Следующим этапом работы по проведению олимпиад школьников должно быть формирование справочных данных. Для успешного проведения регистрации участников олимпиад, пробных тестирований, испытаний первого и второго этапа олимпиад, а также для анализа результатов и создания отчетов необходимо формирование, как ряда общевузовских справочников, так и справочников раздела Олимпиады школьников и студентов.

На первом этапе надо убедиться в полноте и корректности заполнения общевузовских справочников. Если система используется в ВУЗе не первый год, то, скорее всего, необходимые записи общевузовских справочников уже сформированы. В этом случае указанные ниже справочники нужно просто просмотреть и убедиться в наличии в них необходимых записей. Если некоторые из этих справочников не сформированы, или если в них необходимо добавить новые записи, это нужно сделать, используя функционал, описанный в разделах документации, посвященных каждому из справочников.

• Страны и регионы - В этом справочнике должны быть занесены страны и регионы Российской Федерации, из которых ожидаются участники олимпиады. Рекомендуется сформировать полный перечень регионов РФ. Если в ходе проведения регистрации участников возникнет необходимость добавить новую страну, необходимо будет обратиться к бизнес-администратору системы. Справочник стран и регионов понадобится как для занесения мест постоянной регистрации участников (по месту жительства), так и для занесения регионов школ и СУЗов, в которых учатся участники.
• Города - Этот справочник содержит не только города, но и населенные пункты других типов, входящие в состав региона. Основные города, жители которых ожидаются в качестве участников олимпиады, желательно внести в справочник заранее. Однако стремиться к полноте формирования справочника населенных пунктов каждого региона не стоит, так как можно будет добавлять новые населенные пункты по мере их востребования.
• Виды документов - Необходимо проверить корректность заполнения данного справочника в части разделов "Документы о среднем образовании" и "Удостоверяющий личность". Виды документов, входящие в данные группы будут доступны для выбора вида документа об образовании и документа, удостоверяющего личность участника, в ходе регистрации участников.

Если у пользователей раздела  Олимпиады школьников и студентов  недостаточно прав для внесения изменений в общевузовские справочники, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы.

Из справочников раздела  Приемная кампания в бакалавриат и магистратуру  до начала олимпиады должен быть сформирован справочник  Наборы в ВУЗ - в этом справочнике должен быть создан набор, соответствующий учебному году, в котором проводится олимпиада.

После того как были сформированы вышеописанные справочники можно приступать к формированию справочников для проведения олимпиад:

• Предметы вступительных испытаний - в этом справочнике обязательно должны присутствовать все предметы, по которым будут проводиться испытания в рамках олимпиады.
• Потоки олимпиад школьников - в этом справочнике должны быть созданы один или несколько потоков, соответствующих олимпиаде. Для этих потоков в поле Вид потока должно быть установлено значение Олимпиада. Несколько потоков для олимпиады нужно создавать в том случае, если возможно раздельное подведение итогов для различных категорий участников. Например, такими потоками могут быть олимпиады в центральном ВУЗе и в его филиалах, или в Москве и других регионах.
• Профили на потоках - в этом справочнике должен быть сформирован полный перечень профилей на каждом из потоков олимпиады.
• Предметы по профилю  - в этом справочнике для каждого профиля на потоке (профиля олимпиады) должен быть сформирован полный перечень предметов, по которым будут проводиться испытания для участников каждого из профилей.
• Проведение испытаний (расписание) - в этом справочнике должно быть сформировано расписание проведение испытаний на потоке олимпиады. Если олимпиада проводится в несколько потоков, то расписание должно быть сформировано отдельно для каждого потока (время и даты проведения испытаний на разных потоках могут совпадать).
• Время и место проведения олимпиад школьников, Города олимпиад школьников (текущий набор), Ограничение для олимпиад школьников, Площадки проведения олимпиады  и  Аудитории проведения олимпиад  - с помощью данных справочников для каждого профиля олимпиады, города проведения олимпиады должен быть сформирован перечень мест проведения испытаний олимпиад.
• Баллы для результатов I этапа  - в этом справочнике должен быть сформирован перечень результатов участия в первом этапе олимпиаде, с указанием пороговых значений баллов, по достижении которых засчитывается результат.
• Баллы для результатов II этапа  - в этом справочнике должен быть сформирован перечень возможных результатов участия во втором этапе олимпиады, с указанием пороговых значений баллов, по достижении которых засчитывается результат.
• Апелляционная комиссия - в этом справочнике нужно занести данные членов апелляционных комиссий. Для каждого профиля необходимо создавать отдельную комиссию.
• Пункты проведения олимпиад школьников  - в этом справочнике должен быть сформирован перечень пунктов проведения олимпиад школьников.
• Тестирующие системы  - в этом справочнике необходимо ввести информацию о тестирующих системах, применяемых в проведений испытаний.
• Виды льгот для участников олимпиад  - в этом справочнике должны быть занесены все виды льгот, определяющие социальные категории граждан, которые сможет выбрать участник олимпиады при регистрации.