Для учета учебного процесса аспиранта, в первую очередь, необходимо назначить ему период обучения, в течение которого он является аспирантом определенного года обучения.

Период обучения назначается для соответствующего контингента в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" при помощи пункта контекстного меню "Назначить период обучения" .

Назначение периода обучения может быть проведено как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Периоды обучения" появится информация о назначенном аспиранту (аспирантам) периоде обучения.

Назначение индивидуального плана может быть проведено в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов при помощи пункта контекстного меню "Назначить этапы обучения" .

Форма задания параметров требует ввода года обучения аспиранта и календарного периода обучения.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Индивидуальный план" появится информация о назначенных аспиранту контрольных этапах. Содержание типового индивидуального плана аспирантов определенного года обучения предварительно формируется в справочнике "Структура аспирантуры" .

Назначенный аспиранту учебный план может быть скорректирован в подчиненной таблице "Индивидуальный план" при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контрольный этап" или "Удалить" . В этой же подчиненной таблице можно вводить информацию о выполнении аспирантом индивидуального плана.

Назначенный аспиранту учебный план так же отражается в подчиненной таблице "Периоды обучения" .

Для работы с информацией о кандидатских экзаменах предназначена таблица данных "Проведение кандидатских экзаменов", расположенная в форме "Аспиранты".

Кандидатские экзамены планируются отдельно для очной и заочной форм обучения, а также для аспирантов разных лет обучения. Дополнительно аспиранты могут делиться на группы по принципу принадлежности к научной специальности, кафедре, факультету. Каждой группе аспирантов, сдающих кандидатский экзамен, соответствует состав комиссии, принимающей экзамен, который утверждается приказом по ВУЗу. Среди членов комиссии выделяется ее председатель. В приеме экзамена у конкретного аспиранта могут принимать участие не все члены комиссии. В этом случае для каждого аспиранта есть возможность сформировать список членов комиссии, принимавших у него кандидатский экзамен.

После формирования записи о проведении кандидатского экзамена для группы аспирантов, а также списка членов комиссии с выделением председателя, можно формировать Ведомость кандидатского экзамена и Протоколы приема экзамена для отдельных аспирантов. Ведомости и протоколы представляют собой отчеты, формируемые в MS Excel.

После занесения оценок, полученных аспирантами за кандидатские экзамены, и состава комиссий, принимавших экзамен у аспиранта, для аспирантов можно формировать Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2.

Планирование кандидатских экзаменов заключается в формировании записей о проведении экзаменов в рамках одной из сессий в определенный день по определенному предмету. При этом также задаются параметры формирования групп аспирантов, которые должны сдавать данный экзамен в данный день. Для того, чтобы запланировать проведение кандидатского экзамена нужно в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов" вызвать действие контекстного меню "Добавить проведение кандидатского экзамена". Для добавления нужно заполнить форму задания параметров следующим образом:

• В поле Период обучения аспирантов нужно выбрать одну из сессий, в рамках которой планируется экзамен. Выбор осуществляется из справочника Календарные периоды обучения.
• В поле Предмет кандидатского экзамена нужно выбрать предмет экзамена из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если проводится экзамен по одному из иностранных языков, то нужно выбирать конкретный иностранный язык (английский, немецкий и т.п.), а не запись "Иностранный язык".
• В поле Приказ об утверждении комиссии нужно установить приказ, которым утвержден состав комиссии, принимающей экзамен. Если на момент формирования записи об экзамене приказ не известен, его можно будет добавить позже. Информация о приказе нужна для формировании протоколов для участников экзамена. Выбор приказа осуществляется из справочника всех приказов об утверждении состава комиссий. Если в справочнике нужного приказа еще нет, его можно добавить в справочник, путем вызова действия Добавить приказ об утверждении комиссии.
• В поле Дата проведения экзамена нужно ввести дату, на которую запланирован экзамен.

  Остальные поля формы предназначены для задания условий, по которым будет сформирована выборка аспирантов, сдающих данный экзамен. Именно для этой выборки будет формироваться ведомость кандидатского экзамена и протоколы для каждого аспиранта.

• В поле Форма обучения аспирантов из выпадающего списка нужно выбрать форму обучения, для аспирантов которой будет проводиться экзамен.
• Поле Только для аспирантов года обучения предназначено для отбора только аспирантов одного года обучения. Выбор осуществляется из справочника Структура аспирантуры. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех лет обучения, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов научной специальности предназначено для отбора только аспирантов, обучающихся по одной из научных специальностей. Выбор осуществляется из справочника Научные специальности. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех научных специальностей, которые должны сдать экзамен по выбранному предмету, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов факультета предназначено для отбора только аспирантов одного из факультетов ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех факультетов, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов кафедры предназначено для отбора только аспирантов одной из кафедр ВУЗа. Для выбора кафедры в поле Только для аспирантов факультета должен быть выбран факультет, в состав которого входит нужная кафедра. Выбор осуществляется из справочника Кафедры факультета. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех кафедр, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Если в поле Сформировать список участников установить значение Да, то одновременно с созданием записи о проведении экзамена будет сформирован список сдающих экзамен аспирантов, сформированный по заданным условиям (принадлежности к форме обучения, году обучения, факультету и т.п.). Если в этом поле оставить значение Нет, то список участников сформирован не будет. Его можно будет сформировать позже при помощи вызова действия "Переформировать список участников".

После задания параметров проведения экзамена и условий отбора его участников, на форме нужно нажать кнопку ОК, после чего в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" появится новая запись о проведении экзамена. Если для параметра Сформировать список участников было выбрано значение Да, то на подчиненной вкладке Участники экзамена будет отображен список всех аспирантов, имеющих кандидатский экзамен по данному предмету и подходящих под заданные условия отбора. Подробнее о работе со списком участников см. раздел Формирование списков участников экзамена

Работа со свойствами Приказ об утверждении комиссии и Председатель комиссии подробнее описана в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов.

Список участников формируется для каждого из проведений кандидатских экзаменов. Список участников соответствует ведомости, которая должна быть подготовлена для проведения экзаменов. По этому же списку будут формироваться протоколы кандидатских экзаменов для каждого аспиранта, которые можно будет распечатать одним действием из одного Excel-файла. Списки участников каждого экзамена можно увидеть для каждого из проведений экзамена, отображаемых в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов", на подчиненной вкладке "Участники экзамена".

Список участников кандидатского экзамена формируется из состава всех аспирантов, которые должны сдавать кандидатский экзамен по заданному предмету, и при этом удовлетворяют параметрам, заданным для записи о проведении экзамена. Список участников может формироваться либо одновременно с созданием записи о проведении экзамена, либо для существующей записи с использованием заданных для нее свойств. Синим цветом в списке выделяются записи об аспирантах, которые зачли экзамен результатом ранее сданного кандидатского экзамена. Исправление значений таких записей запрещено, однако их наличие в списке позволяет видеть всю картину успеваемости аспирантов по предмету. Если аспирант уже имеет оценку за кандидатский экзамен по данному предмету, то эта оценка будет отображена в колонке "Оценка". Участники экзамена, имеющие оценку, в том числе аспиранты, засчитавшие результат экзамена, не будут попадать в ведомости и для них не будут формироваться протоколы экзамена.

Если список участников экзамена пустой, это означает, что либо список не формировался при создании записи о проведении испытания, либо параметры отбора участников заданы таким образом, что ни один из аспирантов не попал в выборку. Если отображаемый список нужно изменить, то для этого нужно сначала изменить параметры формирования выборки, являющиеся свойствами записи о проведении экзамена, а затем переформировать список.

Для того, чтобы сформировать или переформировать список участников экзамена, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись о проведении экзамена и вызвать для нее действие "Переформировать список участников".

Форма параметров действия содержит один параметр - "Исключить неподходящих участников". Если для этого параметра установить значение Да, то сформируется новая выборка участников экзамена, и все участники, не подходящие под новые параметры выборки, будут исключены. Если для параметра установить значение Нет, то удаление неподходящих под новые параметры участников не произойдет, а будут только добавлены те участники, которые подходят под новые условия отбора. При исключении аспиранта из списка участников экзамена запись об экзамене аспиранта и ее результат не удалятся, просто экзамен станет незапланированным.

По полученному в результате списку участников экзамена будут формироваться ведомость экзамена и протоколы для аспирантов. В этом же списке производится ввод оценок, полученных аспирантами на экзамене.

Состав комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, а также информация об ученых степенях, ученых званиях и должностях ее членов должен быть обязательно сформирована в системе, т.к. ее наличие необходимо для корректного формирования ведомостей, протоколов сдачи экзамена, а также Удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2. Также необходима информация о реквизитах приказа, которым утвержден состав комиссии. Работа с составом комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, ведется в форме "Аспиранты" на в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов на вкладке "Экзаменационная комиссия".

Приказ о формировании комиссии по приему кандидатского экзамена устанавливается как свойство записи о проведении экзамена. Для того, чтобы установить приказ, нужно выбрать запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", после чего в колонке "Приказ об утверждении комиссии" или в соответствующей строке Инспектора объектов нажатием на кнопку открыть справочник приказов об утверждении состава комиссий, выбрать в нем нужный приказ и нажать кнопку ОК. Если нужного приказа нет в справочнике приказов, его можно добавить, вызвав действие контекстного меню "Добавить приказ об утверждении комиссии".

После добавления приказа его нужно выбрать в справочнике приказов и нажать кнопку ОК. После этого приказ будет установлен как приказ об утверждении комиссии для проведения кандидатского экзамена.

Состав комиссии формируется для каждого проведения экзамена на подчиненной вкладке "Экзаменационная комиссия". Формирование комиссии производится путем добавления в нее членов комиссии из справочника Все преподаватели. Для того, чтобы для членов создаваемой комиссии корректно отображалась информация об их должностях, ученых степенях и званиях, эта информация должна быть полно и корректно заведена в этом справочнике. Добавление члена комиссии производится при помощи вызова в таблице данных "Экзаменационная комиссия" действия "Добавить члена комиссии".

• В поле Член комиссии нужно выбрать преподавателя из справочника Все преподаватели. По умолчанию записи справочника сгруппированы по кафедре, на которой работает преподаватель.
• В связи с тем, что у одного преподавателя может быть несколько ученых степеней по различным отраслям науки, в поле Ученая степень нужно выбрать одну из ученых степеней преподавателя, нужную для участия в комиссии.
• В поле Является председателем нужно установить значение Да, если добавляется председатель комиссии. Для обычного члена комиссии нужно установить значение Нет. Если член комиссии является председателем, то информация о нем отобразится в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии". Выбор председателя из членов комиссии может быть осуществлен и после добавления всех ее членов.

Если председатель комиссии не установлен, или его нужно изменить, это можно сделать следующим образом:

1. Если председатель комиссии не добавлен как один из ее членов, его нужно добавить, воспользовавшись описанным выше действием, установив при этом значение Да для параметра "Является председателем".
2. Если председателем должен стать один из существующих членов комиссии, то нужно в таблице данных "Экзаменационная комиссия" выбрать соответствующую запись и установить значение Да в колонке "Является председателем" или в соответствующий строке Инспектора объектов.

• Если ранее другой член комиссии являлся председателем, то для его свойства "Является председателем" устанавливается значение Нет.
• Для нового председателя комиссии значение свойства "Является председателем" устанавливается в Да и при этом информация о нем отображается в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".

Если до проведения экзамена формируется "расширенный состав комиссии", а у конкретного аспиранта экзамен принимают только некоторые из ее членов, отразить это можно благодаря возможности формирования на основе общей комиссии состава комиссий для каждого аспиранта. Эта возможность описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта.

После того, как кандидатский экзамен запланирован, сформирован список его участников, а также сформирована комиссия, принимающая экзамен, можно формировать ведомость на экзамен и протоколы для каждого из его участников. Ведомости и протоколы формируются в форме "Аспиранты" в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" для одного выбранного экзамена при помощи соответствующих действий контекстного меню.

Для формирования ведомости нужно вызвать действие "Ведомость". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в ведомости, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в ведомости установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл ведомости и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования ведомости точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.

Для формирования протоколов на участников экзамена нужно вызвать действие "Протоколы на участников испытания". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в протоколах, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в протоколах установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл протоколов и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования протоколов точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.
• В группе полей Гриф утверждения (Должность, Инициалы, фамилия, Дата утверждения) нужно занести информацию, которая должна быть отображена в грифе утверждения протоколов. В поле Дата утверждение по умолчанию подставляется дата, на которую назначено проведение экзамена. Это значение можно изменить. Данные поля являются необязательными для заполнения. Если их оставить пустыми, то соответствующие данные в грифе утверждения отображены не будут.

Протоколы формируются в виде одного файла MS Excel с листами, соответствующими участникам экзамена. Протоколы, формируемые для кандидатских экзаменов по иностранным языкам и философии отличаются от протоколов, формируемых для сдачи кандидатского экзамена по научной специальности.

Кстати

MS Excel предоставляет возможность распечатать сразу все листы рабочей книги. Для этого нужно воспользоваться главным меню, выбрав в нем команду Файл / Печать... и установив в окне параметров печати опцию "всю книгу".

Если есть необходимость изменить список участников экзамена, формируемый в ведомости или в файле протоколов, то это можно сделать за счет возможностей, описанных в разделе Формирование списков участников экзамена.

Если для аспиранта не сформирован состав индивидуальной комиссии, принимавшей экзамен, то в ведомости и протоколах будет использоваться информация, добавленная на вкладке "Экзаменационная комиссия". В противном случае будет использоваться состав индивидуальной комиссии. Формирование индивидуальных комиссий и работа отчетов в этом случае описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта. Если состав членов комиссии или ее председатель указаны неверно, то изменить это можно за счет добавления или удаления членов общей или индивидуальной комиссии, а также назначения ее председателя (только для общей комиссии), что описано в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов. Если неверно указаны ученые степени, звания или должности членов комиссии, их нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Заносить результаты кандидатского экзамена можно после того, как создана запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", а также сформирован список участников экзамена. Описание этих процедур приведено в разделах Планирование кандидатских экзаменов для групп аспирантов и Формирование списков участников экзамена.

Занесение результатов производится для выбранного экзамена в таблице данных "Участники экзамена" путем установки оценки в колонке таблицы "Оценка" или в соответствующей строке Инспектора объектов.

Если аспирант зачел кандидатский экзамен ранее сданным в другом ВУЗе, то изменить оценку за такой экзамен в этой таблице данных не получится. При попытке изменения оценки будет отображено сообщение об ошибке:

Если результат ранее сданного кандидатского экзамена введен неверно и его необходимо изменить, это можно сделать следующим образом:

1. В форме "Аспиранты" открыть вкладку со списком аспирантов, соответствующую форме обучения нужного аспиранта ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"), или вкладку "Все аспиранты".
2. Найти и выбрать запись об аспиранте в таблице данных.
3. Открыть вкладку "Ранее сданные кандидатские" и на ней в колонке "Оценка" изменить значение оценки за экзамен.

В тех случаях, когда состав комиссии, принимавшей экзамен у аспиранта, отличается от состава комиссии, утвержденной приказом для кандидатского экзамена, состав комиссии для аспиранта можно "сузить" путем выбора из состава общей комиссии тех преподавателей, которые принимали экзамен у данного аспиранта. Формирование индивидуальных комиссий на основе общей комиссии ограничено следующими правилами:

1. Приказ о формировании комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
2. Председателя комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
3. Состав членов комиссии для отдельного аспиранта можно сформировать из состава членов общей комиссии. Добавить членов комиссии, не входящих в состав, утвержденный приказом, нельзя.

Для того, чтобы сформировать список членов комиссии, принимавших экзамен у отдельного аспиранта, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись об экзамене, на вкладке "Участники экзамена" выбрать запись о сдаче экзамена аспирантом, после чего на подчиненной вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" вызвать действие "Добавить члена комиссии".

В поле Член комиссии по испытанию надо выбрать нужного члена комиссии. Выбор возможен только из числа преподавателей, добавленных для данного экзамена на вкладке "Экзаменационная комиссия". Если необходимо добавить запись о преподавателе, которой нет в списке для выбора, ее нужно добавить на вкладке "Экзаменационная комиссия", после чего ее можно будет выбрать для аспиранта. Добавлять запись о председателе комиссии не нужно, т.к. для отдельного аспиранта все равно будет использована информация о председателе, заданная для общей комиссии. Если информация об ученых степенях, званиях или должностях членов комиссии нуждается в корректировке, ее нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Отчеты "Ведомость кандидатского экзамена", "Протоколы кандидатского экзамена" и "Удостоверение о сдачи кандидатских экзаменов" будут работать следующим образом:

• Будет использоваться приказ о утверждении комиссии, установленный для кандидатского экзамена.
• Председателем комиссии будет считаться преподаватель, установленный в общей комиссии и отображаемый в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".
• Если для аспиранта не сформирован индивидуальный состав членов комиссии, то будет использоваться весь состав общей комиссии. Если же на вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" добавлена хотя бы одна запись, то список членов комиссии будет взят с этой вкладки.