На участке приема в аспирантуру доступно формирование ряда отчетов, отображающих информацию о ходе регистрации участников, представляющих собой ведомости или протоколы вступительных испытаний, выписки из приказов о зачислении аспирантов. Список всех поступающих, сгруппированный по научным специальностям, позволяет анализировать результаты приемной кампании и принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению.

Данный отчет показывает соотношение количества мест для аспирантов и количества поданных заявлений по каждой группе направлений и профилей программы подготовки.

Отчет вызывается из главной таблицы Поступающие в аспирантуру. Для вызова отчета необходимо открыть контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться действием "Сводка по количеству поступающих".

Откроется окно выбора параметров:

Форме параметров необходимо указать Набор, для которого будет формироваться отчет, и при необходимости можно ограничить условия формирования отчета с помощью выбора параметров Этап набора и Филиал. При установке признака "Исключить рекомендованных вне конкурса" в сводке будут представлены только те аспиранты, для которых в таблице Поступающие в аспирантуру в колонке "Результат участия" не проставлено значение "рекомендован вне конкурса" 

После выбора параметров необходимо нажать кнопку "Ок".

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, их контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Контакты поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенный факультет, то нужно в поле Только поступающие на факультет выбрать факультет с помощью кнопки .
   • Если необходимо сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру на определенную кафедру, то нужно в поле Только поступающие на кафедру выбрать кафедру с помощью кнопки .

     Важно!

     Перед выбором кафедры в поле Только поступающие на кафедру, необходимо выбрать факультет в поле Только поступающие на факультет.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
   • Если в отчете должны быть данные только по рекомендованным к зачислению поступающим в аспирантуру, то в поле Только рекомендованные к зачислению нужно установить значение "Да".
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем, его контактных данных, а также краткую информацию о выбранном конкурсе на специальность.

После того, как сформированы вступительные испытания и списки их участников, а также введены результаты, полученные поступающими за испытания, можно формировать итоговые списки поступающих с результатами испытаний, на основе анализа которых можно принимать решение о рекомендации поступающих к зачислению в аспирантуру.

Списки поступающих могут формироваться как по всем поступающим, так и раздельно для по отраслям науки. Для формирования списков в форме Прием в аспирантуру в главной таблице данных Поступающие в аспирантуру нужно вызвать действие контекстного меню "Список поступающих в аспирантуру" . Откроется окно выбора параметров: 

• В поле "Набор" по умолчанию подставляется значение набора, установленное для поступающего, который был выбран в момент вызова действия. Это значение можно изменить, выбрав новое значение из справочника Наборы в аспирантуру . В этом случае сформируется список поступающих другого набора.
• В поле "Этап набора", если нужно получить список поступающих в рамках одного определенного этапа набора, необходимо указать одно из значений "Первый этап / Второй этап". 
• Если нужно сформировать список поступающих только по одной из отраслей науки, то в поле "Только отрасль науки" нужно выбрать эту отрасль из справочника Отрасли науки. Если нужно сформировать список всех поступающих, то значение в этом поле нужно оставить пустым.
• Установка флажка в поле "Выводить соискателей" позволяет включать в отчет список соискателей.
• Установка флажка в поле "Отбирать только рекомендованных" позволит создать список поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлены значения "Рекомендован по конкурсу" или "Рекомендован вне конкурса" .
• Флажок "Исключить рекомендованных вне конкурса" позволяет исключить из списка поступающих, для которых в поле "Результат участия" проставлено значение  "Рекомендован вне конкурса" .
• Если установить флажки "Выделять отрицательные результаты" и "Выделять перезачтенные результаты", то в отчете будут выделены отрицательные и перезачтенные результаты. 

После нажатия кнопки ОК произойдет формирование отчета, который будет создан в виде файла MS Excel.

Выписка из приказа о зачислении формируется для выбранного поступающего. Выписка может быть сформирована только в том случае, если для поступающего установлен приказ о зачислении.

Для формировании выписки нужно открыть раздел Прием в аспирантуру , в ней перейти в главную таблицу данных Поступающие в аспирантуру , выделить нужного поступающего и для него вызвать действие контекстного меню "Выписка из приказа о зачислении" .

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающем и приказе, которым он был зачислен в аспирантуру.

Протоколы вступительного испытания формируется для каждого из участников испытания по предмету. Формирование протоколов вступительного испытания производится в форме "Прием в аспирантуру" в таблице данных "Проведение испытаний" (главная таблица данных "Наборы в аспирантуру") или в главной таблице "Вступительные испытания в аспирантуру" . До формирования протокола необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Протоколы на участников" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированный таким образом отчет будет представлять собой файл MS Excel, содержащий листы протоколов на каждого из участников испытания. Список поступающих, на которых формируются протоколы, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных "Участники испытания", путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Протоколы вступительного испытания в аспирантуру"

Ведомость формируется для одного из вступительных испытаний по одному из предметов. Формирование ведомости на вступительное испытание производится в форме Прием в аспирантуру в таблице данных Проведение испытаний (главная таблица данных Наборы в аспирантуру ) или в главной таблице Вступительные испытания в аспирантуру . До формирования ведомости необходимо сформировать список участников испытания. Если список участников не создан при формировании испытания, или требует уточнения, его можно переформировать путем вызова для испытания действия контекстного меню "Переформировать список участников" .

Для формирования ведомости нужно выбрать нужное испытание и для него вызвать действие контекстного меню "Ведомость" .

В поля формы параметров нужно внести дату проведения испытания (подставляется автоматически на основе даты, установленной для испытания).

Сформированная таким образом ведомость будет представлять собой файл MS Excel, содержащий информацию о вступительном испытании и дате его проведения, а также список поступающих. Список поступающих, отображаемый в ведомости, формируется на основе списка, представленного в подчиненной таблице данных Участники испытания , путем исключения из него поступающих, уже имеющих оценку за испытание, и поступающих, недопущенных к испытанию.

Пример отчета "Ведомость вступительного испытания в аспирантуру"

Данный отчет позволяет сформировать список участников, подавших документы в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме Прием в аспирантуру открыть таблицу данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор) или Поступающие в аспирантуру (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Основной конкурс.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Этап набора,  Филиал и Направление подготовки. Для формирования отчета в краткой форме необходимо в поле Формировать в краткой форме установить значение "Да".
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список подавших документы в аспирантуру в формате MS Excel.

Данный отчет позволяет сформировать список участников конкурса портфолио.

Для формирования отчета необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио открыть таблицу данных  Участники конкурса портфолио (текущий набор) или  Участники конкурса портфолио (все наборы).
2. Из контекстного меню системы вызвать действие Участники конкурса портфолио.
   
3. Указать Набор, для которого будет формироваться отчет. При необходимости можно ограничить выборку с помощью параметров Филиал и Направление подготовки.
4. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список участников конкурса портфолио в формате MS Excel.

На любом этапе работы с поступающим в аспирантуру, после его регистрации, при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов поступающего в аспирантуру. Для этого необходимо:

1. В форме  Прием в аспирантуру, таблица данных Поступающие в аспирантуру (текущий набор), выбрать поступающего в аспирантуру, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается поступающий, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит поступающий. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного поступающего в аспирантуру. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех поступающих, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный поступающий.
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству поступающего в аспирантуру (одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались поступающим в личном кабинете.

На любом этапе работы с участником конкурса портфолио после его регистрации при помощи действия Выгрузить и сохранить документы можно выполнить выгрузку всех загруженных ранее в систему документов участника конкурса портфолио. Для этого необходимо:

1. В форме  Конкурс портфолио, таблица данных Участники конкурса портфолио (текущий набор), выбрать участника конкурса портфолио, документы которого будут выгружаться.
2. Из контекстного меню выбрать действие Выгрузить и сохранить документы.

3. Заполнить форму параметров:

   
   • В поле Набор отображается значение текущего набора.
   • В поле  По участнику отображается участник, для которого вызывается процедура.
   • В поле Аспирантская школа отображается аспирантская школа, к которой принадлежит участник. 
   • В поле По аспирантской школе если оставить значение "Нет", то выгрузка будет производиться только для выбранного участника. Если установить значение "Да", то поле  По участнику очистится и выгрузка документов будет выполняться для всех участников конкурса портфолио, принадлежащих к той же аспирантской школе, что и изначально выбранный участник. 
   • В поле Сохранить в папку необходимо указать путь к папке, в которой будут сохранены документы.
4. Нажать кнопку ОК.

По указанному в поле Сохранить в папке пути будут созданы подпапки, имеющие имя, соответствующее Фамилии Имени Отчеству участника конкурса портфолио(одна или несколько папок), и в них - подпапки на каждый вид документа, и в них - файлы документов. Файлы будут выгружены в том формате, в котором они загружались участником в личном кабинете.

Отчет содержит информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие  Языковые сертификаты поступающих  (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию об языковых сертификатах поступающих в аспирантуру.

Отчет содержит информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Магистерские программы поступающих (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о магистерских программах поступающих в аспирантуру. В отчет попадут только поступающие в аспирантуру, которые при регистрации указали диплом магистра или диплом зарубежного ВУЗа по иностранной магистерской программе.

Отчет содержит информацию о поступающих в аспирантуру, принимавших участие в студенческих олимпиадах, у которых в справочнике Студенческие олимпиады  установлен признак Используются для поступающих в аспирантуру.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Участники студенческих олимпиад (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле  Филиал с помощью кнопки  нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, которые принимали участие в студенческих олимпиадах.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму прохождения вступительных испытаний.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Список поступающих в аспирантуру, сдающих экзамены дистанционно (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего информацию о поступающих в аспирантуру, выбравших дистанционную форму участия во вступительных испытаниях.

Отчет содержит список поступающих в аспирантуру, для которых при регистрации установлен признак Академическая аспирантура.

Для формирования отчета необходимо:

1. В представлении Поступающие в аспирантуру (текущий набор) из контекстного меню вызвать действие Претенденты в академическую аспирантуру (группа действий Отчеты по контингенту поступающих).
   
2. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • В поле Набор нужно выбрать год набора, для которого будет формироваться отчет.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих филиалом, в который они поступают, то в поле Филиал с помощью кнопки нужно выбрать филиал.
   • Если необходимо ограничить выборку поступающих аспирантской школой, на которую они поступают, то в поле  Аспирантская школа  с помощью кнопки  нужно выбрать аспирантскую школу.

     Важно!

     Перед выбором аспирантской школы необходимо выбрать филиал в поле Филиал.

   • В поле Этап набора можно указать этап набора, что позволит сформировать отчет только для поступающих в аспирантуру в рамках определенного этапа набора.
3. Нажать кнопку ОК.

Отчет будет сформирован в виде файла MS Excel, содержащего список поступающих в академическую аспирантуру.