Управление учебным процессом ВУЗа  (28.03.2024)
Формирование графиков приема абитуриентов

Формирование графика для нескольких операторов одновременно

Для автоматического формирования графика приема абитуриентов для нескольких операторов необходимо из контекстного меню вызвать функцию Сформировать график на день :

Сформировать график на день - вызов функции

В форме параметров функции требуется указать год набора абитуриентов, филиал, а так же задать день (дату) на который будет сформирован график, указать время начала и время конца приема абитуриентов, т.е. во сколько операторы приступают к работе в указанный день и во сколько их рабочий день заканчивается, указать сколько примерно требуется времени оператору на одного абитуриента (поле "Шаг по времени") в минутах и в последнем поле "Количество операторов" задать сколько операторов будет работать в указанный день:

Сформировать график на день - форма параметров

В результате выполнения этой функции атоматически сформируется график с заданными параметрами. Первая колонка - это день, который мы указали, вторая колонка - это время, которое в личном кабинете абитуриент может выбрать. Видно, что одно и тоже время повторяется несколько раз - это связано с тем, что работает в этот день не один оператор, а несколько и каждый из них может принять в этом время абитуриента. Номер оператора - третья колонка. Далее колонки, которые отображают информацию об абитуриенте, который зарезервирует это время потом, поэтому пока колонки пустые.

Пример графика:

График приема абитуриентов на выдачу направления на заселение в общежитие

В личном кабинете абитуриент выбирает дату посещения из доступных на основании сформированного графика. Так же он выбирает желаемое время посещения из свободных. Номер оператора он не выбирает и их количество не видит, ему автоматически назначается первый свободный оператор на указанное им время. Когда абитуриент зарезервирует время информация о нем появится в этом графике. Будет отображаться ФИО, его регистрационный номер, регион проживания и конкурс на который он был зачислен:

График приема абитуриентов - статус абитуриента

В поле Регистрационный номер вы можете использовать фильтр "*" для того, чтобы отобразились только занятые строки графика. И фильтр "!*" чтобы отобразились наоборот свободные строки, а затем из контекстного меню выбрать пункт Колонка - Показать количество или выбрать функцию Перенести в Excel для формирования отчета.

Пример
Excel файл выгруженных данных с фильтром "*"

Если вы хотите сформировать такой же график на другой день, вам необходимо снова вызвать функцию Сформировать график на день и изменить ранее заполненную дату на новую. Остальные параметры будут уже заполнены автоматически.

Для того чтобы задать оператору "обеденный перерыв", необходимо удалить в графике временные записи в которые он будет отсутствовать.

Пример

Например, если предполагается, что оператор №1 будет на протяжении нескольких дней отстствовать с 12 до 12:30 часов, необходимо:

  1. Установить в поле Номер оператора фильтр "1"
  2. Установить в поле Время визита фильтр ">11:59&<12:29"

В результате отберутся те записи, которые необходимо удалить: График приема абитуриентов - создание обеденного перерыва

При этом в личном кабинете абитуриент визуально не заметит, что с 12 до 12:30 у одного из операторов перерыв, так как ему останется доступным выбор этого времени за счет других операторов.

Функция "Скопировать график оператора"

Еще одним способом формирования графика приема абитуриентов является функция Скопировать график оператора, вызываемая из контекстного меню.

Пример

Например, если требуется добавить нового оператора №16 с "обеденным перерывом" как у оператора №1 в определенную дату, можно сформировать график на день и удалить записи перерыва, как описывалось выше. Но быстрее будет скопировать график оператора №1:

График приема абитуриентов - копирование графика оператора

В результате получится график с "перерывом" и удалять ничего не потребуется:

График приема абитуриентов - результат копирования

Печатная форма отчета, который получает абитуриент в личном кабинете после записи

Пропуском в здание является отчет о резерве, который формируется и печатается из Личного кабинета:

Пример
Пример печатной формы отчета резерва

В отчет автоматически подставляются данные абитуриента, а так же формируется Уникальный код и подставляется Адрес по которому должен прийти абитуриент.

Уникальный код нужен для того, чтобы избежать возможных подделок данного документа текстовыми или графическими редакторами. Оператор который принимает абитуриента в случае сомнения подлинности документа (например, пришло два абитуриента в одно время) всегда может проверить по уникальному коду кем было зарезервировано время.

Для этого в контекстном меню необходимо вызвать функцию Найти запись по уникальному коду, в форме параметров указать уникальный код и нажать ОК. Результатом выполнения этой функции будет ФИО абитуриента, которому принадлежит уникальный код. ФИО должны совпадать с теми, которые указаны в распечатонном документе.

Пример
Результат поиска по уникальному коду

Адрес по которому должен прийти абитуриент является настройкой участка "Общежития" и подставляется автоматически. Чтобы указать или изменить адрес, необходимо вызвать действие Настройки участка общежитий из контекстного меню.

Пример
Настройки участка общежитий - форма параметров