Следующим этапом работы по проведению международных олимпиад должно быть формирование справочных данных. Для успешного проведения регистрации участников олимпиад, испытаний олимпиад, а также для анализа результатов и создания отчетов необходимо формирование, как ряда общевузовских справочников, так и справочников участка Международные олимпиады.

На первом этапе надо убедиться в полноте и корректности заполнения общевузовских справочников. Если система используется в ВУЗе не первый год, то, скорее всего, необходимые записи общевузовских справочников уже сформированы. В этом случае указанные ниже справочники нужно просто просмотреть и убедиться в наличии в них необходимых записей. Если некоторые из этих справочников не сформированы, или если в них необходимо добавить новые записи, это нужно сделать, используя функционал, описанный в разделах документации, посвященных каждому из справочников.

• Страны и регионы - В этом справочнике должны быть занесены страны и регионы Российской Федерации, из которых ожидаются участники олимпиады. Рекомендуется сформировать полный перечень регионов РФ. Если в ходе проведения регистрации участников возникнет необходимость добавить новую страну, необходимо будет обратиться к бизнес-администратору системы. Справочник стран и регионов понадобится как для занесения мест постоянной регистрации участников (по месту жительства), так и для занесения регионов школ и СУЗов, в которых учатся участники.
• Города - Этот справочник содержит не только города, но и населенные пункты других типов, входящие в состав региона. Основные города, жители которых ожидаются в качестве участников олимпиады, желательно внести в справочник заранее. Однако стремиться к полноте формирования справочника населенных пунктов каждого региона не стоит, так как можно будет добавлять новые населенные пункты по мере их востребования.
• Виды документов - Необходимо проверить корректность заполнения данного справочника в части разделов "Документы о среднем образовании" и "Удостоверяющий личность". Виды документов, входящие в данные группы будут доступны для выбора вида документа об образовании и документа, удостоверяющего личность участника, в ходе регистрации участников.

Если у пользователей участка  Международные олимпиады  недостаточно прав для внесения изменений в общевузовские справочники, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы.

Из справочников раздела  Приемная кампания в бакалавриат и магистратуру  до начала олимпиады должен быть сформирован справочник  Наборы в ВУЗ - в этом справочнике должен быть создан набор, соответствующий учебному году, в котором проводится олимпиада.

После того как были сформированы вышеописанные справочники можно приступать к формированию справочников для проведения международных олимпиад, которые располагаются в форме Справочники международных олимпиад :

• Международные олимпиады  - в этом справочнике должны быть добавлены одна или несколько олимпиад.
• Направления международных олимпиад  - в этом справочнике должен быть сформирован полный перечень направлений для каждой международной олимпиады.

Справочник  Наборы в вуз  представляет собой перечень наборов, соответствующих учебным годам.  Каждому набору соответствует свой состав приемной комиссии, свой перечень проводимых международных олимпиад. В данном справочнике создание и редактирование записей не предусмотрено. Записи о наборах создаются на этапе настроек участка "Абитуриент" (Наборы в ВУЗ).

Каждая запись о наборе на тот или иной год имеет подчиненные записи, которые отображаются в подчиненных представлениях:

Справочник содержит перечень проводимых ВУЗом международных олимпиад. Для добавления новой международной олимпиады необходимо:

1. В справочнике Наборы в ВУЗ  выбрать набор, для которого добавляется международная олимпиада. 
2. В справочнике Международные олимпиады из контекстного меню вызвать действие Добавить олимпиаду...
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Краткое и Полное наименование международной олимпиады.
   • Наименование на английском языке.
   • Дата начала и окончания проведения олимпиады.
   • Дата начала и окончания регистрации на олимпиаду.
   • Максимальное количество направлений для выбора участниками олимпиады. 
4. Нажать кнопку ОК.

После добавления в справочник записи о международной олимпиаде, данные об олимпиаде, которые вводились при ее создании можно редактировать непосредственно  представлении справочника, также можно задавать и редактировать следующие дополнительные данные о международной олимпиаде:

• ФИО лица, подписывающего дипломы.
• Должность лица, подписывающего дипломы.
• Наименование в предложном падеже.

После добавления записи о международной олимпиаде необходимо сформировать перечень направлений олимпиады (см. Направления международных олимпиад) и составить расписание очных и заочных состязаний.

Справочник содержит перечень направлений международной олимпиады, для добавления нового направления необходимо:

1. В справочнике Международные олимпиады  выбрать олимпиаду, для которой добавляется направление.
2. В подчиненном справочнике Направления международных олимпиад из контекстного меню вызвать действие Создать.
   
3. В форме параметров ввести следующие данные:
    
   • Наименование и  Класс участников.
   • При необходимости ввести Наименование на английском языке и установить один из признаков Очный формат, Онлайн формат, Проводится на русском языке и Проводится на английском языке. 
4. Нажать кнопку ОК.

В результате запись о направлении будет добавлена в справочник. Все данные, которые вводились при создании направления, можно редактировать непосредственно представлении справочника.

Для каждого направления должен быть сформирован перечень городов проведения олимпиад (см. Города проведения международных олимпиад), расписание очных и/или заочных состязаний (см. Расписание очных состязаний  и Расписание заочных состязаний), а также перечень льгот и скидок, которые предоставляются участникам олимпиад при поступлении в ВУЗ (см. Льготы (скидки) при поступлении).

Справочник отображает перечень всех направлений по всем международным олимпиадам. Добавление записей о направлении международной олимпиады и редактирование данных о ней осуществляется в справочнике Направления международных олимпиад.

Для каждого направления должен быть сформирован перечень городов проведения олимпиад (см. Города проведения международных олимпиад), расписание очных и/или заочных состязаний (см. Расписание очных состязаний  и Расписание заочных состязаний), а также перечень льгот и скидок, которые предоставляются участникам олимпиад при поступлении в ВУЗ (см. Льготы (скидки) при поступлении).

Справочник содержит сведения обо всех городах проведения конкурсов или олимпиад текущего года набора.

Для добавления записи о городе проведения необходимо:

1. В справочнике  Направления международных олимпиад  выбрать направление международной олимпиады.
2. В подчиненном справочнике Города проведения международных олимпиад из контекстного меню вызвать действие Добавить город проведения...
   
3. В форме параметров из соответствующих справочников с помощью кнопки  выбрать Страну / регион и Город  проведения олимпиады.
4. Нажать кнопку ОК.

После добавления нового города проведения олимпиад, данный город будет доступен для регистрации участников.

Данный справочник служит для формирования расписаний очных состязаний участников международной олимпиады.

Для формирования справочника необходимо:

1. В справочнике Направления международных олимпиад  выбрать направление международной олимпиады.
2. В подчиненном справочнике Расписание очных состязаний  из контекстного меню вызвать действие Создать запись очного расписания...
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Город проведения из справочника  Города проведения международных олимпиад  (кнопка ) выбрать город для проведения состязания.
   • В полях Дата проведения состязания и Время проведения состязания указать дату и время проведения состязания.
   • В поле Максимальное количество участников указать максимальное количество участников направления международной олимпиады в выбранном городе в указанную дату и время. 
4. Нажать кнопку ОК.

Таким образом, необходимо сформировать расписание для проведения очных состязаний для направления международной олимпиады. 

Данный справочник служит для формирования расписаний заочных состязаний участников международной олимпиады.

Для формирования справочника необходимо:

1. В справочнике Направления международных олимпиад  выбрать направление международной олимпиады.
2. В подчиненном справочнике Расписание заочных состязаний  из контекстного меню вызвать действие Создать запись заочного расписания...
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В полях Дата проведения состязания и Время проведения состязания указать дату и время проведения состязания.
   • В поле Максимальное количество участников указать максимальное количество участников направления международной олимпиады в указанную дату и время. 
4. Нажать кнопку ОК.

Таким образом, необходимо сформировать расписание для проведения заочных состязаний для направления международной олимпиады. 

Справочник содержит перечень льгот, предоставляемых участникам международных олимпиад, при поступлении в ВУЗ. Для добавления льготы (скидки) необходимо:

1. В справочнике Направления международных олимпиад  выбрать направление олимпиады.
2. В справочнике Льготы (скидки) при поступлении из контекстного меню вызвать действие Добавить льготу (скидку)...
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Результат участия в олимпиаде.
   • Конкурс а бакалавриат, на который предоставляется льгота.
   • Размер скидки на оплату обучения в ВУЗе.
4. Нажать кнопку ОК.

Справочник  Переводы терминов для ЛК содержит перечень терминов, используемых в личном кабинете участника международной олимпиады, и переводов для них.

Для изменения значений в поле Перевод  необходимо:

1. Выбрать запись термина.
2. Для данной записи в поле Перевод  щелкнуть левой клавишей мыши и нажать на кнопку .
3. В открывшемся текстовом редакторе ввести текст перевода.
4. Закрыть окно текстового редактора и подтвердить сохранение изменений.

Справочник  Переводы записей перечислений  содержит перечень перечислений, используемых в личном кабинете участника международных олимпиад, и переводов для них.

Для изменения значений в поле Перевод необходимо:

1. Выбрать запись термина.
2. Для данной записи в поле Перевод  щелкнуть левой клавишей мыши и нажать на кнопку .
3. В открывшемся текстовом редакторе ввести текст перевода.
4. Закрыть окно текстового редактора и подтвердить сохранение изменений.

Дополнительно в справочнике доступны действия:

• Актуализировать записи перечислений для личного кабинета.
• Отметить как непереводимое перечисление для личного кабинета.
• Отметить как переводимое перечисление для личного кабинета.

Справочник содержит перечень образовательных порталов и сайтов, данные о которых используются на участке Международные олимпиады.

Справочник Временные шкалы предназначен для определения дат и времени моментов событий, после наступления, которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета участника международных олимпиад.

Для настройки Личного кабинета участника международных олимпиад необходимо:

1. В представлении Временные шкалы выбрать запись "Проведение Международной Олимпиады Молодежи".
2. В подчиненном представлении Точки временной шкалы представлены все события, для которых необходимо проверить правильность установки даты и времени их наступления.

   Важно!

   Если событие наступило (текущая дата и время находятся после даты и времени момента события по шкале времени), то для него в поле Время прошло будет автоматически установлено значение "Да".

   • Начало возможности получения логина, пароля участника Международной Олимпиады Молодежи и Конец возможности получения логина, пароля участника Международной Олимпиады Молодежи - данные события позволяют задавать даты, начиная с которых ссылка "Получить логин и пароль" на html-странице Личного кабинета станет активной и перестанет быть активной.

     Важно!

     Если даты начала и окончания получения логина и пароля установить, как прошедшие, то для них в поле Время прошло будет установлен признак "Да". В данном случае ссылка на получение логина и пароля станет не активной, а вместо нее отобразится надпись "Регистрация окончена" и дальше будет указана дата окончания регистрации. Если даты начала и окончания получения логина и пароля установить в будущем, то для них в поле Время прошло будет установлен признак "Нет". В данном случае ссылка на получение логина и пароля останется не активной, а вместо нее отобразится надпись "Регистрация откроется" и дальше будет указана дата начала регистрации. Если даты указаны так, что дата начала получения логина и пароля уже прошла, а дата окончания еще не наступила, то в поле Время прошло для даты начала получения логина и пароля будет установлен признак "Да", а для даты окончания будет установлен признак "нет", и ссылка на получения логина и пароля станет активной.

   • Раздел с результатами участия в международной олимпиаде: начало и Раздел с результатами участия в международной олимпиаде: конец - данные события позволяют задать начало и конец периода, в течение которого в личном кабинете будет доступен раздел с результатами участия в олимпиаде. 
   • Возможность изменять данные: начало и Возможность изменять данные: конец - данные события позволяют задать начало и конец периода, в течение которого участник международных олимпиад может изменять свои данные в личном кабинете. 
   • Выбор места и времени участия: начало и Выбор места и времени участия: конец - данные события позволяют задать начало и конец периода, в течение которого в личном кабинете будет доступна возможность выбрать город, дату и время состязаний. 
   • Персональные данные: начало и Персональные данные: конец - данные события позволяют задать начало и конец периода, в течение которого в личном кабинете будет доступна возможность изменять персональные данные участника олимпиады.
   • Получение статуса: начало и Получение статуса: конец - данные события позволяют задать начало и конец периода, в течение которого в личном кабинете будет доступна возможность отправлять заявку на получение статуса участника международной олимпиады.
   • Подача заявки на регистрацию в качестве иностранного абитуриента для победителей - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") для победителей международной олимпиады в Личном кабинете участника международных олимпиад станет доступной возможность отправки заявки на регистрацию в качестве иностранного абитуриента.
   • Подача заявки на регистрацию в качестве иностранного абитуриента для призеров - после наступления момента данного события (в поле Время прошло установлено значение "Да") для призеров международной олимпиады в Личном кабинете участника международных олимпиад станет доступной возможность отправки заявки на регистрацию в качестве иностранного абитуриента.
3. Так как процесс проведения международных олимпиад повторяется ежегодно, то перед очередным проведением олимпиад необходимо для каждого события задать новые даты и время наступления момента события. Для этого необходимо:
   • В подчиненном представлении Точки временной шкалы выбрать нужную запись события.
   • В поле Момент события ввести новую дату и время в формате DD.MM.YYYY hh:mm:ss, после чего нажать клавишу Enter.

     Важно!

     Если в поле Момент события ввести дату без указания времени наступления события, то времени наступления события автоматически будет присвоено значение 00:00:00. Например, если для события "Начало возможности получения логина, пароля участника Международной Олимпиады Молодежи" в поле Момент события ввести просто дату 31.10.2020, без указания времени, то 31.10.2020 после наступлении времени 00 часов 00 минут 00 секунд (момент события наступил) ссылка на получение логина и пароля станет не активной, а вместо нее отобразится надпись "Получить логин и пароль (регистрация окончена)".

   • Так же можно сдвинуть дату с помощью контекстного меню и вызвать действие Сдвинуть, в форме параметров указать количество дней для смещения даты и нажать кнопку ОК.

Справочник содержит список интернет-ресурсов, ссылки на которые могут располагаться в личном кабинете участника международных олимпиад.

Справочник  Файлы, доступные в ЛК  содержит перечень шаблонов документов, используемых в личном кабинете участника международных олимпиад.

Для добавления нового шаблона необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить.
2. В форме параметров:
    
   • Указать Имя и Наименование шаблона документа.
   • С помощью кнопки в поле Данные файла  загрузить файл с шаблоном документа.  
3. Нажать кнопку ОК.

Справочник содержит перечень шаблонов писем, отправляемых участникам международных олимпиад. Для изменения шаблона необходимо:

1. В представлении Шаблоны почтовых сообщений найти и выбрать запись шаблона, который будет изменяться.
2. Для выделенной записи в колонке Тело щелкнуть левой клавишей мыши и нажать кнопку открыть.
   
3. В окне редактирования шаблона выполнить нужные изменения.
4. Закрыть окно редактирования, подтвердив сохранение изменений.