Справочник Фонд общежитий находится в одноименной форме на первой вкладке. Справочник представляет собой список всех зданий общежитий, в которых могут размещаться студенты, абитуриенты, аспиранты ВУЗа. Для каждого здания задается его наименование, адрес. Также запись о каждом здании может быть снабжена картой-схемой способа проезда. В соответствие каждому общежитию ставится подразделение ВУЗа, работники которого отвечают за работу со студентами, проживающими в данном общежитии. Для каждого общежития может быть сформирован список его работников с контактными данными.

Для добавления нового здания общежития нужно выполнить действие Добавить общежитие и заполнить форму параметров следующим образом:

• В полях Краткое наименование и Полное наименование нужно задать наименования общежития, которые будут отображаться в таблицах данных и использоваться в отчетных документах
• В поле Адрес здания нужно ввести почтовый адрес здания общежития.

  Важно!

  Для заселения иностранных абитуриентов, после добавления общежития необходимо в колонке Адрес (англ.) дважды щелкнуть левой клавишей мыши и ввести адрес общежития на английском языке

• В поле В Москве нужно установить значения Да или Нет в зависимости от того, расположено ли здание общежития в Москве или в Московской области.
• Поле Арендодатель должно использоваться только в том случае, если общежитие арендуется у другой организации. Если общежитие не арендуется (собственное общежитие ВУЗа), то это поле нужно оставить пустым. Для выбора организации- арендодателя нужно открыть справочник организаций и выбрать из него нужную организацию. Если в справочнике много записей, можно воспользоваться возможностями фильтрации данных таблицы по краткому или полному наименованию организации. Если нужной организации в справочнике нет, ее можно добавить. Если арендодателем является ВУЗ, то нужно воспользоваться действием Добавить / ВУЗ, если не ВУЗ, то нужно воспользоваться действием Добавить / Другую организацию.
• В поле Описание проезда можно занести произвольный текст, описывающий способ проезда к общежитию. Для этого нужно нажать на кнопку и ввести текст в окно. Текст в данное поле можно загрузить из текстового файла, нажав на кнопку .

  Важно!

  Для заселения иностранных абитуриентов, после добавления общежития необходимо в колонке Описание проезда (англ.) дважды щелкнуть левой клавишей мыши и нажать кнопку , после чего необходимо ввести текст описания проезда на английском языке. Текст в данное поле можно загрузить из текстового файла, нажав на кнопку .

• В поле Схема проезда можно загрузить картинку, которая будет храниться в системе в виде файла формата.bmp. Картинку можно загрузить из файла, нажав кнопку . Нажав на кнопку , можно воспользоваться встроенным редактором системы, который позволяет вставить скопированное изображение или получить его со сканера.
  
  

  Важно!

  Для заселения иностранных абитуриентов, после добавления общежития необходимо в колонке  Схема проезда (англ.) дважды щелкнуть левой клавишей мыши и загрузить файл со схемой, нажав кнопку .

• В поле Тип общежития нужно выбрать один из предлагаемых типов (коридорного типа, квартирного типа, гостиница) из выпадающего списка.
• В поле Подразделение нужно выбрать структурное подразделение ВУЗа, работниками которого являются сотрудники общежития. Если нужного подразделения в структуре нет, его можно добавить, воспользовавшись действием Добавить подразделение. Справочник подразделений имеет иерархическую структуру, отражающую вхождение одних подразделений в состав других. Поэтому перед добавлением нового подразделения нужно сначала выбрать подразделение, в состав которого оно войдет. Это подразделение отразится в форме добавления в поле Родитель. Если Вы видите, что в поле Родитель стоит не то подразделение, в которое вы хотели включить новое, то форму добавления нужно закрыть, выбрать нужное родительское подразделение, после чего снова вызвать действие добавления.

  Важно!

  Если данное поле оставить пустым и не указывать структурное подразделение ВУЗа, то в подчиненной таблице данных Работники общежития будет отсутствовать список работников, а при добавлении нового работника будет возникать ошибка "Не задано подразделение, в которое добавляется работник".

После заполнения полей формы нужно нажать кнопку ОК, и запись о новом общежитии появится в таблице данных.

Для каждого из общежитий должен быть сформирован перечень комнат, к которых будут размещаться абитуриенты, студенты, аспиранты ВУЗа. Для добавления комнаты в справочнике Справочник "Фонд общежитий" нужно выбрать общежитие, к которому принадлежит комната, после чего в подчиненной таблице данных Комнаты вызвать действие Добавить комнату и заполнить поля формы добавления.

• В поле Номер комнаты нужно ввести номер комнаты, который может содержать как цифры, так и другие символы.
• В поле Тип комнаты нужно установить одно из значений в зависимости от того, является ли комната женской или мужской.
• В поле Число мест нужно ввести целочисленное значения числа мест, на которое рассчитана комната.
• В поле Этаж нужно ввести номер или иное обозначение этажа. Допустим ввод как чисел, так и других символов.
• В поле Площадь, м2 нужно ввести значение площади комнаты. В дальнейшем это значение будет использоваться при контроле норматива площади на одного проживающего.
• В поле Доступна для проживания по умолчанию устанавливается значение Да. Если комната временно не доступна (например, в ней решено разместить охрану или использовать для технических нужд), то в этом поле нужно установить значение Нет.
• В поле Комментарий можно указать дополнительную текстовую информацию о комнате.

Данный справочник содержит список работников общежития, как структурного подразделения ВУЗа.

Формировать список можно как в текущем справочнике, так и с помощью справочника Работники подразделения.

Перед формированием списка работников необходимо проверить наличие установленной ссылки на подразделение ВУЗа для общежития, для которого формируется список. Если ссылка не установлена, то при работе со списком работников будет возникать ошибка "Не задано подразделение, в которое добавлется работник".

Важно!

Связь общежития и подразделения ВУЗа устанавливается при добавлении общежития в справочнике Фонд общежитий, с помощью параметра Подразделение.

Для добавления нового работника общежития необходимо:

1. С помощью контекстного меню вызвать действие Добавить работника в подразделение.
2. Заполнить форму параметров:
    
   • При необходимости в поле Существующий работник с помощью справочника Все работники ВУЗа  можно установить связь нового работника общежития с существующих работников ВУЗа.
   • В полях Фамилия, Имя, Отчество,Дата рождения и Пол нужно указать персональные данные нового работника.
   • При необходимости можно указать более подробноу информацию о новом работнике в соотвествующих полях Должность, Категория должности, Категория персонала, Категория совместительства, Доля ставки и Дата назначения на должность.
   • В поле Является руководителем можно установить признак руководства подразделением (общежитием) для нового сотрудника.  
3. Нажать кнопку ОК.

   Важно!

   Если при вызове действия Добавить работника в подразделение возникает ошибка "Не задано подразделение, в которое добавлется работник", то необходимо в справочнике Фонд общежитий, поле Подразделение вуза, проверить наличие ссылки на подразделение ВУЗа для общежития, в которое добавляется работник. Связь общежития и подразделения ВУЗа устанавливается при добавлении общежития, с помощью параметра Подразделение (более подробно см. Фонд общежитий).

В данном справочнике содержатся контактные данные для каждого работника из справочника Работники общежития.

Для добавления нового контакта необходимо:

1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить контакт.
2. В форме парамтеров указать Вид контакта и Контактную информацию.
3. Нажать кнопку ОК. 

Перед тем как назначить отвественного за расселение должны быть заполнены справочники Фонд общежитий и Работники общежития.

Для назначения отвественного за расселение необходимо:

1. В справочнике Фонд общежитий выбрать общежитие, для которого назначается ответственный.
2. В поле Отвественный за расселение щелкнуть левой клавишей мыши.
3. С помощью кнопки  открыть справочник Работники общежития  и выбрать отвественного за расселение. Если работник отсутствует в списке, то его необходимо добавить (более подробно см. Работники общежития).
4. Нажать кнопку ОК.