Управление учебным процессом ВУЗа- Регистрация абитуриентов через личный кабинет  (раздел целиком)  (28.03.2024)
Регистрация абитуриентов через личный кабинет

Для организации удаленного взаимодействия с абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

Пример

 Пример стартовой страницы личного кабинета абитуриентов магистратуры:

Стартовая страница личного кабинета абитуриентов магистратуры

Регистрация абитуриентов магистратуры через личный кабинет разделена на три основных этапа:

  1. Получение логина и пароля (регистрация на портале ВУЗа).
  2. Заполение всех данных об абитуриенте внутри личного кабинета и создание записи о нем в БД.
  3. Резервирование времени посещения Приемной комиссии для получения регистрационного номера (регистрации в качестве абитуриента магистратуры).

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет.
Подробнее в разделе Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов


1. Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора, настроены временные шкалы для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники:

- Филиалы

- Наборы в вуз

- Предметы в магистратуру

- Виды мест в магистратуру (для формирования согласия на зачисление и отказа для согласия на зачисление, для видов мест должны быть указаны значения в полях Текст для заголовка согласие на зачисление, Формулировка для согласия на зачисление и Формулировка для отказа на согласие на зачисление).

- Виды мест в магистратуру

- Виды ОВЗ

- Категории ОВЗ

- Виды заболеваний

- График приема абитуриентов приемной комиссией

- График приема для заключения договора

- Временные шкалы


2. Управление доступностью конкурсов для регистрации через личный кабинет

При заполнении формы регистрации в личном кабинете абитуриент из списка доступных конкурсов должен отметить желаемый, на который он хочет подать документы. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в магистратуру.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора абитуриентами управляется с помощью признака " Набор закрыт ":

Контроль доступности для выбора конкурсов магистратуры

Отмеченные данным признаком конкурсы не будут предложены при регистрации в личном кабинете.


3. График приема абитуриентов приемной комиссией

Для упрощения и ускорения работы приемной комиссии был разработан справочник " График приема абитуриентов ".

Справочник находится в форме " Справочники ПК (магистратура) ", дочернем представлении к набору:

График приема приемной комиссии

Для того, чтобы сформировать расписание приема абитуриентов на определенную дату, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Сформировать график приема на день " и заполнить форму параметров:

Сформировать график приема на один день

Абитуриент, на основе данных этого справочника в процессе регистрации через личный кабинет, сможет зарезервировать для себя удобное время посещения приемной комиссии для подачи документов и получения регистрационного номера без очереди.


4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "абитуриент бакалавриата" или "абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок абитуриентов.


4.1. Модерация заявок абитуриентов

Заявки, поданные абитуриентами, находятся в форме Обслуживание заявок абитуриентов участка Прием в магистратуру и разделены на основные группы Категории заявок модератору, Автоматический прием заявокВсе заявки удаленной регистрации, Заявки на восстановление пароля, Сообщения модератору от удаленных пользователей :

Заявки удаленных пользователей абитуриентов магистратуры

В разделе  Категории заявок модератору  будут отображаться все категории, поступившие от абитуриентов, включая на получение логина и пароля, удаленнуюрегистрацию, раннее приглашение  и изменение данных.

Выбрав категорию заявок, в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения отобразится перечень заявок данной категории.

Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11).

Для просмотра заявки необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять. Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно.

При просмотре заявки на регистрацию абитуриента, перед приемом заявки на вкладке "Контактное лицо, Заявление" необходимо для признака Заявка готова к приему установить значение "Да".

Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. При выполнении действия по приему заявки на регистрацию абитуриента магистратуры откроется окно установки приоритетов конкурсов, после установки приоритетов нужно нажать кнопку ОК.

Отдельной вкладкой выделены сообщения модератору.
В этом разделе будут отображаться в виде заявок сообщения от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии.
Текс сообщения можно посмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11):

ИО Сообщение модератору

Для того, чтобы ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие  Посмотреть и принять, после принятия заявки, в появившемся окне ввести текст ответа.

Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту


4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту

Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения

Данная настройка находится в форме " Настройки приема " участка " Прием в магистратуру ":

Настройки приема


4.3. Удаленная регистрация абитуриентов

В форме Обслуживание удаленных заявок представлена отдельная таблица данных для работы с заявками на удаленную регистрацию абитуриентов магистратуры. Алгоритм работы с данной таблицей данных аналогичен описанному в разделе Модерация заявок абитуриентов


5. Отчеты используемые абитуриентами в личном кабинете

После заполнения заявки на регистрацию и утверждения ее модератором, абитуриенту в личном кабинете предлагаются два отчета в формате pdf, которые могут ему понадобиться, например, при подаче документов почтой:

- Заявление допустить его к вступительным испытаниям для поступления в магистратуру

- Опись документов, представленных на конкурс портфолио

Все данные в отчеты подставляют автоматически.


6. Список непринятых на регистрацию заявок абитуриентов

Для формирования списка непринятых заявок на регистрацию абитуриентов магистратуры необходимо:

  1. В формах  Абитуриенты магистратуры текущего набора  или Обслуживание заявок удаленных пользователей (для абитуриентов магистратуры), в одном из представлений Абитуриенты магистратуры  или Заявки, ожидающие рассмотрения  из контекстного меню вызвать действие Список непринятых заявок на регистрацию (в представлении Абитуриенты магистраты  действие располагается в группе действие Отчеты по контингенту абитуриентов, в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения в группе действий Отчеты по заявкам). Список непринятых заявок АМ
  2. В форме параметров указать следующие данные:
    ФП Список непринятых заявок АМ
    • Список конкурсов нужно открыть справочник (кнопка Кнопка выбора), в котором с помощью чек-бокса Чек-бокс требуется выбрать одну или более записей конкурсов. Если для параметра оставить пустое значение, то список будет формироваться для всех конкурсов.
    • Выводить заявки без выбранных конкурсов по умолчанию установлено значение "Нет". Если установить значение "Да", то в отчет будут отобраны все заявки абитуриентов магистратуры без учета выбранных конкурсов. 
  3. Нажать кнопку ОК.

В результате будет сформирован список непринятых заявок на регистрацию в формате MS Excel.