Для начала работ с функционалом по входящей международной мобильности студентов   необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:

• Виды мобильности
• Соглашения о международной мобильности  
• Предельная численность по договору  
• Ограничения контингента   
• Предельная численность по периодам
• Специальности в зарубежных ВУЗах  
• Ориентационные сессии для иностранных студентов
• Значения полей отчетов для виз, регистрации  

После заполнения справочников можно переходить к следующему этапу  

Регистрация иностранного студента может выполняться как посредством личного кабинета, так и с помощью процедур обозревателя данных.

Для организации удаленного взаимодействия с иностранными студентами - кандидатами используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

Регистрация иностранных студентов через личный кабинет разделена на три основных этапа:

1. Получение логина и пароля.
2. Регистрация иностранного студента.
3. Изменение данных.

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. Подробнее в разделе Подготовка к работе личных кабинетов.

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должны быть и сформированы следующие справочники:

- Соглашения о международной мобильности

- Предельная численность по договору

- Ограничения контингента

- Предельная численность по периодам

- Виды мобильности

- Специальности в зарубежных ВУЗах

- Значения полей отчетов для виз, регистрации.

Для того, чтобы предоставить иностранному студенту доступ в личный кабинет на web-ресурсе ВУЗа, необходимо выполнить следующие действия (выполняется куратором участка):

1. Зайти на Участок МЕЖДУНАРОДНАЯ МОБИЛЬНОСТЬ СТУДЕНТОВ, зайти в форму Заявки иностранных студентов, перейти в представление Заявки ожидающие рассмотрения.
2. Вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться действием Создать учетную запись для иностранного студента.
   
3. Откроется окно ввода параметров:
   
4. В форме параметров указать следующие данные:
   • Фамилия (на английском языке).
   • Имя (на английском языке).
   • Отчество (на английском языке).
   • Фамилия (на русском языке).
   • Имя (на русском языке).
   • Отчество (на русском языке).
   • Пол указать один из признаком "Муж./Жен.".
   • Язык взаимодействия нужно с помощью кнопки  открыть список и выбрать одно из возможных языков.
   • Электронная почта.
   • Соглашение, в рамках которого осуществляется обучение нужно с помощью кнопки  открыть справочник, выбрать соглашение и нажать кнопку ОК для закрытия справочника и подтверждения выбора. Поле Вид мобильности заполнится автоматически.
   • Филиал, в котором будет обучаться студент.
   • Факультет, на котором будет обучаться студент.
5. Нажать  ОК.
6. В таблице  Заявки ожидающие рассмотрения  будет создана соответствующая запись со статусом "Ожидает рассмотрения". 
7. Для данной записи нужно вызвать контекстное меню и воспользоваться пунктом Посмотреть и принять.
8. В форме рассмотрения заявки нажать кнопку Принять. 
9. Система автоматически отправит на указанный адрес электронной почты сообщение с учетными данными для входа в личный кабинет:

   Пример

   Thank you for registering, Suzanne Collins! Congratulations! Your request for a login and password accepted. Now you can visit http://..... and sign in to your account using the data below. ===>>>----------------------------------------------- Your account data: Login: SCOLLINS Password: password ===>>>----------------------------------------------- This mail was generated and sent to you automatically

10. C этими данными иностранный студент может начать работу в своем личном кабинете на web-портале ВУЗа.

Для работы с заявками, поступившими от иностранных студентов через личный кабинет, необходимо зайти на Участок МЕЖДУНАРОДНАЯ МОБИЛЬНОСТЬ СТУДЕНТОВ, зайти в форму Заявки иностранных студентов.

В представлении Заявки из Личных кабинетов все заявки делятся на классы в соответствии с типом заявки.

Первой таблицей данных в этой форме является таблица  Категории заявок модератору. В ней отображается дерево категорий заявок. Если выбрать любую из категорий, то в представлении Заявки ожидающие рассмотрения отобразятся записи о заявках удаленных пользователей выбранной категории.

Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11) либо с помощью действия контекстного меню Посмотреть и принять.

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости. Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

Если необходимо дополнить почтовое сообщение, которое будет отправлено по результатам принятия заявки, то в поле  Сообщение (форма параметров рассмотрения заявки) нужно ввести текст дополнительного сообщения. 

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. Для отклонения заявку нужно нажать кнопку Отклонить.

После нажатия кнопки Принять или Отклонить участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено сообщение примерно следующего содержания:

Пример

Thank you for registering, Suzanne Collins! Congratulations! Your request for a login and password accepted. Now you can visit http://...... and sign in to your account using the data below. ===>>>----------------------------------------------- Your account data: Login: SCOLLINS Password: password ===>>>----------------------------------------------- This mail was generated and sent to you automatically

Данное сообщение было автоматически создано на основе заранее разработанного шаблона. Создавать или редактировать шаблоны сообщений можно в разделе Администратору в форме Сервер приложений в таблице Шаблоны почтовых сообщений. Подробнее о работе с шаблонами см. здесь.

Сообщения от иностранных студентов представлены на отдельной вкладке Сообщения от иностранных студентов

Каждое сообщение содержит Тему, Текст сообщения, ФИО иностранного студента, его контактные данные, а так же приложенный к сообщению файл, если он был приложен пользователем.

Принцип работы с сообщениями такой же, как и с другими заявками. Чтобы ответить на сообщение необходимо вызвать контекстное меню (правая кнопка мышки) и выбрать Ответить.

После нажатия кнопки Ответить участнику будет отправлен ответ примерно следующего содержания:

Пример

Hello, Suzanne Collins! You have applied to the International Students Office with the following request: ----------------------------------------------- Hello, International Students Office. I received an email with the account data. What to do next? ----------------------------------------------- The answer is: Now you can visit http//...... and sign in to your account using the data. With kindest regards, International Students Office This is an automatically generated email, please do not reply.

Регистрация иностранных студентов - кандидатов осуществляется в форме Иностранные студенты - кандидаты в представлении  Иностранные студенты - кандидаты.

Прежде чем запись об иностранном студенте появиться в системе, пользователь должен добавить иностранного студента, как кандидата на зачисление, для этого необходимо:

1. В разделе Международная мобильность студентов воспользоваться функциональностью Иностранные студенты - кандидаты.
2. В открывшемся окне выбрать закладку Иностранные студенты - кандидаты.

3. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить студента-кандидата.

4. Заполнить форму параметров добавления иностранного студента следующим образом:

   

   • В полях Фамилия, Имя и Отчество необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте студента- кандидата(или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае, если абитуриент не имеет отчества, поле Отчество можно не заполнять. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени, или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.
   • В поле Дата рождения необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операционной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).
   • В поле Пол необходимо указать гендерную принадлежность иностранного студента (муж./жен.). 
   • В полях Фамилия (англ.), Имя (англ.) и Отчество (англ.) необходимо ввести соответствующие данные на английском языке.
   • В полях Контактный телефон, Адрес электронной почты и Адрес места жительства необходимо указать соответствующую контактную информацию иностранного студента. 
   • Необходимо ввести данные в разделе Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного студентом - кандидатом документа.
   • В полях Страна рождения, Место рождения (на русском языке) и Место рождения (на английском языке) необходимо указать данные о месте рождения согласно документу, удостоверяющего личность.
   • В поле Дата регистрации кандидатом необходимо установить текущую дату.
   • Необходимо указать Филиал, Соглашение о международной мобильности и Специальность в организации-партнере.
   • В полях Номер приглашения, Наименование КПП и Дата въезда  необходимо указать данные о въезде иностранного студента на территорию РФ.

После нажатия кнопки ОК запись о новом студенте-кандидате будет добавлена в представление.

Для добавления документов иностранного студента с помощью обозревателя данных, необходимо:

1. В представлении Иностранные студенты - кандидаты (форма Иностранные студенты - кандидаты) или Иностранные студенты (форма Иностранные студенты) выбрать запись иностранного студента, для которого добавляется документ.
2. Из контекстного меню вызвать действие Добавить документ.
3. В форме параметров указать следующие данные:
   • Вид документа из справочника с помощью кнопки  нужно выбрать вид добавляемого документа.

     Важно!

     В зависимости от выбранного вида документа, может изменяться набор обязательных для заполнения полей, которые будут выделены зеленым цветом.

   • Серия документа.
   • Номер документа.
   • Идентификатор документов.
   • Кем выдан.
   • Дата документа.
   • Дата начала действия.
   • Дата истечения срока действия.
   • Сдан подлинник нужно установить значение "Да", если иностранный студент предоставил оригинал документа, и значение "Нет", если копию.
   • Краткое содержание.
   • Файл документа с помощью кнопки    нужно указать путь к файлу, в котором содержится скан документа. 
4. Нажать кнопку ОК.

Добавляемый документ отобразиться в представлении Личные документы, подчиненное представлениям Иностранные студенты - кандидаты и Иностранные студенты.

Для зачисления иностранного студента необходимо:

1. Открыть функциональность Иностранные студенты - кандидаты из основного меню Управление учебным процессом в разделе Международная мобильность студентов.
2. В открывшемся окне выбрать закладку Иностранные студенты - кандидаты.
3. Найти и выбрать запись с нужным иностранным студентом - кандидатом.

4. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Зачислить иностранного студента.

5. В форме параметров указать следующие данные:

   

   • Учебный год начала обучения.
   • Факультет, на который зачисляется иностранный студент.
   • При необходимости можно указать Курс, на который зачисляется иностранный студент.
   • Соглашение о международной мобильности в рамках, которого будет обучаться иностранный студент.
   • Период мобильности по соглашению.
   • Дата начала обучения и Дата окончания обучения иностранного студента.
   • Учебный год окончания обучения.
   • В поле Номер приказа и Дата приказа необходимо ввести соответствующие реквизиты приказа о зачислении иностранного студента.

После нажатия кнопки ОК иностранный студент будет зачислен на выбранную программу. Просмотр данных о студенте будет доступен только с использованием функциональности Иностранные студенты, воспользоваться которой можно будет из основного меню Управление учебным процессом в разделе Международная мобильность студентов.

Для формирования индивидуального учебного плана иностранного студента необходимо:

1. Открыть функциональность Иностранные студенты из основного меню Управление учебным процессом в разделе Международная мобильность студентов.
2. Выбрать закладку Иностранные студенты.
3. Найти и выбрать запись с нужным иностранным студентом.
4. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Назначить дисциплину

5. Ввести параметры формы назначения дисциплины иностранному студенту, следующим образом:

   

   • В поле Учебный год необходимо тот учебный год, в котором будет обучаться иностранный студент.
   • Для задания учебного плана необходимо в поле План факультета указать факультет или отделение вуза, а также в поле Учебный план ввести название учебного плана, из которого будет выбрана искомая дисциплина для иностранного студента. Для выбора пользователям доступны все учебные планы вуза.
     Более подробно ознакомиться как работать с учебными планами можно в соответствующем разделе данного руководства Все учебные планы
   • В поле Дисциплина учебного плана необходимо выбрать дисциплину, по которой будет обучаться иностранный студент.

После нажатия кнопки ОК иностранному студенту будет назначена соответствующая дисциплина.

Для формирования ведомостей для сдачи испытаний иностранным студентом необходимо выполнить ряд действий:

1. На участке  Международная мобильность студентов открыть форму Иностранные студенты.
2. В представлении  Ведомости для иностранных студентов  из контекстного меню вызвать действие Создать ведомость для иностранных студентов.
   

3. В форме параметров указать следующие данные:
   

   • Учебный год  - из справочника выбрать учебный год, в котором запланировано испытание. 
   • Номер учебного года - определяется автоматически по справочнику.
   • Период обучения  - из справочника выбрать модуль или семестр, в котором запланировано испытание.
   • Номер модуля (семестра) - определяется автоматически по справочнику.
   • Учебный план факультета - из справочника выбрать факультет, к которому принадлежит учебный план, в рамках которого предусмотрено испытание.
   • Учебный план - из справочника выбрать план, в рамках которого предусмотрено испытание.
   • Дисциплина - из справочника выбрать дисциплину, для которой проводится испытание рубежного контроля.
   • Тип программы иностранных студентов  - из справочника выбрать тип программы иностранных студентов, в рамках которой проводится испытание.
   • Факультет студентов - определяется автоматически, в зависимости от установленных настроек (см. Настройки участка "Международная мобильность студентов").
   • Индекс факультета - определяется автоматически по справочнику Факультеты и отделения.
   • E-mail для отправки результатов. 
   • Порядковый номер - определяется путем поиска максимального существующего номера ведомости для данного факультета в данном учебном году и прибавления 1 к результату.
   • Номер ведомости - формируется путем комбинирования значений определенных ранее полей по заданному правилу.
   • Вид ведомости  - выбрать вариант проведения испытания: сдача, пересдача, пересдача комиссии, пересдача по уважительной причине. 
   • Нагрузка преподавателя выбрать запись нагрузки плана преподавателя для данного испытания.
   • Дата сдачи испытания - установить дату проведения испытания.
   • Дата окончания периода - определяется по справочнику График учебного процесса для модуля (семестра), в котором запланировано Испытание рубежного контроля.
   • Считать результатом до пересдач.
   • Если ведомость формируется только для одной группы, то в поле Только для группы нужно указать группу, для которой формируется ведомость.
   • Если ведомость нужно формировать отдельно для каждой группы, то в поле Отдельная ведомость для каждой группы нужно установить значение "Да".
   • Если ведомость формируется только для одной подгруппы, то в поле Только для группы нужно указать группу, а в поле Только для подгруппы  ввести номер подгруппы.
   • Если ведомость формируется для отдельного студента, то в поле Только для группы нужно указать группу студента, а в поле Только для студента указать студента, для которого формируется ведомость.
   • Если из ведомости необходимо исключить учащихся, готовящихся к перемещению, то в поле Исключить готовящихся к перемещению нужно установить значение "Да"   
4. Нажать кнопку ОК.

Результатом работы процедуры должны стать:

- запись о ведомости (ведомостях) в представлении  Ведомости для иностранных студентов.

- перечень сдач в подчиненном представлении  Сдачи испытания студентами, с установленными ссылками на ведомость, с отображением номера и даты ведомости.

После того, как ведомость сформирована, у пользователя есть возможность добавлять и удалять преподавателей из ведомости, а также вносить корректировки.

Для добавления преподавателей необходимо в представлении Ведомости для иностранных студентов  выбрать запись о ведомости и в нижнем представлении Преподаватели по ведомости через контекстное меню вызвать действие Добавить преподавателя (по нагрузке).

Откроется окно ввода параметров, где в поле Нагрузка преподавателя, необходимо указать запись плана нагрузки преподавателя для данного испытания.

После нажатия кнопки ОК в таблице Преподаватели по ведомости для выбранной ведомости будет сформирована запись о преподавателе, которая будет содержать в себе следующие данные:

• ФИО и должность преподавателя;
• количество студентов, у которых преподаватель принял зачет или экзамен.

Для удаления преподавателя из ведомости необходимо его выбрать в таблице Преподаватели по ведомости и через контекстное меню выбрать действие Удалить преподавателя из ведомости.

Корректировки могут быть следующих видов:

1) Изменение перечня сдач, включенных в ведомость.

Для каждой сдачи, входящей в ведомость, доступны действия (из контекстного меню представления Сдачи испытания студентами):

- исключить из ведомости - действие имеет параметр Удалить сдачу, который может принимать значения "Да" или "Нет" (по умолчанию "Да"); при этом удаление может быть доступно только для сдачи, не имеющей оценки (при необходимости удалить сдачу, имеющую оценку, это можно сделать при помощи существующего действия  Удалить сдачу);

- перенести в другую ведомость - это действие требует выбора существующей ведомости, относящейся к тому же испытанию рубежного контроля. 

Пример

Если, например, сдачи, вошедшие в состав одной ведомости, необходимо разделить на две ведомости, это можно сделать следующим образом: создать пустую ведомость (описано выше), затем перенести в нее группу сдач

 

2) Удаление ведомости.

Для ведомости доступно действие удаления, однако оно работает только для ведомости, в которую не включено ни одной сдачи. Если такие сдачи есть, то процедура покажет сообщение об ошибке "В ведомость включено N сдач, удаление невозможно". Если пользователю все же необходимо удалить ведомость, он должен сначала исключить из нее все сдачи при помощи описанных выше действий исключить из ведомости, перенести в другую ведомость, после чего ведомость удастся удалить.

Печать ведомостей.

После того, как сформированы ведомости, по ним можно формировать печатные формы при помощи действий контекстного меню, доступных в представлении Сдачи испытания студентами в группе действий "Ведомости". Поддерживается формирование ведомостей различного вида.

1. Ведомость по группам предназначена для проведения обычной сдачи испытания группой студентов. Ведомость может использоваться и для пересдач.

2. Ведомость для иностранного студента  предназначена для проведения сдачи испытания индивидуально у одного иностранного студента. 

Для занесения результатов испытаний, сданных иностранным студентом, необходимо:

1. Выбрать в разделе Международная мобильность студентов функциональность Иностранные студенты.
2. В закладке Иностранные студенты из основной таблицы данных необходимо выбрать нужного иностранного студента.
3. Занести оценку в подчиненной таблице данных Испытания рубежного контроля, найдя в ней нужное испытание и перейдя на вкладку Сдачи испытания, где в соответствующих столбцах Оценка (10 баллов), Оценка (5 баллов) и Зачет/незачет, проставляется результат испытания.

Для отчисления иностранного студента необходимо:

1. Открыть функциональность Иностранные студенты из основного меню Управление учебным процессом в разделе Международная мобильность студентов.
2. Выбрать закладку Иностранные студенты.
3. Найти и выбрать запись с нужным иностранным студентом.
4. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Отчисление

5. Заполнить форму ввода информации, необходимой для отчисления иностранного студента, следующим образом.

   

   • Номер - в этом поле вводится номер приказа об отчислении студента;
   • Дата - в этом поле вводится дата приказа об отчислении.
   • Комментарий.

При выполнении отчисления текущий статус иностранного студента "закрывается", что выражается в том, что запись о студенте пропадает из таблицы данных. При этом происходит создание нового статуса студента типа "Иностранные студенты, завершившие обучение". Запись об отчисленном студенте появляется в той же форме на вкладке Иностранные студенты, завершившие обучение.