Работа с приказами в данном разделе заключается в подготовке проекта приказа, его регистрации, исполнении и при необходимости отмене исполнения. Также на любом этапе работы с приказом можно получить его печатную форму в MS Word, соответствующую действующему Альбому унифицированных форм.

Для работы с приказами предназначена форма Приказы по работе со студентами. Форма состоит из вкладок, соответствующих категориям приказов (Приказы об отчислении, Приказы об академическом отпуске, Приказы об изменении фамилии, Приказы о взысканиях  и т.д.). Наряду с вкладками по категориям, есть также вкладка Все приказы, на которой можно найти любой приказ по номеру и/или дате, независимо от его категории.

Форма имеет вкладки, расположенные на разных уровнях:

• на верхнем уровне расположены вкладки, соответствующие категориями приказов (Приказы об отчислении, Приказы об академическом отпуске, Приказы об изменении фамилии, Приказы о взысканиях  и т.д.)
• на втором уровне: для категорий приказов Приказы об отчислении, Приказы о восстановлении, Приказы об академическом отпуске, Приказы о допуске после академического отпуска, Приказы об изменении фамилии, Приказы о переводе на другие факультеты и Приказы о переводе в рамках факультета расположена вкладка оснований индивидуального приказа; для категорий приказов Приказы о выпуске, Приказы о переводе на следующий курс, Приказы о направлении на практику, Приказы об утверждении тем курсовых работ и  Приказы об утверждении тем выпускных квалификационных работ  расположена вкладка со списками студентов, включенных в групповой приказ; для категории приказов Приказы о выпуске на втором уровне дополнительно представлена вкладка оснований приказа.

Приказы по работе со студентами могут быть индивидуальными и групповыми.

Индивидуальный приказ - это приказ, в который включен только один студент. В этом случае данные о студенте отображаются в таблице данных верхнего уровня рядом с реквизитами приказа. Отличить индивидуальные приказы от групповых можно по заполненной колонке ФИО студента. Основания индивидуального приказа формируются на вкладке второго уровня Основания индивидуального приказа. Таблица данных, расположенная на первой вкладке второго уровня и отображающая список студентов, для индивидуальных приказов не заполняется.

Групповой приказ - это приказ, в который включено более одного студента. Для групповых приказов колонка ФИО студента в таблице данных верхнего уровня не заполнена. При этом список студентов, включенных в приказ, отображается на первой вкладке второго уровня. Список оснований приказа по каждому из студентов отображается на вкладке третьего уровня Основания по студенту. Для группового приказа в таблице данных верхнего уровня могут заполняться колонки Факультет, Курс, Форма обучения и другие. В случае группового приказа эти значения задают параметры формирования выборки студентов для включения в приказ.

Работа с приказом начинается на этапе подготовки к совершению соответствующей операции над студентом. Каждый приказ проходит ряд стадий жизненного цикла, которые отражаются на значении его атрибута Состояние приказа. Приказ может находиться в одном из следующих состояний:

• проект - приказ находится в стадии подготовки или согласования;
• зарегистрирован - приказ подписан, зарегистрирован, ему присвоены регистрационный номер и дата, но исполнение приказа (совершение операций над студентами) пока не начато;
• частично исполнен - приказ исполнен для некоторых из студентов, включенных приказ, при этом существует хотя бы один студент, включенный в данный приказ, для которого приказ пока не исполнен (операция над данным студентом еще не произведена);
• исполнен - приказ исполнен в отношении всех студентов, включеных в приказ;
• аннулирован - приказ не был подписан и не требует исполнения; при этом приказ решено не удалять из системы.

Работа пользователя с приказами должна состоять из следующих этапов:

1. Создание проекта индивидуального или группового приказа. Для индивидуального приказа одновременно с созданием проекта задаются все параметры будущей операции над студентом (с какой даты, по какой причине и т.д.). Для группового приказа могут задаваться параметры выборки студентов (курс, вид места, форма обучения и проч.)
2. Включение студентов в групповой приказ (этап выполняется только для группового приказа). При включении студентов в групповой приказ для каждого из них могут задаваться свои параметры будущей операции (с какой даты, по какой причине и проч.).
3. Регистрация приказа. Регистрация заключается в присвоении приказу регистрационного номера и даты. Также на этапе регистрации может уточняться подписывающее лицо.
4. Исполнение приказа. Исполнение приказа заключается в выполнении над одним (в случае индивидуального приказа) или несколькими (в случае группового приказа) студентами действия, соответствующего виду приказа (отчисление, восстановление, перевод и т.п.) с заданными в приказе параметрами. Исполнение приказа можно выполняться как по каждому студенту в отдельности, так и одновременно по всем студентам.
5. При необходимости - отмена исполнения по отдельным студентам или приказа в целом. Эта операция может выполняться в случае ошибочного исполнения приказа. Отмена исполнения возвращает состояние студента к состоянию, имевшему место до выполнения операции по приказу (до отчисления, восстановления и проч.)

Перед созданием проекта приказа нужно открыть вкладку формы Приказы по работе со студентами, соответствующую категории приказа. Следующий далее пример будет иллюстрировать случай приказов об отчислении. Для создания индивидуального приказа в таблице данных верхнего уровня, отображающей приказы, нужно вызвать действие (щелчок правой кнопкой мыши) Создать индивидуальный приказ.

Набор параметров, которые нужно задать для создания индивидуального приказа может быть различным для разных категорий приказов, но обязательно включает

• атрибуты самого приказа - принадлежность к филиалу и факультету, конкретный вид приказа, подписывающее лицо
• параметры операции, которая должна быть выполнена по приказу (по какой причине отчислить, до пересдач или после пересдач, с какой даты перевести студента и проч.)
• параметры, помогающие выбрать студента (курс) и параметр, позволяющий выбрать конкретного студента

Доступность ряда параметров для заполнения может зависеть от конкретного вида приказа, который будет выбран. На представленном выше рисунке группа параметров "Вуз, в который переводится студент" становится доступной для заполнения только в случае, если будет выбран вид приказа "Об отчислении в связи с переводом в другой ВУЗ". В случае выбора других видов приказа, эта группа параметров становится недоступной.

После заполнения всех требуемых параметров нажатия кнопки ОК в таблице приказов появится запись о новом индивидуальном приказе. В колонках таблицы можно будет увидеть значения всех введенных при создании атрибутов, а также ФИО студента, для которого создан приказ. Ряд атрибутов можно корректировать после создания приказа непосредственно в таблице данных. Одновременно с созданием проекта индивидуального приказа для него будет создан список оснований на основе данных справочника Основания для вида приказа. После автоматического создания список оснований можно будет корректировать. Подробнее о работе с основаниями приказов можно прочесть в разделе Работа с основаниями приказов.

Для создания группового приказа в таблице данных, соответствующей категории приказа нужно вызвать действие (щелчок правой кнопкой мыши) Создать групповой приказ. Далее создание группового приказа проиллюстрировано приказом о выпуске студентов.

Набор параметров, требуемых для создания группового приказа, может отличаться для разных категорий приказов. В данном случае приведен пример приказа о выпуске студентов. Ряд параметров задают характеристики самого приказа (Вид приказа, Подписывающее лицо, принадлежность к филиалу, факультету), другие параметры задают выборку студентов, которые должны быть включены в приказ (Направление/Специальность, Форма обучения, Курс). Параметры, задающие выборку студентов, будут использованы процедурой построения списка студентов для включения в приказ.

После создания проекта группового приказа необходимо сформировать список студентов для включения в него. Студентов можно добавлять в приказ по одному на вкладке, отображающей список студентов, или формировать список при помощи процедуры, вызываемой в таблице приказов по созданному приказу. Подробнее про формирование списка студентов написано в разделе Формирование списка студентов для включения в групповой приказ.

Описанные ниже возможности предназначены для работы с групповыми приказами. Включение студента в индивидуальный приказ производится одновременно с Созданием проекта индивидуального приказа.

Формирование списка студентов для включения в групповой приказ может выполняться одним из двух следующих способов:

1. При помощи действия Сформировать список студентов, вызываемого в таблице данных верхнего уровня по предварительно созданному групповому приказу.
   
2. При помощи действия Включить студента в приказ, вызываемого в подчиненной таблице, отображающей список студентов. Также в этой таблице доступно действие Исключить студента из приказа. При помощи этих двух действий можно максимально гибко формировать необходимые списки студентов.
   

Одновременно с включением студента в приказ любым из двух описанных выше способов для него будет создан список оснований приказа на основе данных справочника Основания для вида приказа. После автоматического создания список оснований можно будет корректировать. Подробнее о работе с основаниями приказов можно прочесть в разделе Работа с основаниями приказов.

Основания приказа - это фрагменты текста, которые дописываются к пунктам постановляющей части приказа. Например, основаниями для приказов могут быть Заявление студента, Справка об успеваемости, Дополнительное соглашение к договору и проч. Набор оснований, которые необходимо указать в приказе, зависит от вида приказа. При создании индивидуального приказа или при включении студента в групповой приказ список оснований формируется автоматически на основе данных справочника Основания для вида приказа. Но при подготовке каждого приказа перечень оснований и их формулировки можно корректировать.

Основания индивидуального приказа после его создания отображаются на вкладке второго уровня Основания индивидуального приказа :

Основания для группового приказа формируются отдельного для каждого студента и отображаются на вкладке третьего уровня Основания по студенту.

При формирования списка оснований автоматически применяются правила, заложенные в справочнике Основания приказов. Например, если для основания задана опция Добавлять к формулировке / ФИО студента, то к тексту основания " Заявление студента " будет дописано ФИО студента. В результате для конкретного студента основание будет сформулировано как " Заявление студента Петрова Дмитрия Викторовича ". Если в справочнике Основания приказов не задано опций, позволяющих дополнять текст данными о студенте, то основание будет создано с той же формулировкой, что и в справочнике. Если в справочнике заданы опции Только для бюджетных студентов или Только для коммерческих студентов, то основание будет добавлено только в случае соответствия вида места, на котором обучается студент, заданной опции.

После автоматического формирования списка оснований, при необходимости их текст можно корректировать непосредственно в таблице данных. Также в каждом случае можно удалить запись об основании (действие Удалить основание), или добавить дополнительную из справочника Основания приказов без ограничений на виды приказов (действие Добавить основание из справочника). Наряду с этим в таблице, отображающей список оснований можно при помощи действия Добавить произвольное основание добавлять любой текст, не связанный со справочниками, который будет использован в печатной форме приказа в качестве основания.

При формировании печатной формы приказа в разделе "Основания" будет сформирован текст из всех текстов оснований, представленных в списке оснований. Формулировки оснований будут разделены запятыми. Формулировки будут именно такими, какими они занесены в перечень оснований, т.е. если они будут скорректированы по сравнению со справочником, то будет использована скорректированная версия.

Приказ можно выводить на печать после того, как создан проект приказа, в групповой приказ включены студенты (Формирование списка студентов для включения в групповой приказ), сформирован и скорректирован (при необходимости) список оснований приказа (Работа с основаниями приказов).

Сформировать печатную форму приказа можно, выбрав приказ в основной таблице данных и вызвав действие контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши) Выгрузить для печати.

Результатом выполнения этого действия будет файл MS Word, сформированный в соответствии с действующим Альбомом унифицированных форм приказов. Будет применена та унифицированная форма, которая соответствует Виду приказа.

Печатная форма группового приказа будет состоять из основного текста приказа и приложения со списком включенных студентов.

В приказе помимо основных формулировок будут выписаны основания, сформированные на основе созданного и скорректированного списка оснований с соответствии с правилами, изложенными в разделе Работа с основаниями приказов.

В случае, если полученная печатная форма приказа в чем-то некорректна, изменять ее можно за счет изменения атрибутов самого приказа, списка включенных в приказ студентов, корректировки списков оснований.

Полученный после всех корректировок приказ должен быть запущен по действующей процедуре согласования и подписания (вне системы). После подписания и регистрации необходимо будет выполнить Регистрацию приказа в системе, после чего приказ можно будет исполнять.

Регистрацию приказа необходимо выполнить после того, как приказ подписан и зарегистрирован. Регистрацию приказа необходимо выполнить до того, как начнется его исполнение. Для регистрации приказа нужно выбрать приказ в основной таблице данных и вызвать действие (щелчок правой кнопкой мыши) Зарегистрировать.

Для регистрации нужно занести Номер приказа и Дату приказа. В поле Подписавший будет подставлен тот работник, который был выбран как подписывающее лицо при создании проекта приказа. На этапе регистрации его можно изменить.

Результатом выполнения процедуры будет присвоение приказу номера, даты, а также установка подписывающего лица, которое было выбрано при выполнении процедуры.

Если регистрация приказа была выполнена ошибочно, ее можно отменить при помощи действия Снять регистрацию. Результатом выполнения этого действия будет присвоение приказу вместо номера автоматически сформированного имени и очистка даты приказа. Подписывающее лицо при снятии регистрации не изменится.

Исполнение приказа заключается в выполнении действия, соответствующего категории и виду приказа, например, отчисления студента, восстановления студента, перевода студента, выпуска студента и проч.

Исполнение возможно только для приказа, находящегося в состоянии зарегистрирован или частично исполнен. Для исполнения приказа в целом нужно вызвать действие Исполнить приказ по записи о приказе в основной таблице данных, отображающей приказы. Для исполнения приказа по одному студенту нужно найти нужного студента в подчиненной таблице и вызвать по нему действие Исполнить для студента.

При вызове действия исполнения в системе будет выполнена одна из процедур, доступных в форме Студенты - учеба в группе действий Перемещения. В качестве параметров процедуре перемещения будут переданы атрибуты созданного приказа или записи о студенте, включенном в приказ. Результат исполнения приказа будет таким же, что и результат соответствующей процедуры перемещения. Подробнее о процедурах перемещения можно прочесть в разделе Учет движения контингента студентов.

В случае, если выполнение процедуры перемещения пройдет успешно, приказ в целом (в случае индивидуального приказа) или запись о студенте, включенном в приказ (в случае группового приказа), перейдет в состояние исполнен. Если в ходе выполнения процедуры произойдет ошибка, то сам приказ или запись о включенном студенте останется в состоянии зарегистрирован, а текст ошибки будет занесен в поле Проблемы исполнения.

При исполнении группового приказа в целом выполняется вызов процедуры исполнения для каждого из включенных студентов. Если при исполнении по отдельным студентам произойдут ошибки, то сам приказ перейдет в состояние частично исполнен, а по состоянию записей списка студентов можно будет определить, по каким именно студентам приказ не исполнен. Информация об ошибке в поле Проблемы исполнения должна помочь принять меры к исправлению данных о студенте или атрибутов приказа. По результатам изучения причин можно либо внести корректировки в данные, либо исключить студента из приказа.

При исполнении приказа по отдельным студентам состояние приказа в целом будет меняться автоматически следующим образом:

• если приказ не исполнен ни по одному из включенных студентов, приказ в целом будет находится в состоянии зарегистрирован
• если приказ приказ исполнен по одному или нескольким студентам и при этом остаются студенты, по которым приказ не исполнен, то приказ в целом будет находится в состоянии частично исполнен
• если приказ исполнен по всем включенным в него студентам, он перейдет в состояние исполнен.

Когда приказ переходит в состояние исполнен, его жизненный цикл завершается. В этом состоянии приказ остается в системе и может быть доступен для просмотра, вывода на печать.

В случае ошибочного исполнения действия, выполненные над студентом по приказу, можно отменить. Отмена может выполняться как для приказа в целом (для индивидуальных приказов), так и по отдельным студентам. Для отмены исполнения предназначено действие Отменить исполнение, которое может быть вызвано как в основной таблице приказов, так и в таблице со списком студентов, включенных в приказ.

Если приказ отменен в отношении всех включенных студентов, он перейдет в состояние зарегистрирован. Если приказ отменен для отдельных студентов, то состояние приказа в целом будет установлено автоматически по правилам, описанным в разделе Исполнение приказа

Если приказ создан ошибочно, или исчезла необходимость в его издании, то приказ можно удалить, предварительно удалив все его основания и исключив всех студентов.

Однако созданный приказ и связанные с ним данные можно сохранить для дальнейшего использования, выполнив действие Аннулировать приказ. Такой приказ не сможет быть ни зарегистрирован, ни исполнен, но сможет быть снова использован позднее путем возврата в состояние проект.

Для того, чтобы аннулировать приказ нужно вызвать по нему действие Аннулировать приказ. Для использования аннулированного приказа по нему можно вызвать действие Перевести в состояние проект.