Регистрация поступающих в аспирантуру и участников конкурсов портфолио осуществляется с помощью соотвествующего личного кабинета (см. Регистрация с помощью личного кабинета). Также предусмотрена возможность регистрации поступающих в аспирантуру с помощью функциоанльности раздела Прием в аспирантуру (см. Регистрация поступающих с помощью обозревателя данных).  

Для организации удаленного взаимодействия с поступающими в аспирантуру и участниками конкурса портфолио используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

Пример

Пример стартовой страницы личного кабинета:

Регистрация поступающих в аспирантуру через личный кабинет разделена на три основных этапа:

1. Получение логина и пароля.
2. Регистрация в качестве участника конкурса портфолио.
3. Регистрация в качестве абитуриента аспирантуры.

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание поступающие в аспирантуру могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. Подробнее в разделе Подготовка к работе личных кабинетов.

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора и текущий этап набора (см. Настройки участка "Аспирант"), настроены  временные шкалы  для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники:

- Образовательные программы аспирантуры

- Профили по программам аспирантуры

- Наборы в аспирантуру

- Конкурсы в аспирантуру

- Аспирантские школы

- Отрасли науки

- Предметы испытаний в аспирантуре

При заполнении формы регистрации в личном кабинете поступающий в аспирантуру и участник конкурса портфолио должен отметить желаемый конкурс, на который он хочет зарегистрироваться. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в аспирантуру.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора управляется с помощью установки параметров "Дата начала регистрации" и "Дата окончания регистрации" поступающих в аспирантуру и "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" заявок на участие в конкурсе портфолио:

Если значение полей "Дата начала регистрации", "Дата окончания регистрации", "Дата начала подачи" и "Дата окончания подачи" для конкурса пустые или текущая дата попадает в промежуток между датой начала и окончания набора, указанной для конкурса, то данный конкурс будет доступен для выбора в Личном кабинете.

Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал подраздела Управление личными кабинетам. В форме Настройка личных кабинетов представлена таблица данных  Временные шкалы, которая предназначена для определения дат и времени моментов событий, после наступления, которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета.

Для настройки Личных кабинетов поступающих в аспирантуру и участников конкурса портфолио необходимо:

1. В таблице данных Временные шкалы выбрать запись "Поступающие в аспирантуру".
2. В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы  и Точки временной шкалы по филиалам  представлены все события, для которых необходимо проверить правильность установки даты и времени их наступления.

   Важно!

   Если событие наступило (текущая дата и время находятся после даты и времени момента события по шкале времени), то для него в поле Время прошло будет автоматически установлено значение "Да".

   • Начало возможности получения логина/пароля и Конец возможности получения логина/пароля - данные события позволяют задать период для получения логина и пароля от Личного кабинета. Ссылка для получения логина и пароля будет доступна только при условии, что момент события "Начало возможности получения логина/пароля" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Конец возможности получения логина/пароля" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет"). Если еще не наступил момент события "Начало возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло установлено значение "Нет"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация не началась)". Если наступил момент события "Конец возможности получения логина/пароля" (в поле Время прошло  установлено значение "Да"), то вместо ссылки на получение логина пароля будет отображаться надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".
   • Направление в общежитие: начало и Направление в общежитие: конец - данные события позволяют задать период доступности раздела "Общежитие" личного кабинета поступающего в аспирантуру. Раздел "Общежитие" будет доступен только при условии, что момент события "Направление в общежитие: начало" наступил (в поле Время прошло установлено значение "Да"), а момент события "Направление в общежитие: конец" еще не наступил (в поле Время прошло  установлено значение "Нет").
   • Начать доступности раздела "Вступительные испытания"  - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете станет доступным раздел  Вступительные испытания. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала. 

     Совет

     Для того чтобы раздел Вступительные испытания перестал быть доступным в личном кабинете, необходимо для события Начать доступности раздела "Вступительные испытания установить Момент события таким образом, чтобы текущая дата и время находились до даты и времени момента события по шкале времени.

   • Конец возможности изменять данные о документе, удостоверяющем личность (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка подразделе "Документ, удостоверяющий личность" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о фактическом адресе (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Адрес фактического проживания" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные об образовании (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять информацию о поступлении (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление - обязательная часть" и "Поступление" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о контактных лицах (поступление) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Контактная информация" (раздел "Поступление"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные раздела Портфолио (конкурс портфолио) - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть доступной возможность изменять данные раздела Портфолио. В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о регистрации (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Постоянная регистрация" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о поступлении (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Поступление" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
   • Конец возможности изменять данные о предыдущем образовании (конкурс портфолио) после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") в Личном кабинете перестанет быть активной кнопка по изменению данных в подразделе "Уровень полученного образования" (раздел "Портфолио"). В таблице данных Точки временной шкалы по филиалам отображается несколько записей с данным событием, отдельно для каждого филиала.
3. Так как процесс приема аспирантов повторяется ежегодно, то перед очередным циклом необходимо для каждого события задать новые даты и время наступления момента события. Для этого необходимо:
   • В подчиненной таблице данных Точки временной шкалы выбрать нужную запись события.
   • В поле Момент события ввести новую дату и время в формате DD.MM.YYYY hh:mm:ss, после чего нажать клавишу Enter.

     Важно!

     Если в поле Момент события ввести дату без указания времени наступления события, то времени наступления события автоматически будет присвоено значение 00:00:00. Например, если для события "Логин и пароль: окончание регистрации " в поле Момент события ввести просто дату 31.03.2016, без указания времени, то 31.03.2016 после наступлении времени 00 часов 00 минут 00 секунд (момент события наступил) ссылка на получение логина и пароля станет не активной, а вместо нее отобразится надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".

   • Так же можно сдвинуть дату с помощью контекстного меню и вызвать действие Сдвинуть, в форме параметров указать количество дней для смещения даты и нажать кнопку ОК.

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись поступающего аспиранта). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "поступающий в аспирантуру" или "участник конкурса портфолио". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок.

Процесс регистрации поступающих в аспирантуру через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Работа модератора участка Аспирант  заключается в рассмотрении поступающих заявок удаленных пользователей. Работа с заявками ведется в отдельной форме системы

Первой таблицей данных в этой форме является таблица  Категории заявок модератору. В ней отображается дерево категорий заявок. Если выбрать любую из категорий, то в таблице данных Заявки ожидающие рассмотрения отобразятся записи о заявках удаленных пользователей выбранной категории.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11) либо с помощью действия контекстного меню Посмотреть и принять.

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки:

Определить категории заявок для автоматического приема

Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":

1. В разделе Заявки удаленных пользователей необходимо открыть представление (таблицу данных) Категории заявок модератору.
2. Далее нужно выбрать категорию заявок, для которой необходимо установить признак автоматического приема.
3. В Инспекторе объектов (более подробно о работе с Инспектором объектов см. Работа с Инспектором объектов) нужно найти признак Принимать автоматически и установить для него значение "Да".

Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок

Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:

1. В представлении (таблице данных) Категории заявок модератору выбрать категорию заявок, для которой будет формироваться расписание.

   Важно!

   Расписание можно формировать для каждой категории заявок, не имеющей дочерних категорий. Например, в категорию заявок "Регистрация" входят дочерние категории "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс портфолио". Для категории "Регистрация" формирование расписания невозможно, а для дочерних категорий "Получение логина, пароля", "Регистрация поступающего" и "Конкурс", не имеющих дочерних категорий, формирование расписания допустимо.

2. Для выбранной категории заявок открыть представление (таблицу данных) Автоматический прием заявок.
   
3. Их контекстного меню вызвать действие Новый период автоматического приема.
4. В форме параметров необходимо:
    
   • В полях Начало приема и Конец приема указать дату и время начала и конца периода автоматического приема заявок.
   • При необходимости в поле  Комментарий можно оставить комментарий.
   • В поле Интервал приема, минут задать интервал выполнения процедуры приема заявок.
5. Нажать кнопку ОК.

Регистрация поступающих в аспирантуру осуществляется в форме  Прием в аспирантуру  в главной таблице Поступающие в аспирантуру (текущий набо)  при помощи пункта контекстного меню "Зарегистрировать" .

В любой из дней регистрации поступающих в аспирантуру можно формировать сводную статистическую информацию о численности зарегистрированных поступающих по научным специальностям в сравнении с контрольными цифрами приема. Формирование этого отчета описано в разделе  Сводка по количеству поступающих.

Форма задания параметров при регистрации поступающего состоит из нескольких вкладок.

На вкладке "Общие" заносятся персональные данные поступающего (ФИО, дата рождения, паспортные данные, адреса и телефоны и т.д.).

• Персональные данные
  • В полях "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте поступающего (или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае, если поступающий не имеет отчества, в поле "Отчество" рекомендуется поставить символ "-" или какой-либо другой символ, который впоследствии не затруднит чтение имени абитуриента. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.

    Важно!

    При регистрации поступающего возможна ситуация, когда этот человек ранее регистрировался в Системе как поступающий прошлых лет набора или на других участках системы (как абитуриент, студент, выпускник). Также не исключена ситуация, что поступающий пытается зарегистрироваться повторно в том же наборе. При возникновении таких ситуаций Система выдает регистратору соответствующее сообщение. Несмотря на то, что идентификация человека в Системе производится по значениям четырех полей "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Дата рождения" , поиск поступающего происходит после заполнения трех первых полей. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем и отчеством найдется в Системе, то пользователь увидит примерно следующее сообщение: Сообщение содержит информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения поступающего, а также от том, какие записи о статусах поступающего существуют в Системе. Например, сообщение на приведенном выше рисунке содержит информацию о том, что в системе уже существуют записи об Иванове Иване Ивановиче с датой рождения 01 января 1990 года. В 2011 году он участвовал в Олимпиаде магистров, проводимой ВУЗом, а также был участником Олимпиад в 2012 году. Эта информация предназначена для того, чтобы определить, тот же человек регистрируется в качестве поступающего в аспирантуру, или другой. Окно сообщения содержит вопрос "Использовать найденные данные?" , а также две кнопки, позволяющие ответить на этот вопрос " Да" или " Нет" . Если регистратор нажмет кнопку " Да" (использовать данные), то следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные поступающего, будут автоматически заполнены информаией, ранее введенной в систему для найденного поступающего. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если регистратор выберет ответ "Нет" (не использовать данные), то автоматического заполнения полей не произойдет. Так как поиск может проводится в случае, когда дата рождения еще не заполнена, может быть найден поступающий с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. В этом случае в окне сообщения надо нажать кнопку "Нет" (не использовать данные), после чего Система выполнит поиск другого поступающего с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. Если такой поступающий будет найден, то регистратор увидит новое сообщение и снова сможет принять решение о том, использовать ли найденные данные.

  • В поле "Дата рождения" необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операионной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).

    Важно!

    Значения полей "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Дата рождения" однозначно идентифицируют поступающего в Системе. При изменении любого из этих полей во-первых, произойдет очистка всех следующих далее полей формы, а во-вторых произойдет поиск существующего в Системе поступающего с такими же значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения (описано выше).

  • Поля "ФиО в РП (от кого?)" , "ФиО в ДП (выдать кому?)" и "ФиО в ВП (зачислить кого?)" заполняются автоматически после того, как заполнены поля "Фамилия" , "Имя" , "Отчество" и "Пол" . При изменении значений в любом из этих полей ФИО в падежах также переформировываются. значение ФИО в падежах доступно для изменения. Если регистратор или сам поступающий считают, что ФИО в падеже сформировано неверно, его можно изменить.
  • "Домашний телефон" , "Контактный телефон" - в эти поля необходимо ввести номера телефонов поступающего. Данные поля допускают ввод любых текстовых строк, однако регистратор должен следить за тем, чтобы во-первых, номер телефона обязательно включал в себя код города (в том числе для московских телефонов), и во-вторых, чтобы введенный телефонный номер был в последствии удобен для чтения (использовать пробелы и знаки "-").

    Совет

    Рекомендуется вводить телефонные номера в следующем формате: (495) 348-65-56 (Москва) (499) 152-45-12 (Москва) (8412) 48-65-56 (Нижний Новгород) (83147) 5-12-50 (Нижегородская область, г. Арзамас) 10 375 (163) 25-40-78 (Беларусь, Брестская область, г. Барановичи) 10 1 (305) 127-56-89 (США, штат Флорида, г. Майами) Телефонный номер должен включать в себя всю информацию, которая понадобится пользователям Системы для того, чтобы позвонить по указанному телефонному номеру из того города, где они находятся.

• Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного поступающим документа
  • "Вид документа" - в этом поле нужно выбрать вид представленного документа из справочника Виды документов. Выбор возможен только среди тех записей справочника, которые являются дочерними по отношению к записи с кратким наименованием "Удостоверяющий личность". Выбор вида документа может повлиять на требования к заполнению следующих ниже полей:
    • При выборе значения " Паспорт гражданина РФ" в поле "Гражданство" установится значение " РФ", которое будет недоступно для изменения. Поле "Серия" станет обязательным для заполнения и будет допускать только ввод четырех ифр без пробелов. Поле "Номер" будет допускать ввод только шести ифр без пробелов.
    • При выборе значения " Российский загранпаспорт" поле "Гражданство" также автоматически заполнится значением "РФ" и станет недоступным для изменения.
    • При выборе значения " Паспорт гражданина другого государства" в поле Гражданство невозможно будет установить значение РФ (при попытке выбора этого значения поле останется пустым).
    Выбор любого другого вида документа не накладывает дополнительных требований на другие поля формы. Если нужного вида документа нет в справочнике, необходимо обратиться к Администратору системы с просьбой добавить новый вид документа в справочник.
  • Если поле "Гражданство" не заполнено автоматически, его значение надо выбрать из справочника Страны и регионы. Ограничение на значение, допустимое для ввода в это поле, зависит от выбранного вида документа. Если не удается ввести в поле нужное значение, это означает, что необходимо изменить значение в поле " Вид документа" .
  • Поле "Серия" будет обязательным для заполнения только если в поле "Вид документа" выбрано " Паспорт гражданина РФ". При выборе других видов документа поле допускает ввод любых символов. Оставить поле пустым можно только в том случае, если документ действительно не имеет серии.
  • Поле "Номер" обязательно для заполнения. В случае выбора в поле "Вид документа" значения " Паспорт гражданина РФ" поле допускает ввод только цифр. При выборе любого другого вида документа поле допускает ввод любых символов.
  • В поле "Кем выдан" допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 127 символами. В случае, если запись об органе, выдавшем документ, превышает 127 символов, ее допустимо сократить.
  • В поле "Дата выдачи" необходимо ввести дату выдачи документа. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.
  • В поле "Место рождения" вводится место рождения поступающего, указанное в паспорте.
• По регистрации в паспорте - данная группа полей предназначена для занесения информации о месте постоянной регистрации поступающего.
  • Поле "Почтовый индекс" необязательно для заполнения. Поле допускает ввод только цифр.
  • В поле "Регион проживания" необходимо выбрать регион РФ или страну, в которой постоянно проживает поступающий. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для граждан иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну, гражданином которой является поступающий. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
  • В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
  • В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион проживания" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
  • В поле "Адрес регистрации" надо ввести текст, представляющий собой часть адреса, следующую после почтового индекса, региона и населенного пункта (как правило, начиная с улицы).

На вкладке  "Предыдущее образование"  заносятся данные о представленном поступающим документе о высшем образовании и законченном образовательном учреждении.

Группа полей Персональные данные:

• В поле "Вид документа" необходимо указать вид документа о высшем образовании, предоставленного поступающим. Выбор осуществляется из справочника Виды документов. При этом для выбора будут доступны только те записи справочника, для которых при создании в поле "Родитель" было указано "Документы о высшем образовании".
• В поле "Направление" необходимо указать направление обучения, по которому получен документ о высшем образовании. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Направления и специальности. При этом для выбора будут доступны только направления, для которых при создании в поле "Уровень образования" было установлено значение "высшее профессиональное образование". 
• Поле "Степень/квалификация" заполняется соответствующим значением из справочника Степени / Квалификации, подчиненного справочнику Направления и специальности.
• В полях "Серия" , "Номер" , "Дата выдачи" и "С отличием" заносятся соответствующие реквизиты предоставленного поступающим документа о высшем образовании. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы. 

Флажок "Окончил наш ВУЗ" служит для автоматического ввода информации о законченном ВУЗе в случае, если поступающий является выпускником нашего ВУЗа. При этом значения полей, относящихся к ВУЗу, заполняются автоматически и недоступны для изменения. В случае, если поступающий не является выпускником нашего ВУЗа, флажок имеет значение "нет" и ввод значений в поля группы "ВУЗ" является обязательным.

Группа полей ВУЗ:

• В поле "Регион" необходимо выбрать регион РФ или страну ВУЗа. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для ВУЗов иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну ВУЗа. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля "Тип населенного пункта" и "Населенный пункт" будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
• В поле "Тип населенного пункта" нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение " населенный пункт".
• В поле "Населенный пункт" следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением " Москва" или " Санкт-Петербург", эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
• В поле "ВУЗ (поиск)"  необходимо выбрать наименование ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника ВУЗы  после нажатия на кнопку  справа от поля ввода. В открывшемся списке будут представлены только те записи о ВУЗах, для которых параметр "Регион" совпадает со значением указанным в поле "Регион" данной формы. Кроме прямого выбора из справочника возможен автоматический поиск по справочнику. Для этого необходимо в поле "ВУЗ (поиск)" начать вводить наименование ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике  ВУЗы и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" (сравнивается и краткое и полное наименование ВУЗа). Если ВУЗ с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование ВУЗа, которого нет в справочнике необходимо осуществить выбор из справочника как описано выше. Если в справочнике нет записи о ВУЗе с таким наименованием, необходимо перейти к заполнению следующего поля. 
• Заполнение поля "Краткое наименование" производится с клавиатуры краткого наименования (аббревиатуры) ВУЗа. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике ВУЗы  в колонке "Краткое наименование" и относящимися к стране или региону, выбранному в поле "Регион" . Если ВУЗ с подобным кратким наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое Системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено краткое наименование ВУЗа, которого нет в справочнике, то при выполнении процедуры регистрации новая запись о ВУЗе будет добавлена в справочник ВУЗы.
• Если запись о ВУЗе найдена в справочнике ВУЗы  после ввода наименования в полях "ВУЗ (поиск)" или "Краткое наименование" , то поле "Полное наименование" будет заполнено автоматически из справочника. Если ВУЗ не найден и регистратор планирует создать новую запись о ВУЗе, то в этом поле необходимо ввести полное наименование ВУЗа в соответствии с документом о высшем образовании.

В поля закладки "Поступление" вводятся данные о поступлении.

Значения полей "Год набора" , "Форма обучения"  выбираются из общих справочников.

В поле "Дата подачи заявления" необходимо ввести дату. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.

Группа полей Поступление :

• В поле "Конкурс на образовательную программу" выбор осуществляется из справочника Конкурсы в аспирантуру.
• В поле "Профиль по Образовательной программе" выбор осуществляется из справочника Профили по образовательной программе.   
• В поле "Вид места" выбор осуществляется из справочника Виды мест для аспирантов.
• В поле "Академическая аспирантура"  необходимо установить значение "Да", если аспирант поступает в академическую аспирантуру.
• В поле "Вступительный по иностранному" выбор осуществляется из справочника Предметы вступительных испытаний. 
• После выбора конкурса в аспирантуру, список возможных значений, вводимых в поле "Кафедра" , ограничивается только теми кафедрами, которые ведут подготовку аспирантов по выбранному профилю образовательной программы.
• В поле "Научный руководитель" выбор осуществляется из справочника Все преподаватели. После выбора руководителя в поле "Ученая степень руководителя" выбирается его ученая степень.

Группа полей Реферат по специальности :

Если поступающим представлен реферат по конкурсной специальности необходимо установить соответствующий флажок, после чего осуществляется ввод рецензента реферата по специальности путем выбора из справочника "Все преподаватели" . Флаг "Отзыв на реферат" может иметь значения "Нет", "Положительный" или "Отрицательный".

Группа полей Дополнительная информация :

• В случае если у поступающего нет публикаций, в поле "Число публикаций" вводится значение "0".
• В поле "Имеет рекомендацию ГАК" нужно установить значение "Да", если у поступающего в аспирантуру имеется рекомендация ГАК.
• При необходимости в поле "Результат конкурса портфолио" можно выбрать из списка результат участия в конкурсе портфолио.
• В поле  "Примечание"  при необходимости можно оставить комментарий, касающейся поступления аспиранта. 

В поле "Требуется общежитие" необходимо установить значение "Да" для аспирантов, которым необходимо предоставление общежития.

Если поступающий имеет документ о ранее сданных кандидатских экзаменах, результаты этих экзаменов вводятся в поля закладки "Ранее сданные кандидатские" .

Система имеет возможность засчитать результаты ранее сданных кандидатских как кандидатские, для чего значения соответствующих флажков должны иметь значения "Да".

В поля закладки "Кандидатские экзамены" вводится информация об оценках и датах сдачи экзаменов.

Если в момент регистрации нет информации об экзаменационных оценках, заполняются только обязательные поля (иностранный язык), для последующего формирования перечня испытаний и ввода оценок.

Поля закладки "Родственники" содержат информацию о родственниках поступающего.

При вводе информации о родственнике или контактном лице в обязательном порядке должны быть заполнены поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" . В противном случае запись не будет создана.

Важно!

Кнопка ОК будет активна только тогда, когда все обязательные поля на всех закладках будут заполнены допустимыми значениями.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Поступающие в аспирантуру (текущий набор)" и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

В подчиненной таблице "Вступительные испытания (текущий набор)" хранится перечень вступительных испытаний. Если в процессе регистрации были введены оценки за вступительные испытания, то в данной таблице помимо перечня испытаний отражаются и оценки. Добавление или удаление вступительных испытаний не предусмотрено. Ввести или отредактировать оценки можно непосредственно в данной таблице, либо при помощи Инспектора объектов. Кроме того, если необходимо, с помощью соответствующего пункта контекстного меню можно осуществить зачет сертификата в качестве результата по вступительному испытанию. Обычно, данная возможность используется при предъявлении сертификатов по иностранному языку.

Подчиненная таблица "Ранее сданные кандидатские" содержит информацию о ранее сданных кандидатских экзаменах. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить ранее сданный экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Кандидатские в аспирантуре" содержит перечень кандидатских экзаменов, которые аспирант должен сдать в процессе обучения. Добавление или удаление экзамена осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить кандидатский экзамен" или "Удалить" . Редактирование записи об экзамене осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все кандидатские" содержит информацию обо всех кандидатских экзаменах. Данная таблица предназначена только для просмотра. Добавление, редактирование или удаление экзаменов осуществляется в тех таблицах, к которым относится экзамен (ранее сданный или кандидатский в аспирантуре).

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны поступающего. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Родственники и контактные лица" содержит информацию о родственниках и контактных лицах с указанием контактной информации. Добавление и удаление контактного лица осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

После регистрации информация, введенная в личном кабинете, отображается в главной таблице "Участники конкурса портфолио (текущий набор)" (форма Конкурс портфолио) и подчиненных таблицах, где ее можно отредактировать, дополнить или удалить.

Подчиненная таблица "Документы портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию о документах портфолио, прикрепленных участником в личном кабинете. Добавление или удаление документа осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить документ" или "Удалить" . Редактирование записи о документе осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Публикации для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит перечень публикаций участника для портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Исключить публикацию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Участие в конференциях для портфолио поступающего в аспирантуру" содержит информацию об участии в конференциях, указанную в личном кабинете для портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Исключить конференцию из портфолио" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все публикации" содержит перечень публикаций участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи о публикации осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить публикацию" или "Удалить публикацию" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Все участия в конференция" содержит информацию об участии в конференциях участника конкурса портфолио. Добавление или удаление записи об участии в конференции осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить участие в конференции" или "Удалить участие в конференции" . Редактирование записи о публикации осуществляется непосредственно в подчиненной таблице либо при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Контактная информация" содержит адреса и контактные телефоны участника конкурса портфолио. Добавление и удаление контакта осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контакт" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Личные документы" содержит информацию о паспорте и документе о высшем образовании. Добавить и удалить документ можно при помощи пунктов контекстного меню "Добавить..." и "Удалить" . Системой предусмотрено добавление нескольких видов документов: документа о среднем образовании, документа о высшем образовании и другого документа (документы о льготах, загранпаспорт и т.д.). Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Подчиненная таблица "Опыт работы" содержит информацию о местах работы участника конкурса портфолио. Добавление и удаление места работы осуществляется при помощи пунктов контекстного меню "Добавить место работы" или "Удалить" . Редактирование введенной информации возможно как непосредственно в подчиненной таблице, так и при помощи Инспектора объектов.

Для загрузки файла с заявлением поступающего в аспирантуру существует следующие действия:

Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления поступающего)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо выбрать запись поступающего в аспирантуру.
2. Из контекстного меню нужно вызвать действие Загрузить заявление для ФИС.
3. В форме параметров необходимо загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку , выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
4. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.

Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более поступающих)

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы) необходимо из контекстного меню вызвать действие Загрузить заявления абитуриента из папки.
2. В форме параметров необходимо:
   
   • В поле Набор указать год набора, для которого загружается заявление.
   • В поле Папка нужно указать путь к файлу с заявлением.
3. После заполнения формы параметров нужно нажать кнопку ОК.