Управление учебным процессом ВУЗа- Регистрация поступающего в лицей (раздел целиком) (08.05.2024) | (одним файлом) |
Регистрация поступающего в лицей |
Регистрация поступающих в лицей может начинаться после того, как выполнены все подготовительные этапы, описанные в предыдущих разделах. Для регистрации поступающих предназначена таблица данных Поступающие в лицей (текущий набор), которая отображает поступающих текущего набора и позволяет проводить процедуру регистрации. Таблица данных Поступающие в лицей (текущий набор) располагается в разделе "Прием в Лицей" на соответствующей вкладке. Регистрация поступающих может вестись двумя способами:
Независимо от выбранного способа регистрации данные о зарегистрированных поступающих будут отображены в таблицах данных Поступающие в лицей (текущий набор) и Поступающие в лицей (все наборы), как это показано на рисунке выше. После удачного завершения регистрации поступающему автоматически будет присвоен статус Зарегистрирован. В процессе проведения приемной кампании в лицее статус поступающего может изменяться на:
Все статусы, кроме Зарегистрирован, устанавливаются Модератором заявок абитуриентов вручную в поле Статус участия в наборе. |
1. Регистрация поступающих пользователем системы |
Для регистрации поступающего необходимо в верхней таблице данных Поступающие в лицей (текущий набор) щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Зарегистрировать поступающего. После вызова процедуры регистрации отобразится форма регистрации поступающего в лицей.
Форма состоит из нескольких вкладок (Общие ; Контактная информация, школа ; Список оценок из предыдущей школы ;...). При первом открытии формы регистрации все ее поля пустые. Ряд полей окрашен в зеленый цвет. Необходимо последовательно (сверху вниз) заполнить все поля формы на всех вкладках. Когда во всех полях будут установлены допустимые значения, кнопка ОК на форме станет активной. Пока на форме существует хотя бы одно поле, окрашенное в зеленый цвет, процедуру регистрации выполнить не удастся. После заполнения формы регистрации необходимо нажать кнопку ОК и в результате запись о поступающем будет добавлена в таблицу данных и ему будет присвоен статус Зарегистрирован. Ниже описаны особенности заполнения всех полей формы, расположенных на каждой из вкладок. |
1.1. Вкладка Общие | ||||||
На этой вкладке вводятся данные о документах, удостоверяющего личность поступающего в лицей и свидетельстве о рождении.
|
1.2. Вкладка Контактная информация, школа | ||
На данной вкладке расположены поля для ввода информации о контактной информации поступающего и предыдущей школе, в которой он обучался.
|
1.3. Вкладка Список оценок из предыдущей школы |
Данная вкладка предназначена для занесения оценок по предметам из предыдущей школы. Для добавления оценки необходимо щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Добавить оценку по предмету. В процессе выполнения процедуры откроется диалоговое окно для добавления оценок, в котором необходимо:
После нажатия клавиши ОК оценка будет добавлена. Для удаления оценки необходимо выбрать запись с оценкой, щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Удалить оценку, после потверждения данного действия оценка будет удалена. |
1.4. Вкладка Список результатов ГИА |
Данная вкладка предназначена для внесения результатов по Государственной итоговой аттестации (ГИА). Для добавления результатов ГИА необходимо щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Добавить результат ГИА. В процессе выполнения процедуры откроется окно параметров для добавления результатов, в котором необходимо:
После нажатия клавиши ОК результат ГИА будет добавлен. Для удаления результата ГИА необходимо выбрать соответсвующую запись, щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Удалить результат ГИА, после потверждения данного действия результат будет удален. |
1.5. Вкладка Конкурс в Лицей | ||||
Данная вкладка предназначена для выбора конкурсов и вступительных испытаний по выбору, в котором будет участвовать поступающий в Лицей. Для выбора конкурса необходимо на вкладке Конкурс в Лицей :
|
1.6. Вкладка Родственники |
Данная вкладка позволяет ввести контактную информацию о двух родственниках или контактных лицах поступающего. При этом ввод информации об одном контактном лице является обязательным. На вкладке расположены две группы полей одинаковой структуры. Поля второй группы необязательны для заполнения, однако, если хотя бы одно из полей группы заполнить, остальные поля станут обязательными.
Если заполнение формы закончено, а кнопка ОК не активна, это означает, что для одного или нескольких полей установлены недопустимые значения. Такие поля окрашены в зеленый цвет. Если Вы не видите "зеленого" поля на текущей вкладке, надо просмотреть другие вкладки формы. После того, как все страницы формы заполнены, можно нажимать кнопку ОК . После нажатия этой кнопки занесенные на форму данные будут сохранены в базе данных. |
2. Изменение конкурсов, выбранных поступающим | ||
Для изменения конкурсов, в которых планирует участвовать абитуриент лицея, необходимо:
|
3. Изменение информации о поступающем |
После выполнения процедуры регистрации информация о поступающем будет доступна в разделе Прием в Лицей на вкладке Поступающие в лицей (текущий набор). Для изменения данных о зарегистрированном поступающем необходимо щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Зарегистрировать поступающего. В результате откроется форма регистрации, в которой необходимо в полях Фамилия, Имя и Отчество ввести Фамилию, Имя и Отчество поступающего, данные которого требуется изменить. При вводе отчества система выполнит поиск и в случае если поступающий зарегистрирован, выдаст следующее сообщение: после чего необходимо проверить Фамилию, Имя, Отчество и Дату рождения предложенных для выбора данных. Если данные не совпадают, то необходимо нажать кнопку Нет и система предложит для выбора данные другого поступающего. В случае если система не предложит подходящие данные для выбора, то необходимо проверить вводимые данные и уточнить проходил регистрацию поступающий или нет. В ситуации, когда данные совпадают, необходимо нажать кнопку Да. Далее поля формы будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного поступающего, и будут доступны для изменения. При внесении изменений следует руководствоваться правилами работы с формой регистрации, расмотренными в разделе Заполнение формы регистрации. |
4. Изменение информации о родителях |
Для внесения изменений в информацию о родителях необходимо на вкладке Поступающие в лицей (текущий набор) найти и выбрать нужного поступающего, щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать действие Изменить информацию о родителях. В результате откроется форма изменения данных о родителях, в которой можно изменить информацию о родителях, а также добавить дополнительное контактное лицо (группа полей Контактное лицо (доп.)).
После нажатия кнопки ОК все изменения будут записаны. |
5. Регистрация поступающих посредством Личного кабинета |
Личный кабинет абитуриента лицея - специализированный сервис системы, предназначенный для организации взаимодействия пользователей участка "Лицей университета" с абитуриентами лицея. Сервис позволяет получать от абитуриентов лицея заявки на регистрацию, регистрировать абитуриентов в системе, получать от абитуриентов электронные версии необходимых документов, осуществлять информационное взаимодействие в абитуриентами (обмен сообщениями, рассылки по электронной почте). Данный сервис состоит из двух частей:
Взаимодействие удаленных пользователей - абитуриентов лицея с системой опосредовано пользователем - модератором. Это выражается в том, что в результате любых действий абитуриента в личном кабинете не происходит непосредственное создание, модификация или удаление данных системы. Вместо это создаются "заявки удаленных пользователей", которые подлежат ручному рассмотрению модератором. Модератор должен просмотреть данные каждой заявки, после чего " принять " или " отклонить " заявку. Только в момент приема заявки модератором происходит реальное изменение данных системы об абитуриентах. |
5.1. Подготовка к работе с Личным кабинетом |
Адрес html-страницы Личного кабинета абитуриентов Лицея необходимо уточнить в Службе поддержки системы. Информацию о данном адресе необходимо опубликовать для сведения потенциальных абитуриентов Лицея. Перед началом работы Личного кабинета в рамках каждого нового набора необходимо:
Адрес web-страницы личного кабинета необходимо уточнить у администратора системы. |
5.2. Работа абитуриентов с Личным кабинетом |
Работа абитуриентов с Личным кабинетом осуществляется посредством html-страницы, работа с которой должна вестись посредством одного из интернет-браузеров (полный перечень поддерживаемых версий браузеров можно уточнить у администратора системы). HTML-страница имеет общедоступную часть и часть, доступную по логину и паролю пользователя. Общедоступная часть html-страницы содержит ссылки, при помощи которых можно получить логин и пароль, восстановить утраченный пароль (восстановление возможно по логину или адресу электронной почты), написать сообщение модератору системы. Также на странице есть ссылки, по которым можно ознакомиться с информацией о способах решения возможных технических проблем, а также Инструкция пользователя по работе с Личным кабинетом. Закрытая часть html-страницы представляет собой, собственно, Личный кабинет. При помощи функциональности закрытой части html-страницы абитуриент может подать заявку на регистрацию в качестве абитуриента, указав необходимый набор своих личных данных и выбрав желаемое направление обучения, может изменять ранее занесенную о себе информацию в периоды времени, когда такая возможность открыта, подавать заявление о зачислении в электронном виде. Работа абитуриента с Личным кабинетом состоит из нескольких этапов:
Подробно порядок действий пользователя по работе с Личным кабинетом изложен в Инструкции, доступной на странцие Личного кабинета. |
5.3. Модерация заявок, поступающих из Личного кабинета |
В результате любых действий пользователя Личного кабинета (получение логина и пароля, регистрация в качестве абитуриента, изменение данных) в системе создается "заявка" удаленного пользователя. "Заявка" - это запись в базе данных, содержащая набор данных, введенных пользователем. Все заявки подлежат просмотру модератором, в результате которого заявка должна быть "принята" или "отклонена". Только после "принятия" заявки, поступившей из ЛК модератором, происходит изменение данных системы об абитуриентах Лицея. Прямое изменение данных об абитуриентах пользователями Личного кабинета невозможно. Заявки удаленных пользователей принадлежат к различным Видам заявок. Каждый вид заявки имеет свой набор полей. Работа с заявками ведется в разделе Лицей университета / Управление личными кабинетами в форме Заявки удаленных пользователей. Интерфейс работы с заявками, реализованный в форме Заявки удаленных пользователей, состоит из "дерева" видов заявок и таблицы данных, отображающих заявки каждого их видов. В каждой строке "дерева" заявок отображается наименования вида заявок, а также число в квадратных скобках, означающее количество заявок данного вида, находящихся в статусе " Ожидает рассмотрения " (это заявки, которые поступили, но еще не рассмотрены модератором). Если есть хотя бы одна заявка данного вида в статусе "Ожидает рассмотрения" строка выделяется жирным шрифтом. Обновить количества поступивших заявок можно при помощи действия контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши в зоне дерева заявок) Обновить. В таблице, отображающей список заявок, по умолчанию отобраны только те заявки, которые находятся в статусе " Ожидает рассмотрения ". Но данный отбор можно изменить при помощи строки фильтра (на рисунке выделена розовым цветом). Если очистить значение фильтра, то в таблице отобразятся все заявки данного вида, в том числе принятые и отклоненные. Работа модератора состоит в просмотре данных поступивших заявок и принятии решений о "приеме" и "отклонении" заявки. Для этого предназначено действие контекстного меню Просмотреть и принять. При вызове этого действия отобразится форма параметров, отображающая все данные, имеющиеся в заявке. Например, ниже представлена форма приема заявки на получение логина и пароля. Модератор должен просмотреть значения во всех полях заявки на предмет их допустимости. В первую очередь нужно обращать внимание на строковые поля (ФИО, телефоны, адреса, наименования населенных пунктов), в которых у удаленного пользователя есть потенциальная возможность ввести любой набор символов. Например, при приеме заявки на получение логина и пароля нужно убедиться в том, как именно занесены значения в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество", соответствует ли введенная "Дата рождения" примерному диапазону дат рождения потенциальных абитуриентов. Если введенные в заявке данные допустимы, нужно нажать кнопку Принять в нижнем поле формы, если же значения недопустимы, нужно нажать кнопку Отклонить. Во втором случае нужно обязательно заполнить поле Сообщение, в котором нужно изложить причину отклонения заявки (например, "Уточните значение вашей даты рождения".) При выборе одного из решений над заявкой будет выполнена операция приема или отклонения, а в форме параметров отобразится следующая (по порядку следования в таблице данных) заявка. Также в нижнем поле формы можно пролистывать заявки при помощи кнопок Предыдущая и Следующая. При выполнении "приема" заявки в системе произойдет следующее:
При выполнении "отклонения" заявки никаких действий над данными об абитуриенте выполнено не будет, но абитуриенту будет сформировано и отправлено сообщение электронной почты о том, что заявка отклонена и о причине отклонения заявки (текст, который будет занесен модератором в поле Ответ абитуриенту). Форма Заявки удаленных пользователей также содержит дополнительные вкладки, помогающие решать следующие задачи:
|
5.4. Настройка режима автоматического приема заявок | ||||
Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки: Определить категории заявок для автоматического приема Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":
Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:
|