, имеющие оценку, в том числе аспиранты, засчитавшие результат экзамена, не будут попадать в ведомости и для них не будут формироваться протоколы экзамена.

Если список участников экзамена пустой, это означает, что либо список не формировался при создании записи о проведении испытания, либо параметры отбора участников заданы таким образом, что ни один из аспирантов не попал в выборку. Если отображаемый список нужно изменить, то для этого нужно сначала изменить параметры формирования выборки, являющиеся свойствами записи о проведении экзамена, а затем переформировать список.

Для того, чтобы сформировать или переформировать список участников экзамена, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись о проведении экзамена и вызвать для нее действие "Переформировать список участников".

Форма параметров действия содержит один параметр - "Исключить неподходящих участников". Если для этого параметра установить значение Да, то сформируется новая выборка участников экзамена, и все участники, не подходящие под новые параметры выборки, будут исключены. Если для параметра установить значение Нет, то удаление неподходящих под новые параметры участников не произойдет, а будут только добавлены те участники, которые подходят под новые условия отбора. При исключении аспиранта из списка участников экзамена запись об экзамене аспиранта и ее результат не удалятся, просто экзамен станет незапланированным.

По полученному в результате списку участников экзамена будут формироваться ведомость экзамена и протоколы для аспирантов. В этом же списке производится ввод оценок, полученных аспирантами на экзамене.

Состав комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, а также информация об ученых степенях, ученых званиях и должностях ее членов должен быть обязательно сформирована в системе, т.к. ее наличие необходимо для корректного формирования ведомостей, протоколов сдачи экзамена, а также Удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2. Также необходима информация о реквизитах приказа, которым утвержден состав комиссии. Работа с составом комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, ведется в форме "Аспиранты" на в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов на вкладке "Экзаменационная комиссия".

Приказ о формировании комиссии по приему кандидатского экзамена устанавливается как свойство записи о проведении экзамена. Для того, чтобы установить приказ, нужно выбрать запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", после чего в колонке "Приказ об утверждении комиссии" или в соответствующей строке Инспектора объектов нажатием на кнопку открыть справочник приказов об утверждении состава комиссий, выбрать в нем нужный приказ и нажать кнопку ОК. Если нужного приказа нет в справочнике приказов, его можно добавить, вызвав действие контекстного меню "Добавить приказ об утверждении комиссии".

После добавления приказа его нужно выбрать в справочнике приказов и нажать кнопку ОК. После этого приказ будет установлен как приказ об утверждении комиссии для проведения кандидатского экзамена.

Состав комиссии формируется для каждого проведения экзамена на подчиненной вкладке "Экзаменационная комиссия". Формирование комиссии производится путем добавления в нее членов комиссии из справочника Все преподаватели. Для того, чтобы для членов создаваемой комиссии корректно отображалась информация об их должностях, ученых степенях и званиях, эта информация должна быть полно и корректно заведена в этом справочнике. Добавление члена комиссии производится при помощи вызова в таблице данных "Экзаменационная комиссия" действия "Добавить члена комиссии".

• В поле Член комиссии нужно выбрать преподавателя из справочника Все преподаватели. По умолчанию записи справочника сгруппированы по кафедре, на которой работает преподаватель.
• В связи с тем, что у одного преподавателя может быть несколько ученых степеней по различным отраслям науки, в поле Ученая степень нужно выбрать одну из ученых степеней преподавателя, нужную для участия в комиссии.
• В поле Является председателем нужно установить значение Да, если добавляется председатель комиссии. Для обычного члена комиссии нужно установить значение Нет. Если член комиссии является председателем, то информация о нем отобразится в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии". Выбор председателя из членов комиссии может быть осуществлен и после добавления всех ее членов.

Если председатель комиссии не установлен, или его нужно изменить, это можно сделать следующим образом:

1. Если председатель комиссии не добавлен как один из ее членов, его нужно добавить, воспользовавшись описанным выше действием, установив при этом значение Да для параметра "Является председателем".
2. Если председателем должен стать один из существующих членов комиссии, то нужно в таблице данных "Экзаменационная комиссия" выбрать соответствующую запись и установить значение Да в колонке "Является председателем" или в соответствующий строке Инспектора объектов.

• Если ранее другой член комиссии являлся председателем, то для его свойства "Является председателем" устанавливается значение Нет.
• Для нового председателя комиссии значение свойства "Является председателем" устанавливается в Да и при этом информация о нем отображается в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".

Если до проведения экзамена формируется "расширенный состав комиссии", а у конкретного аспиранта экзамен принимают только некоторые из ее членов, отразить это можно благодаря возможности формирования на основе общей комиссии состава комиссий для каждого аспиранта. Эта возможность описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта.

После того, как кандидатский экзамен запланирован, сформирован список его участников, а также сформирована комиссия, принимающая экзамен, можно формировать ведомость на экзамен и протоколы для каждого из его участников. Ведомости и протоколы формируются в форме "Аспиранты" в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" для одного выбранного экзамена при помощи соответствующих действий контекстного меню.

Для формирования ведомости нужно вызвать действие "Ведомость". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в ведомости, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в ведомости установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл ведомости и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования ведомости точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.

Для формирования протоколов на участников экзамена нужно вызвать действие "Протоколы на участников испытания". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в протоколах, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в протоколах установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл протоколов и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования протоколов точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.
• В группе полей Гриф утверждения (Должность, Инициалы, фамилия, Дата утверждения) нужно занести информацию, которая должна быть отображена в грифе утверждения протоколов. В поле Дата утверждение по умолчанию подставляется дата, на которую назначено проведение экзамена. Это значение можно изменить. Данные поля являются необязательными для заполнения. Если их оставить пустыми, то соответствующие данные в грифе утверждения отображены не будут.

Протоколы формируются в виде одного файла MS Excel с листами, соответствующими участникам экзамена. Протоколы, формируемые для кандидатских экзаменов по иностранным языкам и философии отличаются от протоколов, формируемых для сдачи кандидатского экзамена по научной специальности.

Кстати

MS Excel предоставляет возможность распечатать сразу все листы рабочей книги. Для этого нужно воспользоваться главным меню, выбрав в нем команду Файл / Печать... и установив в окне параметров печати опцию "всю книгу".

Если есть необходимость изменить список участников экзамена, формируемый в ведомости или в файле протоколов, то это можно сделать за счет возможностей, описанных в разделе Формирование списков участников экзамена.

Если для аспиранта не сформирован состав индивидуальной комиссии, принимавшей экзамен, то в ведомости и протоколах будет использоваться информация, добавленная на вкладке "Экзаменационная комиссия". В противном случае будет использоваться состав индивидуальной комиссии. Формирование индивидуальных комиссий и работа отчетов в этом случае описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта. Если состав членов комиссии или ее председатель указаны неверно, то изменить это можно за счет добавления или удаления членов общей или индивидуальной комиссии, а также назначения ее председателя (только для общей комиссии), что описано в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов. Если неверно указаны ученые степени, звания или должности членов комиссии, их нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Заносить результаты кандидатского экзамена можно после того, как создана запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", а также сформирован список участников экзамена. Описание этих процедур приведено в разделах Планирование кандидатских экзаменов для групп аспирантов и Формирование списков участников экзамена.

Занесение результатов производится для выбранного экзамена в таблице данных "Участники экзамена" путем установки оценки в колонке таблицы "Оценка" или в соответствующей строке Инспектора объектов.

Если аспирант зачел кандидатский экзамен ранее сданным в другом ВУЗе, то изменить оценку за такой экзамен в этой таблице данных не получится. При попытке изменения оценки будет отображено сообщение об ошибке:

Если результат ранее сданного кандидатского экзамена введен неверно и его необходимо изменить, это можно сделать следующим образом:

1. В форме "Аспиранты" открыть вкладку со списком аспирантов, соответствующую форме обучения нужного аспиранта ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"), или вкладку "Все аспиранты".
2. Найти и выбрать запись об аспиранте в таблице данных.
3. Открыть вкладку "Ранее сданные кандидатские" и на ней в колонке "Оценка" изменить значение оценки за экзамен.

В тех случаях, когда состав комиссии, принимавшей экзамен у аспиранта, отличается от состава комиссии, утвержденной приказом для кандидатского экзамена, состав комиссии для аспиранта можно "сузить" путем выбора из состава общей комиссии тех преподавателей, которые принимали экзамен у данного аспиранта. Формирование индивидуальных комиссий на основе общей комиссии ограничено следующими правилами:

1. Приказ о формировании комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
2. Председателя комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
3. Состав членов комиссии для отдельного аспиранта можно сформировать из состава членов общей комиссии. Добавить членов комиссии, не входящих в состав, утвержденный приказом, нельзя.

Для того, чтобы сформировать список членов комиссии, принимавших экзамен у отдельного аспиранта, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись об экзамене, на вкладке "Участники экзамена" выбрать запись о сдаче экзамена аспирантом, после чего на подчиненной вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" вызвать действие "Добавить члена комиссии".

В поле Член комиссии по испытанию надо выбрать нужного члена комиссии. Выбор возможен только из числа преподавателей, добавленных для данного экзамена на вкладке "Экзаменационная комиссия". Если необходимо добавить запись о преподавателе, которой нет в списке для выбора, ее нужно добавить на вкладке "Экзаменационная комиссия", после чего ее можно будет выбрать для аспиранта. Добавлять запись о председателе комиссии не нужно, т.к. для отдельного аспиранта все равно будет использована информация о председателе, заданная для общей комиссии. Если информация об ученых степенях, званиях или должностях членов комиссии нуждается в корректировке, ее нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Отчеты "Ведомость кандидатского экзамена", "Протоколы кандидатского экзамена" и "Удостоверение о сдачи кандидатских экзаменов" будут работать следующим образом:

• Будет использоваться приказ о утверждении комиссии, установленный для кандидатского экзамена.
• Председателем комиссии будет считаться преподаватель, установленный в общей комиссии и отображаемый в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".
• Если для аспиранта не сформирован индивидуальный состав членов комиссии, то будет использоваться весь состав общей комиссии. Если же на вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" добавлена хотя бы одна запись, то список членов комиссии будет взят с этой вкладки.

Под движением контингента аспирантов имеется в виду выполнение процедур зачисления аспирантов на различные формы обучения, переводы на следующий год обучения, а также отчисление аспирантов.

Целью выполнения данных процедур является формирование актуального контингента аспирантов ВУЗа в каждом учебном году.

Процедура зачисления поступающих в аспирантуру описана в разделе "Прием в аспирантуру" (См. Зачисление поступающих). Процедуры перевода на следующий год обучения и отчисления аспирантов описаны в данном разделе. Данные процедуры осуществляются в форме "Аспиранты" в одной из главных таблиц, отображающих аспирантов определенной категории ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"). Для осуществления перемещения нужно выбрать одного или нескольких аспирантов и вызвать одно из действий контекстного меню, расположенных в группе "Перемещения"

Перевод аспирантов на следующий год обучения производится на основании приказа. Система позволяет осуществлять перевод аспирантов как в индивидуальном порядке, так и одновременно группы выбранных аспирантов. Для перевода нескольких аспирантов одновременно необходимо выбрать их в таблице данных (См. Выбор объектов в таблице данных).

Важно!

Одновременно можно осуществлять перевод аспирантов, в том случае, если они переводятся с одной и той же даты по одному приказу.

Для осуществления перевода нужно выбрать в таблице данных одного или нескольких аспирантов и вызвать действие контекстного меню "Перевести на следующий год обучения" из группы действий "Перемещения".

Для того, чтобы выполнить перевод, нужно установить параметры процедуры следующим образом:

• Новый год обучения - будет подставлен автоматически как следующий год обучения при условии, что в справочнике Структура аспирантуры верно проставлены числовые значения в колонке "Номер года" для данной формы обучения. Если значение автоматически не подставлено, или подставлено неверно, его можно изменить путем выбора нужного значения из справочника Структура аспирантуры.
• В поле Дата перевода нужно установить дату, с которой аспирант будет считаться переведенным на следующий год обучения. Эта дата может совпадать, а может и не совпадать с датой приказа о переводе.
• В поле Номер группы полей "Приказ о переводе" нужно установить номер приказа о переводе аспиранта.
• В поле Дата группы полей "Приказ о переводе" нужно установить дату приказа о переводе аспиранта.

После нажатия кнопки ОК или клавиши Enter произойдет следующее:

1. Для выбранного аспиранта или группы аспирантов изменится значение свойства "Год обучения". Если данные в таблице сгруппированы по годам обучения, запись об аспиранте переместится в другую группу.
2. В подчиненной таблице данных "События в статусе" для каждого из выбранных аспирантов будет создана новая запись о событии с наименованием "Перевод на следующий год обучения", которая будет содержать дату события и реквизиты приказа о переводе.
   

Отчисление аспирантов может производится по ряду причин на основании приказа об отчислении. Процедура отчисления может осуществляться как в таблице данных, отображающей аспирантов одной из категорий ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"), так и в таблице "Все аспиранты". Система позволяет отчислять аспирантов как в индивидуальном порядке, так и одновременно группу выбранных аспирантов. Для отчисления нескольких аспирантов одновременно необходимо выбрать их в таблице данных (См. Выбор объектов в таблице данных).

Важно!

Одновременно можно осуществлять отчисление аспирантов, в том случае, если оно происходит по одной причине с одной и той же даты по одному приказу.

Для выполнения отчисления нужно для выбранного аспиранта или группы аспирантов вызвать из контекстного меню действие "Отчислить аспиранта" из группы действий "Перемещения".

Параметры формы нужно заполнить следующим образом:

• В поле Причина отчисления нужно выбрать причину из выпадающего списка. Выбор возможен из следующих вариантов:
  • В связи с окончанием срока обучения
  • В связи с невыполнением индивидуального плана
  • По собственному желанию
• В поле Дата отчисления нужно указать дату, начиная с которой аспирант будет считаться отчисленным. Эта дата может совпадать, а может и не совпадать с датой приказа об отчислении.
• В поле Комментарий об отчислении можно указать дополнительную текстовую информацию об аспиранте и причине его отчисления.
• В поле Номер группы полей "Приказ о переводе" нужно установить номер приказа об отчислении аспиранта.
• В поле Дата группы полей "Приказ о переводе" нужно установить дату приказа об отчислении аспиранта.

После нажатия кнопки ОК или клавиши Enter произойдет следующее:

1. Выбранный аспирант или группа аспирантов перестанут отображаться в таблице данных, отображающей аспирантов текущей категории.
2. Запись об аспиранте появится в форме "Отчисленные аспиранты" в таблице данных "Все отчисленные аспиранты". Если отчисление произошло по причине окончания срока обучения, то запись об аспиранте также будет отображена в таблице данных "Отчисленные в связи с окончанием срока обучения".

Занесение в систему выплат материальной помощи может производиться как централизовано для всех студентов и аспирантов, так и самостоятельно пользователями, ведущими работу с аспирантами. Для пользователей, занимающихся учетом выплат материальной помощи централизовано для всего ВУЗа доступна форма Выплаты материальной помощи. Пользователям, ведущим работу с аспирантами, доступна форма Выплаты материальной помощи аспирантам Занесение данных о выплатах производится аналогично при использовании каждой из форм.

Для того чтобы добавить запись о выплате аспиранту нужно вызвать действие Добавить выплату аспиранту.

• В поле Семестр нужно выбрать семестр, в котором производится выплата. Выбор производится из справочника Календарные периоды обучения. Если нужного семестра в справочнике нет, нужно обратиться к бизнес-администратору системы с просьбой о его добавлении.
• В поле Дата обращения нужно указать дату заявления аспиранта с просьбой оказания ему материальной помощи.
• В поле Вид материальной помощи нужно выбрать один из видов из справочника Виды материальной помощи. В зависимости от выбранного вида помощи и выбранного семестра будет произведен поиск размера выплаты данного вида, установленного в выбранном семестре по данным справочника Размер сумм материальной помощи по периодам. Если соответствующее значение будет найдено, оно будет подставлено в поле Сумма выплаты.
• В поле Сумма выплаты автоматически подставляется значение, заданное в справочнике Размер сумм материальной помощи по периодам. Если в справочнике сумм по периодам значение не задано, или если для данного аспиранта принято решение о выплате другой суммы, значение в поле можно исправить вручную.
• В поле Основание выплаты нужно выбрать одно из оснований из справочника Основания выплаты материальной помощи.
• В полях Номер приказа и Дата приказа нужно ввести реквизиты приказа, на основании которого осуществляется выплата аспиранту.
• Группа полей Выбор аспиранта предназначена для выбора одного из аспирантов. Поля Форма обучения и Год обучения предназначены для того, чтобы сузить и упростить выбор аспиранта в поле Аспирант.

После того, как все поля формы добавления выплаты заполнены, нужно нажать кнопку ОК, после чего новая запись о выплате появится в таблице данных.

После добавления информации о выплатах аспиранта, ее можно будет анализировать средствами таблицы данных в разрезах факультетов, кафедр, форм обучения аспирантов, видов выплат, оснований выплат, выплаченных сумм и проч.

Личный кабинет аспиранта является специализированным Web-приложением системы, решающим следующие задачи:

1. Формализация процедур планирования и учета учебного процесса аспирантов, унификация форм отчетных документов.
2. Сбор информации о прохождении аспирантами этапов обучения, в том числе об их достижениях в научной и педагогической работе, научных публикациях, участии в конференциях, научных проектах и других мероприятиях.
3. Расширение возможностей сбора и анализа информации об успеваемости аспирантов, результативности их подготовки.
4. Повышение эффективности работы аспирантов по подготовке документов к аттестациям за счет автоматизации формирования типовых форм документов на основе внесенной в систему информации.

Личный кабинет аспиранта состоит из нескольких разделов:

• Личные данные - раздел, отображающий основные учетные данные аспиранта. Раздел доступен в режиме просмотра.
• Общий план работы - раздел содержит укрупненную информацию о плане работы аспиранта в течение всех лет обучения. Раздел заполняется один раз перед перовой аттестацией.
• Индивидуальный план аспиранта - раздел содержит уточненную информацию о плане работы аспиранта в каждом из годов обучения. В рамках подготовки к каждой из аттестаций аспирант должен заполнить информацию о фактическом исполнении плана прошедшего периода и о планируемом содержании работы в следующем периоде.
• Публикации - раздел позволяет формировать перечень публикаций аспиранта, находящихся в различной степени готовности, с указанием изданий и их принадлежности к перечню изданий ВАК. Перечень публикаций может пополняться и уточняться аспирантом в любое время.
• Участие в научных конференциях - раздел позволяет заносить информацию о планируемом или фактическом участии аспиранта в конференциях и прочих научных мероприятиях, включая сроки и место проведения мероприятия, формат участия аспиранта.
• Прохождение аттестаций - раздел, доступный в режиме "для чтения", отображающий данные о промежуточной и итоговой аттестации аспиранта за каждый учебный период.

Доступ к Личному кабинету аспиранта могут получить только сами аспиранты, записи о которых предварительно созданы в системе на участке  Аспиранты , после прохождения процедуры регистрации по определенному логину и паролю. Также доступ к данным Личных кабинетов могут получить пользователи, работающие с данными участка Аспирант в системе.

Для того, чтобы аспирант имел возможность работать со своим личным кабинетом, необходимо выполнение следующих условий:

1. Аспирант должен быть зачислен в аспирантуру. Запись об аспиранте должна отображаться на одной из вкладок формы Аспиранты, соответствующей форме обучения. После отчисления аспирант не сможет работать со своим личным кабинетом.
2. Аспиранту должен быть назначен Общий план работы. Если Общий план работы не назначен, это нужно сделать, выбрав аспиранта в таблице данных и выполнив действие Назначить общий план работы.
3. Аспиранту должны быть назначены этапы обучения за текущий год. Если этапы обучения не назначены, это нужно сделать, воспользовавшись действием Назначить этапы обучения
4. Аспиранту должны быть назначены аттестации за текущий учебный год. Если аттестации еще не назначены, это нужно сделать при помощи действия Назначить аттестации.

Пользователи основного функционала участка Аспирант, имеющие права на работу со справочниками Контрольные этапы и Структура аспирантуры могут самостоятельно изменять способ отражения информации о планах работы в личных кабинетов аспирантов.

Структура информации, отображаемой в разделах Общий план работы и Индивидуальный план аспиранта основана на данных справочника Контрольные этапы

Данный справочник является источником информации как для пунктов общего плана работы, так и индивидуального плана аспиранта. При назначении аспиранту общего плана работы используются только те этапы, для которых в колонке Входит в общий план работы установлено значение Да. При назначении индивидуального плана работы используются все пункты, независимо от значения данного признака. После того, как общий и индивидуальный планы работы назначены аспиранту, они отображаются в Личном кабинете.

Пример оформления пункта плана:

Разделы Общий план работы и Индивидуальный план аспиранта состоят из перечней пунктов планов работ. Пункты отображаются в определенном порядке, обусловленном значениями порядкового номера, который задается в справочнике Контрольные этапы. Изменяя значения порядкового номера в колонке Порядковый номер в этом справочнике, можно изменить порядок следования пунктов.

Наименование пункта плана формируется в строгом соответствии со значением поля Полное наименование справочника контрольных этапов обучения. Если полное наименование изменить, новое значение будет использовано и в Общем плане работы, и в Индивидуальном плане аспиранта.

Каждый пункт плана снабжается комментарием, объясняющим принцип его заполнения. Комментарий можно задавать и изменять в колонке Комментарий по заполнению.

Добавление или удаление этапов в справочнике Контрольные этапы возможно только по согласованию с бизнес-администратором системы, т.к. может потребовать переназначения аспирантам планов работы, а также требует перенастройки отчетных документов - Индивидуального плана и Аттестационного листа аспиранта.

Таблица содержит записи о контрольных этапах каждого из структурных подразделений аспирантуры главной таблицы Структура аспирантуры.

Для добавления новой записи о контрольном этапе аспирантов в справочник необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню "Добавить контрольный этап" . 

Будет открыто окно ввода параметров:

Здесь выбирается "Общий контрольный этап" из справочника Контрольные этапы, "Период учебного года" из справочника Учебный год в аспирантуре.

Если необходимо, проставляется признак "Только для академической аспирантуры" .

После заполнения полей необходимо нажать кнопку "ОК" . Запись о новом контрольном этапе для структурной единицы аспирантуры будет отображена в соответствующем разделе таблицы. При этом этапы с установленным признаком "Только для академической аспирантуры" будут отображены в таблице синим цветом.

Для начала работы с Личным кабинетом аспиранту необходимо пройти Регистрацию. Регистрацию аспирант может пройти только после того, как в системе выполнено его зачисление и до тех пор, пока не выполнено его отчисление из аспирантуры.

Для входа в Личный кабинет нужно на главной странице системы ввести логин и пароль, полученные при регистрации, и перейти по ссылке Я аспирант.

Личный кабинет состоит из нескольких разделов, ссылки на которые отображаются в левой части страницы:

Первым открывается раздел Личные данные. Это раздел доступен в режиме "только для чтения". Он предназначен для контроля аспирантом своих учетных данных в системе. В случае обнаружения ошибок или неточностей в этом разделе, аспирант должен связаться со своим куратором и сообщить ему о найденных отклонениях.

Раздел Общий план работы должен заполняться аспирантом перед первой аттестацией. Раздел предназначен для укрупненного планирования работы аспиранта в течение всех лет обучения. Перечень пунктов общего плана формируется на основе действующего Порядка подготовки аспирантов в ВУЗе. Задачей аспиранта является по каждому пункту задать планируемые даты выполнения и планируемое содержание работы. После прохождения первой аттестации Общий план работы аспиранта "утверждается", после чего менять его содержание становится невозможно. Информация, составляющая Общий план работы аспиранта будет выведена в печатной форме документа "Индивидуальный план аспиранта".

Раздел Индивидуальный план работы предназначен как для планирования этапов подготовки на будущий учебный период, так и для занесения информации о фактическом выполнении этапов работы в прошедшем периоде. Перечень пунктов Индивидуального плана не может изменяться аспирантом, он формируется в системе на основе действующего Порядка подготовки аспирантов в ВУЗе. Перед первой аттестацией аспирант должен занести информацию о планируемых сроках и планируемом содержании работ первого года обучения. Перед последующими аттестациями аспирант должен заполнить информацию о фактическом выполнении каждого из пунктов работ за прошедший период времени. После аттестации происходит "утверждение" информации о фактическом выполнении и о планируемых сроках и содержании работ, после чего эта информация становится недоступной для изменения аспирантом.

Разделы Публикации и Участие в научных конференциях могут изменяться аспирантом в любое время. Аспирант может добавлять, редактировать и удалять записи о планируемых или вышедших публикациях, планируемых или прошедших конференциях, в которых он принимает участие. Информация, занесенная в эти разделы, отображается в печатной форме Аттестационного листа аспиранта.

Раздел Прохождение аттестаций доступен аспиранту в режиме "только для чтения". В нем отображается информация о прохождении аспирантом промежуточных и итоговых аттестаций.

После заполнения в Личном кабинете информации о ходе своей работы аспирант может получить печатные формы документов Индивидуальный план и Аттестационный лист. Документы формируются в строгом соответствии с действующими требованиями по их оформлению . В Индивидуальный план попадает информация из раздела Общий план работы, а также планируемой содержание этапов работ, занесенное в разделе Индивидуальный план аспиранта. В Аттестационный лист попадает информация о фактическом выполнении этапов работ из раздела Индивидуальный план аспиранта, а также информация о публикациях и участии в конференциях. При формировании титульных листов документов используются данные об аспиранте, просмотреть которые можно в разделе Личные данные. Получить печатные формы документов можно при помощи кнопок, расположенных на странице Индивидуальный план аспиранта.

До начала работы в Личном кабинете необходимо зарегистрироваться. В качестве аспирантов могут зарегистрироваться только те пользователи, которые по данным системы были зачислены в аспирантуру и не являются отчисленными к моменту регистрации. Логин и пароль для входа генерируются автоматически и направляются аспиранту на указанный им адрес электронной почты.

Личный кабинет аспиранта является специализированным Web-приложением системы. Доступ к Личным кабинетам организован посредством web-ресурса системы,, доступного по определенному адресу Internet. Доступ к личному кабинету осуществляется после процедуры авторизации пользователя, требующей ввода логина и пароля.

Для того, чтобы получить логин и пароль для доступа к Личному кабинету аспиранта, необходимо пройти процедуру регистрации. Зарегистрироваться для работы с Личном кабинетом могут только те пользователи, которые по данным системы являются актуальными аспирантами ВУЗа. Идентификация пользователя как аспиранта производится по фамилии, имени, отчеству и дате рождения.

Процедура регистрации заключается в выполнении следующих действий:

1. При помощи Web-браузера зайти на web-ресурс системы.
   
2. Перейти по ссылке Я хочу зарегистрироваться.
3. Заполнить значения полей, требуемых для регистрации

   

   Все поля страницы регистрации обязательны для заполнения. В полях Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения нужно ввести значения в строгом соответствии с тем, как они записаны в паспорте. В поле Кто вы нужно выбрать значение Аспирант. В поле e-mail введите адрес электронной почты, которым вы регулярно пользуетесь. На этот адрес будет отправлена информация о результате регистрации, в том числе логин и пароль доступа к Личному кабинету.

4. После того, как во все поля введены допустимые значения, нужно нажать кнопку Дальше. Если при нажатии кнопки ничего не происходит, это означает, что в одном из полей введено недопустимое значение. Об этом свидетельствует цвет фона поля. В случае недопустимого значения рядом с полем отображается всплывающий комментарий.

После нажатия кнопки Дальше будет выполнен поиск в системе аспиранта по заданным значениям фамилии, имени, отчества и даты рождения. Если такой аспирант будет найден, то произойдет проверка наличия у него ранее созданной учетной записи. В зависимости от результатов поиска и проверки, процедура регистрации приведет к одному из следующих результатов:

1. Если вы найдены как аспирант в системе по фамилии, имени, отчеству и дате рождения, но не найдена ранее созданная учетная запись, то произойдет создание новой учетной записи. Логин и пароль для доступа в систему генерируются автоматически. Информация о параметрах доступа будет отправлена на указанный при регистрации адрес электронной почты.

   

2. Если вы найдены в системе как аспирант, но у вас уже существует учетная запись, то вы увидите следующее сообщение:

   

   В этом случае вы можете либо выполнить вход в систему, либо воспользоваться возможностью восстановления параметров доступа.
3. Если в системе не найден аспирант с заданными значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения, то вы увидите следующее сообщение:

   

   Такой результат может быть вызван одной из следующих причин:
   • Вы ошиблись при вводе фамилии, имени, отчества или даты рождения. Попробуйте выполнить регистрацию повторно, убедившись в строгом соответствии этих значений вашим паспортным данным.
   • В системе допущена ошибка в ваших учетных данных. В этом случае вам нужно связаться с вашим куратором в Управлении аспирантуры и докторантуры и уточнить ваши учетные данные в системе. После того, как куратор выполнит исправление данных, вы сможете зарегистрироваться.
   • Приказ о вашем зачислении еще не вышел, или зачисление не выполнено в системе. Также вам не удастся зарегистрироваться, если уже произошло ваше отчисление из аспирантуры. В этом случае информацию также нужно уточнить у вашего куратора в Управлении аспирантуры и докторантуры.

Если вы забыли свой логин или пароль для доступа в систему, или если при попытке регистрации вы получили сообщение о том, что уже зарегистрированы, то для восстановления своих учетных данных сделайте следующее:

1. На web-ресурсе системы перейдите по ссылке Я пароль забыл.
2. Заполните поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения в строгом соответствии с вашими паспортными данными. В поле Кто вы выберите пункт Аспирант.
3. Нажмите кнопку Дальше.

Также как и в процедуре регистрации, будет выполнен поиск в системе аспиранта с заданными фамилией, именем, отчеством и датой рождения. Если аспирант будет найден, произойдет проверка наличия у него учетной записи и адреса электронной почты. В зависимости от результатов поиска и проверки возможен один из следующих результатов:

1. Если вы найдены как аспирант, и найдена ваша учетная запись, то на указанный вами ранее адрес электронной почты будет направлено письмо с логином и паролем.
2. Если вы найдены как аспирант, но учетная запись или адрес электронной почты не обнаружены, то будет отображено сообщение:

   

   В этом случае вы можете попробовать зарегистрироваться. Если регистрация пройдет неуспешно, обращайтесь к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры.
3. Если по фамилии, имени, отчеству и дате рождения вы не найдены как аспирант в системе, то вы увидите сообщение:

   

   В этом случае нужно уточнить введенные значение. Если повторное выполнение процедуры также завершилось неудачей, нужно обратиться с своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры. Возможно, в системе ваши учетные данные занесены с ошибкой. В этом случае ошибка будет исправлена куратором, после чего вы сможете восстановить свои учетные данные или заново зарегистрироваться в системе.

После того, как вы получили логин и пароль для входа в систему, вы можете войти в свой Личный кабинет. Для этого на основной странице web-ресурса системы нужно ввести логин и пароль в соответствующие поля, после чего прейти по ссылке Я аспирант :

Данный раздел отображает учетные данные аспиранта, существующие в системе в текущий момент времени.

На данной странице отображается информация о сроках обучения в аспирантуре, научной специальности, кафедре, на которой аспирант проходит обучения, а также о научном руководителе. Также на этой странице можно убедиться в корректности контактной информации (телефоны, адрес регистрации, адрес электронной почты)

Эти данные используются при формировании титульных листов печатных форм Индивидуального плана аспиранта и Аттестационного листа.

Если вы увидели неточности в данных этой страницы, сообщите об этом вашему куратору в Управлении аспирантуры и докторантуры.

Общий план работы представляет собой укрупненный перечень этапов работы аспиранта в течение всего срока обучения в аспирантуре. Перечень этапов формируется в системе на основе действующего Порядка подготовки аспирантов в ВУЗе и не подлежит изменению самим аспирантом. Наименования пунктов плана и комментарии по их заполнению могут изменяться пользователями Управления аспирантуры и докторантуры.

По каждому из пунктов Общего плана работы нужно указать Дату начала работы и Дату окончания работы. Даты могут задаваться приблизительно, но должны соответствовать требованиям Порядка подготовки аспирантов.

По всем пунктам, кроме кандидатских экзаменов, нужно также занести планируемое Содержание работы.

После заполнения информации по каждому из пунктов нужно нажать кнопку Сохранить.

Информация, занесенная в данном разделе, будет использована для формирования второй страницы документа Индивидуальный план аспиранта.

По итогам первой аттестации общий план работы утверждается. Утверждение плана в системе выполняется пользователями Управления аспирантуры и докторантуры. После того, как общий план работы утвержден, его содержание становится недоступным для редактирования аспирантом.

Данный раздел позволяет как формировать план работы на очередной год обучения, так и заносить информацию о фактическом выполнении запланированных этапов работы. Перечень этапов работы, представленный в разделе, формируется в системе на основе действующего Порядка подготовки аспирантов в ВУЗе и не подлежит изменению самим аспирантом. Наименования пунктов плана и комментарии по их заполнению могут изменяться пользователями Управления аспирантуры и докторантуры.

Подготовка аспирантом документов к очередной аттестации состоит в составлении отчета об этапах работы, выполненных в прошедшем (или текущем) периоде, а также в формировании плана работы на следующий учебный период. В соответствии с этим аспирант должен заполнить поля Дата фактического выполнения и Информация о выполнении по пунктам плана, относящимся к прошедшему периоду, а по пунктам плана, относящимся к следующему учебному периоду, заполнить поля Дата начала работы, Дата окончания работы и Содержание работы. Даты начала и окончания работы могут задаваться приблизительно, но должны отвечать требованиям, предъявляемым Порядком подготовки аспирантов.

При заполнении пунктов, соответствующих кандидатским экзаменам, достаточно заполнить только даты, ограничивающие период сдачи экзаменов. Даты фактической сдачи и полученные оценки заносятся в систему пользователями Управления аспирантуры и докторантуры.

После заполнения каждого из пунктов плана нужно нажать кнопку Сохранить.

После заполнения информации о фактическом выполнении этапов работы в прошедшем периоде аспирант может получить печатную форму документа Аттестационный лист. Поддерживается два варианта формирования этого документа - для промежуточной и для итоговой аттестации. Так как Аттестационный лист кроме информации о выполненных работах содержит информацию о публикациях и участии в научных конференциях, формировать его рекомендуется после заполнения соответствующих разделов.

После заполнения информации о планируемом содержании работ можно получить печатную форму документа Индивидуальный план аспиранта. Индивидуальный план также может формироваться в двух режимах - с отображением планов только на текущий период, или на текущий и на следующий период обучения.

По итогам очередной аттестации происходит "утверждение" плана работы и информации о ее фактическом исполнении. После утверждения соответствующие поля данного раздела становятся недоступными для изменения аспирантом.

Перечень публикаций может дополняться или изменяться аспирантом в любой момент времени. При формировании Аттестационного листа будет использована текущая информация о публикациях.

Информация в разделе представлена в виде таблицы, каждая запись которой соответствует вышедшей или планируемой публикации. Выше таблицы расположены кнопки, позволяющие добавлять, изменять или удалять записи.

Добавление публикации

Для добавления новой публикации нужно нажать кнопку Добавить публикацию и заполнить предлагаемую форму добавления:

Поля формы добавления заполняются следующим образом:

• В поле Наименование публикации нужно внести планируемое или фактическое наименование, под которым выйдет публикация.
• В поле Дата выхода публикации нужно ввести планируемую или фактическую дату. Допустим ввод даты в текстовом формате, например "январь - март 2010 года".
• В поле Издание нужно занести наименование издания, в котором выйдет или планируется к выходу публикация.
• Если издание входит в перечень ВАК, то нужно установить галочку в поле Входит в перечень изданий ВАК.

Редактирование информации о публикации

Для того, чтобы изменить запись о ранее добавленной публикации, нужно выбрать эту публикацию в таблице, щелкнув левой кнопкой мыши на соответствующей строке, после чего нажать кнопку Исправить публикацию. Отобразится форма редактирования публикации. По набору полей и принципам их заполнения форма редактирования аналогично форме добавления публикации, описанной выше. После внесения необходимых изменений в значения полей, нужно нажать кнопку ОК. Если вы решили не изменять информацию о публикации, нажмите кнопку Отмена.

Удаление публикации

Для того, чтобы удалить запись о публикации, ее нужно выбрать в таблице, щелкнув левой кнопкой мыши в соответствующей строке, после чего нажать кнопку Удалить публикацию.

Важно!

Перед нажатием кнопки Удалить информацию убедитесь, что в таблице выбрана именно запись, подлежащая удалению. При первом открытии раздела по умолчанию выбрана первая запись таблицы.

Перед удалением будет отображено предупреждение:

При нажатии кнопки ОК в окне предупреждения, произойдет удаление публикации. Отменить произведенное удаление будет невозможно.

Информация о публикациях может редактироваться в любое время по мере ее уточнения. После того, как публикация вышла, дата выхода, ранее заданная приблизительно, должна быть скорректирована. Если публикация не вышла, запись о ней должна быть удалена.

При формировании печатной формы документа Аттестационный лист будет использована информация о перечне всех публикаций, занесенных в данном разделе.

Информация о научных конференциях, в которых принял или планирует принять участие аспирант, может добавляться или изменяться в любое время. При формировании Аттестационного листа используется текущая информация об участии в конференциях.

Информация в разделе представлена в виде таблицы, каждая запись которой соответствует прошедшему или планируемому участию в конференции. Выше таблицы расположены кнопки, позволяющие добавлять, изменять или удалять записи.

Добавление записи об участии в конференции

Для добавления новой записи нужно нажать кнопку Добавить информацию об участии в конференции.

Поля формы добавления заполняются следующим образом:

• В полях Дата начала и Дата окончания нужно занести планируемые или фактические даты проведения конференции. Необходимо соблюдать формат даты "DD.MM.YYYY". Если даты проведения конференции точно неизвестны, их нужно ввести приблизительно. В дальнейшем эти значения можно будет уточнить.
• В поле Наименование конференции нужно занести полное наименование проводимого мероприятия. Если наименование является предварительным и будет уточняться, его можно будет изменить при помощи действия редактирования.
• В поле Место проведения нужно ввести информацию о стране, городе в котором прошла или пройдет конференция, а также информацию о ее организаторе.
• В поле Описание участия нужно занести информацию о том, в какой форме аспирант принимает участие в конференции (выступление с докладом, участие в прениях, выступление на "круглом столе" и т.п.)

Редактирование записи об участии в конференции

По ходу уточнения информации о сроках проведения конференции, ее наименовании, месте проведения, формате участия данные можно редактировать. Для этого в таблице нужно выбрать запись о конференции, щелкнув по ней левой кнопкой мыши, после чего нажать кнопку Исправить информацию.

Форма изменения информации аналогична описанной выше форме добавления по составу полей и принципу их заполнения. После внесения изменений нужно нажать кнопку ОК. При нажатии кнопки Отмена изменения, внесенные в форме редактирования, не будут применены к данным в системе.

Удаление записи об участии в конференции

Для того, чтобы удалить запись о конференции, ее нужно выбрать в таблице данных, после чего нажать кнопку Удалить информацию.

Важно!

Перед нажатием кнопки Удалить информацию убедитесь, что в таблице выбрана именно запись, подлежащая удалению. При первом открытии раздела по умолчанию выбрана первая запись таблицы.

Перед удалением будет отображено предупреждение:

После нажатия кнопки ОК в окне предупреждения, запись о конференции будет удалена из таблицы. Отменить удаление записи будет невозможно.

Для того, чтобы получить печатную форму индивидуального плана, нужно зайти в раздел Индивидуальный план аспиранта, заполнить в данном разделе информацию, касающуюся планируемых сроков и содержания работ нового периода, после чего нажать кнопку Скачать индивидуальный план.

Индивидуальный план формируется аспирантом для аттестации за очередной год обучения. Перед формированием документа необходимо указать, за какой год обучения формируется план, и нужно ли в нем отображать информацию о плане на следующий год обучения.

Параметры формирования плана задаются следующим образом:

• В поле Год обучения нужно выбрать год, за который будет проходить ближайшая аттестация
• Если в установить флажок в поле Показывать план на следующий год, то в сформированном документе будет отображена информация как за год обучения, выбранный в поле Год обучения, так и за следующий год. Если флажок не установлен, то в документ попадет только информация о планах на выбранный год.

Файл индивидуального плана формируется на основе утвержденного шаблона (см. Шаблоны документов для аспирантов). Управлять содержанием информации, выводимой в файл, можно путем изменения данных, занесенных в разделах Личного кабинета. Файл Индивидуального плана заполняется данными следующим образом:

1. Титульный лист документа формируется на основе информации, занесенной в разделе Личные данные. Если информация содержит неточности, необходимо обратиться к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры с просьбой скорректировать данные в системе.
2. Далее следует раздел Обоснование выбора темы диссертационной работы. В данном разделе в документ выводится текст, занесенный в Личном кабинете в разделе Индивидуальный план аспиранта в первом пункте Разработка и представление на Ученом совете факультета темы диссертации в поле Информация о выполнении.
3. Далее с новой страницы следует Общий план работы. Общий план представляется в документе в виде таблицы. В таблице следует перечисление пунктов, которые отображаются в Личном кабинете в разделе Общий план работы. Ниже наименования пунктов выводится текст из поля Содержание работы. В правой колонке таблицы выводятся заданные даты начала и окончания работы над этапом.
   Общий план работы заполняется и утверждается в самом начале обучения в аспирантуре. После утверждения вносить изменения в этот план недопустимо. Поэтому раздел документа Общий план работы будет одинаковым при формировании Индивидуального учебного плана за любой год обучения. Оценки за кандидатские экзамены в Общем плане работы не отображаются, даже если они занесены в систему.
4. Далее в документе следуют разделы, посвященные каждому из годов обучения. В зависимости от того, какой год обучения был задан при формировании плана, вывод информации по годам обучения происходит следующим образом:
   • будут заполнены таблицы за год, выбранный при формировании документа в поле Год обучения, и за все предшествующие годы.
   • если был установлен флажок Показывать план на следующий год, то также будет заполнена таблица следующего года. Если был выбран последний год обучения, то флажок будет проигнорирован.
   Информация в таблицах на каждый год обучения сгруппирована по видам работ (кандидатские экзамены, научная работа, педагогическая работа и т.д.). В каждой группе выводятся наименования пунктов плана, отображаемых в Личном кабинете в разделе Индивидуальный план аспиранта. Ниже наименования пункта выводится информация из поля Содержание работы. Если содержание работы не задано, то выводится текст "(Нет информации)". Таких ситуаций желательно не допускать. Все пункты индивидуального плана должны быть заполнены. По кандидатским экзаменам в случае наличия оценки, выводится дата фактической сдачи экзамена и оценка. Если оценки в системе еще нет, то выводятся даты начала и окончания работы, заданные в соответствующих полях.
5. В конце каждого раздела документа отображается зона подписей аспиранта, научного руководителя и заведующего кафедрой. Если обнаружены неточности в этих данных (неверно указаны должностные лица, или допущены ошибки в фамилиях и инициалах), нужно обратиться к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры с просьбой исправить данные в системе.

Вносить изменения можно только в те пункты общего и индивидуального плана, которые еще не утверждены. Если по каким-то обстоятельствам возникла необходимость изменения утвержденного ранее пункта, обратитесь к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры, объяснив эту необходимость.

Для того, чтобы получить печатную форму аттестационного листа, нужно зайти в раздел Индивидуальный план аспиранта, заполнить в данном разделе информацию, касающуюся фактического исполнения плана прошедшего (текущего) периода, после чего нажать кнопку Скачать аттестационный лист.

Аттестационный формируется аспирантом для аттестации за очередной год обучения. Перед формированием документа необходимо указать вид аттестации, для которой формируется документ (промежуточная или итоговая) и за какой год обучения он формируется.

Параметры формирования документа задаются следующим образом:

• В зависимости от значения, выбранного в поле Вид аттестации документ сформируется в несколько разных форматах.
• В поле Год обучения нужно выбрать год, за который будет проходить аттестация

Файл аттестационного формируется на основе утвержденных шаблонов (см. Шаблоны документов для аспирантов). Управлять содержанием информации, выводимой в файл, можно путем изменения данных, занесенных в разделах Личного кабинета. Файл Аттестационного листа заполняется данными следующим образом:

1. Титульный лист документа формируется на основе информации, занесенной в разделе Личные данные. Если информация содержит неточности, необходимо обратиться к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры с просьбой скорректировать данные в системе.
2. Далее с новой страницы следует утвержденная Тема диссертационной работы и результаты кандидатских экзаменов. Информация формируется на основе данных, занесенных в систему куратором от Управления аспирантуры и докторантуры. Если в данных обнаружены неточности, нужно обратиться к куратору с просьбой их исправить.
3. Далее в документе следуют пункты Индивидуального плана аспиранта. По каждому пункту отображается информация из поля Информация о выполнении. В документ выводятся все пункты плана работы за год, выбранный при формировании документа в поле Год обучения, и за все предшествующие годы.
4. После перечисления пунктов Индивидуального плана следует перечень публикаций аспиранта и информация об участии в конференция, которые формируются на основе данных, занесенных в соответствующих разделах Личного кабинета.

Корректировать информацию о выполнении можно только по тем пунктам индивидуального плана, по которым информация еще не утверждена. Если по каким-то обстоятельствам возникла необходимость изменения утвержденного ранее пункта, обратитесь к своему куратору от Управления аспирантуры и докторантуры, объяснив эту необходимость. Перечень публикаций и информацию об участии в конференциях можно редактировать в любое время.

Справочник "Контрольные этапы" представляет собой перечень этапов индивидуального учебного плана аспиранта. Данный справочник заполняется заранее для дальнейшей корректной работы аспирантов с личными кабинетами.

Данный справочник может иметь иерархическую структуру, которая позволяет отражать вхождение одних контрольных этапов в состав других.

Добавление контрольного этапа осуществляется с помощью пункта контекстного меню "Добавить контрольный этап" или клавиши Ins .

В форме заносятся краткое и полное (для печатных форм) наименования контрольного этапа.

Поле "Входит в этап" заполняется автоматически ссылкой на тот контрольный этап, который был выбран перед вызовом действия добавления. Если Вы добавляете первую запись в пустой справочник, то это поле будет пустым. Если Вы хотите добавить запись первого уровня (самостоятельный этап, не входящий ни в один из существующих), то значение в этом поле нужно очистить (выделить текст в этом поле мышкой и нажать клавишу "Delete" ).

Если добавляется этап, предусматривающий сдачу экзамена, в поле "Предмет испытаний" необходимо ввести наименование предмета из справочника Предметы испытаний в аспирантуре  (переход в справочник осуществляется при нажатии кнопки с тремя точками в правой части поля). В противном случае это поле должно быть очищено.

Редактировать введенную информацию можно как непосредственно в главной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Удаление контрольного этапа осуществляется с помощью пункта контекстного меню "Удалить" или клавиши Del . При этом система не позволит удалить этапы, на которые имеются ссылки.

Все учебные планы аспирантуры, переданные в реализацию, отображаются в представлении Учебные планы аспирантуры (форма Учебные планы аспирантуры).

Кстати

Разработка объединенных учебных планов аспирантуры ведется на участке Разработка учебных планов см. Объединенные учебные планы аспирантуры .