Работа с информацией о приеме в аспирантуру ведется в форме Прием в аспирантуру . Эта форма доступна для пользователей, имеющих права на работу с участком АСПИРАНТ . Форма может открываться путем нажатия на иконку на Панели управления или выбором формы в Консоли управления.

Справочники по приему в аспирантуру располагаются в форме Прием в аспирантуру, в которой доступны следующие справочники:

В справочнике Наборы в аспирантуру отображаются записи о годах набора аспирантов.

Каждая запись справочника наборов в ВУЗ соответствует учебному году, в котором производится набор в аспирантуру.

Для добавления записи о новом годе набора необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить набор.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Имя набора.
   • Наименование набора.
   • Учебный год студентов, во время которого будет проводиться набор аспирантов. Учебный год выбирается из общевузовского справочника Календарные периоды для студентов. Если в этом справочнике нет нужного учебного года, то с помощью действия контекстного меню Добавить период обучения можно добавить требуемый учебный год.
   • Учебный год аспирантов, который соответствует учебному году студентов. Значение устанавливается путем выбора из справочника Календарные периоды обучения записи об учебном годе, на который будут зачисляться поступающие данного набора.
   • Учебный год по ФДП при необходимости можно указать учебный год по ФДП, который соответствует году набора аспирантов.
   • Дата начала набора и Дата окончания набора нужно задать период проведения набора в аспирантуру.
3. Нажать кнопку ОК.

После добавления записи о наборе нужно установить значение свойства Количество конкурсов для выбора.

Каждая запись о наборе в аспирантуру имеет подчиненные записи о конкурсах в аспирантуру, имевших место в данном наборе, и о проходящих в рамках набора вступительных испытаниях.

Работа с конкурсами в аспирантуру ведется в форме Прием в аспирантуру в представлении Конкурсы в аспирантуру, подчиненное представление Наборы в аспирантуру для каждого из наборов. Каждая запись о конкурсе соответствует одной из образовательных программ, на которую производится набор аспирантов в данном году. Также записи о конкурсах имеют дополнительные характеристики, в том числе, контрольные цифры приема на очную и заочную формы обучения.

Для добавления записи о конкурсе в справочник необходимо:

1. В представлении Наборы в аспирантуру выбрать текущий набор.
2. В представлении Конкурсы в аспирантуру из контекстного меню вызвать действие Добавить конкурс в аспирантуру
   
   
   • В поле Филиал нужно выбрать филиал ВУЗа.
   • В поле Образовательная программа нужно выбрать образовательную программу для конкурса в аспирантуру.
   • В поле Аббревиатура конкурса нужно указать аббревиатуру для конкурса. Аббревиатура конкурса должна быть по-возможности краткой, но должна позволять идентифицировать конкурс. Повтор аббревиатур для разных конкурсов недопустим.
3. Нажать кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК в представлении Конкурсы в аспирантуру  появится новая запись о конкурсе.

Значения контрольных цифр для очной и заочной форм обучения, даты начала и окончания периода регистрации поступающих и проведения конкурса портфолио нужно установить после создания записей о конкурсах. В представлении Конкурсы в аспирантуру для каждой научной специальности отображаются значения контрольных цифр приема на очную форму обучения, на заочную форму обучения и общая контрольная цифра, равная их сумме (вычисляется автоматически и недоступна для изменения).

Справочник содержит перечень профилей по образовательной программе.

Перечень профилей можно изменять следующим образом см. Профили по программам аспирантуры.  

Данный справочник содержит перечень видов мест доступных на конкурс в аспирантуру.

Для добавления нового вида места на конкурс необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вид мест.
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Выбрать Вид мест для аспирантов.
   • Указать Количество мест.
3. Нажать кнопку ОК.

Редактирование информации о количестве мест для каждого вида мест возможно, как непосредственно в представлении Места на конкурс, так и посредствам соответствующего пункта инспектора объектов.

Данный справочник содержит перечень предметов, по которым проводятся вступительные испытания в аспирантуру в рамках одного определенного года набора.

Добавление нового предмета вступительных испытаний необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вступительное испытание.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • В поле Порядковый номер  нужно ввести целочисленное значение порядкового номера предмета в перечне всех предметов.
   • В поле Предмет в аспирантуру нужно выбрать один из предметов из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если нужного предмета в справочнике нет, его нужно предварительно добавить, перейдя в данный справочник.

     Важно!

     Для добавления иностранного языка необходимо выбрать запись справочника Предметы испытаний в аспирантуре с наименованием "Иностранный язык", в который входят Английский язык, Немецкий язык и т.д.

   • При необходимости можно установить признак Только для академической аспирантуры.
   • В поле Максимальный балл нужно указать значение максимального балла, которое может быть установлено при проведении вступительного испытания.
   • В поле Неудовлетворительная оценка до нужно указать значение балла, до которого оценка будет считаться неудовлетворительной.
   • При необходимости можно установить признак Оценка по составляющим. 
3. Нажать кнопку ОК.

Справочник содержит перечень вступительных испытаний, проводимых в рамках одного определенного набора аспирантов.

Для добавления проведения вступительного испытания необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить проведение испытания в аспирантуру.
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Этап набора.
   • Филиал можно указать филиал, если вступительное испытание будет проводиться только для поступающих в аспирантуру филиала.
   • Предмет испытания в поле нужно выбрать один из предметов из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если нужного предмета в справочнике нет, его нужно предварительно добавить, перейдя в данный справочник.
   • Дата проведения испытания.
   • Приказ об утверждении комиссии, если приказ об утверждении комиссии введены в систему, то из справочника Приказы об утверждении комиссий в аспирантуру нужно выбрать требуемый приказ, если приказ отсутствует в справочнике, то с помощью действия контекстного меню Добавить приказ об утверждении комиссии можно добавить новый приказ об утверждении комиссии и выбрать его.
   • Форма обучения.
   • Образовательная программа.
   • Если вступительное испытание проводится только для определенной отрасли науки или научной специальности, то в полях Только отрасль науки или Только научная специальность нужно указать соответствующее значение.
   • Если вступительное испытание проводится только для поступающих в аспирантуру на определенный факультет или кафедру, то в полях Только поступающие на факультет или Только поступающие на кафедру нужно указать соответствующее значение.
   • Если вступительное испытание проводится для всех поступающих в аспирантуру, но за исключением поступающих в аспирантуру на определнный факультет, то в поле Исключить поступающих на факультет нужно указать соответствующий факультет.
   • Если при добавлении проведения испытания необходимо сформировать список участников вступительного испытания, то нужно установить признак Сформировать список участников.
3. Нажать кнопку ОК.

В результате в представлении Проведение испытаний будет добавлена запись о проведении вступительного испытания. Если в форме параметров был установлен признак Сформировать список участников, то в подчиненном представлении Участники испытания  будет сформирован список участников вступительного испытания с учетом установленных значений для параметров Филиал, Образовательная программа, Форма обучения, Только отрасль науки, Только научная специальность, Только поступающие на факультет, Только поступающие на кафедру и Исключить поступающих на факультет.

Справочник позволяет формировать состав предметной комиссии для проведения вступительных испытаний.

Для добавления нового члена предметной комиссии необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить члена комиссии.
2. В форме параметров указать следующие данные: 

Справочник отображает перечень участников испытаний. Для пользователей справочника доступна возможность зачета испытания участника сертификатом, для этого необходимо:

1. Выбрать участника испытаний.
2. Из контекстного меню вызвать действие Зачесть сертификатом.
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Вид сертификата.
   • Балл сертификата.
   • Оценка за экзамен. 
4. Нажать кнопку ОК.

Данный справочник содержит информацию о видах мест, в зависимости от способа финансирования. Помимо наименования, каждая запись о виде мест включает в себя информацию о том, является ли данный вид мест бюджетным и входит ли данный тип мест в контрольные цифры приема (государственное задание). Данный справочник является единым для всех конкурсов в аспирантуру и всех наборов.

Для добавления нового вида места необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить вид места.
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Краткое и Полное наименование.
   • Если места являются бюджетными, то для признака Являются бюджетными необходимо установить значение "Да".
   • Если места входят в контрольную цифру, то для признака Входят в контрольную цифру необходимо установить значение "Да".
   • Если места предназначены для иностранных граждан, то для признака Для иностранных граждан  необходимо установить значение "Да".
   • При необходимости исключения возможности использования вида места, для признака Не используется нужно установить значение "Да".
3. Нажать кнопку ОК.

Редактирование информации о виде мест возможно, как непосредственно в представлении Виды мест для аспирантов, в которой представлены имеющиеся виды мест, так и посредствам соответствующих пунктов инспектора объектов.

Для начала работ с разделом Прием в аспирантуру необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:

• Филиалы
• Образовательные программы аспирантуры
• Профили по программам аспирантуры
• Отрасли науки  
• Профили подготовки аспирантов
• Входит в отрасли науки
• Кафедры, реализующие подготовку по профилю
• Предметы вступительных испытаний
• Виды мест для аспирантов
• Конкурсы в аспирантуру
• Места на конкурс
• Проведение испытаний
• Предметная комиссия
• Студенческие олимпиады  

После заполнения справочников можно переходить к следующему этапу  

Регистрация поступающих в аспирантуру и участников конкурсов портфолио осуществляется с помощью соотвествующего личного кабинета (см. Регистрация с помощью личного кабинета). Также предусмотрена возможность регистрации поступающих в аспирантуру с помощью функциоанльности раздела Прием в аспирантуру (см. Регистрация поступающих с помощью обозревателя данных).  

Для организации удаленного взаимодействия с поступающими в аспирантуру и участниками конкурса портфолио используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

Пример

Пример стартовой страницы личного кабинета:

Регистрация поступающих в аспирантуру через личный кабинет разделена на три основных этапа:

1. Получение логина и пароля.
2. Регистрация в качестве участника конкурса портфолио.
3. Регистрация в качестве абитуриента аспирантуры.

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание поступающие в аспирантуру могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. Подробнее в разделе Подготовка к работе личных кабинетов.

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора и текущий этап набора (см. Настройки участка "Аспирант"), настроены  временные шкалы  для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники:

- Образовательные программы аспирантуры

- Профили по программам аспирантуры

- Наборы в аспирантуру

- Конкурсы в аспирантуру

- Аспирантские школы

- Отрасли науки

- Предметы испытаний в аспирантуре

При заполнении формы регистрации в личном кабинете поступающий в аспирантуру и участник конкурса портфолио должен отметить желаемый конкурс, на который он хочет зарегистрироваться. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в аспирантуру.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора управляется с помощью установки параметров "Дата начала регистрации" и "Дата окончания регистрации" поступающих в аспирантуру и "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" заявок на участие в конкурсе портфолио:

Если значение полей "Дата начала регистрации", "Дата окончания регистрации", "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" для конкурса пустые или текущая дата попадает в промежуток между датой начала и окончания набора, указанной для конкурса, то данный конкурс будет доступен для выбора в Личном кабинете.

Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал подраздела Управление личными кабинетам. В форме Настройка личных кабинетов представлена таблица данных  Временные шкалы, которая предназначена для определения дат и времени моментов событий, после наступления, которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета.

Для настройки Личных кабинетов поступающих в аспирантуру и участников конкурса портфолио необходимо:

1. В таблице данных Временные шкалы выбрать запись "Поступающие в аспирантуру".
2. В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы  и Точки временной шкалы по филиалам  представлены все события, для которых необходимо проверить правильность установки даты и времени их наступления.

   Важно!

   Если событие наступило (текущая дата и время находятся после даты и времени момента события по шкале времени), то для него в поле Время прошло будет автоматически установлено значение "Да".

   • Начало возможности получения логина/пароля и Конец возможности получения логина/пароля - данные события позволяют задать период для получения логина и пароля от Личного кабинета. Ссылка для получения логина и пароля будет доступна только при условии, что момент события "Начало возможности получения логина/пароля" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Конец возможности получения логина/пароля" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет"). Если еще не наступил момент события "Начало возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло установлено значение "Нет"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация не началась)". Если наступил момент события "Конец возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло  установлено значение "Да"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".
   • Направление в общежитие: начало и Направление в общежитие: конец - данные события позволяют задать период доступности раздела "Общежитие" личного кабинета поступающего в аспирантуру. Раздел "Общежитие" будет доступен только при условии, что момент события "Направление в общежитие: начало" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Направление в общежитие: конец" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет").
   • Начать доступности раздела "Вступительные испытания"  - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете станет доступным раздел  Вступительные испытания. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала. 

     Совет

     Для того чтобы раздел Вступительные испытания перестал быть доступным в личном кабинете, необходимо для события Начать доступности раздела "Вступительные испытания установить Момент события таким образом, чтобы текущая дата и время находились до даты и времени момента события по шкале времени.

   • Конец возможности изменять данные о документе, удостоверяющем личность (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка подразделе "Документ, удостоверяющий личность" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о фактическом адресе (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Адрес фактического проживания" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные об образовании (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять информацию о поступлении (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление - обязательная часть" и "Поступление" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о контактных лицах (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Контактная информация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные раздела Портфолио (конкурс портфолио) - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть доступной возможность изменять данные раздела Портфолио. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о поступлении (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о предыдущем образовании (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
3. Так как процесс приема аспирантов повторяется ежегодно, то перед очередным циклом необходимо для каждого события задать новые даты и время наступления момента события. Для этого необходимо:
   • В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы выбрать нужную запись события.
   • В поле Момент события ввести новую дату и время в формате DD.MM.YYYY hh:mm:ss, после чего нажать клавишу Enter.

     Важно!

     Если в поле Момент события ввести дату без указания времени наступления события, то времени наступления события автоматически будет присвоено значение 00:00:00. Например, если для события "Логин и пароль: окончание регистрации " в поле Момент события ввести просто дату 31.03.2016, без указания времени, то 31.03.2016 после наступлении времени 00 часов 00 минут 00 секунд (момент события наступил) ссылка на получение логина и пароля станет не активной, а вместо нее отобразится надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".

   • Так же можно сдвинуть дату с помощью контекстного меню и вызвать действие Сдвинуть, в форме параметров указать количество дней для смещения даты и нажать кнопку ОК.

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись поступающего аспиранта). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "поступающий в аспирантуру" или "участник конкурса портфолио". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок.

Процесс регистрации поступающих в аспирантуру через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Работа модератора участка Аспирант  заключается в рассмотрении поступающих заявок удаленных пользователей. Работа с заявками ведется в отдельной форме системы

Первой таблицей данных в этой форме является таблица  Категории заявок модератору. В ней отображается дерево категорий заявок. Если выбрать любую из категорий, то в таблице данных Заявки ожидающие рассмотрения отобразятся записи о заявках удаленных пользователей выбранной категории.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11) либо с помощью действия контекстного меню Посмотреть и принять.

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки:

Определить категории заявок для автоматического приема

Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":

1. В разделе Заявки удаленных пользователей необходимо открыть представление (таблицу данных) Категории заявок модератору.
2. Далее нужно выбрать категорию заявок, для которой необходимо установить признак автоматического приема.
3. В Инспекторе объектов (более подробно о работе с Инспектором объектов см. Работа с Инспектором объектов) нужно найти признак Принимать автоматически и установить для него значение "Да".

Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок

Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:

1. В представлении (таблице данных) Категории заявок модератору выбрать категорию заявок, для которой будет формироваться расписание.

   Важно!

   Расписание можно формировать для каждой категории заявок, не имеющей дочерних категорий. Например, в категорию заявок "Регистрация" входят дочерние категории "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс портфолио". Для категории "Регистрация" формирование расписания невозможно, а для дочерних категорий "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс", не имеющих дочерних категорий, формирование расписания допустимо.

2. Для выбранной категории заявок открыть представление (таблицу данных) Автоматический прием заявок.
   
3. Их контекстного меню вызвать действие Новый период автоматического приема.
4. В форме параметров необходимо:
    
   • В полях Начало приема и Конец приема указать дату и время начала и конца периода автоматического приема заявок.
   • При необходимости в поле  Комментарий можно оставить комментарий.
   • В поле Интервал приема, минут задать интервал выполнения процедуры приема заявок.
5. Нажать кнопку ОК.

Регистрация поступающих в аспирантуру осуществляется в форме  Прием в аспирантуру  в главной таблице Поступающие в аспирантуру (текущий набо)  при помощи пункта контекстного меню "Зарегистрировать" .

В любой из дней регистрации поступающих в аспирантуру можно формировать сводную статистическую информацию о численности зарегистрированных поступающих по научным специальностям в сравнении с контрольными цифрами приема. Формирование этого отчета описано в разделе  Сводка по количеству поступающих.

Форма задания параметров при регистрации поступающего состоит из нескольких вкладок.

На вкладке "Общие" заносятся персональные данные поступающего (ФИО, дата рождения, паспортные данные, адреса и телефоны и т.д.).

• Персональные данные
  • В полях "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте поступающего (или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае, если поступающий не имеет отчества, в поле "Отчество" рекомендуется поставить символ "-" или какой-либо другой символ, который впоследствии не затруднит чтение имени абитуриента. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.

    Важно!

    При регистрации поступающего возможна ситуация, когда этот человек ранее регистрировался в Системе как поступающий прошлых лет набора или на других участках системы (как абитуриент, студент, выпускник). Также не исключена ситуация, что поступающий пытается зарегистрироваться повторно в том же наборе. При возникновении таких ситуаций Система выдает регистратору соответствующее сообщение. Несмотря на то, что идентификация человека в Системе производится по значениям четырех полей "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Дата рождения" , поиск поступающего происходит после заполнения трех первых полей. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем и отчеством найдется в Системе, то пользователь увидит примерно следующее сообщение: Сообщение содержит информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения поступающего, а также от том, какие записи о статусах поступающего существуют в Системе. Например, сообщение на приведенном выше рисунке содержит информацию о том, что в системе уже существуют записи об Иванове Иване Ивановиче с датой рождения 01 января 1990 года. В 2011 году он участвовал в Олимпиаде магистров, проводимой ВУЗом, а также был участником Олимпиад в 2012 году. Эта информация предназначена для того, чтобы определить, тот же человек регистрируется в качестве поступающего в аспирантуру, или другой. Окно сообщения содержит вопрос "Использовать найденные данные?" , а также две кнопки, позволяющие ответить на этот вопрос " Да" или " Нет" . Если регистратор нажмет кнопку " Да" (использовать данные), то следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные поступающего, будут автоматически заполнены информаией, ранее введенной в систему для найденного поступающего. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если регистратор выберет ответ "Нет" (не использовать данные), то автоматического заполнения полей не произойдет. Так как поиск может проводится в случае, когда дата рождения еще не заполнена, может быть найден поступающий с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. В этом случае в окне сообщения надо нажать кнопку "Нет" (не использовать данные), после чего Система выполнит поиск другого поступающего с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. Если такой поступающий будет найден, то регистратор увидит новое сообщение и снова сможет принять решение о том, использовать ли найденные данные.

  • В поле "Дата рождения" необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операионной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).

    Важно!

    Значения полей "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Дата рождения" однозначно идентифицируют поступающего в Системе. При изменении любого из этих полей во-первых, произойдет очистка всех следующих далее полей формы, а во-вторых произойдет поиск существующего в Системе поступающего с такими же значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения (описано выше).

  • Поля "ФиО в РП (от кого?)" , "ФиО в ДП (выдать кому?)" и "ФиО в ВП (зачислить кого?)" заполняются автоматически после того, как заполнены поля "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Пол" . При изменении значений в любом из этих полей ФИО в падежах также переформировываются. значение ФИО в падежах доступно для изменения. Если регистратор или сам поступающий считают, что ФИО в падеже сформировано неверно, его можно изменить.
  • "Домашний телефон" , "Контактный телефон" - в эти поля необходимо ввести номера телефонов поступающего. Данные поля допускают ввод любых текстовых строк, однако регистратор должен следить за тем, чтобы во-первых, номер телефона обязательно включал в себя код города (в том числе для московских телефонов), и во-вторых, чтобы введенный телефонный номер был в последствии удобен для чтения (использовать пробелы и знаки "-").

    Совет

    Рекомендуется вводить телефонные номера в следующем формате: (495) 348-65-56 (Москва) (499) 152-45-12 (Москва) (8412) 48-65-56 (Нижний Новгород) (83147) 5-12-50 (Нижегородская область, г. Арзамас) 10 375 (163) 25-40-78 (Беларусь, Брестская область, г. Барановичи) 10 1 (305) 127-56-89 (США, штат Флорида, г. Майами) Телефонный номер должен включать в себя всю информацию, которая понадобится пользователям Системы для того, чтобы позвонить по указанному телефонному номеру из того города, где они находятся.

• Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного поступающим документа
  • "Вид документа" - в этом поле нужно выбрать вид представленного документа из справочника Виды документов. Выбор возможен только среди тех записей справочника, которые являются дочерними по отношению к записи с кратким наименованием "Удостоверяющий личность". Выбор вида документа может повлиять на требования к заполнению следующих ниже полей:
    • При выборе значения " Паспорт гражданина РФ" в поле "Гражданство" установится значение " РФ", которое будет недоступно для изменения. Поле "Серия" станет обязательным для заполнения и будет допускать только ввод четырех ифр без пробелов. Поле "Номер" будет допускать ввод только шести ифр без пробелов.
    • При выборе значения " Российский загранпаспорт" поле "Гражданство" также автоматически заполнится значением "РФ" и станет недоступным для изменения.
    • При выборе значения " Паспорт гражданина другого государства" в поле Гражданство невозможно будет установить значение РФ (при попытке выбора этого значения поле останется пустым).
    Выбор любого другого вида документа не накладывает дополнительных требований на другие поля формы. Если нужного вида документа нет в справочнике, необходимо обратиться к Администратору системы с просьбой добавить новый вид документа в справочник.
  • Если поле "Гражданство" не заполнено автоматически, его значение надо выбрать из справочника Страны и регионы. Ограничение на значение, допустимое для ввода в это поле, зависит от выбранного вида документа. Если не удается ввести в поле нужное значение, это означает, что необходимо изменить значение в поле " Вид документа" .
  • Поле "Серия" будет обязательным для заполнения только если в поле "Вид документа" выбрано " Паспорт гражданина РФ". При выборе других видов документа поле допускает ввод любых символов. Оставить поле пустым можно только в том случае, если документ действительно не имеет серии.
  • Поле "Номер" обязательно для заполнения. В случае выбора в поле "Вид документа" значения " Паспорт гражданина РФ" поле допускает ввод только цифр. При выборе любого другого вида документа поле допускает ввод любых символов.
  • В поле "Кем выдан" допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 127 символами. В случае, если запись об органе, выдавшем документ, превышает 127 символов, ее допустимо сократить.
  • В поле "Дата выдачи" необходимо ввести дату выдачи документа. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.
  • В поле "Место рождения" вводится место рождения поступающего, указанное в паспорте.
• По регистрации в паспорте - данная группа полей предназначена для занесения информации о месте постоянной регистрации поступающего.
  • Поле "Почтовый индекс" необязательно для заполнения. Поле допускает ввод только цифр.
  • В поле "Регион проживания" необходимо выбрать регион РФ или страну, в которой постоянно проживает поступающий. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для граждан иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну, гражданином которой является поступающий. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
  • В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
  • В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион проживания" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
  • В поле "Адрес регистрации" надо ввести текст, представляющий собой часть адреса, следующую после почтового индекса, региона и населенного пункта (как правило, начиная с улицы).

На вкладке  "Предыдущее образование"  заносятся данные о представленном поступающим документе о высшем образовании и законченном образовательном учреждении.

Группа полей Персональные данные:

• В поле "Вид документа" необходимо указать вид документа о высшем образовании, предоставленного поступающим. Выбор осуществляется из справочника Виды документов. При этом для выбора будут доступны только те записи справочника, для которых при создании в поле "Родитель" было указано "Документы о высшем образовании".
• В поле "Направление" необходимо указать направление обучения, по которому получен документ о высшем образовании. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Направления и специальности. При этом для выбора будут доступны только направления, для которых при создании в поле "Уровень образования" было установлено значение "высшее профессиональное образование". 
• Поле "Степень/квалификация" заполняется соответствующим значением из справочника Степени / Квалификации, подчиненного справочнику Направления и специальности.
• В полях "Серия" , "Номер" , "Дата выдачи" и "С отличием" заносятся соответствующие реквизиты предоставленного поступающим документа о высшем образовании. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы. 

Флажок "Окончил наш ВУЗ" служит для автоматического ввода информации о законченном ВУЗе в случае, если поступающий является выпускником нашего ВУЗа. При этом значения полей, относящихся к ВУЗу, заполняются автоматически и недоступны для изменения. В случае, если поступающий не является выпускником нашего ВУЗа, флажок имеет значение "нет" и ввод значений в поля группы "ВУЗ" является обязательным.

Группа полей ВУЗ:

• В поле "Регион" необходимо выбрать регион РФ или страну ВУЗа. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для ВУЗов иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну ВУЗа. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
• В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
• В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
• В поле "ВУЗ (поиск)"  необходимо выбрать наименование ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника ВУЗы  после нажатия на кнопку  справа от поля ввода. В открывшемся списке будут представлены только те записи о ВУЗах, для которых параметр "Регион" совпадает со значением указанным в поле "Регион" данной формы. Кроме прямого выбора из справочника возможен автоматический поиск по справочнику. Для этого необходимо в поле "ВУЗ (поиск)" начать вводить наименование ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике  ВУЗы и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" (сравнивается и краткое и полное наименование ВУЗа). Если ВУЗ с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование ВУЗа, которого нет в справочнике необходимо осуществить выбор из справочника как описано выше. Если в справочнике нет записи о ВУЗе с таким наименованием, необходимо перейти к заполнению следующего поля. 
• Заполнение поля "Краткое наименование" производится с клавиатуры краткого наименования (аббревиатуры) ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике ВУЗы  в колонке "Краткое наименование" и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если ВУЗ с подобным кратким наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено краткое наименование ВУЗа, которого нет в справочнике, то при выполнении процедуры регистрации новая запись о ВУЗе будет добавлена в справочник ВУЗы.
• Если запись о ВУЗе найдена в справочнике ВУЗы  после ввода наименования в полях "ВУЗ (поиск)" или "Краткое наименование" , то поле "Полное наименование" будет заполнено автоматически из справочника. Если ВУЗ не найден и регистратор планирует создать новую запись о ВУЗе, то в этом поле необходимо ввести полное наименование ВУЗа в соответствии с документом о высшем образовании.

В поля закладки "Поступление" вводятся данные о поступлении.

Значения полей "Год набора" , "Форма обучения"  выбираются из общих справочников.

В поле "Дата подачи заявления" необходимо ввести дату. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.

Группа полей Поступление :

• В поле "Конкурс на образовательную программу" выбор осуществляется из справочника Конкурсы в аспирантуру.
• В поле "Профиль по Образовательной программе" выбор осуществляется из справочника Профили по образовательной программе.   
• В поле "Вид места" выбор осуществляется из справочника Виды мест для аспирантов.
• В поле "Академическая аспирантура"  необходимо установить значение "Да", если аспирант поступает в академическую аспирантуру.
• В поле "Вступительный по иностранному" выбор осуществляется из справочника Предметы вступительных испытаний. 
• После выбора конкурса в аспирантуру, список возможных значений, вводимых в поле "Кафедра" , ограничивается только теми кафедрами, которые ведут подготовку аспирантов по выбранному профилю образовательной программы.
• В поле "Научный руководитель" выбор осуществляется из справочника Все преподаватели. После выбора руководителя в поле "Ученая степень руководителя" выбирается его ученая степень.

Группа полей Реферат по специальности :

Если поступающим представлен реферат по конкурсной специальности необходимо установить соответствующий флажок, после чего осуществляется ввод рецензента реферата по специальности путем выбора из справочника "Все преподаватели" . Флаг "Отзыв на реферат" может иметь значения "Нет", "Положительный" или "Отрицательный".

Группа полей Дополнительная информация :

• В случае если у поступающего нет публикаций, в поле "Число публикаций" вводится значение "0".
• В поле "Имеет рекомендацию ГАК" нужно установить значение "Да", если у поступающего в аспирантуру имеется рекомендация ГАК.
• При необходимости в поле "Результат конкурса портфолио" можно выбрать из списка результат участия в конкурсе портфолио.
• В поле  "Примечание"  при необходимости можно оставить комментарий, касающейся поступления аспиранта. 

В поле "Требуется общежитие" необходимо установить значение "Да" для аспирантов, которым необходимо предоставление общежития.

Если поступающий имеет документ о ранее сданных кандидатских экзаменах, результаты этих экзаменов вводятся в поля закладки "Ранее сданные кандидатские" .

Система имеет возможность засчитать результаты ранее сданных кандидатских как кандидатские, для чего значения соответствующих флажков должны иметь значения "Да".

В поля закладки "Кандидатские экзамены" вводится информация об оценках и датах сдачи экзаменов.

Если в момент регистрации нет информации об экзаменационных оценках, заполняются только обязательные поля (иностранный язык), для последующего формирования перечня испытаний и ввода оценок.

Поля закладки "Родственники" содержат информацию о родственниках поступающего.

При вводе информации о родственнике или контактном лице в обязательном порядке должны быть заполнены поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" . В противном случае запись не будет создана.

Важно!

Кнопка ОК будет активна только тогда, когда все обязательные поля на всех закладках будут заполнены допустимыми значениями.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Поступающие в аспирантуру (текущий набор)" и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

В подчиненной таблице "Вступительные испытания (текущий набор)" хранится перечень вступительных испытаний. Если в процессе регистрации были введены оценки за вступительные испытания, то в данной таблице помимо перечня испытаний отражаются и оценки. Добавление или удаление вступительных испытаний не предусмотрено. Ввести или отредактировать оценки можно непосредственно в данной таблице, либо при помощи Инспектора объектов. Кроме того, если необходимо, с помощью соответствующего пункта контекстного меню можно осуществить зачет сертификата в качестве результата по вступительному испытанию. Обычно, данная возможность используется при предъявлении сертификатов по иностранному языку.

Подчиненная таблица "Ранее сданные кандидатские" содержит информацию о ранее сданных кандидатских экзаменах. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить ранее сданный экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Кандидатские в аспирантуре" содержит перечень кандидатских экзаменов, которые аспирант должен сдать в процессе обучения. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить кандидатский экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все кандидатские" содержит информацию обо всех кандидатских экзаменах. Данная таблица предназначена только для просмотра. Добавление, редактирование или удаление экзаменов осуществляется в тех таблицах, к которым относится экзамен (ранее сданный или кандидатский в аспирантуре).

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны поступающего. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Родственники и контактные лица" содержит информацию о родственниках и контактных лицах с указанием контактной информации. Добавление и удаление контактного лица осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Участники конкурса портфолио (текущий набор)" (форма Конкурс портфолио) и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

Подчиненная таблица "Документы портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию о документах портфолио, прикрепленных участником в личном кабинете. Добавление или удаление документа осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить документ" или "Удалить" . Редактирование записи о документе осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Публикации для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит перечень публикаций участника для портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Исключить публикацию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Участие в конференциях для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию об участии в конференциях, указанную в личном кабинете для портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Исключить конференцию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все публикации" содержит перечень публикаций участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Удалить публикацию" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все участия в конференция" содержит информацию об участии в конференциях участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Удалить участие в конференции" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны участника конкурса портфолио. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Опыт работы" содержит информацию о местах работы участника конкурса портфолио. Добавление и удаление места работы осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить место работы" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Для загрузки файла с заявлением поступающего в аспирантуру существует следующие действия:

Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления поступающего)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо выбрать запись поступающего в аспирантуру.
2. Из контекстного меню нужно вызвать действие Загрузить заявление для ФИС.
3. В форме параметров необходимо загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку , выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
4. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.

Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более поступающих)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо из контекстного меню вызвать действие Загрузить заявления абитуриента из папки.
2. В форме параметров необходимо:
   
   • В поле Набор указать год набора, для которого загружается заявление.
   • В поле Папка нужно указать путь к файлу с заявлением.
3. После заполнения формы параметров нужно нажать кнопку ОК.

Работа по планированию вступительных испытаний, занесению и анализу их результатов ведется в форме Прием в аспирантуру. Работать с информацией о вступительных испытаниях можно как в подчиненном представлении Проведение испытаний  основного представления  Наборы в аспирантуру , так и в основной таблице Вступительные испытания (текущий набор)  (в этой таблице отображаются испытания в рамках всех наборов). Списки участников каждого испытания отображаются в подчиненном представлении Участники испытания .

В рамках каждого из наборов проводятся вступительные испытания. Каждое вступительное испытание проводится по одному из предметов, созданных в справочнике Предметы испытаний в аспирантуре. На каждое вступительное испытание должны явиться поступающие, сдающие один из предметов и отобранные по ряду параметров (форма обучения, отрасль науки, научная специальность, факультет, на кафедру которого они поступают). Для формирования каждого испытания необходимо выбрать предмет испытания, а также установить условия отбора участников.

Перечень вступительных испытаний, проводимых в рамках набора, отображается в основном представлении Наборы в аспирантуру для каждого набора в подчиненном представлении Проведение испытаний . В этом представлении по умолчанию вступительные испытания сгруппированы по предметам испытания. Также перечень всех вступительных испытаний отображается в основном представлении Вступительные испытания (текущий набор) , в которой по умолчанию испытания сгруппированы по годам набора. Каждое вступительное испытание имеет свойства Дата проведения испытания, Предмет испытания, а также набор дополнительных характеристик, определяющих условия отбора его участников.

Для создания вступительного испытания нужно в форме Прием в аспирантуру в представлении Наборы в аспирантуру выбрать текущий набор, перейти в подчиненное представление Проведение испытаний и вызвать действие контекстного меню Добавить проведение испытания в аспирантуру. Одновременно с созданием вступительного испытания может формироваться и список его участников.

• В поле Этап набора нужно указать этап набора, для участников которого добавляется вступительное испытание.
• В поле Филиал указать филиал, для которого добавляется вступительное испытание.
• В поле "Предмет испытания" нужно выбрать предмет из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. В случае экзамена по специальности нужно выбирать "Специальность". В случае экзамена по иностранному языку нужно выбирать один из иностранных языков ("Английский язык", "Французский язык" и т.п.).
• В поле Дата проведения испытания нужно установить дату, на которую назначено испытание. После создания испытания дату его проведения можно будет изменить.
• В поле "Форма обучения" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка.

  Важно!

  Заполнять остальные поля формы нужно только в том случае, если для поступающих, имеющих различные значения данных характеристик, проводятся отдельные испытания по данному предмету.

• Если вступительное испытание предусмотрено только для поступающих в аспирантуру по одной определенной образовательной программе, то необходимо в поле Образовательная программа указать данную программу. 
• Если для поступающих на различные отрасли науки и/или на различные научные специальности по выбранному предмету проводятся разные вступительные испытания, то в поле Только отрасль науки нужно выбрать одну из отраслей, по которым ведется подготовка аспирантов. Если поступающие на все отрасли науки сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если для поступающих на различные научные специальности по выбранному предмету проводятся разные вступительные испытания, то в поле Только научная специальность нужно выбрать одну из научных специальностей, по которым ведется подготовка аспирантов. Также в этом случае нужно установить значение в поле Только отрасль науки , т.к. для выбора будут доступны только те научные специальности, которые входят в выбранную отрасль науки. Если поступающие на все научные специальности сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если в испытании должны принять участие только поступающие на один факультет, то в поле Только поступающие на факультет нужно выбрать факультет из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если поступающие на все факультеты (с учетом установленных значений отрасли науки и научной специальности) сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если из перечня участников испытания должны быть исключены поступающие на один из факультетов, то в поле Исключить поступающих на факультет нужно выбрать исключаемый факультет из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если из перечня участников, отобранных в соответствии со значениями, установленными в полях Только отрасль науки и Только научная специальность , не нужно исключать поступающих на один из факультетов, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Если в испытании должны принять участие только поступающие на одну кафедру, то в поле Только поступающие на кафедру нужно выбрать кафедру справочника кафедр. Если поступающие на все кафедры (у учетом условий, установленных в других полях) сдают испытание по этому предмету одновременно, значение в этом поле нужно оставить пустым.
• В поле Сформировать список участников по умолчанию устанавливается значение "Да" . Это значит, что после создания записи об испытании с заданными характеристиками на их основе будет произведен отбор зарегистрированных участников. Если в этом поле установить значение нет, то запись об испытании будет создана, но список его участников будет пустым. Сформировать его можно будет позже см. Формирование списка участников.

Описанным выше образом нужно сформировать каждое отдельное испытание по каждому из предметов.

Редактирование вступительных испытаний

После создания испытания для редактирования доступно только свойство Дата проведения испытания. Если испытание создано ошибочно, и его характеристики нужно изменить, то такое испытание нужно удалить и вместо него создать новое испытание.

Удаление вступительного испытания

Удалить запись о вступительном испытании можно путем вызова для нее действия контекстного меню Удалить. До удаления будет запрошено подтверждение. После удаления испытания список его участников будет расформирован, однако это не приведет к удалению записей об испытаниях у поступающих. Они сохранятся и по-прежнему будут отображаться в представлении Поступающие в аспирантуру в подчиненном представлении Вступительные испытания. Сохранится и информация о допуске к испытанию, оценке (в случае наличия). Сохранившиеся записи об испытаниях могут позже быть включены в список участников другого испытания.

Если при добавлении вступительного испытания (см. Формирование вступительных испытаний) список участников не сформировался или сформировался, но его необходимо уточнить, то нужно в представлении Проведение испытаний необходимо выбрать испытание и из контекстного меню вызвать действие Переформировать список участников.

После того как список участников готов можно формировать ведомость (см. Ведомость на вступительное испытание) и протокол (см. Протоколы вступительных испытаний).  

Установка результатов испытаний поступающих в аспирантуру осуществляется в представлении Участники испытания, подчиненном представлению Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор). Для этого необходимо:

1. В представлении Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор) выбрать испытание, для участников которого будут устанавливаться результаты.
2. В представлении Участники испытания для каждого участника в колонке Балл нужно установить результат участия, если испытание оценивается по составляющим, то результат нужно установить в колонках Балл за индивидуальное достижение и Балл за устную часть. Также результат можно установить в 10 бальной, 5 бальной и 3 бальной системе в соответствующих колонках представления.

Для вступительных испытаний по иностранным языкам возможен зачет результатов сертификатом. Для этого необходимо:

1. В представлении Участники испытания, подчиненное представлениям Проведение испытаний или Вступительные испытания (текущий набор), или Вступительные испытания, подчиненное представлению Поступающие в аспирантуру (текущий набор), выбрать запись с испытанием поступающего в аспирантуру, для которого производится зачет результатов сертификатом.
2. Из контекстного меню вызвать действие Зачесть сертификатом.
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Если данные об языковых сертификатах поступающего в аспирантуру были ранее загружены в систему, то в поле Сертификат абитуриента с помощью кнопки  можно выбрать существующий сертификат поступающего, при этом заполняться поля Вид сертификата, Дата выдачи сертификата, Иностранный язык и Файл сертификата.
   • Если в системе нет данных об языковых сертификатах, то нужно указать данные в полях Вид сертификата, Дата выдачи сертификата, Иностранный язык и Файл сертификата (при наличии).
   • В поле Балл в сертификате при необходимости указать балл, указанный в языковом сертификате.
   • В поле Оценка за экзамен указать оценку, которая будет зачтена.
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет установлена оценка за испытание, если были указаны данные нового сертификата, то он отобразиться в представлении Языковые сертификаты, подчиненное представлению Поступающие в аспирантуру (текущий набор).

Для отмены зачета результатов испытаний языковым сертификатом нужно использовать процедуру Отменить зачет сертификатом.

На участке приема в аспирантуру доступно формирование ряда отчетов, отображающих информацию о ходе регистрации участников, представляющих собой ведомости или протоколы вступительных испытаний, выписки из приказов о зачислении аспирантов. Список всех поступающих, сгруппированный по научным специальностям, позволяет анализировать результаты приемной кампании и принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению.

Данный отчет показывает соотношение количества мест для аспирантов и количества поданных заявлений по каждой группе направлений и профилей программы подготовки.

Отчет вызывается из главной таблицы Поступающие в аспирантуру. Для вызова отчета необходимо открыть контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться действием "Сводка по количеству поступающих".

Откроется окно выбора параметров:

Форме параметров необходимо указать Набор, для которого будет формироваться отчет, и при необходимости можно ограничить условия формирования отчета с помощью выбора параметров Этап набора и Филиал. При установке признака "Исключить рекомендованных вне конкурса" в сводке будут представлены только те аспиранты, для которых в таблице Поступающие в аспирантуру в колонке "Результат участия" не проставлено значение "рекомендован вне конкурса" 

После выбора параметров необходимо нажать кнопку "Ок".

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, их контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Контакты поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенный факультет, то нужно в поле Только поступающие на факультет выбрать факультет с помощью кнопки .
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенную кафедру, то нужно в поле Только поступающие на кафедру выбрать кафедру с помощью кнопки .

     Важно!

     Перед выбором кафедры в поле Только поступающие на кафедру, необходимо выбрать факультет в поле Только поступающие на факультет.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
   • Если в отчете должны быть данные только по рекомендованным к зачислению поступающим в аспирантуру, то в поле Только рекомендованные к зачислению нужно установить значение "Да".
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем, его контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

После того, как сформированы вступительные испытания и списки их участников, а также введены результаты, полученные поступающими за испытания, можно формировать итоговые списки поступающих с результатами испытаний, на основе анализа которых можно принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению в аспирантуру.

Списки поступающих могут формироваться как по всем поступающим, так и раздельно для по отраслям науки. Для формирования списков в форме Прием в аспирантуру в главной таблице данных Поступающие в аспирантуру нужно вызвать действие контекстного меню "Список поступающих в аспирантуру" . Откроется окно выбора параметров: 

• В поле "Набор" по умолчанию подставляется значение набора, установленное для поступающего, который был выбран в момент вызова действия. Это значение можно изменить, выбрав новое значение из справочника Наборы в аспирантуру . В этом случае сформируется список поступающих другого набора.
• В поле "Этап набора", если нужно получить список поступающих в рамках одного определенного этапа набора, необходимо указать одно из значений "Первый этап / Второй этап". 
• Если нужно сформировать список поступающих только по одной из отраслей науки, то в поле "Только отрасль науки" нужно выбрать эту отрасль из справочника Отрасли науки. Если нужно сформировать список всех поступающих, то значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Установка флажка в поле "Выводить соискателей" позволяет включать в отчет список соискателей.
• Установка флажка в поле "Отбирать только рекомендованных" позволит создать список поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлены значения "Рекомендован по конкурсу" или "Рекомендован вне конкурса" .
• Флажок "Исключить рекомендованных вне конкурса" позволяет исключить из списка поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлено значение  "Рекомендован вне конкурса" .
• Если установить флажки "Выделять отрицательные результаты" и "Выделять перезачтенные результаты", то в отчете будут выделены отрицательные и перезачтенные результаты. 

После нажатия кнопки ОК произойдет формирование отчета, который будет создан в виде файла MS Excel.

Выписка из приказа о зачислении формируется для выбранного поступающего. Выписка может быть сформирована только в том случае, если для поступающего установлен приказ о зачислении.

Для формировании выписки нужно открыть раздел Прием в аспирантуру , в ней перейти в главную таблицу данных Поступающие в аспирантуру , выделить нужного поступающего и для него вызвать действие контекстного меню "Выписка из приказа о зачислении" .

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем и приказе, которым он был зачислен в аспирантуру.

Протоколы вступительного испытания формируется для каждого из участников испытания по предмету. Формирование протоколов вступительного испытания производится в форме "Прием в аспирантуру" в таблице данных "Проведение испытаний" (главная таблица данных "Наборы в аспирантуру") или в главной таблице "Вступительные испытания в аспирантуру" . До формирования протокола необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Протоколы на участников" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированный таким образом отчет будет представлять собой файл MS Excel, содержащий листы протоколов на каждого из участников испытания. Список поступающих, на которых формируются протоколы, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных "Участники испытания", путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Протоколы вступительного испытания в аспирантуру"

Ведомость формируется для одного из вступительных испытаний по одному из предметов. Формирование ведомости на вступительное испытание производится в форме Прием в аспирантуру в таблице данных Проведение испытаний (главная таблица данных Наборы в аспирантуру ) или в главной таблице Вступительные испытания в аспирантуру . До формирования ведомости необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия контекстного меню "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Ведомость" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированная таким образом ведомость будет представлять собой файл MS Excel, содержащий информацию о вступительном испытании и дате его проведения, а также список поступающих. Список поступающих, отображаемый в ведомости, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных Участники испытания , путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Ведомость вступительного испытания в аспирантуру"

Данный отчет позволяет сформировать список участников, подавших документы в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме Прием в аспирантуру открыть таблицу данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Основной конкурс.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Этап набора,  Филиал и Направление подготовки. Для формирования отчета в краткой форме необходимо в поле Формировать в краткой форме установить значение "Да".
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список подавших документы в аспирантуру в формате MS Excel.

Данный отчет позволяет сформировать список участников конкурса портфолио.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио открыть таблицу данных  Участники конкурса портфолио (текущий набор) или  Участники конкурса портфолио (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Участники конкурса портфолио.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Филиал и Направление подготовки.
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список участников конкурса портфолио в формате MS Excel.

На любом этапе работы с поступающим в аспирантуру, после его регистрации, при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов поступающего в аспирантуру. Для этого необходимо:

1. В форме  Прием в аспирантуру, таблица данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор), выбрать поступающего в аспирантуру, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается поступающий, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит поступающий. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного поступающего в аспирантуру. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех поступающих, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный поступающий.
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству поступающего в аспирантуру (одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались поступающим в личном кабинете.

На любом этапе работы с участником конкурса портфолио после его регистрации при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов участника конкурса портфолио. Для этого необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио, таблица данных Участники конкурса портфолио (текущий набор), выбрать участника конкурса портфолио, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается участник, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит участник. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного участника. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех участников конкурса портфолио, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный участник. 
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству участника конкурса портфолио(одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались участником в личном кабинете.

Отчет содержит информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие  Языковые сертификаты поступающих  (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Отчет содержит информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Магистерские программы поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру. В отчет попадут только поступающие в аспирантуру, которые при регистрации указали диплом магистра или диплом зарубежного ВУЗа по иностранной магистерской программе.

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, принимавших участие в студенческих олимпиадах, у которых в справочнике Студенческие олимпиады  установлен признак Используются для поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Участники студенческих олимпиад (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, которые принимали участие в студенческих олимпиадах.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму прохождения вступительных испытаний.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Список поступающих в аспирантуру, сдающих экзамены дистанционно (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму участия во вступительных испытаниях.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, для которых при регистрации установлен признак Академическая аспирантура.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Претенденты в академическую аспирантуру (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего список поступающих в академическую аспирантуру.

Зачисление в аспирантуру осуществляется в главной таблице Поступающие в аспирантуру при помощи пункта контекстного меню "Зачислить" .

Процедура зачисления может проводиться как индивидуально, так и для группы поступающих, имеющих одну форму обучения, одну научную специальность, одну кафедру и включенных в один приказ о зачислении.

В поля "Форма обучения" , "Научная специальность" , "Научный руководитель" и "Кафедра" автоматически подставляются значения, введенные при регистрации поступающего. Скорректировать эту информацию можно до проведения процедуры зачисления, изменив значения соответствующих полей в главной таблице Поступающие в аспирантуру или в Инспекторе объектов .

После зачисления информация об аспирантах распределяется в зависимости от формы обучения в соответствующие главные таблицы Аспиранты очной формы , Аспиранты заочной формы и Соискатели . Список всех аспирантов содержится в главной таблице Все аспиранты .

После того, как выполнена процедура зачисления и установлен приказ о зачислении, можно формировать отчет Выписка из приказа о зачислении аспиранта, который сформирует выписку из приказа для выбранного поступающего.

Функционал системы позволяет проводить учет участников конкурса портфолио. Таблицы данных с участниками конкурса портфолио располагаются в форме Конкурс портфолио.

Участники конкурса портфолио регистрируются с помощью функционала личного кабинета (см. Регистрация с помощью личного кабинета). Результаты регистрации участников отображаются в таблице данных  Участники конкурса портфолио (текущий набор)  (см. Результаты регистрации поступающего в аспирантуру).

Дополнительно пользователям системы доступно действие. 

см. Выгрузить и сохранить документы участников конкурса портфолио.

см. Участники конкурса портфолио

Направить документы об образовании на признание можно с помощью раздела "Заявка на признание" личного кабинета поступающих в аспирантуру. 

Для отражения выбытия поступающего в аспирантуру необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) (форма  Прием в аспирантуру) выбрать поступающего в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Отразить возврат документов.
    
3. В форме параметров указать Дату возврата документов и нажать кнопку ОК.

Функционалом участка  Аспирант предусмотрена возможность передачи данных в систему ФИС ГИА.

Функциональность по передаче данных в ФИС ГИА доступна в форме Прием в аспирантуру.

Более подробно о передаче данных в ФИС ГИА см. в следующих разделах:

Загрузка информации в систему ФИС ГИА осуществляется в несколько этапов:

1. Создание приемной кампании в аспирантуру, которое описано в разделе  Формирование информации о приемной кампании.
2. Загрузка информации об образовательных программах. Описание формирования данной информации представлено в разделе  Формирование информации об образовательных программах.
3. Загрузка информации об объеме приема. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации об объеме приема.
4. Загрузка информации о конкурсных группах. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации о конкурсных группах. 
5. Загрузка информации о заявлениях поступающих в аспирантуру. Описание формирования данной информации представлено в разделах Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру и Формирование информации об измененных заявлениях поступающих в аспирантуру.
6. Загрузка информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ. Описание формирования данной информации представлено в разделе Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ.
7. Загрузка файлов заявлений поступающих в аспирантуру, вошедших в приказ. Описание загрузки файлов заявлений представлено в разделе Формирование выгрузки файлов заявлений поступающих в аспирантуру для передачи в ФИС ГИА.

Описанные этапы выполняются последовательно. Т.е. перед выполнением следующего этапа, необходимо дождаться окончания обработки информации, загруженной ранее в предыдущем этапе. А также убедиться в отсутствии ошибок (или их не критичности) при обработке системой ФИС (смотри раздел Проверка статуса обработки пакета-выгрузки в веб интерфейсе ФИС ГИА). Стоит отметить, что выполнение загрузки информации в рамках одного этапа, можно выполнять за несколько итераций и параллельно.

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о приемных кампаниях ВУЗа (бакалавриат, магистратура, аспирантура, программы ДПО) необходимо перейти в форму  Прием в аспирантуру и в представлении Наборы в аспирантуру  из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о приемной кампании (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).

В форме параметров необходимо задать параметры: год набора, филиал (для аспирантуры будет создаваться одна приемная кампания для всех филиалов), логин и пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема, а также указать путь и наименование файла для сохранения результата и выбрать папку со справочниками системы ФИС ГИА, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).

Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

Результатом работы данного действия будет xml - файл с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об образовательных программах, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об образовательных программах (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
    
   • Год Набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об объеме приема, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об объеме приема  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
   
   • Год Набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

     Совет

     Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

   • При необходимости можно ограничить выгрузку одним Конкурсом в аспирантуру.
   • Только по межправительственному соглашению, если установлено значение "Да", то данные будут передаваться только для видов мест, у которых в справочнике Виды мест для аспирантов  установлены признаки Являются бюджетными и Для иностранных граждан.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о конкурсных группах аспирантуры, необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о конкурсных группах   (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров необходимо указать следующие данные:
   
   • Год Набора.

     Совет

     Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора.

   • При необходимости можно ограничить выгрузку одним Конкурсом в аспирантуру. 
   • Только по межправительственному соглашению, если установлено значение "Да", то данные будут передаваться только для конкурсов, у которых в справочнике  Места на конкурс  предусмотрены места, с установленными признаками Являются бюджетными и Для иностранных граждан.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Папка со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА)
   • Путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл с соответствующей выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Важно!

После загрузки данных, в системе ФИС ГИА (раздел Сведения об ОО/Конкурсы) для каждого направления обучения может быть создано несколько записей конкурсов, отличающихся источником финансирования.

Прежде чем выполнить выгрузку данных о заявлениях поступающих в аспирантуру, нужно их проверить на соответствие требованиям, предъявляемым при передаче данных в систему ФИС ГИА. Для этого необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Проверить данные о заявлениях  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру, которые будут проверяться, можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то проверяться будут  только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то проверяться будут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.
   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, на проверку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться проверка. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется Excel-файл с информацией о результатах проверки.

Для передачи информации о заявлениях абитуриентов необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о заявлениях  (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, в выгрузку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Важно!

В ФИС ГИА каждому заявлению будет присвоен свой регистрационный номер, который формируется по следующему принципу - Аббревиатура конкурса + '_' + Регистрационный номер + '_' + Год набора. Сформированные таким образом регистрационные номера для ФИС можно увидеть в колонке "Регистрационный номер для ФИС" в представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) (форма Прием в аспирантуру).

Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для передачи информации об измененных заявлениях поступающих в аспирантуру необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные об измененных заявлениях (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Только по зачисленным абитуриентам  - при задании данного признака, в выгрузку попадут только те заявления поступающих в аспирантуру, у которых есть приказ о зачислении.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет набор xml - файлов, соответствующих заявлениям поступающих в аспирантуру. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Перед формированием информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, вошедших приказ, необходимо обновить информацию по всем заявлениям, для которых существует приказ о зачислении. Для этого нужно снова повторить действия из раздела Формирование информации о заявлениях поступающих в аспирантуру, отметив галочкой параметр "Только по зачисленным абитуриентам".

Для передачи информации о заявлениях абитуриентов необходимо:

1. Перейти в форму Прием в аспирантуру, в представление Наборы в аспирантуру.
2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о заявлениях, вошедших в приказ (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Задать параметры Набор и Филиал.
   • Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
   • Задать параметр Только по межправительственному соглашению. Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступающих в аспирантуру, на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений. Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех абитуриентов, за исключением иностранных граждан, поступающих в аспирантуру в рамках межправительственных соглашений.

     Важно!

     Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступающих на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

   • Установить значение для признака Передавать приказы как публикованные.
   • Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
   • Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
   • Выбрать Папку со справочниками ФИС, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА).
   • Указать путь и наименование файла (Сохранить результат в файл) для сохранения результата.
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).

Для передачи файлов с заявлениями поступающих в аспирантуру необходимо перейти на форму "Прием в аспирантуру", представление "Наборы в аспирантуру" и правой клавишей мыши выбирать пункт меню "Взаимодействие с системой ФИС ГИА". Из открывшегося списка выбираем "Сформировать файлы заявлений".

В появившейся форме параметров необходимо:

• Задать параметры Набор и Филиал.
• Для ограничения перечня заявлений поступающих в аспирантуру можно задать Конкурс в аспирантуру.
• Задать параметр Только по межправительственному соглашению:
  • Если установлено значение "Да", то в выгрузку попадут только заявления иностранных граждан, поступивших в аспирантуру на бюджетные места в рамках межправительственных соглашений.
  • Если установлено значение "Нет", то в выгрузку попадут заявления всех поступающих в аспирантуру, за исключением иностранных граждан, поступивших в рамках межправительственных соглашений.

    Важно!

    Передача в ФИС ГИА данных иностранных граждан, поступивших на бюджетные места, выделенные в рамках межправительственных соглашений, осуществляется отдельно от остальных поступающих в аспирантуру.

• Указать границы регистрационных номеров заявлений (параметры: С регистрационного номера и По регистрационный номер), по которым будет осуществляться формирование выгрузки. Следует учесть, что заявления, входящие в отбор по заданной границе, выбираются следующим образом: включаются все регистрационные номера заявлений, начиная с указанного в параметре С регистрационного номера и по указанный в параметре По регистрационный номер, исключая последний регистрационный номер, указанный в параметре По регистрационный номер. Например, выгружали с 1 по 1000 регистрационный номер. Таким образом проверяться будут номера заявлений с 1 по 999. Следующую выгрузку необходимо делать с 1000 регистрационного номера, чтобы включить заявления с данным номером в выгрузку.
• При необходимости можно указать Список регистрационных номеров из ограниченного регистрационными номерами перечня, по которым будут выгружаться файлы заявлений.  
• Логин и Пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема.
• Указать путь к каталогу (Сохранить результат в папку) для сохранения файлов заявлений поступающих в аспирантуру.

Результатом работы данного действия будет перечень файлов с выгрузкой. Наименования файлов содержат следующую информацию: год набора, наименование кампуса (первая буква наименования кампуса), уровень образования (А - аспирантура, И - иностранный гражданин, поступивший в аспирантуру на бюджетное место в рамках межправительственных соглашений), регистрационный номер поступающего в аспирантуру. Далее необходимо загрузить полученные файлы в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).