Первым этапом работы по проведению приемной кампании должно быть формирование справочных данных набора. Для успешного проведения регистрации абитуриентов, вступительных испытаний и анализа результатов необходимо формирование как ряда общевузовских справочников, так и ряда справочников участка Абитуриент. Некоторые из этих справочников в обязательном порядке должны быть сформированы до начала других работ в рамках набора, некоторые справочники формируются по мере прохождения этапов приемной кампании.

Общевузовские справочники

 Если система используется в ВУЗе не первый год, то скорее всего, необходимые записи общевузовских справочников уже сформированы. Вы этом случае указанные ниже справочники нужно просто просмотреть и убедиться в наличии в них необходимых записей. Если некоторые из этих справочников не сформированы, или если в них необходимо добавить новые записи, это нужно сделать, используя функционал, описанный в разделах документации, посвященных каждому из справочников.

Работа со всеми общевузовскими справочниками ведется в форме Общие справочники. Если у пользователей участка Абитуриент недостаточно прав для добавления или изменения записей общевузовских справочников, им необходимо обратиться к бизнес-администратору системы.

Для создания записи о новом наборе в ВУЗ необходимо будет указать учебный год, на которой будет производиться набор абитуриентов. Для этого необходимо, чтобы в общевузовском cправочнике  Календарные периоды для студентов существовала запись о новом учебном годе.

Основным справочником каждой из приемных кампаний является справочник конкурсов. Каждый конкурс предполагает поступление на определенный факультет или отделение ВУЗа на подготовку по определенному направлению или специальности высшего образования по определенной образовательной программе в рамках определенной формы обучения. Для того, чтобы сформировать справочник конкурсов, необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники:

- Филиалы  - в этом справочнике должны существовать все записи обо всех кампусах ВУЗа. Для каждой записи ВУЗа должны быть заполнены группы полей: "Реквизиты для приемной комиссии", "Контакты ПК. Магистратура", "Публикация результатов. Магистратура", "Иностранные абитуриенты".

- Факультеты и отделения - в этом справочнике должны существовать записи обо всех факультетах и отделениях, на которые будет осуществляться прием абитуриентов.

- Направления и специальности - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех направлениях и специальностях высшего образования, на которые будет осуществляться набор абитуриентов.

-  Формы обучения - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех формах обучения, на которые будет осуществляться набор.

-  Образовательные программы - в этом справочнике должны быть созданы записи обо всех образовательных программах, на которые будет вестись набор абитуриентов.

В ходе регистрации абитуриентов будет происходить "привязка" абитуриентов и школ (СУЗов), которые они окончили к странам, регионам и населенным пунктам. Также в ходе регистрации будет происходить формирование записей о представленных абитуриентами документах (паспортах, документах об образовании, свидетельствах ЕГЭ и т.п.) Для успешного проведения регистрации необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники:

- Страны и регионы - В этом справочнике должны быть занесены страны и регионы Российской Федерации, из которых ожидаются абитуриенты. Рекомендуется сформировать полный перечень регионов РФ, так как операторы, регистрирующие участников, не смогут добавлять новые регионы. Если в ходе регистрации возникнет необходимость добавить новую страну, оператор должен будет обратиться к бизнес-администратору системы. Справочник стран и регионов понадобится для занесения мест постоянной регистрации абитуриентов (регистрации по месту жительства), занесения регионов школ и СУЗов, в которые окончили абитуриенты, регионов, выдавших свидетельства ЕГЭ.

- Населенные пункты - Этот справочник содержит не только города, но и населенные пункты других типов, входящие в состав региона. Основные города, жители которых ожидаются в качестве абитуриентов, желательно внести в справочник заранее. Однако стремиться к полноте формирования справочника населенных пунктов каждого региона не стоит, так как операторы, регистрирующие участников, смогут добавлять новые населенные пункты по мере их востребования.

- Все магистерские программы - справочник содержит список всех магистерских программ, реализуемых ВУЗом, на различных факультетах и по различным направлениям.

- Виды документов - Необходимо проверить корректность заполнения данного справочника в части разделов " Документы о высшем образовании ", " Сертификаты иностранных языков ", " Документы о льготах " и " Удостоверяющий личность ". Виды документов, входящие в данные группы будут доступны для выбора вида документа об образовании и документа, удостоверяющего личность участника, в ходе регистрации участников операторами. Также в этом справочнике обязательно должна присутствовать запись "Свидетельство ЕГЭ". Если ВУЗ принимает к зачету результаты централизованного тестирования, то в этом справочнике должна присутствовать запись "Свидетельство ЦТ".

Справочники участка Абитуриент

Формирование всех справочников участка Абитуриент по приему в магистратуру происходит в форме Справочники ПК (магистратура). Заполнение справочников рекомендуется производить в следующем порядке:

• Наборы в вуз - в этом справочнике нужно создать запись о новом наборе. Также при создании записи о наборе нужно выбрать учебный год, на который будет осуществляться набор абитуриентов. В ходе создания набора можно сразу же установить Председателя и Ответственного секретаря приемной комиссии, но это можно сделать и позже. Данная информация понадобится только при формировании отчетных документов и печатных форм.
• Конкурсы в магистратуру  - в этом справочнике нужно создать записи обо всех конкурсах, которые смогут выбрать абитуриенты. Данный справочник опирается (соотносится) на общевузовский справочник Все магистерские программы. До начала регистрации абитуриентов для каждого конкурса должны быть заполнены только те параметры, которые требуются для его создания. Дополнительные характеристики конкурса (контрольные цифры приема, проходные баллы, полная стоимость обучения) могут быть занесены позднее, когда будут известны. 
• Группы конкурсов в магистратуру  - вспомогательная таблица для удобства отбора конкурсов в таблице Конкурсы в магистратуру. Пользователь может создать группу со своим удобным наименованием, в таблице Конкурсы в магистратуру, проставить соответствие нескольких конкурсов этой группе для дальнейшего отбора конкурсов по признаку группы.
• Предметы в магистратуру  - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех предметах, по которым будут проводиться вступительные испытания. Удалять или переименовывать предметы, созданные для предыдущих наборов, нельзя. Можно только создавать новые предметы. Если предполагается проведение различных по содержанию экзаменов по одному предмету для абитуриентов разных конкурсов, то для этих случаев должно быть создано несколько записей о предметах. Данные особенности описаны в разделе документации, посвященной данному справочнику.
• Виды мест в магистратуру  - в этом справочнике надо создать все виды мест (бюджетные, коммерческие, целевые и т.д.), на которые могут поступать абитуриенты. Число мест каждого вида, выделяемых на каждый конкурс, может ограничиваться.
• Предметы на конкурс  - в этом справочнике для каждого из конкурсов необходимо создать полный перечень предметов вступительных испытаний, которые будут сдаваться или засчитываться абитуриентами. Поддерживается возможность создания предметов по выбору. Например, если на конкурс предусмотрен выбор предмета из двух возможных, в данном справочнике надо создать оба предмета, и для каждого из них в поле Предмет по выбору установить значение По выбору. Для всех обязательных предметов в этом поле должно быть установлено значение Для всех участников. Один из предметов для каждого конкурса может являться Экзаменом по специальности. Предмет, выбранный как Экзамен по специальности отображается в таблице Конкурсы в магистратуру в колонке Является экзаменом по специальности. Понятие Экзамена по специальности используется при формировании условий применения льгот в справочнике Виды льгот и привилегий. После добавления записей о предметах на конкурс для каждого из предметов надо установить значения Максимальный балл, Отличная оценка от, Неудовлетворительная оценка до. Эти значения должны быть обязательно установлены до начала проверки работ участников испытаний.
• Места на конкурс  - в этом справочнике надо добавить записи о видах и числе мест различных видов, выделяемых на каждый из конкурсов. Заполнение этого справочника позволит контролировать наполнение мест в ходе рекомендации абитуриентов к зачислению. Теоретически, число бюджетных мест всех видов должно быть равно контрольной цифре приема, заданной для конкурса. Однако в системе не накладывается дополнительного контроля на соответствие этих значений.
• Потоки испытаний в магистратуру  - Испытания в магистратуру могут проводиться в несколько потоков. В рамках каждого из потоков могут проходить вступительные испытания по всем предметам, или только по части из них. При регистрации каждого из абитуриентов для него можно будет установить, в каком потоке он будет сдавать тот или иной предмет.

  Важно!

  Даже если в процессе приемной кампании планируется использовать только один поток, его необходимо создать в справочнике.

  Информация о потоках испытаний в рамках каждого из наборов хранится в таблице "Потоки испытаний в магистратуру". Каждый из потоков характеризуется только наименованием. В каждый поток входят вступительные испытания, назначенные на определенные даты.

• Проведение испытаний  - таблица представляет собой перечень испытаний с датой и временем проведения в рамках каждого из потоков.

• Зимние школы   - при необходимости в таблице ведется учет Зимних школ. В дальнейшем эти данные будут использоваться при регистрации абитуриента, участвовавшего в Зимней школе,  в системе.
• Соответствие направлений олимпиады  - Наличие или отсутствие записей о направлениях олимпиады в этом справочнике позволяет в ходе регистрации формировать и применять льготы определенного вида для абитуриентов, участвовавших в олимпиаде. Если в процессе приемной кампании планируется использовать процедуру зачисления по льготам, направления необходимо создать.
• Зачет сертификатов по иностранным языкам  - при проведении вступительных экзаменов по иностранным языкам, этот справочник позволяет осуществить зачет имеющегося у абитуриента международного языкового сертификата в качестве вступительного испытания.