Работа с личными данными студентов осуществляется в форме Студенты - личные данные . Открыть эту форму можно как их консоли управления, переход в которую осуществляется щелчком мышью на крайней левой кнопке на Панели инструментов, так и щелчком на иконке формы на Панели инструментов. Форма Студенты - личные данные содержит следующие главные таблицы данных:

1. Студенты бакалавриата
2. Студенты-специалисты
3. Студенты магистратуры
4. Студенты в академическом отпуске
5. Студенты других ВУЗов
6. Отчисленные

Таблицы данных Студенты бакалавриата , Студенты - специалисты , Студенты магистратуры содержат записи о студентах факультета соответствующих категорий, не находящихся в академическом отпуске. Таблица данных Студенты в академическом отпуске содержит информацию о студентах всех категорий, находящихся в настоящее время в академическом отпуске. По умолчанию записи таблицы сгруппированы по категории студентов. При завершении академического отпуска и допуске к занятиям запись о студенте перестает отображаться в этой таблице, но появляется в таблице студентов соответствующей категории. В таблицу данных Студенты других ВУЗов записи попадают по одной из двух причин: студент отчисляется в связи с переходом в другой ВУЗ, или студент переводится из другого ВУЗа. Во втором случае запись о студенте создается в этой таблице и находится в ней пока идет рассмотрение вопроса о переводе, подготовка и выпуск соответствующего приказа, после чего студент зачисляется на факультет. В таблице данных Отчисленные отображаются записи об отчисленных студентах всех категорий. После восстановления отчисленного студента запись о нем больше не отображается в этой таблице, а отображается в таблице студентов соответствующей категории.

К личным данным относится группа свойств записи о студенте, отнесенная к категории "Личные данные" в Инспекторе объектов :

Также к личным данным учащегося относится информация, отображаемая в подчиненных таблицах:

1. Контактная информация
2. Личные документы
3. Льготы студента
4. Родственники и контактные лица

Подчиненная таблица История отображает информацию об истории изменения личных данных учащегося.

Данные свойства характеризуют учащегося как физическое лицо и не зависят от статуса, в котором находится учащийся. Поэтому значения этих свойств хранятся в системе один раз и используются на разных участках: и для абитуриентов, и для студентов, и для аспирантов, и для выпускников.

В зависимости от действующих в ВУЗе правил работы с личными данными часть из них может быть недоступна для редактирования непосредственно в таблице данных или в Инспекторе объектов. Для изменения таких свойств предназначено действие "Изменить личные данные" , доступное в контекстном меню. Подробно выполнение этого действия описано в разделе Изменение личных данных. При выполнении этого действия не только изменяются личные данные учащегося, но и создается запись в таблице История , содержащая информацию о предыдущих значениях личных данных.

Изменение фамилии, имени или отчества учащегося должно сопровождаться изданием соответствующего приказа, поэтому такое действие вынесено отдельно. Для его выполнения предназначен пункт контекстного меню "Изменить фамилию (имя, отчество)" . Подробнее описание этого действия представлено в разделе Изменение фамилии, имени, отчества

Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, (например, "В родительном падеже", "В дательном падеже", "Комментарий об учащемся") могут изменяться в таблице данных или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в Руководстве пользователя обозревателя данных в разделах Работа с формами и таблицами данных и Работа с Инспектором объектов.

Изменения, которые должны сопровождаться формированием записи в таблице История, производятся при помощи действия контекстного меню "Изменить персональные данные".

При открытии формы параметров в поле "Сведения действительны по" отображается текущая дата. В остальных полях отображаются значения личных данных, установленные на момент вызова действия. Поля "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" закрыты для изменения. Их изменение производится при помощи отдельного действия, описанного в разделе Изменение фамилии, имени, отчества. Данные других полей этой формы можно изменить. Если какие-либо из полей окрашены в зеленый цвет, это означает, что в них установлены недопустимые значения (например, поле, обязательное для заполнения, не заполнено). После установки во всех полях формы допустимых значений нужно нажать кнопку ОК .

После выполнения этого действия свойствам записи о студенте будут присвоены новые значения. Также будет создана запись об истории изменения личных данных, которая отобразится на вкладке История. Эта запись будет содержать информацию о дате изменения ("Сведения действительны по") и старых значениях личных данных.

Изменение фамилии, имени или отчества учащегося должно в обязательном порядке сопровождаться приказом по ВУЗу. Также при изменении этих свойств подлежат изменению значения служебных свойств, отражающих фамилию, имя и отчество учащегося в родительном и дательном падежах.

По этим причинам для изменения фамилии, имени или отчества предусмотрено отдельное действие "Изменить фамилию (имя, отчество)" . Это действие вызывается из контекстного меню для выбранного студента.

• В поле "Изменить с даты" нужно ввести дату, начиная с которой произошло изменение фамилии, имени или отчества учащегося. Эта дата может совпадать с датой приказа, но может и отличаться от нее.
• В поле "Комментарий" можно ввести текстовый комментарий к событию изменения; комментарий можно также загрузить из файла или сохранить в файл.
• В группе полей Новые данные при открытии формы отображаются текущие данные учащегося. Значение в полях "Фамилия" , "Имя" или "Отчество" нужно изменить на новое значение. Соответственно нужно исправить значение полного имени учащегося в родительном и дательном падежах.
• В группе полей "Приказ о смене ФИО" нужно ввести номер и дату соответствующего приказа.

После нажатия кнопки ОК действие будет выполнено. При этом произойдет следующее:

1. Для свойств записи о студенте установятся новые значения.
2. Будет создана новая запись в таблице данных История , в которой сохранится информация о предыдущих значениях личных данных учащегося.
3. В таблице данных События в статусе будет создана новая запись о событии с наименованием " смена фамилии (имени, отчества)" и реквизитами приказа.

Для установки или изменения почтового адреса учащегося необходимо:

1. В одном из представлений  Студенты бакалавриата, Студенты-специалисты, Студенты магистратуры, Студенты  академическом отпуске или Отчисленные (форма Студенты - личные данные) выбрать учащегося.
2. Для студентов бакалавриата и магистратуры, отчисленных и студентов в академическом отпуске из контекстного меню вызвать действие Изменить почтовый адрес (для бакалавриата и магистратуры действие располагается в группе действий Изменение личных данных), для студентов специалитета из контекстного меню вызвать действие Установить почтовый адрес (группа действий Изменение личных данных).
3. В форме параметров указать Почтовый адрес.
4. Нажать кнопку ОК. 

Для получения или продления социальных карт должны быть переданы данные обо всех студентах, обучающихся в Москве по очной форме обучения, в Московский социальный регистр (МСР). Данные некоторых студентов могут не соответствовать требованиям, предъявляемым МСР.  Поэтому в процессе взаимодействия с МСР могут быть выявлены ошибки в личных данных студентов, которые необходимо исправить и передать данные студента в МСР повторно. Для этого необходимо:

1. Перейти в раздел  Студенты - личные данные и в таблице данных Студенты бакалавриата (Студенты-специалисты или Студенты магистратуры) в колонке Форма обучения установить фильтр "очная форма обучения" (так как данные передаются только для студентов очной формы обучения).

   
2. Для удобства работы можно отфильтровать студентов по колонке Курс.

3. В колонке Передан в МСР  установить два значения фильтра: "Не передан" и "Передан с ошибками". Установках этих фильтров позволяет отобразить список студентов, у которых были выявлены ошибки в данных в процессе передачи данных в МСР.

   

4. Описание выявленных ошибок представлено в поле Ошибки передачи в МСР. В данном поле может быть указано от одной до нескольких ошибок одновременно для каждого студента.

   

   Наиболее распространенные ошибки:

   • "Адрес регистрации не задан" - отстутсвует информация об адресе постонной регистрации (по паспорту) студента. В данной ситуации необходимо выполнить действия по Добавлению (изменению) Адреса регистрации.
   • "Фактический адрес не задан" - отстутсвует информация о фактическом адресе проживания студента. В данной ситуации необходимо выполнить действия по Добавлению (изменению) Адреса фактического проживания.
   • "Документ удостоверяющий личность не задан", "Ошибка в поле Кем выдан Документ удостоверяющий личность", "Организация выдавшая документ удостоверяющий личность не задана", "Отсутствует информация в поле Серия документа удостоверящий личность", "Ошибка в поле Дата выдачи документа, удостоверяющий личность", "Ошибка в поле Серия и Номер документа удостоверяющий личность" - данные ошибки свидетельствуют о том что отстутсвует либо неверная информация о типе, серии и номере, органе выдавшем документ, удостоверяющий личность студента. В данной ситуации необходимо скорректировать данную информацию см. Изменение личных данных.
   • "Ошибка в поле Имя" - возможно в Имени студента допущена ошибка, для ее исправления необходимо выполнить процедуру  Изменение фамилии, имени, отчества.
5. Для студентов у кого в поле Передан в МСР установлен признак Не передан и при этом поле Ошибки передаче в МСР пустое (не содержит ошибок), необходимо проверить правильность заполнения группы полей Адрес регистрации, Адрес фактического проживания, Гражданство, паспорт и при необходимости выполнить действия по Добавление (изменение) Адреса регистрации, Добавление (изменение) Адреса фактического проживания, Изменению личных данных.

6. После выполнения вышеописанных действий необходимо для студентов, у которых были исправлены ошибки, в поле Скорректирован для передачи в МСР установить признак Да.

   

Все процедуры по добавлению и изменению Адреса регистрации производятся в разделе Студенты - личные данные, в таблица данных Студенты бакалавриата (Студенты-специалисты или Студенты магистратуры).

1. Добавление информация об Адресе регистрации

Для студентов, у которых отсутствует информация об Адресе регистрации (пустые значения в полях Регион, Город, Адрес регистрации) необходимо:

1. В полях Регион и Город  из соответствщующих справочников (кнопка   ) выбрать требуемые значения для региона и города регистрации (по паспорту) студента.

   

2. Добавить информацию об Адресе регистрации, для этого в основной таблице данных нужно выбрать студента и в подчинённой таблице данных Контактная информация с помощью контекстного меню вызвать процедуру Добавить контакт

   

   в открывшемся диалоговом окне в поле Вид контакта указать “Адрес постоянной регистрации”, а в поле Контактная информация ввести Адрес регистрации, НАЧИНАЯ С УЛИЦЫ БЕЗ УКАЗАНИЯ РЕГИОНА И НАИМЕНОВАНИЯ НАСЕЛЕННОГО ПУНКТА.

   

   Важно!

   Адрес постоянной регистрации, который будет передаваться в МСР, в системе состоит из четырех полей: почтовый индекс; регион; населенный пункт (город); адрес регистрации в связи с этим Адрес регистрации должен заноситься начиная с улицы (точнее, после наименования населенного пункта), остальные составляющие адреса будут взяты из других полей.

3. Нажать кнопку ОК, после чего информация об Адресе регистрации будет добавлена.
4. Выполнить процедуру корректировки адресов, которая выполнит переформатирование адресов по КЛАДР/ФИАС см.  Корректировка Адреса регистрации и Адреса фактического проживания.

2. Изменение информации об Адресе регистрации

При определенных ситуациях (опечатка в адресе, неверно указан адрес и т.д.) в адресах студентов могут содержаться ошибки, чтобы исправить это необходимо:

1. Выбрать студента, у которого есть ошибки в Адресе регистрации.
2. В подчиненной таблице данных Контактная информация найти контакт  Адрес постояной регистрации.
3. В поле Контактная информация  ввести все требуемые изменения и нажатием клавиши Enter подтвердить эти действия.
4. Выполнить процедуру корректировки адресов, которая выполнит переформатирование адресов по КЛАДР/ФИАС см.  Корректировка Адреса регистрации и Адреса фактического проживания.

Все процедуры по добавлению и изменению Адреса фактического проживания  производятся в разделе Студенты - личные данные, в таблица данных Студенты бакалавриата (Студенты-специалисты или Студенты магистратуры).

1. Добавление информация об Адресе фактического проживания  

Для студентов, у которых отсутствует информация об Адресе фактического проживания (пустое значение в поле Адрес фактического проживания) необходимо:

Важно!

Для студентов, проживающих в общежитиях, Адресом фактического проживания будет считаться адрес общежития, в котором он проживает. Для всех остальных студентов Адрес фактического проживания будет браться из таблицы Контактная информация.

 

1. В основной таблице данных выбрать студента и в подчинённой таблице данных Контактная информация с помощью контекстного меню вызвать процедуру Добавить контакт

   

   в открывшемся диалоговом окне в поле Вид контакта указать “Адрес фактического проживания”, а в поле Контактная информация ввести Адрес фактического проживания, НАЧИНАЯ С РЕГИОНА ПРОЖИВАНИЯ.

   

   Важно!

   Адрес фактического проживания хранится в одном поле в одной строке, поэтому Адрес фактического проживания должен быть занесен полностью, начиная со страны, региона, и т.д.

2. Нажать кнопку ОК, после чего информация об Адресе фактического проживания  будет добавлена.
3. Выполнить процедуру корректировки адресов, которая выполнит переформатирование адресов по КЛАДР/ФИАС см.  Корректировка Адреса регистрации и Адреса фактического проживания.

2. Изменение информации об Адресе фактического проживания  

При определенных ситуациях (опечатка в адресе, неверно указан адрес и т.д.) в адресах студентов могут содержаться ошибки, чтобы исправить это необходимо:

1. Выбрать студента, у которого есть ошибки в Адресе фактического проживания.
2. В подчиненной таблице данных Контактная информация найти контакт  Адрес фактического проживания.
3. Удалить адрес, содержащий ошибку и добавить новый Адрес фактического проживания.
4. Выполнить процедуру корректировки адресов, которая выполнит переформатирование адресов по КЛАДР/ФИАС см.  Корректировка Адреса регистрации и Адреса фактического проживания.

После заполнения (изменения) всех отсутствующих адресов регистрации и фактического проживания, необходимо выполнить процедуру корректировки адресов, которая выполнит переформатирование адресов по КЛАДР/ФИАС, для этого необходимо перейти в раздел Студенты – личные данные и в таблице данных Студенты бакалавриата (Студенты-специалисты или Студенты магистратуры) выбрать одного или несколько студентов (выбор нескольких студентов выполняется с помощью чек-бокса , располагающегося слева от записи студента) и с помощью контекстного меню вызвать для них процедуру Скорректировать адреса учащегося

и выбрать вид адреса, которые будут корректироваться

После выполнения процедуры необходимо проверить результаты корректировки, если у некоторых студентов в поле Скорректировано остался статус Нет, то необходимо проверить правильность указания:

• для адреса регистрации: Регион, Город, Почтовый индекс, Адрес регистрации.
• для адреса фактического проживания: Адрес фактического проживания.

  Важно!

  Для учащихся, которые  заселились и проживают в общежитии ВУЗа, адрес фактического проживания корректироваться не будет, и значение в поле Скорректирован останется "Нет". В МСР для таких учащихся будет передаваться адрес общежития.

Если адрес регистрации или фактического проживания указаны с ошибками, то необходимо выполнить Добавление (изменение) Адреса регистрации или Добавление (изменение) Адреса фактического проживания.

Важно!

Для адресов, которые успешно прошли корректировку (в поле Скорректировано установлено значение “ Да ”), при внесении изменений в них, значение в поле Скорректировано изменится на “ Нет ”, и необходимо будет выполнить процедуру корректировки адреса учащегося заново.