Управление учебным процессом ВУЗа- Прием на программы ДПО (раздел целиком) (28.04.2024) | (одним файлом) |
Прием на программы ДПО |
Работа с информацией о приеме на программы ДПО ведется в форме Прием на программы ДПО. Эта форма доступна для пользователей, имеющих права на работу с участком Дополнительное образование. |
1. Справочники по приему на программы ДПО |
Справочники по приему на программы ДПО располагаются в форме Прием на программы ДПО, в которой доступны следующие справочники: |
1.1. Наборы на программы ДПО |
В справочнике Наборы на программы ДПО отображаются записи о годах набора слушателей на программы ДПО. Каждая запись справочника наборов в ВУЗ соответствует учебному году, в котором производится набор на программы ДПО. Добавление записей набора осуществляется на ответственными пользователями на участке Абитуриент. Каждая запись о наборе на программы ДПО имеет подчиненные записи о конкурсах на программы ВПО, имевших место в данном наборе. |
1.1.1. Конкурсы на программы ДПО |
Работа с конкурсами на программы ДПО ведется в форме Прием на программы ДПО в представлении Конкурсы на программы ВПО, подчиненное представление Наборы на программы ДПО для каждого из наборов. Для добавления записи о конкурсе в справочник необходимо:
После нажатия кнопки ОК в представлении Конкурсы на программы ДПО появится новая запись о конкурсе. |
1.1.1.1. Предметы на конкурс |
Справочник содержит перечень вступительных испытаний, проводимых в рамках конкурса на программу ДПО. Для добавления вступительного испытания необходимо:
|
1.1.1.2. Места на конкурс ДПО |
Данный справочник содержит перечень видов мест доступных на конкурс на программы ДПО. Для добавления нового вида места на конкурс необходимо:
Редактирование информации о количестве мест для каждого вида мест возможно, как непосредственно в представлении Места на конкурс ДПО, так и посредствам соответствующего пункта инспектора объектов. |
1.1.1.3. Группы слушателей ДПО |
Справочник содержит перечень групп слушателей, формируемых в рамках конкурса на программу ДПО. Для добавления группы слушателей в справочник необходимо:
|
1.2. Предметы вступительных испытаний ДПО |
Данный справочник содержит перечень предметов, по которым проводятся вступительные испытания на программы ДПО. Добавление нового предмета вступительных испытаний необходимо:
|
2. Порядок работы с разделом |
2.1. Формирование справочников |
Для начала работ с разделом Прием на программы ДПО необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:
После заполнения справочников можно переходить к следующему этапу. |
2.2. Построить вступительные испытания |
Для формирования перечня вступительных испытаний для поступающего на программы ДПО необходимо:
В результате в представлении Вступительные испытания, подчиненное представлению Поступающие на программы ДПО, отобразится список вступительных испытаний. Для каждого вступительного испытания в представлении Вступительные испытания можно ввести результат испытания в колонке Оценка. |
2.3. Регистрация поступающих |
Для того чтобы начать регистрацию нужно вызвать действие Зарегистрировать поступающего в представлении Поступающие на программы ДПО. При вызове действия откроется форма параметров, поля которой нужно заполнить в том порядке, в котором они расположены на форме (сверху вниз). Форма имеет несколько страниц (вкладок), на которых расположены поля для заполнения. Необходимо заполнить поля последовательно на всех вкладках. После того, как во всех полях на всех вкладках будут установлены допустимые значения, кнопка ОК в правом нижнем углу формы станет доступной. Страница "Общие"
Страница "Контактная информация" На данной странице нужно ввести данные об Адресе фактического проживания, Рабочем телефоне, Контактном телефоне и при необходимости указать E-mail поступающего. Страница "Предыдущее образование"
Страница "Место работы, поступление"
Если Вы закончили заполнение формы регистрации, а кнопка ОК на форме неактивна, это означает, что одно или несколько полей не одной из закладок не заполнено или содержит некорректное значение. Поля, в которых занесено недопустимое значение, имеют зеленый фон. Необходимо просмотреть все страницы формы, найти такие поля и установить в них допустимые значения. После нажатия кнопки ОК запись о зарегистрированном поступающем появится в таблице данных. Кроме полной формы регистрации поступающего на некоторых форматах программ возможно заполнение краткой формы регистрации. Данная функция реализована для сокращения времени на регистрацию поступающего на краткосрочные программы ДПО. Для получения возможности ускоренной регистрации при формировании записи о продолжительности программы (см. Продолжительность программ) должен быть проставлен признак "Допустима краткая форма регистрации". Для вызова формы нужно вызвать действие Зарегистрировать поступающего (краткая форма). После регистрации можно при помощи действия Заявление поступающего выгрузить заявление в формате MS Word и распечатать его. |
2.3.1. Добавить данные СНИЛС |
Для добавления данных о СНИЛС поступающего необходимо:
|
2.3.2. Заявление поступающего |
Работа с заявлениями поступающего на программы ДПО состоит из следующих этапов: |
2.3.2.1. Формирование заявления |
Для формирования файла с заявлением поступающего на программы ДПО необходимо:
|
2.3.2.2. Загрузка копии заявления |
Для загрузки копии заявления поступающего на программы ДПО необходимо:
|
2.3.2.3. Загрузка копии заявления для ФИС |
Загрузка копии заявления для ФИС осуществляется следующим образом:
|
2.3.3. Формирование расписки |
Для формирования расписки необходимо:
|
2.3.4. Формирование личной карточки |
Для формирования личной карточки поступающего на программы ДПО необходимо:
|
2.3.5. Формирование согласия на зачисление |
Для формирования согласия на зачисление поступающего на программы ДПО необходимо:
|
2.3.6. Формирование согласие на обработку персональных данных |
Для формирования согласия на обработку персональных данных поступающего на программы ДПО необходимо:
|
2.4. Оформление договора |
После того, как учащийся зарегистрирован, для него может быть сформирован договор на обучение в документа формата MS Word. Для того чтобы получить файл договора, нужно для выбранного поступающего в таблице Поступающие на программы ДПО вызвать действие Выгрузить договор . После того как договор будет подписан всеми сторонами и ему будет присвоен номер и дата, договор нужно зарегистрировать в системе. Для регистрации договора нужно вызвать одно из двух действий в зависимости от формата программы.
Если пользователь ошибется с выбором действия, например, вызовет действие регистрации договора студента для слушателя, система отобразит сообщение "Данная процедура преназначена только для студентов программ ВПО", и процедура вызвана не будет. Набор параметров, которые необходимо заполнить, схож для обоих процедур. Особенности заполнения некоторых полей:
После нажатия кнопки ОК запись о договоре появится в таблице данных Договора, подчиненной по отношению к таблице Поступающие на программы ДПО. Номер и дата договора будут отображены в одноименных колонках в таблице поступающих. Если был установлен флажок об оплате первого период обучения, он также отобразится в одноименной колонке. Для получения возможности зачисления поступающего на программу ДПО необходимым условием является отметка об оплате первого платежа по договору. После проставления данного признака поступающий будет выделен зеленым цветом в общем списке. Для поступающих на программы формата, отличного от ВПО (слушателей) возможна регистрация не индивидуального, а группового договора. В этой ситуации действия по регистрации договора выполняются в два этапа:
После включения слушателей в групповой договор для них также необходимо поставить отметку об оплате, после чего их можно будет зачислять. Если при создании программы ДПО был установлен признак "Набор на бюджетной основе". то для данной программы действия "Регистрация договора" и "Отметка об оплате" не являются обязательными и можно перейти к зачислению поступающего на программу ДПО. |
2.5. Зачисление поступающих |
Зачисление поступающего в состав слушателей или в состав студентов может выполняться после того, как поступающий зарегистрирован и зарегистрирован договор об его обучении, сделана отметка об оплате первого периода обучения. Записи о поступающих, удовлетворяющие этим условиям, выделяются в таблице данным шрифтом зеленого цвета . Требования об обязательном наличии договора и отметки о первом платеже не распространяются на поступающих на программы, для которых установлен признак Набор на бюджетной основе. Проверить или установить этот признак можно в справочнике Программы дополнительного образования. Также поступающий обязательно должен быть отнесен к одной из групп слушателей. На основании данных, занесенных в систему, можно сформировать приказ о зачислении группы в виде документа MS Word. Для этого нужно выбрать одного из поступающих, входящих в группу, и вызвать действие Приказ о зачислении. Выполнять зачисление можно после того, как приказ будет подписан и зарегистрирован. Зачисление студентов на программы формата ВПО и зачисление слушателей на программы других форматов выполняется при помощи разных процедур. Для слушателей (поступающих на все программы кроме программ формата ВПО) можно выполнять как зачисление одного поступающего, так и зачисление всей группы. Зачисление всей группы можно использовать только в том случае, если все поступающие, отнесенные к группе, зачисляются с одной даты одним приказом. Для студентов предусмотрена только процедура индивидуального зачисления. При этом процедуру индивидуального зачисления можно выполнять и одновременно по нескольким выбранным поступающим, но только в случае, если все они зачисляются с идентичным набором всех параметров (приказ, даты, факультет, направление/специальность и проч.). Для того чтобы зачислить одного поступающего слушателя, нужно выбрать его в таблице данных и вызвать действие Зачислить слушателя. Все данные, необходимые для зачисления, кроме реквизитов приказа и даты зачисления, должны быть заполнены предварительно. Если это не так, нужно вернуться к данным о поступающим, включить поступающего в группу. Для выполнения зачисления достаточно заполнить поля Дата зачисления, а также Номер приказа и Дата приказа о зачислении. Для зачисления группы нужно вызвать действие Зачислить группу. После нажатия кнопки ОК на форме зачисления слушателя или группы произойдет следующее:
При выполнении процедуры зачисления группы зачисление будет выполнено только для тех поступающих группы, для которых зарегистрирован договор и проставлена отметка о первом платеже. Если программа, на которую поступают слушатели имеет признак Набор на бюджетной основе, то слушатели будут зачислены и без договора и оплаты. Для зачисления студента необходимо вызвать действие Зачислить студентом. Данная процедура требует уточнить Набор, в котором будет считаться зачисленным студент, Основание зачисления, Факультет, на который будет выполнено зачисление, Степень/квалификацию, которую получит студент по окончании образовательной программы? Вид места. Также необходимо задать реквизиты приказа о зачислении. Реквизиты договора должны быть присвоены студенту заранее при помощи описанной выше процедуры Зарегистрировать индивидуальный договор студента. При выполнении процедуры зачисления студента произойдет следующее:
Дальнейшая работа со студентом будет вестись на участке Студент. Подробнее о работе на этом участке можно прочесть в разделе Руководство пользователя участка "Студент". Для формирования Приказов о зачислении необходимо:
Отчет представляет собой документ Microsoft Word. Для того чтобы сохранить отчет в других форматах, нужно рядом с кнопкой ОК раскрыть список и выбрать требуемый формат. |
2.5.1. Установка согласия на зачисление |
Для установки согласия поступающего на зачисление необходимо:
В результате для выбранного учащегося в представлении Поступающие на программы ДПО будет установлен признак Подано согласие на зачисление. |
2.5.2. Отзыв согласия на зачисление |
Для отзыва согласия поступающего на зачисление необходимо:
В результате для выбранного учащегося в представлении Поступающие на программы ДПО будет снят признак Подано согласие на зачисление и будет установлен признак Отозвано согласие на зачисление. |
2.6. Добавить заявление поступающего для ФИС |
Для загрузки файла с заявлением поступающего на программы ДПО существует следующие действия: Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления поступающего)
Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более поступающих)
|
2.7. Отчеты по контингенту поступающих на программы ДПО |
2.7.1. Список поступающих на программы ВПО |
Для формирования списка поступающих на программы высшего образования ДПО необходимо:
|
2.7.2. Реестр приема |
Для формирования реестра поступающих на программы высшего образования ДПО необходимо:
|
3. Поступившие / Выбывшие |
Таблица содержит списки всех слушателей программ ДПО, как поступивших, так и выбывших по тем или иным причинам. Возможные действия со списком слушателей аналогичны действиям таблицы Поступающие на программы ДПО. Зеленым цветом в списке выделены слушатели, совершившие первый платеж по договору обучения на программах ДПО. |
3.1. Контактная информация |
В таблице показаны контактные данные поступающего слушателя, которые ранее были введены при его регистрации. Данные могут быть изменены в данной таблице. При этом информация о пользователе, внесшем изменения, и дата изменения будет сохранена. Также в таблице можно добавить поле контактной информации. Для этого нужно вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать пункт "Добавить контакт". В открывшемся окне выбрать тип контактной информации и ввести его значение. |
3.2. Личные документы |
В данной таблице приведены все документы, предоставленные поступающим при процедуре поступления. Автоматически здесь создаются поля для документов, указанных в форме регистрации. Также можно добавить новый документ, путем выбора соответствующего пункта контекстного меню. |
3.3. Ученые степени |
Таблица содержит список ученых степеней поступающего (если есть). Автоматически в списке создаются поля для ученых степеней, указанных при заполнении формы регистрации. Также в таблице можно добавить ученые степени поступающего путем выбора соответствующего пункта контекстного меню. |
3.4. Опыт работы |
В таблице содержится список всех мест работы поступающего на программы ДПО, как прошлых, так и текущего. В список автоматически вносятся места работы, указанные в форме регистрации. Также можно добавить места работы поступающего через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. |
3.5. Договора |
В таблице указаны заключенные с поступающим на программы ДПО договора (если существуют). Добавление нового договора в данной таблице невозможно. Для добавления договора используются другие формы. |
4. Интеграция с системой ФИС ГИА |
Функционалом участка Дополнительное образование предусмотрена возможность передачи данных в систему ФИС ГИА. Функциональность по передаче данных в ФИС ГИА доступна в форме Прием на программы ДПО. Более подробно о передаче данных в ФИС ГИА см. в следующих разделах: |
4.1. Информация о решении для интеграции с системой ФИС ГИА |
4.2. Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА |
4.3. Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА |
4.4. Проверка статуса обработки пакета-выгрузки в веб интерфейсе ФИС ГИА |
4.5. Этапы загрузки информации в систему ФИС ГИА |
Загрузка информации в систему ФИС ГИА осуществляется в несколько этапов:
Описанные этапы выполняются последовательно. Т.е. перед выполнением следующего этапа, необходимо дождаться окончания обработки информации, загруженной ранее в предыдущем этапе. А также убедиться в отсутствии ошибок (или их не критичности) при обработке системой ФИС (смотри раздел Проверка статуса обработки пакета-выгрузки в веб интерфейсе ФИС ГИА). Стоит отметить, что выполнение загрузки информации в рамках одного этапа, можно выполнять за несколько итераций и параллельно. |
4.6. Формирование информации о приемной кампании | ||||
Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о приемных кампаниях ВУЗа (бакалавриат, магистратура, аспирантура, программы ДПО) необходимо перейти в форму Прием на программы ДПО и в представлении Наборы на программы ДПО из контекстного меню вызвать действие Выгрузить данные о приемной кампании (группа действий Взаимодействие с системой ФИС ГИА). В форме параметров необходимо задать параметры: год набора, филиал, логин и пароль, выданные при регистрации в ФИС ГИА и Приема, а также указать путь и наименование файла для сохранения результата и выбрать папку со справочниками системы ФИС ГИА, которую сформировали ранее на рабочем месте, подключенном к защищенной сети (смотри раздел Получение и актуализация справочников системы ФИС ГИА). Год набора подставляется тот, по которому было вызвано соответствующее действие. Предусмотрена возможность выбора любого года набора. Результатом работы данного действия будет xml - файл с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).
|
4.7. Формирование информации об образовательных программах | ||
Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об образовательных программах, необходимо:
Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА). |
4.8. Формирование информации об объеме приема | ||||
Для формирования xml - файла с выгрузкой данных об объеме приема, необходимо:
Результатом работы данного действия будет xml - файл, с выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА). |
4.9. Формирование информации о конкурсных группах | ||||
Для формирования xml - файла с выгрузкой данных о конкурсных группах на программы ДПО, необходимо:
Результатом работы данного действия будет xml - файл с соответствующей выгрузкой. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА).
|
4.10. Формирование информации о заявлениях поступающих на программы ДПО | ||||
Для передачи информации о заявлениях поступающих на программы ДПО необходимо:
Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА). |
4.11. Формирование информации о заявлениях поступающих на программы ДПО, вошедших в приказ |
Перед формированием информации о заявлениях поступающих на программы ДПО, вошедших приказ, необходимо обновить информацию по всем заявлениям, для которых существует приказ о зачислении. Для этого нужно снова повторить действия из раздела Формирование информации о заявлениях поступающих на программы ДПО, отметив галочкой параметр "Только по зачисленным абитуриентам". Для передачи информации о заявлениях поступающих на программы ДПО необходимо:
Результатом работы данного действия будет xml - файл. Далее необходимо загрузить полученные данные в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА). |
4.12. Формирование выгрузки файлов заявлений поступающих на программы ДПО для передачи в ФИС ГИА |
Для передачи файлов с заявлениями поступающих на программы ДПО необходимо перейти на форму "Прием на программы ДПО", представление "Наборы на программы ДПО" и правой клавишей мыши выбирать пункт меню "Взаимодействие с системой ФИС ГИА". Из открывшегося списка выбираем "Сформировать файлы заявлений". В появившейся форме параметров необходимо:
Результатом работы данного действия будет перечень файлов с выгрузкой. Наименования файлов содержат следующую информацию: год набора, наименование кампуса (первая буква наименования кампуса), уровень образования (Д - дополнительное образование), регистрационный номер поступающего на программу ДПО. Далее необходимо загрузить полученные файлы в систему ФИС ГИА (смотри раздел Пакетная загрузка данных в систему ФИС ГИА). |
5. Дополнительная информация о поступающих |
В таблице Поступающие на программы ДПО, а также в подчиненных ей таблицах можно просматривать дополнительную подробную информацию о поступающих на программы ДПО. |
5.1. Контактная информация |
В таблице показаны контактные данные поступающего слушателя, которые ранее были введены при его регистрации. Данные могут быть изменены в данной таблице. При этом информация о пользователе, внесшем изменения, и дата изменения будет сохранена. Также в таблице можно добавить поле контактной информации. Для этого нужно вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать пункт "Добавить контакт". В открывшемся окне выбрать тип контактной информации и ввести его значение. |
5.2. Личные документы |
В данной таблице приведены все документы, предоставленные поступающим при процедуре поступления. Автоматически здесь создаются поля для документов, указанных в форме регистрации. Также можно добавить новый документ, путем выбора соответствующего пункта контекстного меню. |
5.3. Ученые степени |
Таблица содержит список ученых степеней поступающего (если есть). Автоматически в списке создаются поля для ученых степеней, указанных при заполнении формы регистрации. Также в таблице можно добавить ученые степени поступающего путем выбора соответствующего пункта контекстного меню. |
5.4. Опыт работы |
В таблице содержится список всех мест работы поступающего на программы ДПО, как прошлых, так и текущего. В список автоматически вносятся места работы, указанные в форме регистрации. Также можно добавить места работы поступающего через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. |
5.5. Договора |
В таблице указаны заключенные с поступающим на программы ДПО договора (если существуют). Добавление нового договора в данной таблице невозможно. Для добавления договора используются другие формы. |
6. Групповые договора |
Форма предназначена для регистрации групповых договоров со слушателями, поступающими на программы ДПО. Для регистрации нового группового договора необходимо вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши), выбрать пункт "Добавить групповой договор". В открывшемся окне: выбрать подразделение ДПО, которое осуществляет данную программу; программу ДПО; ввести номер и дату договора в соответствии с принятой в ВУЗе системой нумерации; указать наименование организации, которая заключает договор с ВУЗом; если необходимо - внести комментарий. По окончании ввода информации нажать "Ок", новый договор будет отображен в списке в разделе, соответствующем выбранному подразделению ДПО. Далее можно приступить к внесению списка слушателей, поступающих по данному договору. Для этого нужно воспользоваться подчиненной формой: |
6.1. Поступающие по договору |
В данной форме содержится список слушателей, поступающих на программы ДПО по выбранному в форме выше групповому договору. Для создания новой записи в списке необходимо воспользоваться пунктом "Зарегистрировать поступающего" или "Зарегистрировать поступающего (краткая форма)" контекстного меню (правая кнопка мыши). В открывшемся окне заполняются все необходимые поля (выделены зеленым цветом) и дополнительные (если необходимо). После нажатия кнопки "Ок" новый поступающий на программы ДПО будет внесен в список. Процесс заполнения полей подробно описан в Поступающие на программы ДПО Существует второй вариант составления списка слушателей. Нужно перейти в раздел "Поступающие на программы ДПО", зарегистрировать поступающих, отметить их в списке и, вызвав контекстное меню выбрать пункт "Включить в групповой договор". Зачисление слушателя на программы ДПО возможен только после того, как в форме Поступающие на программы ДПО был проставлен признак "оплачен первый платеж". Данный признак является обязательным для зачисления слушателя на программу ДПО. После того как признак установлен, в форме Поступающие по договору необходимо вызвать контекстное меню (правый щелчок мыши) и выбрать пункт "Зачислить слушателя." |
6.2. Слушатели, обучающиеся по договору |
В данной форме показан список слушателей программ ДПО, обучающихся по групповому договору, выбранному в форме выше. В данный список слушатели попадают после того, как в форме Поступающие на программы ДПО был проставлен признак "оплачен первый платеж". Данный признак является обязательным для зачисления слушателя на программу ДПО. После того как признак установлен, в форме Поступающие по договору необходимо вызвать контекстное меню (правый щелчок мыши) и выбрать пункт "Зачислить слушателя." В форме доступны различные операции над полями (назначение учебного плана, дисциплин по выбору, формирование учебных карточек, осуществление перемещений слушателя и др.) |
7. Признание документов об иностранном образовании | ||
Направить документы об образовании на признание можно с помощью раздела "Заявка на признание" личного кабинета поступающих на программы ДПО.
|