Управление учебным процессом ВУЗа- Регистрация абитуриентов (раздел целиком) (28.03.2024) | (одним файлом) |
Регистрация абитуриентов | ||||||||||||||
После того как заполнены справочники приемной кампании можно приступать к регистрации абитуриентов. Регистрация осуществляется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора при помощи пункта контекстного меню Зарегистрировать. Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия Зарегистрировать, состоит из нескольких закладок: "Общие", "Контактная информация", "Статус Соотечественника", "Поступление" и др. Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК. Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента. После заполнения значений полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, необходимо нажать кнопку Искать абитуриента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.
Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)". После этого нужно ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность. На вкладке "СНИЛС, Контактная информация" необходимо ввести информацию о СНИЛС и об адресах регистрации и проживания, контактных телефонах абитуриента и с согласия абитуриента установить подписку на информационную рассылку о проектах ВУЗа. Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически. Вкладка "Статус соотечественника" позволяет для иностранных абитуриентов установить признак Является соотечественником и ввести информацию о документе, подтверждающим данный статус. Поля на данной вкладке доступны для изменения только при регистрации иностранных абитуриентов. На вкладке "Документ об образовании" требуется ввести информацию о стране выдачи документа, документе о предыдущем образовании, представленным абитуриентом, при необходимости ввести данные о признании документа об образовании, а также установить Способ возврата документов абитуриенту. В группе полей Признание документа отображаются данные по процессу признания документа, если документ нуждается в признании и проходит процедуру признания в системе, с помощью соответствующего функционала (см. Признание документов об иностранном образовании). При этом для документов, для которых уже проводится процедура признания, данные загрузятся автоматически, остальные данные в полях нужно установить самостоятельно. Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически. На вкладке "Предыдущий ВУЗ" требуется ввести информацию о ВУЗе, в котором до этого обучался абитуриент. Для выпускника текущего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.
Если учащийся был найден в системе, то будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ. Вкладка "Конкурсы" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников. На вкладке доступен выбор нескольких конкурсов для данного абитуриента с проставлением приоритетов. Для добавления конкурса необходимо воспользоваться действием контекстного меню Добавить конкурс. Выбор конкурса осуществляется из справочника Конкурсы в магистратуру, созданный на этапе подготовки справочников приемной кампании.
Поле Магистерская специализация - если в рамках обучения по данной образовательной программе предусмотрена специализация, то ее необходимо выбрать в данном поле. Поля Общий конкурс и Конкурс иностранных абитуриентов - по умолчанию для всех абитуриентов в поле Общий конкурс установлено значение "Да", а в поле Конкурс иностранных абитуриентов значение "Нет". Для иностранных абитуриентов, которые рекомендованы к зачислению на определенные программы, при выборе данных программ, в поле Общий конкурс будет установлено значение "Нет", а в поле Конкурс иностранных абитуриентов значение "Да". В случае если по выбранному конкурсу необходима сдача испытания по предмету по выбору (определяется в таблице Предметы на конкурс), поле Предмет по выбору будет подсвечен зеленым цветом и в нем необходимо осуществить выбор соответствующего предмета по выбору из справочника Предметы на конкурс. В поле Язык сдачи испытаний из списка выбирается язык сдачи вступительных испытаний. В поле Второй иностранный язык указывается языковая специализация, если таковая предусмотрена в рамках образовательной программы. Поля На бюджетное место и На коммерческое место - указывают на то, на какие места претендует абитуриент по данному конкурсу. При этом нужно обратить внимание на то, что если на вкладке Предыдущее образование в поле Уровень образования выбран пункт Магистратура, то в поле На бюджетное место будет проставлен признак "Нет" и поле будет недоступно для редактирования. Данная функция реализована в связи с запретом повторного обучения в магистратуре на бюджетной основе абитуриентом. Также система автоматически отслеживает наличие записей в таблице Места на конкурс. Если в этой таблице не заведена запись о бюджетных или коммерческих местах, то соответствующие признаки в диалоге добавления конкурса будут отмечены признаком "Нет" и не будут доступны для редактирования. В поле Форма предоставления документа об образовании нужно выбрать форму предоставления документа об образовании на данный конкурс.
Кроме действия по добавлению конкурса в контекстном меню вкладки доступны следующие действия:
На вкладке "Поступление" заполняются поля с дополнительной информацией о поступающем. В поле Участвовал в зимней школе выбирается зимняя школа, в которой участвовал абитуриент. В группе полей Иностранный язык (сертификат) вводятся реквизиты сертификата (если присутствует) по иностранному языку и загружается Файл сертификата. Группа полей Общежитие : - На время экзаменов - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время прохождения экзаменов. - На время обучения - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время обучения. - На время обучения (в кампусах) - если в поле На время обучения установлено значение "Да", то в поле На время обучения (в кампусах) нужно выбрать кампусы, в которых может потребоваться общежитие на время учебы. Для этого необходимо нажать кнопку , из списка с помощью чек-бокса выбрать один и более кампусов, для подтверждения выбора нажать кнопку ОК. Группа полей Дополнительная информация : - Сданы фотографии - признак, указывающий на то сдал или нет абитуриент фотографии - Документы присланы почтой - признак пересылки документов от абитуриента почтой - Остались проблемы - признак, указывающий на то, что при регистрации остались незавершенные вопросы к абитуриенту, которые не могли быть решены в процессе регистрации и требующие внимания работников приемной комиссии в дальнейшем. При этом абитуриент допускается для участия в конкурсах. - Примечание - здесь может быть введен любой комментарий по процессу регистрации абитуриента. Поле становится обязательным для заполнения, если проставлен признак Остались проблемы. Здесь вводится комментарий об оставшейся проблеме. На вкладках "Олимпиады /Конкурсы - 1" и "Олимпиады / Конкурсы - 2" указываются результаты участия абитуриента в студенческих олимпиадах. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации и Условия зачета оценки). Если абитуриент участвовал в студенческих олимпиадах ВУЗа, то поле Участие в олимпиаде нашего вуза заполнится автоматически, если на вкладке " Общие " с помощью кнопки Искать абитуриента был найден и выбран статус учащегося ВУЗа. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Студенческие олимпиады. После этого указываются Направление олимпиады, Результат участия, Балл, Номер сертификата и Дата сертификата, при наличии загружается Файл сертификата. На вкладке "Льготы абитуриента" можно установить льготы для поступающих, указать данные межправительственного соглашения, в рамках которого поступает абитуриент. Если абитуриенту требуются особые условия проведения вступительных испытаний, то в поле Требуются особые условия проведения испытаний нужно установить значение "Да" и в поле Особые условия выбрать указать категорию требуемых особых условий. Для каждой льготы нужно выбрать Льготу, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, при необходимости можно оставить Комментарий к документу и загрузить Файл документа о льготе. Для межправительственного соглашения нужно выбрать Направившую страну и ввести Номер документа и Дату документа, а также загрузить Файл документа. На вкладке "Целевой набор" можно указать данные об участии абитуриента в целевом наборе.
По целевому направлению нужно выбрать Льготу, связанную с целевым направлением, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, загрузить Файл документа и выбрать один или более направлений в поле Для направления подготовки. На вкладке "Преимущественное право, ОВЗ", можно ввести данные о наличии преимущественного права на поступление у абитуриента магистратуры, а также данные по ограниченным возможностям здоровья абитуриента. Если абитуриент обладает преимущественным правом на поступление, необходимо указать Вид преимущественного права, Вид документа, подтверждающий данное право, номер, дату и кем выдан документ, а также загрузить Файл документа. Имеет ограниченные возможности здоровья указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения. В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья. В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ и Виды заболеваний. При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа и загрузить Файл документа. На вкладке "Контактное лицо, Заявление" при необходимости можно указать контактное лицо абитуриента магистратуры, а также необходимо загрузить Файл Согласия на обработку ПД и при необходимости установить признак Требуется новое Заявление на поступление (значение "Да"). После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Входе выполнения процедуры откроется окно выбора приоритетов, в котором в колонке Приоритет для бюджетных, целевых и/или коммерческих мест необходимо установить приоритеты и нажать кнопку ОК.
Выполнение процедуры регистрации может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:
После регистрации для абитуриента автоматически будет сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Также, в дальнейшем, пакет документов может быть выгружен в MS Excel при вызове действия "Заявление, пропуск, расписка " для выбранного абитуриента.
|
1. Просмотр контингента и формирование выборок |
Записи об абитуриентах магистратуры формируются в системе по мере их регистрации. Списки абитуриентов текущего набора можно увидеть в форме "Абитуриенты магистратуры текущего набора" в таблице данных Абитуриенты магистратуры - таблица содержит список всех абитуриентов, являющихся студентами нашего ВУЗа. Колонки таблицы содержат информацию, введенную об абитуриенте в ходе регистрации. За счет наличия различных таблиц данных пользователь может проводить анализ контингента абитуриентов как раздельно по категориям (студенты ВУЗа и "внешние" абитуриенты), так и всего контингента в целом. За счет возможности изменения настроек системы возможно проводить такой анализ за разные года набора. За счет использования средств работы с таблицами данных, предоставляемых платформой "Мельница данных", пользователем могут использоваться следующие приемы настройки отображения и анализа данных:
Настроенная при помощи вышеописанных средств таблица данных может выглядеть, например, так: В этой таблице отобраны записи только о тех абитуриентах, которым требуется место в общежитии. Записи отсортированы по фамилии, сгруппированы по конкурсу и виду мест. В колонке "Фамилия" отображается количество записей в каждой группе (на светло-желтом фоне) и общее количество отобранных записей (на ярко-желтом фоне). Любая таблица данных, настроенная пользователем, может быть перенесена в MS Excel с сохранением порядка отображаемых колонок, сортировки, группировки, агрегатов. Перенос осуществляется при помощи вызова действия контекстного меню "Перенос в Excel". После переноса данных средствами MS Excel может быть продолжена их обработка, подготовка к печати и печать. Подробнее возможности интерфейса пользователя изложены в Руководстве пользователя прикладных систем, разработанных на платформе "Мельница данных". |
2. Формирование отчетов по абитуриенту |
По одному зарегистрированному абитуриенту магистратуры может быть сформирован ряд отчетов. Вызвать формирование отчетов можно путем выбора одноименного пункта контекстного меню.
|
3. Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте | ||
Если абитуриент зарегистрирован, то для него уже сформирован перечень испытаний, зачет результатов и другая информация. Менять данные стандартными средствами (при помощи правки в таблице данных или в Инспекторе объектов) недопустимо. Это связно с тем, что изменение многих характеристик абитуриента (выбранного конкурса, вида места и проч.) должно сопровождаться процедурами перестройки перечня вступительных испытаний и засчитываемых предметов и проч.
По этой причине для изменения данных об абитуриентах предусмотрена специальная процедура Изменить информацию, вызываемая из контекстного меню или при помощи одноименной кнопки на панели инструментов. Форма изменения данных полностью повторяет форму регистрации абитуриента. Также отличием является то, что поля Регистрационный номер, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения недоступны для изменения. Для изменения регистрационного номера абитуриента предназначено отдельное действие контекстного меню Сменить регистрационный номер. Если в фамилии, имени, отчестве или дате рождения абитуриента допущена ошибка, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы или в службу поддержки. Правила работы с формой изменения данных полностью аналогичны правилам работы с формой регистрации и описаны в разделе Регистрация абитуриентов. В процессе выполнения процедуры изменения данных, откроется окно выбора приоритетов, в котором при необходимости можно изменить порядок приоритетов в колонке Приоритет. Для каждого абитуриента магистратуры на вкладке История переноса подлинника представлена вся история действий абитуриента с подлинником документа об образовании(сдача подлинника, возврат, перенос на другой конкурс). |
4. Добавление преимущественного права | ||
Если абитуриент после регистрации предоставил документ, подтверждающий его преимущественное право при поступлении, то в данном случае необходимо:
В результате для всех записей абитуриента будет добавлена информация о преимущественном праве. В представлении (таблице данных) Личные документы будет добавлена запись о документе, подтверждающим право. |
5. Регистрация абитуриентов через личный кабинет | ||
Для организации удаленного взаимодействия с абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.
Регистрация абитуриентов магистратуры через личный кабинет разделена на три основных этапа:
При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании"). Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. |
5.1. Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов |
Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора, настроены временные шкалы для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники: - Филиалы - Виды мест в магистратуру (для формирования согласия на зачисление и отказа для согласия на зачисление, для видов мест должны быть указаны значения в полях Текст для заголовка согласие на зачисление, Формулировка для согласия на зачисление и Формулировка для отказа на согласие на зачисление). - Виды ОВЗ - График приема абитуриентов приемной комиссией |
5.2. Управление доступностью конкурсов для регистрации через личный кабинет |
При заполнении формы регистрации в личном кабинете абитуриент из списка доступных конкурсов должен отметить желаемый, на который он хочет подать документы. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в магистратуру. Доступность/недоступность конкурсов для выбора абитуриентами управляется с помощью признака " Набор закрыт ": Отмеченные данным признаком конкурсы не будут предложены при регистрации в личном кабинете. |
5.3. График приема абитуриентов приемной комиссией |
Для упрощения и ускорения работы приемной комиссии был разработан справочник " График приема абитуриентов ". Справочник находится в форме " Справочники ПК (магистратура) ", дочернем представлении к набору: Для того, чтобы сформировать расписание приема абитуриентов на определенную дату, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Сформировать график приема на день " и заполнить форму параметров: Абитуриент, на основе данных этого справочника в процессе регистрации через личный кабинет, сможет зарезервировать для себя удобное время посещения приемной комиссии для подачи документов и получения регистрационного номера без очереди. |
5.4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет |
В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "абитуриент бакалавриата" или "абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно. Процесс регистрации абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей. Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок абитуриентов. |
5.4.1. Модерация заявок абитуриентов |
Заявки, поданные абитуриентами, находятся в форме Обслуживание заявок абитуриентов участка Прием в магистратуру и разделены на основные группы Категории заявок модератору, Автоматический прием заявок, Все заявки удаленной регистрации, Заявки на восстановление пароля, Сообщения модератору от удаленных пользователей : В разделе Категории заявок модератору будут отображаться все категории, поступившие от абитуриентов, включая на получение логина и пароля, удаленнуюрегистрацию, раннее приглашение и изменение данных. Выбрав категорию заявок, в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения отобразится перечень заявок данной категории. Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ". Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11). Для просмотра заявки необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять. Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. При просмотре заявки на регистрацию абитуриента, перед приемом заявки на вкладке "Контактное лицо, Заявление" необходимо для признака Заявка готова к приему установить значение "Да". Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. При выполнении действия по приему заявки на регистрацию абитуриента магистратуры откроется окно установки приоритетов конкурсов, после установки приоритетов нужно нажать кнопку ОК. Отдельной вкладкой выделены сообщения модератору. Для того, чтобы ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять, после принятия заявки, в появившемся окне ввести текст ответа. Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
5.4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения Данная настройка находится в форме " Настройки приема " участка " Прием в магистратуру ": |
5.4.3. Удаленная регистрация абитуриентов |
В форме Обслуживание удаленных заявок представлена отдельная таблица данных для работы с заявками на удаленную регистрацию абитуриентов магистратуры. Алгоритм работы с данной таблицей данных аналогичен описанному в разделе Модерация заявок абитуриентов. |
5.5. Отчеты используемые абитуриентами в личном кабинете |
После заполнения заявки на регистрацию и утверждения ее модератором, абитуриенту в личном кабинете предлагаются два отчета в формате pdf, которые могут ему понадобиться, например, при подаче документов почтой: - Заявление допустить его к вступительным испытаниям для поступления в магистратуру - Опись документов, представленных на конкурс портфолио Все данные в отчеты подставляют автоматически. |
5.6. Список непринятых на регистрацию заявок абитуриентов |
Для формирования списка непринятых заявок на регистрацию абитуриентов магистратуры необходимо:
В результате будет сформирован список непринятых заявок на регистрацию в формате MS Excel. |
6. Добавить / изменить электронный документ |
Форма загрузки электронных документов запускается автоматически при выполнении процедуры регистрации, для изменения или добавления новых электронных документов необходимо:
|
7. Актуализация результатов абитуриента |
Для обновления данных о результатах абитуриента служат следующие действия из группы действий Актуализировать контекстного меню представления Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе:
|
8. Выбор приоритетов зачисления |
Выбор приоритетов зачисления производится при приеме заявки на регистрацию абитуриента магистратуры или при выполнении действия по регистрации абитуриента магистратуры с помощью функционала системы. При необходимости можно изменить порядок приоритетов конкурсов для зачисления, для этого нужно:
|