Для начала работ с разделом Прием на программы ДПО  необходимо, чтобы предварительно были заполнены следующие справочники:

• Филиалы
• Образовательные программы  
• Программы дополнительного образования  
• Предметы вступительных испытаний ДПО  
• Виды мест в бакалавриат  
• Конкурсы на программы ДПО
• Места на конкурс ДПО
• Предметы на конкурс  
• Группы слушателей ДПО   

После заполнения справочников можно переходить к следующему этапу.  

Для формирования перечня вступительных испытаний для поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать поступающего на программу ДПО, для которого нужно сформировать список испытаний.
2. Из контекстного меню вызвать действие Построить вступительные испытания. 

В результате в представлении Вступительные испытания, подчиненное представлению Поступающие на программы ДПО, отобразится список вступительных испытаний.

Для каждого вступительного испытания в представлении Вступительные испытания можно ввести результат испытания в колонке Оценка.

Для того чтобы начать регистрацию нужно вызвать действие Зарегистрировать поступающего в представлении Поступающие на программы ДПО. При вызове действия откроется форма параметров, поля которой нужно заполнить в том порядке, в котором они расположены на форме (сверху вниз). Форма имеет несколько страниц (вкладок), на которых расположены поля для заполнения. Необходимо заполнить поля последовательно на всех вкладках. После того, как во всех полях на всех вкладках будут установлены допустимые значения, кнопка ОК в правом нижнем углу формы станет доступной.

Страница "Общие"

• В полях Фамилия, Имя и Отчество необходимо ввести данные поступающего в соответствии представленным им с документом, удостоверяющим личность. При вводе этих данных система будет производить поиск учащегося в такими же фамилией, именем и отчеством, существующего в системе. Если такой человек будет найден, пользователь получит сообщение:
  
  В этом сообщении, прежде всего, нужно обратить внимание на дату рождения предлагаемого учащегося. Если дата рождения отличается, то нужно нажать кнопку Нет и продолжить заполнение следующих ниже полей. Если дата рождения совпадает, нужно обратить внимание на перечень статусов данного учащегося, существующих в системе. На приведенном выше рисунке видно, что учащийся уже зарегистрирован как поступающий на программу ДПО. В таком случае можно либо отказаться от дальнейшей регистрации, либо продолжить регистрацию в случае, если какие-то данные требуется изменить. Если принято решение об использовании существующих данных об учащемся, то в окне информационного сообщения нужно нажать кнопку Да. В этом случае существующие в системе данные будут подставлены в следующие далее поля формы. Если найденный учащийся уже зарегистрирован как поступающий на программу ДПО, об этот будет выдано дополнительное сообщение:
  
  На окне сообщения нужно нажать кнопку ОК, после чего в поля формы будут подставлены данные о выбранной поступающим программе, документе о предыдущем образовании и проч., занесенные при предшествующей регистрации.
• В поле Дата рождения нужно либо проверить подставленную дату рождения (если учащийся был найден при вводе ФИО), либо занести дату рождения поступающего в соответствии с представленным им документом, удостоверяющим личность. При вводе даты рождения система будет производить поиск существующего учащегося с теми же ФИО и датой рождения. Если такой учащийся будет найден, то пользователь увидит информационные сообщения по аналогии с описанным выше.
• В группе полей Документ, удостоверяющий личность нужно выбрать Вид документа и ввести его реквизиты (поля Серия, Номер, Кем выдан, Дата выдачи). Если выбран вид документа Паспорт гражданина РФ, то в поле Гражданство будет подставлено значение РФ. Для других видов документа поле Гражданство надо заполнить, выбрав одну из предложенных стран.
• В группе полей По регистрации в паспорте нужно ввести информацию о месте постоянной регистрации поступающего в соответствии с данными его документа, удостоверяющего личность. Поле Почтовый индекс является необязательным для заполнения. В нем допустим ввод 6 цифр без пробелов и прочих символов. В поле Регион нужно выбрать регион, в котором постоянно зарегистрирован поступающий. Если поступающий является гражданином РФ, то для выбора будут предложены регионы РФ. Если поступающий является гражданином другого государства, то в поле Регион нужно повторить выбор страны. В поле Тип населенного пункта нужно выбрать один из предлагаемых элементов списка. Если ни один из элементов не кажется подходящим, нужно выбрать элемент населенный пункт. В поле Населенный пункт нужно ввести название населенного пункта с клавиатуры. По ходу ввода в поле будут предлагаться существующие в системе населенные пункты выбранного вида, расположенные в выбранном регионе. В поле Адрес фактического проживания нужно ввести адрес, по которому постоянно зарегистрирован поступающий. Индекс, регион и населенный пункт, введенные ранее, повторять не надо.
• В группе полей  СНИЛС нужно ввести Номер СНИЛС (ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ), при необходимости в поле Копия СНИЛС загрузить копию СНИЛС.

Страница "Контактная информация"

На данной странице нужно ввести данные об Адресе фактического проживания, Рабочем телефоне, Контактном телефоне и при необходимости указать E-mail поступающего.

Страница "Предыдущее образование"

• В группе полей Документ о высшем образовании нужно занести данные документа об образовании, представленного поступающим. В поле Уровень образования нужно выбрать высшее профессиональное образование либо среднее профессиональное образование. В поле Вид документа нужно выбрать один из видов из предлагаемого списка. В поле Документ об образовании можно выбрать запись личного документа об образовании поступающего (при наличии).  В поле Направление/специальность нужно выбрать направление или специальность, соответствующую указанной в документе об образовании. При заполнении поля Направление/специальность поле Наименование направления/специальности заполнится автоматически и не будет доступно для изменения. Если в качестве вида документа выбран Диплом бакалавра или Диплом магистра, то для выбора будут доступны только направления подготовки. Если выбран Диплом специалиста, то будут доступны только специальности. В других случаях будут доступны все записи справочника Направления и специальности. В поле Степень/Квалификация нужно выбрать одну из степеней или квалификаций, занесенных в справочник Степени по направлению / квалификации по специальности. При заполнении поля Степень/Квалификация поле Наименование степени/квалификации заполняется автоматически и недоступно для изменения. Если Вы не находите в справочниках нужного направления/специальности или степени/квалификации, то нужно в соответствующих полях Наименование направления/специальности, Наименование степени/квалификации внести требуемые значения. В полях Серия, Номер, Дата выдачи нужно ввести реквизиты документа об образовании. В поле С отличием нужно установить признак С отличием, если поступающим представлен "красный" диплом.
• В группе полей ВУЗ нужно занести информацию о ВУЗе, который закончил поступающий, на основе представленного документа об образовании. Если поступающий является выпускником нашего ВУЗа, достаточно установить значение Да в поле Выпускник нашего ВУЗа, и все остальные поля данной группы будут заполнены автоматически. Если поступающий окончил другой ВУЗ, необходимо последовательно заполнить поля Полное наименование Вуза(Суза), Наименование Вуза(Суза) в предложном падеже данная информация будет использована для перезачетов дисциплин и отражении их в дипломе.
• В группе полей Ученая степень нужно занести информацию об ученой степени и отрасли науки поступающего. Данная группа полей заполняется только при наличие ученой степени у поступающего. В поле Степень, нужно выбрать из списка ученую степень, В поле Отрасль науки, нужно выбрать из справочника отрасль, по которой получена степень

Страница "Место работы, поступление"

• В группе полей Место работы нужно ввести наименования места работы категории и должности поступающего (поля Место работы, Должность, Категория должности, Должность). В поле Адрес нужно ввести адрес организации, в которой работает поступающий. Если поступающий является государственным гражданским служащим, то в поле Является госслужащим нужно установить значение Да. В этом случае следующие ниже поля станут доступными для заполнения. В поле Категория ГГС нужно выбрать одну из предлагаемых категорий, а в поле Стаж работы на госслужбе нужно занести числовое значение числа лет.
• В поле Институт, центр ДПО будет автоматически подставлена ссылка на подразделение ДПО, пользователем которого Вы являетесь. Если Вы имеете права на работу со всеми подразделениями, то в этом поле нужно выбрать институт или центр, на программу которого регистрируется поступающий.
• В поле Программа нужно выбрать программу, на которую регистрируется поступающий. Выбор доступен среди программ подразделения ДПО, выбранного в поле Институт, центр ДПО. При выборе программы значения в полях Формат программы и Продолжительность программы будут заполнены автоматически. Заполнение производится на основании данных, занесенных в справочник Программы дополнительного образования.
• В поле Группа слушателей нужно выбрать группу, в которую будет зачислен поступающий. Выбор производится среди групп, занесенных в справочник Группы слушателей для выбранной программы. Если на момент регистрации слушателя группа неизвестна, то поле можно оставить пустым и заполнить позже после регистрации.
• В поле Дата подачи заявления автоматически подставляется текущая дата. Это значение можно изменять.
• Поле Примечание предназначено для занесения дополнительной информации об учащемся. Эта информация может быть в дальнейшем просмотрена пользователем, но не подлежит анализу средствами системы.

Если Вы закончили заполнение формы регистрации, а кнопка ОК на форме неактивна, это означает, что одно или несколько полей не одной из закладок не заполнено или содержит некорректное значение. Поля, в которых занесено недопустимое значение, имеют зеленый фон. Необходимо просмотреть все страницы формы, найти такие поля и установить в них допустимые значения. После нажатия кнопки ОК запись о зарегистрированном поступающем появится в таблице данных.

Кроме полной формы регистрации поступающего на некоторых форматах программ возможно заполнение краткой формы регистрации. Данная функция реализована для сокращения времени на регистрацию поступающего на краткосрочные программы ДПО. Для получения возможности ускоренной регистрации при формировании записи о продолжительности программы (см. Продолжительность программ) должен быть проставлен признак "Допустима краткая форма регистрации". Для вызова формы нужно вызвать действие Зарегистрировать поступающего (краткая форма).

После регистрации можно при помощи действия Заявление поступающего выгрузить заявление в формате MS Word и распечатать его.

Для добавления данных о СНИЛС поступающего необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие Установить Страховое свидетельство (СНИЛС).
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
   
   • Номер СНИЛС.
   • Дата выдачи СНИЛС.
   • Файл документа при необходимости с помощью кнопки  можно загрузить копию СНИЛС.
4. Нажать кнопку ОК.

Работа с заявлениями поступающего на программы ДПО состоит из следующих этапов:

- Формирование заявления

- Загрузка копии заявления

- Загрузка копии заявления для ФИС  

Для формирования файла с заявлением поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие Заявление о приеме на программы ВПО или Заявление о приеме на программы ПП, ПК (группа действий Заявления поступающего).
   
3. В форме параметров выбрать шаблон заявления.
4. Нажать кнопку ОК.

Для загрузки копии заявления поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Загрузить заявления абитуриента из папки.
   
3. В форме параметров указать следующие данные:
    
   • Набор по умолчанию установлено значение текущего года набора.
   • Папка нужно указать путь к каталогу, в котором располагаются файлы с копиями заявлений поступающего на программы ДПО. 
4. Нажать кнопку ОК.

Загрузка копии заявления для ФИС осуществляется следующим образом:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) нужно выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню необходимо вызвать действие  Загрузить заявление для ФИС.
   
3. В форме параметров нужно указать путь к Файлу заявления для ФИС.
4. Нажать кнопку ОК.

Для формирования расписки необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Расписка (группа действий Заявления поступающего).
   

Для формирования личной карточки поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие Личная карточка (группа действий Заявления поступающего).
   

Для формирования согласия на зачисление поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Согласие на зачисление  (группа действий Заявления поступающего).
   
3. В форме параметров выбрать шаблон согласия на зачисление.
4. Нажать кнопку ОК.

Для формирования согласия на обработку персональных данных поступающего на программы ДПО необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие Согласие на обработку персональных данных  (группа действий Заявления поступающего).
   
3. В форме параметров выбрать шаблон согласия на обработку персональных данных.
4. Нажать кнопку ОК.

После того, как учащийся зарегистрирован, для него может быть сформирован договор на обучение в документа формата MS Word. Для того чтобы получить файл договора, нужно для выбранного поступающего в таблице Поступающие на программы ДПО вызвать действие Выгрузить договор .

После того как договор будет подписан всеми сторонами и ему будет присвоен номер и дата, договор нужно зарегистрировать в системе. Для регистрации договора нужно вызвать одно из двух действий в зависимости от формата программы.

• Для поступающих на программы высшего профессионального образования (ВПО) нужно вызвать действие Зарегистрировать индивидуальный договор студента.
  
• Для поступающих на программы других форматов нужно вызвать действие Зарегистрировать индивидуальный договор слушателя.
  

Если пользователь ошибется с выбором действия, например, вызовет действие регистрации договора студента для слушателя, система отобразит сообщение "Данная процедура преназначена только для студентов программ ВПО", и процедура вызвана не будет.

Набор параметров, которые необходимо заполнить, схож для обоих процедур. Особенности заполнения некоторых полей:

• В полях Программа, Группа слушателей, Полная сумма оплаты в год значения будут подставлены автоматически на основании значений, заданных для поступающего или для группы. Изменять эти значения в форме регистрации договора недопустимо. Если подствалены неверные значения, их нужно исправить для поступающего или для группы, после чего снова вызвать процедуру регистрации договора.
• Одновременно с регистрацией договора можно отметить факт оплаты первого периода обучения при помощи флажка в поле Оплачен первый период. Если на момент регистрации договра оплата еще не выполнена, этот признак можно будет поставить позже в таблице данных.
• В полях Номер договора и Дата договора нужно занести реквизиты заключенного договора.
• Если заказчиком по договору выступает сам слушатель как физическое лицо, то в поле Сам слушатель нужно установить значение Да. В этом случае все остальные поля группы полей Лицо, заключившее договор, будут подставлены данные поступающего. Если заказчиком по договору выступает организация, в которой работает поступающий, то нужно установить значение Да в поле По месту работы. В этом случае в поле Наименование организации будет подставлена информацию о месте работы, заданная при регистрации поступающего. Если заказчиком по договору является не сам поступающий, то в полях Фамилия, Имя, Отчество, Пол и Контактный телефон нужно занести данные лица, подпись которого стоит под договором (в случае договора с юрлицом - ФИО должностного лица, подпись которого стоит под договором). Если договор заключен не той организацией, в которой работает поступающий, то в поле Наименование организации нужно занести ее наименование.

После нажатия кнопки ОК запись о договоре появится в таблице данных Договора, подчиненной по отношению к таблице Поступающие на программы ДПО. Номер и дата договора будут отображены в одноименных колонках в таблице поступающих. Если был установлен флажок об оплате первого период обучения, он также отобразится в одноименной колонке.

Для получения возможности зачисления поступающего на программу ДПО необходимым условием является отметка об оплате первого платежа по договору. После проставления данного признака поступающий будет выделен зеленым цветом в общем списке.

Для поступающих на программы формата, отличного от ВПО (слушателей) возможна регистрация не индивидуального, а группового договора. В этой ситуации действия по регистрации договора выполняются в два этапа:

1. В форме Прием на программы ДПО в таблице данных Групповые договора добавить групповой договор:
   
2. В таблице данных Поступающие на программы ДПО выбрать одного или нескольких слушателей и вызвать действие Включить слушателя в групповой договор. Выполнить это действие для студента (поступающего на программу формата ВПО) не удастся - система отобразит предупреждение о недопустимости действия.

После включения слушателей в групповой договор для них также необходимо поставить отметку об оплате, после чего их можно будет зачислять.

Если при создании программы ДПО был установлен признак "Набор на бюджетной основе". то для данной программы действия "Регистрация договора" и "Отметка об оплате" не являются обязательными и можно перейти к зачислению поступающего на программу ДПО.

Зачисление поступающего в состав слушателей или в состав студентов может выполняться после того, как поступающий зарегистрирован и зарегистрирован договор об его обучении, сделана отметка об оплате первого периода обучения. Записи о поступающих, удовлетворяющие этим условиям, выделяются в таблице данным шрифтом зеленого цвета . Требования об обязательном наличии договора и отметки о первом платеже не распространяются на поступающих на программы, для которых установлен признак Набор на бюджетной основе. Проверить или установить этот признак можно в справочнике Программы дополнительного образования. Также поступающий обязательно должен быть отнесен к одной из групп слушателей.

На основании данных, занесенных в систему, можно сформировать приказ о зачислении группы в виде документа MS Word. Для этого нужно выбрать одного из поступающих, входящих в группу, и вызвать действие Приказ о зачислении. Выполнять зачисление можно после того, как приказ будет подписан и зарегистрирован.

Зачисление студентов на программы формата ВПО и зачисление слушателей на программы других форматов выполняется при помощи разных процедур. Для слушателей (поступающих на все программы кроме программ формата ВПО) можно выполнять как зачисление одного поступающего, так и зачисление всей группы. Зачисление всей группы можно использовать только в том случае, если все поступающие, отнесенные к группе, зачисляются с одной даты одним приказом. Для студентов предусмотрена только процедура индивидуального зачисления. При этом процедуру индивидуального зачисления можно выполнять и одновременно по нескольким выбранным поступающим, но только в случае, если все они зачисляются с идентичным набором всех параметров (приказ, даты, факультет, направление/специальность и проч.).

Для того чтобы зачислить одного поступающего слушателя, нужно выбрать его в таблице данных и вызвать действие Зачислить слушателя.

Все данные, необходимые для зачисления, кроме реквизитов приказа и даты зачисления, должны быть заполнены предварительно. Если это не так, нужно вернуться к данным о поступающим, включить поступающего в группу. Для выполнения зачисления достаточно заполнить поля Дата зачисления, а также Номер приказа и Дата приказа о зачислении.

Для зачисления группы нужно вызвать действие Зачислить группу.

После нажатия кнопки ОК на форме зачисления слушателя или группы произойдет следующее:

1. Для записи о поступающем (или для всех записей о поступающих группы) будут заполнены значения в колонках Дата окончания статуса и Причина выбытия, что означает, что статус поступающего "закрыт", т.е. больше не является актуальным.
2. Запись о слушателе появится в форме Слушатели ДПО, где можно будет вести дальнейшую работу со слушателем.

При выполнении процедуры зачисления группы зачисление будет выполнено только для тех поступающих группы, для которых зарегистрирован договор и проставлена отметка о первом платеже. Если программа, на которую поступают слушатели имеет признак Набор на бюджетной основе, то слушатели будут зачислены и без договора и оплаты.

Для зачисления студента необходимо вызвать действие Зачислить студентом.

Данная процедура требует уточнить Набор, в котором будет считаться зачисленным студент, Основание зачисления, Факультет, на который будет выполнено зачисление, Степень/квалификацию, которую получит студент по окончании образовательной программы? Вид места. Также необходимо задать реквизиты приказа о зачислении. Реквизиты договора должны быть присвоены студенту заранее при помощи описанной выше процедуры Зарегистрировать индивидуальный договор студента.

При выполнении процедуры зачисления студента произойдет следующее:

1. Для записи о поступающем будут заполнены значения в колонках Дата окончания статуса и Причина выбытия, что означает, что статус поступающего "закрыт", т.е. больше не является актуальным.
2. Запись о студенте появится в формах Студенты - учеба, и Студенты - личные данные, принадлежащих к участку системы Студент.

Дальнейшая работа со студентом будет вестись на участке Студент. Подробнее о работе на этом участке можно прочесть в разделе Руководство пользователя участка "Студент".

Для формирования Приказов о зачислении необходимо:

1. Выбрать одного из поступающих, входящих в группу.
2. Из контекстного меню выбрать одно из действий Приказ о зачислении группы, Приказ о зачислении в бакалавриат, Приказ о зачислении на ПК (до 1 з.е.), Приказ о проведении семинара.
3. В открывшейся форме параметров указать Номер и Дату протокола приемной комиссии, при необходимости указать Дополнительную подпись руководителя и выбрать порядок формирования приказа с помощью установки признака "Да" либо "Нет" в поле Разделять на два файла.
4. Нажать кнопку ОК.

Отчет представляет собой документ Microsoft Word. Для того чтобы сохранить отчет в других форматах, нужно рядом с кнопкой ОК раскрыть список и выбрать требуемый формат.

Для установки согласия поступающего на зачисление необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие Установить согласие на зачисление  (группа действий Подача и отзыв согласия на зачисление).
   

В результате для выбранного учащегося в представлении Поступающие на программы ДПО будет установлен признак Подано согласие на зачисление.

Для отзыва согласия поступающего на зачисление необходимо:

1. В представлении Поступающие на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать учащегося.
2. Из контекстного меню вызвать действие  Отозвать согласие на зачисление  (группа действий Подача и отзыв согласия на зачисление).
   

В результате для выбранного учащегося в представлении Поступающие на программы ДПО будет снят признак Подано согласие на зачисление и будет установлен признак Отозвано согласие на зачисление.

Для загрузки файла с заявлением поступающего на программы ДПО существует следующие действия:

Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления поступающего)

1. В представлении Поступающие на программы ДПО необходимо выбрать запись поступающего.
2. Из контекстного меню нужно вызвать действие Загрузить заявление для ФИС.
3. В форме параметров необходимо загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку , выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
4. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.

Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более поступающих)

1. В представлении  Поступающие на программы ДПО необходимо из контекстного меню вызвать действие Загрузить заявления абитуриента из папки.
2. В форме параметров необходимо:
   
   • В поле Набор указать год набора, для которого загружается заявления.
   • В поле Папка нужно указать путь к каталогу (папке) с заявлениями поступающих.
3. После заполнения формы параметров нужно нажать кнопку ОК.

Для формирования списка поступающих на программы высшего образования ДПО необходимо:

1. В представлении  Наборы на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать год набора.
2. Из контекстного меню вызвать действие Список абитуриентов ДПО программ ВВО.
   
3. В форме параметров при необходимости можно ограничить выборку поступающих для формирования отчета с помощью выбора значений для Филиал, Подразделение, Направление подготовки и  Конкурс по программе ВВО. Если нужно сохранить файл со списком на рабочем месте, то нужно указать адрес для параметра Сохранять в папку.
   
4. Нажать кнопку ОК.

Для формирования реестра поступающих на программы высшего образования ДПО необходимо:

1. В представлении  Наборы на программы ДПО (форма Прием на программы ДПО) выбрать год набора.
2. Из контекстного меню вызвать действие Реестр приема.
   
3. В форме параметров при необходимости можно ограничить выборку поступающих для формирования отчета с помощью выбора Филиала.
4. Нажать кнопку ОК.