Управление учебным процессом ВУЗа- Порядок работы с разделом (раздел целиком) (08.05.2024) | (одним файлом) |
Порядок работы с разделом |
1. Настройки раздела | ||
Прежде чем начать пользоваться функционалом участка Подготовительное отделение для иностранных граждан необходимо задать настройки участка. Для определения данных настроек можно воспользоваться разделом Настройки участка ПОИГ на участке Подготовительное отделение для иностранных граждан, либо вызвать процедуру Настройки участка ПОИГ из контекстного меню (щелкнуть правой клавишей мыши) в справочнике Наборы на ПОИГ (форма Справочники ПОИГ). В результате откроется форма настроек, в которой необходимо:
После нажатия кнопки ОК все настройки будут заданы. |
2. Формирование справочников ПОИГ |
Начиная работать с функционалом участка Подготовительное отделение для иностранных граждан, необходимо заполнить справочники, которые доступны в соответствующей форме Справочники ПОИГ. |
2.1. Наборы на ПОИГ | ||
Справочник Наборы на ПОИГ представляет собой перечень наборов, соответствующих учебным годам. Каждому набору соответствует свой перечень курсов для слушателей.
|
2.1.1. Курсы для слушателей ПОИГ |
До начала приема слушателей на подготовительное отделение необходимо для нового набора заполнить справочник Курсы для слушателей ПОИГ. До начала формирования перечня курсов должен быть полностью сформирован справочник Программы слушателей ПОИГ. В справочнике Курсы для слушателей ПОИГ содержится информация о курсах, на которые проводится набор слушателей на подготовительное отделение. Для добавления курса нужно в представлении Наборы на ПОИГ выбрать текущий набор и в подчиненном (нижнем) представлении Курсы для слушателей ПОИГ щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню действие Добавить курс. Параметры для добавления нового конкурса заполняются следующим образом:
После нажатия кнопки ОК в представлении Курсы для слушателей ПОИГ добавится запись о новом курсе. Удаление конкурса осуществляется при помощи пункта контекстного меню Удалить курс. Удалить запись о курсе можно только в том случае, если на нее нет ссылок из других разделов системы. Это означает, что удалить запись справочника удастся только в том случае, если в системе нет зарегистрированных на этот курс слушателей и т.д. При попытке удаления записи, связанной с существующими, пользователь увидит сообщение об ошибке. Редактирование информации о курсе возможно непосредственно в представлении. |
2.1.1.1. Группы слушателей ПОИГ |
Справочник содержит перечень групп слушателей, сформированных в рамках курса подготовительного отделения для иностранных граждан, для добавления группы необходимо:
|
2.2. Программы слушателей ПОИГ |
Справочник содержит перечень программ для обучения слушателей подготовительного отделения для иностранных граждан. Для формирования справочника необходимо:
|
2.3. Продолжительности обучения |
Справочник содержит перечень продолжительностей обучения по программам подготовительного отделения для иностранных граждан. Для формирования справочника необходимо:
|
3. Прием на ПОИГ |
Функционал формы Прием иностранных слушателей-кандидатов позволяет организовать процесс регистрации и зачисления поступающих на подготовительное отделение для иностранных граждан. Данные о приеме организованы по годам набора. Для начала работы с очередным набором необходимо, чтобы были сформированы справочники Основные этапы работы с разделом Прием иностранных слушателей кандидатов состоят в следующем:
|
3.1. Регистрация поступающего на ПОИГ |
3.1.1. Регистрация поступающих пользователем системы |
Для регистрации поступающего необходимо в представлении Иностранные слушатели-кандидаты (текущий набор) щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Зарегистрировать слушателя-кандидата. После вызова процедуры регистрации отобразится форма регистрации поступающего на подготовительное отделение для иностранных граждан, в которой нужно указать следующие данные:
После нажатия кнопки ОК в форме параметров запись о новом слушателе-кандидате будет добавлена в представление Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор). |
3.1.2. Регистрация поступающих через личный кабинет | ||||
Для организации удаленного взаимодействия с поступающими на подготовительное отделение для иностранных граждан (ПОИГ) используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.
Web-страница поддерживает работу на двух языках - русском и английском. Для переключения языка используются флажки в правой верхней части окна. Выбрать язык нужно до входа в личный кабинет. Регистрация поступающего на ПОИГ через личный кабинет разделена на два основных этапа:
Более подробно о выполнении всех этапов подготовки к работе с личным кабинетом можно ознакомиться непосредственно на web-странице подготовительного отделения для иностранных граждан по соответствующей ссылке.
|
3.1.2.1. Подготовка к использованию личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ |
Перед началом работы с личным кабинетом поступающего на подготовительное отделение для иностранных граждан необходимо:
|
3.1.2.2. Настройка личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ | ||
Перед началом процесса регистрации слушателей кандидатов необходимо выполнить настройку личных кабинетов:
|
3.1.2.2.1. Настройка временных шкал | ||||
Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал раздела Настройка личных кабинетов ПОИГ. Представление Временные шкалы предназначено для определения дат и времени моментов событий, после наступления которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета. Для настройки Личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ необходимо:
|
3.1.2.2.2. Термины личного кабинета |
Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал раздела Настройка личных кабинетов ПОИГ. Представление Термины личного кабинета содержит перечень терминов, используемых в личном кабинете слушателя-кандидата подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ). Для изменения значений в поле Текст необходимо:
|
3.1.2.2.3. Установка интернет ссылок для отображения в личном кабинете |
На странице входа в личный кабинет и в личном кабинете содержится ряд ссылок на другие интернет-ресурсы, для управления ссылками предназначено представление Интернет-ресурсы (форма Настройка личных кабинетов ПОИГ). В данном представлении отображается перечень ссылок на интернет ресурсы, используемые в личном кабинете. Для изменения адреса ссылки необходимо в поле Url, для данной ссылки, дважды щелкнуть левой клавишей мыши и ввести новый адрес, после чего нажать клавишу Enter. Для добавления новой ссылки необходимо:
После нажатия кнопки OK ссылка добавится в перечень и отобразится в Личном кабинете. |
3.1.2.3. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет |
В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись слушателя-кандидата). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а также имеет "категорию доступа", например, это может быть "слушатель-кандидат ПОИГ", "иностранный абитуриент бакалавриата" или "иностранный абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно. Процесс регистрации слушателей-кандидатов подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ) через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей. Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок слушателей-кандидатов. |
3.1.2.3.1. Модерация заявок слушателей-кандидатов |
Заявки, поданные слушателями-кандидатами подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ), находятся в форме Заявки удаленных пользователей участка Подготовительное отделение для иностранных граждан и разделены на основные группы Категории заявок модератору и Сообщения модератору : В разделе Категории заявок модератору будут отображаться все заявки, поступившие от слушателей-кандидатов, включая на получение логина и пароля, регистрацию и изменение данных. Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении Заявки ожидающие рассмотрения, модератор должен выбрать одну из категорий заявок и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте представления) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении Заявки ожидающие рассмотрения. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ". Для того чтобы рассмотреть заявку модератору необходимо выполнить действие контекстного меню Посмотреть и принять. При выполнении действия откроется форма с данными, которые указал слушатель-кандидат в личном кабинете при формировании заявки. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии его заявки. Если модератор принял решение отклонить заявку, то ему необходимо в поле Сообщение указать причину отклонения и выполнить действие Отклонить. Отдельной вкладкой выделены Сообщения модератору. В этом разделе будут отображаться заявки с сообщениями от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии. Для того чтобы прочитать и ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять и в появившемся окне в поле Сообщение ввести текст ответа. Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту. |
3.1.2.3.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения Данная настройка находится в форме Настройки участка ПОИГ участка Подготовительное отделение для иностранных граждан (см. I. Настройки раздела). |
3.1.2.3.3. Настройка режима автоматического приема заявок | ||||
Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки: Определить категории заявок для автоматического приема Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":
Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:
|
3.1.3. Удаление слушателя- кандидата |
Для удаления слушателя-кандидата из системы необходимо:
|
3.2. Изменение персональных данных слушателя-кандидата |
После выполнения процедуры регистрации (см. Регистрация поступающих пользователем системы) информация о поступающем на подготовительное отделение для иностранных граждан будет доступна в форме Прием иностранных слушателей- кандидатов в представлении Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор). Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, могут изменяться непосредственно в представлении Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор) или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в Руководстве пользователя обозревателя данных в разделах Редактирование данных в таблице и Редактирование значений свойств при помощи Инспектора объектов. Для внесения остальных изменений, относящихся к персональным данным, необходимо:
|
3.3. Добавление документов слушателя- кандидата | ||
Для добавления документов слушателя- кандидата с помощью обозревателя данных, необходимо:
|
3.4. Рассмотрение слушателя-кандидата программой |
Форма Прием иностранных слушателей-кандидатов позволяет пользователю ответственному за отбор иностранных слушателей-кандидатов просматривать и утверждать кандидатуры иностранных слушателей. В представлении Иностранные слушатели-кандидата текущего набора содержится список кандидатур иностранных слушателей, на рассмотрении программами. |
3.4.1. Рекомендовать по программе |
Для того чтобы рекомендовать кандидатуру иностранного слушателя в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора (форма Прием иностранных слушателей-кандидатов) необходимо найти и выбрать нужную кандидатуру и с помощью контекстного меню вызвать действие Рекомендовать по программе. При выполнении процедуры кандидатура иностранного слушателя будет рекомендована, а в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора для данного слушателя в поле Результат рассмотрения будет установлено значение "Рекомендован к зачислению", а также будет установлена дата рассмотрения программой. |
3.4.2. Отклонение программой |
Для отклонения кандидатуры иностранного слушателя необходимо:
При выполнении процедуры кандидатура иностранного слушателя будет отклонена, а в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора для данного слушателя в поле Результат рассмотрения будет установлено значение "Отклонен". |
3.5. Список слушателей-кандидатов с контактами |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для того чтобы сформировать отчет необходимо:
В результате в формате MS Excel будет сформирован список слушателей-кандидатов с контактами. |
3.6. Установка согласия на зачисление иностранного слушателя-кандидата |
После того как кандидатура иностранного слушателя получит рекомендацию по программе (см. Рассмотрение слушателя-кандидата программой), иностранный слушатель-кандидат с помощью Личного кабинета должен подать согласие на зачисление. Если заявка иностранного слушателя-кандидата на подачу согласия на зачисление будет принята, то в форме Прием иностранного слушателя-кандидата, в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора, в группе полей Согласие на зачисление для данного слушателя отобразиться информация о факте получения согласия на зачисления, о дате получения согласия и ссылка на файл с заявлением слушателя с согласием на зачисление. Для того чтобы установить согласие на зачисление с помощью функционала системы необходимо:
После выполнения действия данные о согласии отобразится в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора в группе полей Согласие на зачисление. |
3.7. Отзыв согласия на зачисление иностранного слушателя-кандидата |
Для того чтобы отозвать согласие на зачисление необходимо:
|
3.8. Зачисление поступающего на ПОИГ |
Для зачисления слушателя- кандидата необходимо:
После нажатия кнопки ОК слушатель будет зачислен. |
3.9. Отчеты по слушателям-кандидатам ПОИГ |
3.9.1. Admission Form |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования Admission Form необходимо:
В результате сформируется отчет Admission Form в формате Ms Word. |
3.9.2. Подтверждение о приеме - Acceptance letter |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования письма с подтверждением о приеме необходимо:
В результате сформируется отчет Acceptance letter в формате Ms Word. |
3.9.3. Справка слушателя подготовительного отделения на англ.яз. |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования справки слушателя подготовительного отделения необходимо:
В результате сформируется справка в формате Ms Word. |
3.9.4. Направление на заселение в общежитие |
После выполнения действий по заселению иностранного слушателя-кандидата(см. Заселение иностранных слушателей-кандидатов ПОИГ) можно сформировать направление для заселения, ля этого необходимо:
В итоге сформируется направление на заселение в формате MS Excel для русской версии или в выбранном формате для английской версии. |
3.9.5. Заявка на приглашение на визы |
Для формирования заявки на приглашение для визы иностранного слушателя-кандидата необходимо:
В результате будет сформирована заявка в формате MS Word. |
4. Работа с контингентом слушателей ПОИГ |
4.1. Работа с личными данными слушателей | ||
Форма Иностранные слушатели содержит в себе информацию о личных данных слушателей.
Совокупность данных, отображаемых в представлении Иностранные слушатели ПОИГ (форма Иностранные слушатели)и Инспекторе объектов характеризуют слушателя как физическое лицо и не зависят от статуса, в котором находится учащийся. В зависимости от действующих правил работы с личными данными часть из них может быть недоступна для редактирования непосредственно в представлении или в Инспекторе объектов. Для изменения таких данных предназначено действие Изменить персональные данные (см. Изменение персональных данных слушателя). |
4.1.1. Изменение персональных данных слушателя |
После выполнения процедуры зачисления (см. Зачисление поступающего на ПОИГ) информация о слушателе подготовительного отделения для иностранных граждан будет доступна в форме Иностранные слушатели в представлении Иностранные слушатели ПОИГ. Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, могут изменяться непосредственно в представлении Иностранные слушатели ПОИГ или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в Руководстве пользователя обозревателя данных в разделах Редактирование данных в таблице и Редактирование значений свойств при помощи Инспектора объектов. Для внесения остальных изменений, относящихся к персональным данным, необходимо:
|
4.2. Добавление документов слушателя | ||
Для добавления документов слушателя с помощью обозревателя данных, необходимо:
|
4.3. Назначение дисциплин иностранным слушателям |
Для назначения дисциплины иностранному слушателю необходимо:
В результате в представлении Индивидуальный учебный план, подчиненном представлению Иностранные слушатели ПОИГ, добавиться запись о назначенной дисциплине, если в рамках дисциплины предусмотрены рубежные контроли, то в представлении Испытания рубежного контроля, подчиненном представлению Иностранные слушатели ПОИГ, будут добавлены записи о рубежных испытаниях. |
4.4. Выпустить слушателя |
По завершении обучения для выпуска иностранных слушателей необходимо:
После выполнения действия запись о выпущенном иностранном слушателе добавиться в представлении Иностранные слушатели, завершившие обучение. |
4.5. Отчеты по слушателям ПОИГ |
4.5.1. Справка слушателя подготовительного отделения на англ.яз. |
Отчет формируется в форме Иностранные слушатели. Для формирования справки слушателя подготовительного отделения необходимо:
В результате сформируется справка в формате Ms Word. |
4.5.2. Список слушателей с контактами |
Отчет формируется в форме Иностранные слушатели. Для того чтобы сформировать отчет необходимо:
В результате в формате MS Excel будет сформирован список слушателей с контактами. |