Таблица данных имеет строки и колонки. Строки таблицы (или записи) соответствуют учитываемым объектам. Колонки таблицы соответствуют свойствам объектов.

На рисунке представлен макет таблицы данных, в которой отображаются объекты, соответствующие сортам фруктового мороженого. Таблица данных имеет наименование "Сорта фруктового мороженого", которое отображается на соответствующей закладке (1). Таблица имеет пять строк (2), соответствующих пяти сортам фруктового мороженого. Выделенной в настоящее время является первая строка. Таблица имеет пять колонок, соответствующих свойствам учитываемых сортов мороженого. Каждая колонка имеет заголовок (4), отражающий отображаемое в этой колонке свойство. Активной в настоящее время является первая колонка. Активным элементом данных (3) является ячейка, расположенная в первой строке в первом столбце.

На рисунке активная строка и активный элемент данных выделяются оттенками синего цвета. Цвета, применяемые для выделения элементов данных, зависят от локальных настроек операционной системы Windows (стилей) на компьютере пользователя.

Под заголовком каждой колонки расположена строка фильтра (5). При помощи ввода в этой строке условия отбора или выбора значений из выпадающего списка можно осуществлять фильтрацию отображаемых в таблице данных.

Если отображаемые данные не помещаются в окно по ширине, то активной становится горизонтальная полоса прокрутки (7). С ее помощью можно пролистывать колонки таблицы вправо и влево. Если данные не помещаются в окно по вертикали, то активной становится вертикальная полоса прокрутки (8). С ее помощью можно пролистывать записи об объектах вверх и вниз. При щелчке правой кнопкой мыши на полосе прокрутки (если она активна) доступны действия по быстрой прокрутке содержимого таблицы.

При щелчке правой кнопкой мыши в области таблицы данных отображается контекстное меню. Контекстное меню отображает список действий, доступных над объектами, отображаемыми в таблице данных. Вызываемые действия выполняются для тех объектов, которые являются выделенными в таблице данных. Если ни одного объекта не выделено, некоторые действия контекстного меню могут быть недоступны. Набор действий, отображаемых в контекстном меню различен в разных таблицах данных.

1. Заголовок закладки с именем таблицы данных.
2. Выделенный объект.
3. Выделенный элемент данных.
4. Заголовок колонки.
5. Строка фильтра.
6. Флажок для выбора объектов.
7. Горизонтальная полоса прокрутки.
8. Вертикальная полоса прокрутки

Если отображаемые в таблице данные имеют иерархическую структуру (т.е. присутствует "вхождение" одних объектов в другие), то в таблице данных объекты могут отображаться в виде "дерева".

На рисунке представлена таблица данных, отображающая периоды обучения студентов. Эти данные имеют иерархическую структуру, которая отражает вхождение учебных модулей в состав семестров, а семестров в состав учебных годов. В первой колонке иерархической таблицы данных слева от элементов данных, имеющих подчиненные элементы, отображаются значки или . При щелчке мышью по значку отображаются подчиненные объекты. Значок при этом превращается в значок . При щелчке мышью по значку подчиненные объекты скрываются и значок превращается в . На рисунке для объектов "Учебный год 2005-2006" и его подчиненных объектов "I семестр" и "II семестр" подчиненные объекты отображены. Щелчком по значку подчиненные объекты можно скрыть. Для объектов "I семестр" и "II семестр" учебного года 2006-2007 подчиненные объекты скрыты. Щелчком по значку их можно отобразить. При горизонтальном пролистывании таблицы данных вправо или влево "дерево" объектов всегда отображается слева от самого левого столбца.

В иерархических таблицах данных доступны дополнительные действия по управлению отображением и выбору объектов, которые описаны в разделе 4.7.1.