Управление учебным процессом ВУЗа- Порядок работы с разделом (раздел целиком) (28.03.2024) | (одним файлом) |
Порядок работы с разделом |
Для проведения средствами Системы приемной кампании в магистратуру необходимо пройти следующие этапы: |
1. Подключение пользователей, работающих с участком приема в магистратуру |
Порядок действий:
- Менеджер приема в магистратуру филиала - пользователи, имеющие возможность отслеживать и изменять записи справочников ПК магистратуры филиала, а также участвовать в регистрации абитуриентов. - Менеджер приема в магистратуру - пользователи, имеющие возможность отслеживать и изменять записи справочников ПК магистратуры, а также участвовать в регистрации. - Операторы магистратура - пользователи, занятые в регистрации абитуриентов. Администратор должен включить каждого из созданных пользователей в одну из этих ролей. |
2. Настройка текущего набора |
Выполняется Единовременно Администратором Системы на этапе настроек участка Абитуриент. Доступ к форме установки настроек осуществляется через основное меню Приема в магистратуру, ссылка Настройки приема, либо с помощью контекстного меню справочника Наборы в вуз (действие Настройки приема). В открывшейся форме параметров необходимо установить следующие настройки:
Для установки настроек нужно нажать кнопку ОК. |
3. Формирование справочников приемной кампании | ||
Первым этапом работы по проведению приемной кампании должно быть формирование справочных данных набора. Для успешного проведения регистрации абитуриентов, вступительных испытаний и анализа результатов необходимо формирование как ряда общевузовских справочников, так и ряда справочников участка Абитуриент. Некоторые из этих справочников в обязательном порядке должны быть сформированы до начала других работ в рамках набора, некоторые справочники формируются по мере прохождения этапов приемной кампании. Общевузовские справочники Если система используется в ВУЗе не первый год, то скорее всего, необходимые записи общевузовских справочников уже сформированы. Вы этом случае указанные ниже справочники нужно просто просмотреть и убедиться в наличии в них необходимых записей. Если некоторые из этих справочников не сформированы, или если в них необходимо добавить новые записи, это нужно сделать, используя функционал, описанный в разделах документации, посвященных каждому из справочников. Работа со всеми общевузовскими справочниками ведется в форме Общие справочники. Если у пользователей участка Абитуриент недостаточно прав для добавления или изменения записей общевузовских справочников, им необходимо обратиться к бизнес-администратору системы. Для создания записи о новом наборе в ВУЗ необходимо будет указать учебный год, на которой будет производиться набор абитуриентов. Для этого необходимо, чтобы в общевузовском cправочнике Календарные периоды для студентов существовала запись о новом учебном годе. Основным справочником каждой из приемных кампаний является справочник конкурсов. Каждый конкурс предполагает поступление на определенный факультет или отделение ВУЗа на подготовку по определенному направлению или специальности высшего образования по определенной образовательной программе в рамках определенной формы обучения. Для того, чтобы сформировать справочник конкурсов, необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники: - Филиалы - в этом справочнике должны существовать все записи обо всех кампусах ВУЗа. Для каждой записи ВУЗа должны быть заполнены группы полей: "Реквизиты для приемной комиссии", "Контакты ПК. Магистратура", "Публикация результатов. Магистратура", "Иностранные абитуриенты". - Факультеты и отделения - в этом справочнике должны существовать записи обо всех факультетах и отделениях, на которые будет осуществляться прием абитуриентов. - Направления и специальности - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех направлениях и специальностях высшего образования, на которые будет осуществляться набор абитуриентов. - Формы обучения - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех формах обучения, на которые будет осуществляться набор. - Образовательные программы - в этом справочнике должны быть созданы записи обо всех образовательных программах, на которые будет вестись набор абитуриентов. В ходе регистрации абитуриентов будет происходить "привязка" абитуриентов и школ (СУЗов), которые они окончили к странам, регионам и населенным пунктам. Также в ходе регистрации будет происходить формирование записей о представленных абитуриентами документах (паспортах, документах об образовании, свидетельствах ЕГЭ и т.п.) Для успешного проведения регистрации необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники: - Страны и регионы - В этом справочнике должны быть занесены страны и регионы Российской Федерации, из которых ожидаются абитуриенты. Рекомендуется сформировать полный перечень регионов РФ, так как операторы, регистрирующие участников, не смогут добавлять новые регионы. Если в ходе регистрации возникнет необходимость добавить новую страну, оператор должен будет обратиться к бизнес-администратору системы. Справочник стран и регионов понадобится для занесения мест постоянной регистрации абитуриентов (регистрации по месту жительства), занесения регионов школ и СУЗов, в которые окончили абитуриенты, регионов, выдавших свидетельства ЕГЭ. - Населенные пункты - Этот справочник содержит не только города, но и населенные пункты других типов, входящие в состав региона. Основные города, жители которых ожидаются в качестве абитуриентов, желательно внести в справочник заранее. Однако стремиться к полноте формирования справочника населенных пунктов каждого региона не стоит, так как операторы, регистрирующие участников, смогут добавлять новые населенные пункты по мере их востребования. - Все магистерские программы - справочник содержит список всех магистерских программ, реализуемых ВУЗом, на различных факультетах и по различным направлениям. - Виды документов - Необходимо проверить корректность заполнения данного справочника в части разделов " Документы о высшем образовании ", " Сертификаты иностранных языков ", " Документы о льготах " и " Удостоверяющий личность ". Виды документов, входящие в данные группы будут доступны для выбора вида документа об образовании и документа, удостоверяющего личность участника, в ходе регистрации участников операторами. Также в этом справочнике обязательно должна присутствовать запись "Свидетельство ЕГЭ". Если ВУЗ принимает к зачету результаты централизованного тестирования, то в этом справочнике должна присутствовать запись "Свидетельство ЦТ". Справочники участка Абитуриент Формирование всех справочников участка Абитуриент по приему в магистратуру происходит в форме Справочники ПК (магистратура). Заполнение справочников рекомендуется производить в следующем порядке:
|
4. Регистрация абитуриентов | ||||||||||||||
После того как заполнены справочники приемной кампании можно приступать к регистрации абитуриентов. Регистрация осуществляется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора при помощи пункта контекстного меню Зарегистрировать. Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия Зарегистрировать, состоит из нескольких закладок: "Общие", "Контактная информация", "Статус Соотечественника", "Поступление" и др. Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК. Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента. После заполнения значений полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, необходимо нажать кнопку Искать абитуриента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.
Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)". После этого нужно ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность. На вкладке "СНИЛС, Контактная информация" необходимо ввести информацию о СНИЛС и об адресах регистрации и проживания, контактных телефонах абитуриента и с согласия абитуриента установить подписку на информационную рассылку о проектах ВУЗа. Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически. Вкладка "Статус соотечественника" позволяет для иностранных абитуриентов установить признак Является соотечественником и ввести информацию о документе, подтверждающим данный статус. Поля на данной вкладке доступны для изменения только при регистрации иностранных абитуриентов. На вкладке "Документ об образовании" требуется ввести информацию о стране выдачи документа, документе о предыдущем образовании, представленным абитуриентом, при необходимости ввести данные о признании документа об образовании, а также установить Способ возврата документов абитуриенту. В группе полей Признание документа отображаются данные по процессу признания документа, если документ нуждается в признании и проходит процедуру признания в системе, с помощью соответствующего функционала (см. Признание документов об иностранном образовании). При этом для документов, для которых уже проводится процедура признания, данные загрузятся автоматически, остальные данные в полях нужно установить самостоятельно. Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически. На вкладке "Предыдущий ВУЗ" требуется ввести информацию о ВУЗе, в котором до этого обучался абитуриент. Для выпускника текущего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.
Если учащийся был найден в системе, то будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ. Вкладка "Конкурсы" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников. На вкладке доступен выбор нескольких конкурсов для данного абитуриента с проставлением приоритетов. Для добавления конкурса необходимо воспользоваться действием контекстного меню Добавить конкурс. Выбор конкурса осуществляется из справочника Конкурсы в магистратуру, созданный на этапе подготовки справочников приемной кампании.
Поле Магистерская специализация - если в рамках обучения по данной образовательной программе предусмотрена специализация, то ее необходимо выбрать в данном поле. Поля Общий конкурс и Конкурс иностранных абитуриентов - по умолчанию для всех абитуриентов в поле Общий конкурс установлено значение "Да", а в поле Конкурс иностранных абитуриентов значение "Нет". Для иностранных абитуриентов, которые рекомендованы к зачислению на определенные программы, при выборе данных программ, в поле Общий конкурс будет установлено значение "Нет", а в поле Конкурс иностранных абитуриентов значение "Да". В случае если по выбранному конкурсу необходима сдача испытания по предмету по выбору (определяется в таблице Предметы на конкурс), поле Предмет по выбору будет подсвечен зеленым цветом и в нем необходимо осуществить выбор соответствующего предмета по выбору из справочника Предметы на конкурс. В поле Язык сдачи испытаний из списка выбирается язык сдачи вступительных испытаний. В поле Второй иностранный язык указывается языковая специализация, если таковая предусмотрена в рамках образовательной программы. Поля На бюджетное место и На коммерческое место - указывают на то, на какие места претендует абитуриент по данному конкурсу. При этом нужно обратить внимание на то, что если на вкладке Предыдущее образование в поле Уровень образования выбран пункт Магистратура, то в поле На бюджетное место будет проставлен признак "Нет" и поле будет недоступно для редактирования. Данная функция реализована в связи с запретом повторного обучения в магистратуре на бюджетной основе абитуриентом. Также система автоматически отслеживает наличие записей в таблице Места на конкурс. Если в этой таблице не заведена запись о бюджетных или коммерческих местах, то соответствующие признаки в диалоге добавления конкурса будут отмечены признаком "Нет" и не будут доступны для редактирования. В поле Форма предоставления документа об образовании нужно выбрать форму предоставления документа об образовании на данный конкурс.
Кроме действия по добавлению конкурса в контекстном меню вкладки доступны следующие действия:
На вкладке "Поступление" заполняются поля с дополнительной информацией о поступающем. В поле Участвовал в зимней школе выбирается зимняя школа, в которой участвовал абитуриент. В группе полей Иностранный язык (сертификат) вводятся реквизиты сертификата (если присутствует) по иностранному языку и загружается Файл сертификата. Группа полей Общежитие : - На время экзаменов - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время прохождения экзаменов. - На время обучения - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время обучения. - На время обучения (в кампусах) - если в поле На время обучения установлено значение "Да", то в поле На время обучения (в кампусах) нужно выбрать кампусы, в которых может потребоваться общежитие на время учебы. Для этого необходимо нажать кнопку , из списка с помощью чек-бокса выбрать один и более кампусов, для подтверждения выбора нажать кнопку ОК. Группа полей Дополнительная информация : - Сданы фотографии - признак, указывающий на то сдал или нет абитуриент фотографии - Документы присланы почтой - признак пересылки документов от абитуриента почтой - Остались проблемы - признак, указывающий на то, что при регистрации остались незавершенные вопросы к абитуриенту, которые не могли быть решены в процессе регистрации и требующие внимания работников приемной комиссии в дальнейшем. При этом абитуриент допускается для участия в конкурсах. - Примечание - здесь может быть введен любой комментарий по процессу регистрации абитуриента. Поле становится обязательным для заполнения, если проставлен признак Остались проблемы. Здесь вводится комментарий об оставшейся проблеме. На вкладках "Олимпиады /Конкурсы - 1" и "Олимпиады / Конкурсы - 2" указываются результаты участия абитуриента в студенческих олимпиадах. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации и Условия зачета оценки). Если абитуриент участвовал в студенческих олимпиадах ВУЗа, то поле Участие в олимпиаде нашего вуза заполнится автоматически, если на вкладке " Общие " с помощью кнопки Искать абитуриента был найден и выбран статус учащегося ВУЗа. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Студенческие олимпиады. После этого указываются Направление олимпиады, Результат участия, Балл, Номер сертификата и Дата сертификата, при наличии загружается Файл сертификата. На вкладке "Льготы абитуриента" можно установить льготы для поступающих, указать данные межправительственного соглашения, в рамках которого поступает абитуриент. Если абитуриенту требуются особые условия проведения вступительных испытаний, то в поле Требуются особые условия проведения испытаний нужно установить значение "Да" и в поле Особые условия выбрать указать категорию требуемых особых условий. Для каждой льготы нужно выбрать Льготу, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, при необходимости можно оставить Комментарий к документу и загрузить Файл документа о льготе. Для межправительственного соглашения нужно выбрать Направившую страну и ввести Номер документа и Дату документа, а также загрузить Файл документа. На вкладке "Целевой набор" можно указать данные об участии абитуриента в целевом наборе.
По целевому направлению нужно выбрать Льготу, связанную с целевым направлением, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, загрузить Файл документа и выбрать один или более направлений в поле Для направления подготовки. На вкладке "Преимущественное право, ОВЗ", можно ввести данные о наличии преимущественного права на поступление у абитуриента магистратуры, а также данные по ограниченным возможностям здоровья абитуриента. Если абитуриент обладает преимущественным правом на поступление, необходимо указать Вид преимущественного права, Вид документа, подтверждающий данное право, номер, дату и кем выдан документ, а также загрузить Файл документа. Имеет ограниченные возможности здоровья указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения. В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья. В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ и Виды заболеваний. При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа и загрузить Файл документа. На вкладке "Контактное лицо, Заявление" при необходимости можно указать контактное лицо абитуриента магистратуры, а также необходимо загрузить Файл Согласия на обработку ПД и при необходимости установить признак Требуется новое Заявление на поступление (значение "Да"). После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Входе выполнения процедуры откроется окно выбора приоритетов, в котором в колонке Приоритет для бюджетных, целевых и/или коммерческих мест необходимо установить приоритеты и нажать кнопку ОК.
Выполнение процедуры регистрации может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:
После регистрации для абитуриента автоматически будет сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Также, в дальнейшем, пакет документов может быть выгружен в MS Excel при вызове действия "Заявление, пропуск, расписка " для выбранного абитуриента.
|
4.1. Просмотр контингента и формирование выборок |
Записи об абитуриентах магистратуры формируются в системе по мере их регистрации. Списки абитуриентов текущего набора можно увидеть в форме "Абитуриенты магистратуры текущего набора" в таблице данных Абитуриенты магистратуры - таблица содержит список всех абитуриентов, являющихся студентами нашего ВУЗа. Колонки таблицы содержат информацию, введенную об абитуриенте в ходе регистрации. За счет наличия различных таблиц данных пользователь может проводить анализ контингента абитуриентов как раздельно по категориям (студенты ВУЗа и "внешние" абитуриенты), так и всего контингента в целом. За счет возможности изменения настроек системы возможно проводить такой анализ за разные года набора. За счет использования средств работы с таблицами данных, предоставляемых платформой "Мельница данных", пользователем могут использоваться следующие приемы настройки отображения и анализа данных:
Настроенная при помощи вышеописанных средств таблица данных может выглядеть, например, так: В этой таблице отобраны записи только о тех абитуриентах, которым требуется место в общежитии. Записи отсортированы по фамилии, сгруппированы по конкурсу и виду мест. В колонке "Фамилия" отображается количество записей в каждой группе (на светло-желтом фоне) и общее количество отобранных записей (на ярко-желтом фоне). Любая таблица данных, настроенная пользователем, может быть перенесена в MS Excel с сохранением порядка отображаемых колонок, сортировки, группировки, агрегатов. Перенос осуществляется при помощи вызова действия контекстного меню "Перенос в Excel". После переноса данных средствами MS Excel может быть продолжена их обработка, подготовка к печати и печать. Подробнее возможности интерфейса пользователя изложены в Руководстве пользователя прикладных систем, разработанных на платформе "Мельница данных". |
4.2. Формирование отчетов по абитуриенту |
По одному зарегистрированному абитуриенту магистратуры может быть сформирован ряд отчетов. Вызвать формирование отчетов можно путем выбора одноименного пункта контекстного меню.
|
4.3. Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте | ||
Если абитуриент зарегистрирован, то для него уже сформирован перечень испытаний, зачет результатов и другая информация. Менять данные стандартными средствами (при помощи правки в таблице данных или в Инспекторе объектов) недопустимо. Это связно с тем, что изменение многих характеристик абитуриента (выбранного конкурса, вида места и проч.) должно сопровождаться процедурами перестройки перечня вступительных испытаний и засчитываемых предметов и проч.
По этой причине для изменения данных об абитуриентах предусмотрена специальная процедура Изменить информацию, вызываемая из контекстного меню или при помощи одноименной кнопки на панели инструментов. Форма изменения данных полностью повторяет форму регистрации абитуриента. Также отличием является то, что поля Регистрационный номер, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения недоступны для изменения. Для изменения регистрационного номера абитуриента предназначено отдельное действие контекстного меню Сменить регистрационный номер. Если в фамилии, имени, отчестве или дате рождения абитуриента допущена ошибка, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы или в службу поддержки. Правила работы с формой изменения данных полностью аналогичны правилам работы с формой регистрации и описаны в разделе Регистрация абитуриентов. В процессе выполнения процедуры изменения данных, откроется окно выбора приоритетов, в котором при необходимости можно изменить порядок приоритетов в колонке Приоритет. Для каждого абитуриента магистратуры на вкладке История переноса подлинника представлена вся история действий абитуриента с подлинником документа об образовании(сдача подлинника, возврат, перенос на другой конкурс). |
4.4. Добавление преимущественного права | ||
Если абитуриент после регистрации предоставил документ, подтверждающий его преимущественное право при поступлении, то в данном случае необходимо:
В результате для всех записей абитуриента будет добавлена информация о преимущественном праве. В представлении (таблице данных) Личные документы будет добавлена запись о документе, подтверждающим право. |
4.5. Регистрация абитуриентов через личный кабинет | ||
Для организации удаленного взаимодействия с абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.
Регистрация абитуриентов магистратуры через личный кабинет разделена на три основных этапа:
При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании"). Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет. |
4.5.1. Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов |
Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора, настроены временные шкалы для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники: - Филиалы - Виды мест в магистратуру (для формирования согласия на зачисление и отказа для согласия на зачисление, для видов мест должны быть указаны значения в полях Текст для заголовка согласие на зачисление, Формулировка для согласия на зачисление и Формулировка для отказа на согласие на зачисление). - Виды ОВЗ - График приема абитуриентов приемной комиссией |
4.5.2. Управление доступностью конкурсов для регистрации через личный кабинет |
При заполнении формы регистрации в личном кабинете абитуриент из списка доступных конкурсов должен отметить желаемый, на который он хочет подать документы. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в магистратуру. Доступность/недоступность конкурсов для выбора абитуриентами управляется с помощью признака " Набор закрыт ": Отмеченные данным признаком конкурсы не будут предложены при регистрации в личном кабинете. |
4.5.3. График приема абитуриентов приемной комиссией |
Для упрощения и ускорения работы приемной комиссии был разработан справочник " График приема абитуриентов ". Справочник находится в форме " Справочники ПК (магистратура) ", дочернем представлении к набору: Для того, чтобы сформировать расписание приема абитуриентов на определенную дату, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Сформировать график приема на день " и заполнить форму параметров: Абитуриент, на основе данных этого справочника в процессе регистрации через личный кабинет, сможет зарезервировать для себя удобное время посещения приемной комиссии для подачи документов и получения регистрационного номера без очереди. |
4.5.4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет |
В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "абитуриент бакалавриата" или "абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно. Процесс регистрации абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей. Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок абитуриентов. |
4.5.4.1. Модерация заявок абитуриентов |
Заявки, поданные абитуриентами, находятся в форме Обслуживание заявок абитуриентов участка Прием в магистратуру и разделены на основные группы Категории заявок модератору, Автоматический прием заявок, Все заявки удаленной регистрации, Заявки на восстановление пароля, Сообщения модератору от удаленных пользователей : В разделе Категории заявок модератору будут отображаться все категории, поступившие от абитуриентов, включая на получение логина и пароля, удаленнуюрегистрацию, раннее приглашение и изменение данных. Выбрав категорию заявок, в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения отобразится перечень заявок данной категории. Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ". Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11). Для просмотра заявки необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять. Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. При просмотре заявки на регистрацию абитуриента, перед приемом заявки на вкладке "Контактное лицо, Заявление" необходимо для признака Заявка готова к приему установить значение "Да". Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. При выполнении действия по приему заявки на регистрацию абитуриента магистратуры откроется окно установки приоритетов конкурсов, после установки приоритетов нужно нажать кнопку ОК. Отдельной вкладкой выделены сообщения модератору. Для того, чтобы ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять, после принятия заявки, в появившемся окне ввести текст ответа. Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
4.5.4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения Данная настройка находится в форме " Настройки приема " участка " Прием в магистратуру ": |
4.5.4.3. Удаленная регистрация абитуриентов |
В форме Обслуживание удаленных заявок представлена отдельная таблица данных для работы с заявками на удаленную регистрацию абитуриентов магистратуры. Алгоритм работы с данной таблицей данных аналогичен описанному в разделе Модерация заявок абитуриентов. |
4.5.5. Отчеты используемые абитуриентами в личном кабинете |
После заполнения заявки на регистрацию и утверждения ее модератором, абитуриенту в личном кабинете предлагаются два отчета в формате pdf, которые могут ему понадобиться, например, при подаче документов почтой: - Заявление допустить его к вступительным испытаниям для поступления в магистратуру - Опись документов, представленных на конкурс портфолио Все данные в отчеты подставляют автоматически. |
4.5.6. Список непринятых на регистрацию заявок абитуриентов |
Для формирования списка непринятых заявок на регистрацию абитуриентов магистратуры необходимо:
В результате будет сформирован список непринятых заявок на регистрацию в формате MS Excel. |
4.6. Добавить / изменить электронный документ |
Форма загрузки электронных документов запускается автоматически при выполнении процедуры регистрации, для изменения или добавления новых электронных документов необходимо:
|
4.7. Актуализация результатов абитуриента |
Для обновления данных о результатах абитуриента служат следующие действия из группы действий Актуализировать контекстного меню представления Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе:
|
4.8. Выбор приоритетов зачисления |
Выбор приоритетов зачисления производится при приеме заявки на регистрацию абитуриента магистратуры или при выполнении действия по регистрации абитуриента магистратуры с помощью функционала системы. При необходимости можно изменить порядок приоритетов конкурсов для зачисления, для этого нужно:
|
5. Изменение набора конкурсов |
Для изменения набора конкурсов абитуриентов магистратуры предусмотрены две процедуры: |
5.1. Отказ от участия в конкурсе | ||||||
Для отказа от участия в конкурсе необходимо:
В результате для выбранной записи абитуриента в представлении События в статусе будет создана запись об отказе от участия в конкурсе с датой события, а сама запись будет выделена красным цветом как неактивная. В представлении Отсканированные документы будет добавлен документ, загруженный при выполнении процедуры. В представлениях Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе для действующих статусов абитуриента, в колонках с приоритетами, будут установлены новые значения приоритетов, а для статуса, в отношении которого выполнялось действие, будут установлены пустые значения приоритетов для всех видов мест. |
5.2. Восстановление участия в конкурсе | ||||
Для восстановления участия в конкурсе необходимо:
В результате для выбранной записи абитуриента в представлении События в статусе будет создана запись о восстановлении участия в конкурсе с датой события, а выделение записи красным цветом будет снято. В представлениях Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе для действующих статусов абитуриента, в колонках с приоритетами, будут установлены новые значения приоритетов. |
6. Планирование и проведение вступительных испытаний |
Работа со вступительными испытаниями в магистратуру ведется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора в представлении Вступительные испытания в магистратуру, в котором отображается перечень всех вступительных испытаний, запланированных на всех потоках в текущем наборе. Испытания на каждом потоке формируются при заполнении справочников Потоки испытаний в магистратуру и Предметы в магистратуру. В представлении Вступительные испытания в магистратуру добавление и удаление испытаний не допускается. В ходе регистрации абитуриентов им назначаются вступительные испытания по определенным предметам на определенном потоке. Список абитуриентов, которым назначено каждое вступительное испытание, можно увидеть в подчиненном представлении Участники испытания. Количество абитуриентов, сдающих испытание, можно увидеть, отобразив агрегат Количество в любой из колонок представления. Для этого в контекстном меню надо раскрыть группу действий Колонка и в ней выбрать действие Показать количество. Также в представлении Участники испытания для каждого из абитуриентов существует набор характеристик, которые могут вноситься по мере поступления информации:
Этапы по проведению испытаний: |
6.1. Варианты экзамена | ||
Данная таблица содержит информацию о вариантах вопросов вступительных испытаний. Данная таблица не содержит самих вопросов и вариантов ответов, но содержит номера верных ответов. Список вариантов для данной таблицы может быть сформирован автоматически средствами таблицы Проведение вступительных испытаний. Для этого следует воспользоваться пунктом контекстного меню " Сформировать варианты ". В появившемся окне следует указать необходимое число вариантов. Ручное добавление осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. В появившемся окне добавления следует ввести номер добавляемого варианта. Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения этого поля. Удаление варианта осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. Данная таблица содержит средства редактирования эталонной работы (работы, содержащей правильные ответы, с которой сравниваются работы абитуриентов при проверке). Перед началом редактирования эталонной работы, следует сначала сформировать таблицу Вопросы экзамена Вы можете редактировать эталонную работу для данного варианта встроенными графическими средствами. Для этого вам нужно воспользоваться пунктом контекстного меню "Работа". В появившемся окне вы можете редактировать эталонную работу. Напротив номера вопроса следует установить отметки в полях, соответствующих правильному ответу (правильным ответам). Если вы попытаетесь установить несколько правильных ответов для вопроса, множественный выбор для которого не допускается, соответствующий номер вопроса будет выделен красным цветом. Кроме того, вы можете экспортировать, импортировать эталонные работы, либо редактировать их код вручную (работы представляются в виде простейшего тегового языка разметки). Эти действия можно совершить, выделив поле столбца "Данные" таблицы. В поле появится 3 кнопки, соответственно: открыть и редактировать код, загрузить из файла, сохранить в файл. |
6.2. Вопросы экзамена | ||
Данная таблица содержит информацию о вопросах вступительных испытаниях. Самих вопросов данная таблица не содержит. Обратите внимание, что каждой записи в данной таблице соответствует свой вопрос в каждом из вариантов. Каждая запись данной таблицы содержит следующую информацию о вопросе:
Список вопросов может быть сформирован автоматически средствами таблицы Вступительные испытания в бакалавриат. Для этого следует воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню. В появившемся окне следует указать необходимое число вопросов. Добавление вопроса осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. В появившемся окне добавления следует ввести необходимую информацию о вопросе. Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом). Удаление вопроса осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. |
6.3. Шкалы |
В данной таблице определяется соответствие между баллом и оценкой. Каждая запись данной таблицы устанавливает соответствие между интервалом баллов и оценкой данного вступительного испытания по данному конкурсу. Добавление записи о шкале оценки осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. В появившемся окне добавления следует выбрать соответствующий конкурс и указать оценку. Интервал баллов можно будет указать позже, в процессе редактирования. Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом). Редактирование записи шкалы оценки осуществляется как посредствам таблицы, так и посредствам соответствующих пунктов инспектора объектов. Обратите внимание, что после добавления записи следует посредствам редактирования задать интервал баллов, соответствующих данной оценке. Удаление записи шкалы оценки осуществляется посредствам соответствующего пункта контекстного меню. |
6.4. Рапределение аудиторий | ||
Рассадка участников по аудиториям. Для проведения вступительных испытаний предварительно необходимо назначить площадку (здание), на которой будет проводиться испытание. Для этого в таблице " Вступительные испытания в магистратуру " необходимо выбрать спредмет, по которому будет проводиться испытание, в подчиненной таблице " Участники испытания " выделить сдающих предмет абитуриентов и в Инспекторе Объектов в поле " Площадка проведения экзамена " выбрать нужное здание. Дальнейший выбор аудиторий будет производится только из списка доступных аудиторий выбранного здания. После этого можно производить распределение участников испытаний по аудиториям. Перед проведением испытания необходимо установить аудитории, в которых они будут проводиться. В дальнейшем ведомости по вступительным испытаниям будут формироваться по аудиториям. Если участников испытания немного, то может быть выбрана одна аудитория. Выбор аудиторий для проведения испытаний производится в подчиненной таблице "Распределение аудиторий" при помощи действия "Добавить аудиторию на экзамен". Добавление аудиторий производится путем выбора аудитории из общевузовского справочника аудиторий. В справочнике аудиторий хранится информация о числе посадочных мест в аудитории. При выборе аудитории это значение подставится в поля "Число занятых мест" и "Число мест всего". Если планируется разместить в аудитории меньшее число абитуриентов, значение в поле "Число занятых мест" можно уменьшить. При этом автоматизированная рассадка абитуриентов по аудиториям будет производиться на основе установленного числа занятых мест. Если в колонке "Число занятых мест" таблицы данных "Распределение аудиторий" отобразить агрегат "Сумма" (группа действий контекстного меню "Колонка", действие "Показать сумму"), то по ходу добавления аудиторий можно видеть, достигнуто ли число посадочных мест, необходимое для рассадки абитуриентов, сдающих испытание. После выбора аудиторий для проведения испытания можно выполнять рассадку участников по аудиториям. Рассадка может проводиться как в ручную, так и в автоматизированном режиме.
|
6.5. Списки и ведомости |
После распределения абитуриентов по аудиториям можно формировать отчеты "Списки по аудиториям" и "Ведомости". Для формирования этих отчетов нужно выбрать испытание в таблице данных "Вступительные испытания" и вызвать одноименное действие контекстного меню. Отчеты формируются в виде MS Excel-файлов в листами, соответствующими выбранным для проведения испытания аудиториям. |
6.6. Занесение оценок за испытания |
Занесение оценок за испытания. После проведения испытаний, выставления оценок и заполнения ведомостей предметной комиссией можно вводить в систему результаты испытаний. Для этого в таблице данных "Вступительные испытания в магистратуру" надо выбрать нужное испытание и открыть список участников испытания в подчиненной таблице "Участие в испытаниях". Наиболее удобным является ввод оценок непосредственно в этой таблице данных в колонке "Оценка". Если есть необходимость ввести или скорректировать оценку индивидуально одному абитуриенту, то это можно сделать как в этой таблице, так и в общем списке абитуриентов (таблица данных "Абитуриенты магистратуры", вкладка "Участие в испытаниях"). |
6.7. Подведение итогов вступительных испытаний |
Результаты проведения испытаний могут быть как импортированы из внешнего источника и пересчитаны на основе введенных шкал (в случае тестового формата испытаний), так и внесены в ручную (в случае устного экзамена). После того, как данные об итогах испытания получены, можно формировать аналитические отчеты по результатам испытаний. Отчеты по результатам испытаний формируются в таблице данных Вступительные испытания для выбранного испытания. Действия по выгрузке отчетов объединены в группу действий Отчеты по результатам. Отчет Распределение по баллам формируется в виде Excel-файла в несколькими листами. На каждом из листов представлена диаграмма распределения количества участников по набранным баллам. В отчете формируются отдельные листы для каждого конкурса, а также листы с итоговыми распределениями. Если предмет для разных конкурсов оценивался исходя из разного числа баллов, то листов с итоговыми распределениями будет несколько. На каждом из них конкурсы будут объединены по баллам результата. Кроме листов в диаграммами в отчете присутствует лист "Данные", на который выгружаются числовые значения. На основе этих данных пользователь может провести дополнительный анализ, построить собственные графики и диаграммы. Параметры формирования отчета позволяют проводить анализ распределения участников по набранным баллам отдельно по части А и по части Б теста (в случае проведения тестов в формате, схожем с ЕГЭ), а также анализировать результаты участников, использовавших один из видов довузовской подготовки. Анализ полученных результатов в разрезе видов довузовской подготовки позволяет оценить эффективность форм подготовки абитуриентов к поступлению. Пример отчета "Распределение по баллам"Отчет Распределение оценок строится на основании итоговых оценок, полученных путем шкалирования набранных баллов или путем ручного ввода. Принцип формирования отчета аналогичен описанному выше принципу для отчета Распределение баллов, отличие лишь в том, что отчет строится на основе окончательных оценок, которые будут объявляться абитуриентам. Отчет также может формироваться в разрезе видов довузовской подготовки абитуриентов. Пример отчета "Распределение по оценкам"При помощи данных отчетов можно анализировать не только результаты вступительных испытаний, проводимых ВУЗом, но и результаты ЕГЭ, представленные абитуриентами. В случае, если испытание проводилось в тестовом формате, поддерживаемом системой, а его результаты импортировались из внешнего источника, возможно будет построить отчета Доля правильных ответов. Отчет показывает количество правильных ответов абитуриентов на вопросы тестов по каждому из вариантов. Отчет содержит листы с диаграммами для каждого из вариантов, обобщенную диаграмму, а также лист с данными, использованными для построения диаграмм. Данный отчет представляет интерес для составителей тестовых заданий, т.к. показывает относительную сложность вопросов теста для абитуриентов. Пример отчета "Доля правильных ответов"После того, как утверждены окончательные результаты, информация о полученных абитуриентами оценках может быть выгружена для публикации. Выгрузить список участников с полученными оценками можно при помощи стандартного действия Перенос в Excel, доступного в таблице данных Участники испытания. Для того чтобы получить список для публикации на Web-сайте предназначен отчет Список участников с оценками (XSLT). Данный отчет представляет собой html-документ, готовый к публикации в Web. |
6.8. Загрузка результатов тестирования по иностранному языку | ||
Для загрузки результатов тестирования абитуриентов магистратуры по иностранному языку необходимо:
В результате для абитуриентов, у которых найден идентичный регистрационный номер и указаны не пустые значения в полях Результат и Оценка в исходном файле будут установлены результаты тестирования из исходного файла. Для записей результатов тестирования, у которых не найдено идентичных регистрационных номеров абитуриентов магистратуры или в полях Результат и Оценка исходного файла указаны пустые значения в исходном Excel-файле, в колонке "Комментарий", будет выведена запись "Абитуриент не найден по регистрационному номеру" и "оценка не задана" соответственно. |
6.9. Установка неявки |
Для установки неявки абитуриента магистратуры на вступительное испытание необходимо:
|
6.10. Назначение резервных дней вступительных испытаний для абитуриентов магистратуры | ||
Для абитуриентов, которым установлена неявка "По уважительной причине" (см. Установка неявки), может быть назначен резервный день вступительного испытания, для этого необходимо:
В результате для выбранного вступительного испытания в справочнике Расписание вступительных испытаний будут найдены записи о проведении испытания в резервный день и данная запись будет назначена всем участникам вступительного испытания, у которых установлена неявка "По уважительной причине". |
6.11. Апелляция результатов вступительних испытаний |
Абитуриент с помощью функционала личного кабинета может подать апелляцию по результатам вступительного испытания. Для установки результата апелляции необходимо:
|
6.12. Формирование выписок абитуриентов магистратуры |
Для формирования выписок абитуриентов магистратуры необходимо:
В результате сформируется файл в формате Excel, в котором на одном листе будут выгружены выписки абитуриентов магистратуры. |
6.13. Отчеты о проведении вступительных испытаний |
Отчеты, отображающие результаты вступительных испытаний, формируются в следующих формах: 1) В форме Справочники ПК (магистратура) в представлении Наборы. Отчеты могут формироваться как для текущего, так и для прошлых наборов (в случае наличия актуальных данных). Для формирования отчета необходимо раскрыть группу действий контекстного меню "Отчеты/Магистратура/Вступительные испытания" и в ней выбрать действие, соответствующее нужному отчету. 2) В форме Абитуриенты магистратуры текущего набора в представлении Вступительные испытания в магистратуру. Для формирования отчета необходимо раскрыть группу действий контекстного меню "Отчеты по результатам" и в ней выбрать действие, соответствующее нужному отчету.
|
6.13.1. Автоматическая публикация отчетов о проведении вступительных испытаний |
Результаты вступительных испытаний публикуются на официальных веб-страницах ВУЗа. Для автоматической публикации отчетов с результатами необходимо выполнить следующие действия:
|
6.13.1.1. Настройка публикации отчетов |
Начало и конец периода публикации отчетов с результатами вступительных испытаний задается с помощью настройки временных шкал. Необходимо ежегодно перед очередным циклом приемной кампании задать дату и время наступления событий "Вступительные испытания в магистратуру: начало" и "Вступительные испытания в магистратуру: конец". |
7. Организация проверки документов портфолио |
Перед работой с документами портфолио необходимо предварительно сформировать справочники (см. Формирование справочников). При работе с документами портфолио доступны действия по установке баллов за портфолио (см. Выставление баллов за документы портфолио), загрузки документов портфолио (см. Загрузка документов портфолио) и т.д. |
7.1. Формирование справочников |
Перед началом процесса проверки портфолио, необходимо:
|
7.2. Добавление документов портфолио | ||
Если требуется загрузить документ портфолио, то абитуриент может самостоятельно добавить документ портфолио из личного кабинета, либо ответственный пользователь может добавить документ с помощью функционала системы, для этого необходимо:
|
7.3. Передача документов портфолио на проверку | ||||
Для конкурсов, по которым наступил крайний срок приема документов портфолио, предусмотрена возможность передачи непроверенных документов портфолио на проверку: 1. Передача документов портфолио отдельно выбранного статуса абитуриента магистратуры
В результате для статуса абитуриента, для документов портфолио (представление Документы портфолио) будет установлен статус "На проверке". 2. Передача документов портфолио абитуриентов магистратуры по конкурсам
В результате для всех абитуриентов магистратуры, попавших в выборку, для документов портфолио будет установлен статус "На проверке". |
7.4. Выставление баллов за документы портфолио | ||||||
Для оценки документов портфолио абитуриентов предназначен функционал "Личного кабинета по проверке портфолио". Для проверки портфолио в основном меню Личного кабинета необходимо выбрать раздел "Портфолио абитуриентов". В данном разделе отображается список конкурсов, по которым доступна проверка портфолио. Для каждого конкурса доступно два способа загрузки оценок портфолио: Установка баллов по критериям оценки портфолио непосредственно в Личном кабинете. Для раскрытия списка абитуриентов конкурса необходимо нажать по ссылке Показать список абитуриентов. Записи о портфолио абитуриентов выделены разными цветами, которые определяют следующие статусы портфолио: - не загружено выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых не загружены файлы портфолио. - загружено выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых загружены файлы портфолио. - проверено выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых выполнена проверка портфолио и установлен соответствующий статус. - добавлены файлы выделены статусы абитуриентов, у которых выполнена проверка портфолио, но при этом был добавлен новый файл портфолио. Для каждого абитуриента магистратуры в Личном кабинете будет отображаться следующие данные:
После того как выставлены баллы по критериям, необходимо нажать кнопку Завершить оценку портфолио. Также загрузить результаты можно с помощью заполнения MS Excel файла со списком абитуриентов конкурса для этого необходимо:
В результате сформируется файл MS Excel с результатами загрузки результатов проверки портфолио абитуриентов. Результаты проверки портфолио также можно загрузить с помощью функциональности системы, для этого необходимо:
В результате сформируется файл, в котором в колонке "Результаты" будет отображена информация о результатах загрузки. Для всех абитуриентов, у которых установлен статус "Успешно загружено" в представлении Участие испытаниях, Участие в испытаниях (все конкурсы), подчиненным представлениям Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе, а также в представлении Участники испытания, подчиненное представление Вступительные испытания в магистратуру, будет установлена оценка за конкурс портфолио. В представлении Оценка портфолио по критериям, подчиненным представлениям Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе, отобразятся критерии, загруженные из файла. После выставления оценки, для портфолио абитуриента магистратуры будет выставлен статус "Проверено". Для изменения балла по критериям или добавления баллов по критериям, по которым не были установлены баллы, необходимо:
|
7.5. Загрузка документов портфолио |
Загрузить файлы документов портфолио абитуриентов магистратуры можно с помощью группы действий Документы портфолио в контекстном меню представлений Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе, в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора.
Кроме вышеописанных действий доступно действие Опись документов портфолио, которое позволяет сформировать опись документов портфолио для выбранного абитуриента магистратуры. |
7.6. Опись документов портфолио |
Для формирования описи документов портфолио абитуриента магистратуры необходимо:
В результате в указанную папку будет выгружен сформированный файл с описью документов портфолио абитуриента магистратуры. |
7.7. Протокол рассмотрения портфолио |
Для каждого абитуриента магистратуры можно сформировать протокол рассмотрения портфолио, для этого необходимо: Формирование протокола для абитуриента магистратуры:
В результате в формате MS Word будет сформирован протокол. Формирование протоколов для выборки абитуриентов магистратуры:
В результате по указанному пути будут выгружены протоколы в формате MS Word. |
8. Отчеты о ходе приемной кампании | ||
Отчеты, отображающие информацию о ходе приемной кампании в магистратуру, формируются в форме "Справочники по приему в магистратуру" в главной таблице данных "Наборы". Отчеты могут формироваться как для текущего, так и для прошлых наборов (в случае наличия актуальных данных). Для формирования отчета надо раскрыть группу действий контекстного меню "Отчеты" и в ней выбрать действие, соответствующее нужному отчету. Система содержит несколько групп отчетов для отображения данных в различных разрезах: 1) Статистика. Наиболее часто используемыми отчетами данной группы являются:
При выборе пункта открывается вспомогательное диалоговое окно: Здесь можно выбрать филиал, по которому необходимо сгенерировать отчет. Если филиал не выбран - отчет будет сформирован по всем филиалам. В поле " На дату " автоматически проставляется текущая дата. Ее можно изменить. В результате будет сформирован отчет о количестве поданных заявлений в магистратуру на указанную дату по указанному филиалу. Отчет отражает количество заявлений по всем конкурсам факультетов с разбивкой по бюджетным и коммерческим местам, а также по форме обучения.
При выборе пункта открывается вспомогательное диалоговое окно: Здесь можно выбрать филиал, по которому необходимо сгенерировать отчет. Если филиал не выбран - отчет будет сформирован по всем филиалам. В поле " На дату " автоматически проставляется текущая дата, которую можно изменить. С помощью установки значений "Да/Нет" для признаков Показать победителей олимпиады, Выводить информацию о договорах, Выводить количество заявлений (межправительственное соглашение), Выводить численность лиц, получивших отсрочку платежа, Выводить численность лиц, оформивших кредит, Выводить численность лиц, оформивших материнский капитал, Выводить количество мест с оплатой стоимости обучения для иностранных граждан, Выводить количество заявлений конкурса для иностранных абитуриентов, Выводить количество заключенных договоров иностранных абитуриентов, Выводить количество оплаченных договоров иностранных абитуриентов, Выводить количество договоров за счет средств ВУЗа, Выводить количество выпускников нашего вуза, Скрывать конкурсы с прошедшими сроками публикации, Включать очную форму обучения, Включать очно-заочную форму обучения можно регулировать набор данных для формирования отчета.
В результате будет сформирован отчет о количестве поданных заявлений в магистратуру на указанную дату по указанному филиалу. Отчет отражает количество заявлений по всем конкурсам по направлениям с разбивкой по бюджетным, коммерческим и целевым местам, а также по форме обучения.
При выборе пункта открывается вспомогательное диалоговое окно: В форме параметров можно выбрать филиал и конкурс в магистратуру, по которым необходимо сгенерировать отчет. Если филиал и конкурс не выбран - отчет будет сформирован по всем филиалам и конкурсам. С помощью установки значений "Да/Нет" для признаков Включать очную форму обучения, Включать очно-заочную форму обучения, Включать заочную форму обучения, Выводить ФИО, Выводить СНИЛС, Выводить дату и время формирования отчета можно регулировать набор данных для формирования отчета. Для параметра можно указать путь к каталогу, в которой будут выгружены списки. В результате будет сформирован отчет со списками рекомендованных по приоритетам. 2) Публикация БД, списки. В данной группе доступны следующие отчеты:
При формировании отчета открывается вспомогательное диалоговое окно: Здесь можно выбрать филиал и конкурс в магистратуру, по которым необходимо сгенерировать отчет. Если филиал и конкурс в магистратуру не выбраны - отчет будет сформирован по всем филиалам и конкурсам. Для параметра Вид места нужно выбрать одно из значений "Коммерческое место", "Бюджетное место", "Нет" (коммерческое и бюджетное место). С помощью установки значений "Да/Нет" для признаков Включать выбравших оба вида мест, Формат "Итоговых списков", Выводить СНИЛС вместо ФИО, Выводить приоритет конкурса, Выводить Межправительственное соглашение, Выводить наличие согласия на зачисление, Выводить дату со временем предоставления согласия, Выводить информацию о договоре и оплате, Выводить адреса электронной почты, Выводить контактные телефоны, Выводить регион нахождения вуза, Выводить наименование вуза, Выводить приказ о зачислении, Выводить регион проживания, Выводить скидку, Выводить список всех конкурсов с указанием кампуса, Выводить наименование зачтенного сертификата, Выводить результат собеседования, Выводить средний балл диплома, Выводить дату предоставления подлинника, Выводить зачтенные олимпиады, Выводить легализацию / признание, Выводить ранее приглашение к зачислению, Выводить только с удовлетворительными оценками, Выводить списки абитуриентов по всем конкурсам, Выводить Потребность в общежитии, Включать очную форму обучения, Включать очно-заочную форму обучения, Включать заочную форму обучения, Выделять абитуриентов, выбравших более одного конкурса в филиале можно регулировать набор данных для формирования отчета. Изменение параметра Сортировать по ФИО позволяет регулировать сортировку в формируемом отчете. Для сохранения отчета по адресу "С:\MagFolder", необходимо установить значение "Да" для признака Сохранять в С:\MagFolder. В результате будет сформирован отчет в виде таблиц MS Excel со списком абитуриентов всех конкурсов с набором данных, определенным при формировании отчета. Список участников каждого из конкурсов выгружается на отдельный лист Excel-файла.
При формировании отчета открывается вспомогательное диалоговое окно, котором нужно указать Филиал, если данное поле оставить пустым, то отчет будет формироваться по всем филиалам ВУЗа. В результате сформируется отчет в виде таблиц MS Excel с перечнем абитуриентов магистратуры, согласившихся получать информацию о проектах ВУЗа.
При формировании отчета открывается вспомогательное диалоговое окно: Здесь можно выбрать филиал и конкурс в магистратуру, по которым необходимо сгенерировать отчет. Если филиал и конкурс в магистратуру не выбраны - отчет будет сформирован по всем филиалам и конкурсам. Для параметра Вид места нужно выбрать одно из значений "Коммерческое место", "Бюджетное место", "Нет" (коммерческое и бюджетное место). С помощью установки значений "Да/Нет" для признаков Выводить регистрационный номер, Выводить СНИЛС, Выводить ФИО, Выводить наличие заявления о согласии на зачисление, Выводить признак "сдан подлинник диплома", Выводить список предметов на конкурс, Выводить сумму конкурсных баллов, Выводить вид места, Выводить поступающих по целевому приему, Выводить время формирования отчета, Выводить абитуриентов, имеющих только удовлетворительные оценки, Выводить абитуриентов зеленой волны можно регулировать набор данных для формирования отчета. Изменение параметра Ранжировать по регистрационному номеру позволяет регулировать сортировку в формируемом отчете. Для сохранения отчета по адресу "С:\MagGreen", необходимо установить значение "Да" для признака Сохранять в С:\MagGreen. В результате будет сформирован отчет в виде таблиц MS Excel со списком абитуриентов всех конкурсов с набором данных, определенным при формировании отчета. Список участников каждого из конкурсов выгружается на отдельный лист Excel-файла. 3) Договоры магистров. Отчеты, доступные в группе действий Договоры магистров (см. Отчеты по договорам абитуриентов), позволяют сформировать отчеты с подробной информацией о количестве заключенных договоров по каждому конкурсу в формате Excel. Отчеты доступные в группе действий Вступительные испытания позволяет формировать отчеты по вступительным испытаниям. |
8.1. Автоматическая публикация отчетов по абитуриентам магистратуры | ||||
Для публикации отчетов используется отдельная web-страница. Страница имеет разделы, соответствующие каждому из филиалов и форм обучения, в каждом разделе размещена одна ссылка на статистический отчет и раскрывающийся список конкурсов в бакалавриат с иконками для получения отчетов со списком абитуриентов каждого конкурса. Для получения каждого отчета на странице размещено три иконки: для получения отчета в форматах.xls,.html,.pdf.
|
8.1.1. Настройка периодичности формирования и публикации отчетов по контингенту абитуриентов |
Процесс настройки периодичности формирования и публикации отчетов состоит из двух этапов: 1. Настройка периодичность формирования отчетов Для настройки периодичности формирования отчетов необходимо:
2. Настройка периодичности публикации отчетов Для настройки периодичности публикации отчетов необходимо обратиться к администратору системы, который сформирует расписание для публикации сгенерированных отчетов (см. Автоматическая публикация списков абитуриентов и статистических отчетов). |
8.1.2. Настройка публикации отчетов | ||
Начало и конец периода публикации отчетов задается с помощью настройки временных шкал :
Параметры для формирования публикуемых отчетов можно задать в форме Справочники ПК (магистратура). Для этого необходимо:
Для настройки периодичности формирования отчетов необходимо выполнить действия, описанные в разделе Настройка периодичности формирования и публикации отчетов по контингенту абитуриентов. Настройка периодичности публикации отчетов выполняет администратор системы см. Автоматическая публикация списков абитуриентов и статистических отчетов. |
9. Заключение договоров с коммерческими абитуриентами |
Заключение договора состоит из следующих этапов:
|
9.1. Добавление договора, заключенного через систему ИС ПРО | ||
Добавление договора, заключенного через систему ИС ПРО осуществляется посредством выбора действия Заключить / изменить договор из контекстного меню представления Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе. В появившемся окне заключения договора следует ввести необходимую информацию о договоре. Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом). В форме параметров необходимо ввести номер и дату заключенного договора, указать статус договора. Если договор заключается за счет средств ВУЗа, то необходимо установить признак "Договор за счет средств вуза" (значение "Да"). Значения в полях "Конкурс в магистратуру", "Направление", "Факультет", "Конкурс иностранных абитуриентов", "Договор с иностранцем" и значения для группы полей "Скидка по сумме баллов", "Выбранная дополнительная скидка", "Результирующая скидка" и "Сумма оплаты" недоступны для изменения. Значения полей "Конкурс в магистратуру" и "Конкурс для иностранного абитуриента" заполняются соответствующими значениями для выбранного статуса абитуриента. Значения полей "Направление ", "Факультет " и " Полная сумма оплаты в год " определяются для данного конкурса по значениям, хранящимся в справочнике Конкурсы в магистратуру.
Если установлен признак Конкурс для иностранных абитуриентов, то для "Договор с иностранцем" будет установлено значение "Да". В группах полей "Скидка по сумме баллов" и "Выбранная дополнительная скидка" расположена информация о соответствующих действующих скидках абитуриента (о назначении скидок абитуриентам более подробно см. Добавление и выбор дополнительных скидок). В группе полей Результирующая скидка указана информация о выбранной абитуриентом скидке, которая используется для расчета суммы оплаты. Значения полей "Сумма в год с учетом скидки" и "Сумма за семестр с учетом скидки" определяется автоматически, в зависимости от "Полной суммы оплаты в год" и "Размера скидки" для результирующей скидки. В группе параметров с информацией о лице, заключившем договор, нужно установить следующие данные:
В группе полей Оплата договора доступны три чек-бокса для установки признаков Кредит, Рассрочка, Материнский капитал. Если размер действующей скидки составляет 100%, то в поле Оплачен первый период будет установлено значение "Оплачено" и оно станет недоступным для редактирования. Если в поле Кредит установлено значение "Да", то станут доступными для заполнения поля Кредитная программа и Банк кредитор. Если достигнута договоренность об отсрочке платежа, то в поле "Оплата отсрочена до" нужно указать дату отсрочки. При предоставлении информации о совершении первого платежа по договору, необходимо в поле "Оплачен первый период" нужно установить значение"Оплачен". При наличии можно загрузить сканы проекта договора, договора, подписанного состороныВУЗа или абитуриента, или со всеми подписями, проект дополнительного соглашения, доп.соглашение, подписанное состороныВУЗа или абитуриента, проект квитанции об оплате, квитанция об оплате, предоставленная абитуриентом. Все копии документов должны быть загружены в формате pdf. Если необходимо отправить сообщение о загрузке сканов, то в поле "Отправить сообщение о загрузке сканов" нужно указать значение "Да", а в поле "Дополнительное сообщение о загрузке сканов" ввести текст сообщения. Если абитуриент предоставил подписанное согласие на зачисление на коммерческое место, то необходимо установить значение "Да" в поле Согласие на зачисление на коммерческое место и загрузить файл формата pdf со сканом согласия (поле Скан согласия на зачисление на коммерческое место). В поле "Комментарий к договору" можно указать дополнительную информацию о договоре, например, основание для предоставления скидки. После заполнения формы и нажатия кнопки ОК запись о договоре отобразится в подчиненном представленииДоговора. В этом представлениимогут присутствовать и другие записи о договорах, если они ранее формировались в системе для этого учащегося. Если при заполнении формы параметров было загружено согласие на зачисление на коммерческое место, то для выбранного статуса абитуриента магистратуры будет установлен признак Согласие зачисления на коммерческое место. Также ссылка на созданный договор будет отображаться в колонкеДоговора основного представления с данными абитуриентов, а также в Инспекторе объектов. Для внесения изменений в заключенный договор необходимо повторно вызвать процедуру Заключить / изменить договор. |
9.2. Добавление договора, заключенного без использования системы ИС ПРО | ||||||
Добавление договора, заключенного без использования системы ИС ПРО осуществляется посредством выбора действия Заключить / изменить договор не ИС ПРО из контекстного меню представления Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе. В появившемся окне заключения договора следует ввести необходимую информацию о договоре. Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом). В форме параметров необходимо указать Тип договора, Подписывающее лицо, Действует на основании, Статус договора и ввести номер и дату заключенного договора. Значения в полях "Конкурс в магистратуру", "Направление", "Факультет", "Конкурс иностранных абитуриентов", "Договор с иностранцем" и значения для группы полей "Скидка по сумме баллов", "Выбранная дополнительная скидка", "Результирующая скидка" и "Сумма оплаты" недоступны для изменения. Значения полей "Конкурс в магистратуру" и "Конкурс для иностранного абитуриента" заполняются соответствующими значениями для выбранного статуса абитуриента. Значения полей "Направление", "Факультет" и "Полная сумма оплаты в год" определяются для данного конкурса по значениям, хранящимся в справочнике Конкурсы в магистратуру.
Если установлен признак Конкурс для иностранных абитуриентов, то для "Договор с иностранцем" будет установлено значение "Да". В группах полей "Скидка по сумме баллов" и "Выбранная дополнительная скидка" расположена информация о соответствующих действующих скидках абитуриента (о назначении скидок абитуриентам более подробно см. Добавление и выбор дополнительных скидок). В группе полей Результирующая скидка указана информация о выбранной абитуриентом скидке, которая используется для расчета суммы оплаты. Значения полей "Сумма в год с учетом скидки" и "Сумма за семестр с учетом скидки" определяется автоматически, в зависимости от "Полной суммы оплаты в год" и "Размера скидки" для результирующей скидки. В средней части формы расположена информация о лице, заключившем договор.
В группе полей Оплата договора доступны три чек-бокса для установки признаков Кредит, Рассрочка, Материнский капитал. Если размер действующей скидки составляет 100%, то в поле Оплачен первый период будет установлено значение "Оплачено" и оно станет недоступным для редактирования. Если в поле Кредит установлено значение "Да", то станут доступными для заполнения поля Кредитная программа и Банк кредитор. Если достигнута договоренность об отсрочке платежа, то в поле "Оплата отсрочена до" нужно указать дату отсрочки. При предоставлении информации о совершении первого платежа по договору, необходимо в поле "Оплачен первый период" нужно установить значение "Оплачен". При наличии можно загрузить сканы проекта договора, договора, подписанного со стороны ВУЗа или абитуриента, или со всеми подписями, проект дополнительного соглашения, доп.соглашение, подписанное со стороны ВУЗа или абитуриента, проект квитанции об оплате, квитанция об оплате, предоставленная абитуриентом. Все копии документов должны быть загружены в формате pdf. Если необходимо отправить сообщение о загрузке сканов, то в поле "Отправить сообщение о загрузке сканов" нужно указать значение "Да", а в поле "Дополнительное сообщение о загрузке сканов" ввести текст сообщения. Если абитуриент предоставил подписанное согласие на зачисление на коммерческое место, то необходимо установить значение "Да" в поле Согласие на зачисление на коммерческое место и загрузить файл формата pdf со сканом согласия (поле Скан согласия на зачисление на коммерческое место). После заполнения формы и нажатия кнопки ОК запись о договоре отобразится в подчиненной таблице "Договора ". В этой таблице могут присутствовать и другие записи о договорах, если они ранее формировались в системе для этого учащегося. Если при заполнении формы параметров было загружено согласие на зачисление на коммерческое место, то для выбранного статуса абитуриента магистратуры будет установлен признак Согласие зачисления на коммерческое место. Также ссылка на созданный договор будет отображаться в колонке "Договора " главной таблицы данных, а также в Инспекторе объектов. Для внесения изменений в заключенный договор необходимо повторно вызвать процедуру Заключить / изменить договор не ИС ПРО, так же доступны действия по выводу на печать договора и дополнительного соглашения (см. Вывод на печать договора и Вывод на печать дополнительного соглашения к договору). |
9.2.1. Вывод на печать договора | ||
Для вывода на печать договора необходимо:
В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. |
9.2.2. Вывод на печать дополнительного соглашения к договору | ||
Для вывода на печать дополнительного соглашения необходимо:
В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. |
9.2.3. Вывод на печать реквизитов |
Для вывода на печать реквизитов для оплаты необходимо:
В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. |
9.3. Добавление и выбор дополнительных скидок |
Абитуриентам магистратуры на выбор может быть предоставлено несколько дополнительных скидок. Процесс назначения дополнительной скидки состоит из двух этапов: |
9.3.1. Добавление дополнительных скидок для абитуриента | ||
Абитуриенту может быть добавлено несколько вариантов дополнительных скидок. Для добавления дополнительной скидки абитуриенту магистратуры необходимо:
В результате для выбранной записи абитуриента в представлении (таблице данных) Скидки абитуриента магистратуры будет добавлена запись о новой дополнительной скидке. Для удаления скидки достаточно ее выбрать в представлении (таблице данных) Скидки абитуриента магистратуры и вызвать действие Удалить. |
9.3.2. Выбор скидок | ||
Для выбора скидок, которые будут действовать у абитуриента при заключении договора, необходимо:
В результате для выбранной записи абитуриента в представлении (таблице данных) Скидки абитуриента магистратуры выбранная (действующая) дополнительная скидка будет выделена синим цветом. Для изменения действующей скидки необходимо повторно вызвать процедуру выбора скидки. |
9.4. Запись абитуриента на заключение договора | ||
Для записи абитуриента в график заключения договоров необходимо:
В результате в графике приема для заключения договора (см. График приема для заключения договора), для выбранной записи графика, будет установлена ссылка на статус абитуриента, для которого вызывалась процедура. |
9.5. Отчеты по договорам абитуриентов |
9.5.1. Количество заключенных договоров по дням без накопления |
Для формирования отчета о количестве заключенных договоров с абитуриентами магистратуры по дням необходимо:
В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных и оплаченных договоров по дням и по каждому конкурсу. |
9.5.2. Количество заключенных договоров по дням с накоплением |
Для формирования отчета о количестве заключенных договоров с абитуриентами магистратуры по дням с накоплением необходимо:
В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных и оплаченных договоров по дням (по каждому дню количество договоров будет отображаться с учетом предыдущих дней, нарастающим итогом) и по каждому конкурсу. |
9.5.3. Отчет по договорам для бухгалтерии |
Для формирования отчета для бухгалтерии необходимо:
В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться по договорам абитуриентов для бухгалтерии. |
9.5.4. Статистика расторжений договоров |
Для формирования статистики расторжений договоров абитуриентами магистратуры необходимо:
В результате сформируется отчет в формате Excel. |
9.5.5. Статистика заключенных договоров |
Для формирования статистики заключенных договоров с абитуриентами магистратуры необходимо:
В результате сформируется отчет в формате Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных договоров по каждому конкурсу. |
9.6. Справка для договора |
Для формирования справки абитуриенту магистратуры для заключения договора необходимо:
В результате сформируется справка в формате Excel. |
9.7. Изменение статусов договора |
У договора может быть несколько статусов:
Для изменения статуса договора необходимо:
|
9.8. Расторжение договора | ||
Для расторжения договора необходимо:
В результате договору будет установлен статус "Не заключался", а абитуриенту будет направлено уведомление о расторжении договора. |
9.9. Загрузка файлов договоров/квитанций абитуриентов |
Загрузка файлов договоров, дополнительных соглашений и квитанций об оплате выполняется централизованно администратором системы см. Загрузка файлов договоров/квитанций абитуриентов бакалавриата и магистратуры. |
10. Предоставление подлинника документа об образовании |
При предоставлении абитуриентом магистратуры подлинника документа об образовании нужно выполнить действие Установка формы предоставления документа об образовании. Для установки предельных сроков предоставления подлинников документов об образовании нужно выполнить действие Установка срока предоставления подлинника документа об образовании. |
10.1. Установка срока предоставления подлинника документа об образовании | ||
Для установки абитуриентам магистратуры даты предоставления подлинника документа об образовании предназначены два действия:
|
10.2. Установка формы предоставления документа об образовании | ||
После регистрации абитуриент может предоставить подлинник документа об образовании или заменить подлинник на копию, для того чтобы установить форму предоставления документа необходимо:
|
11. Установка целевого договора | ||
Для включения абитуриентов магистратуры в заключенные целевые договора необходимо:
После нажатия кнопки ОК абитуриенту будет установлен целевой договор, а в представлении (таблице данных) Отсканированные документы будет добавлена запись с файлом договора, если он был загружен в форме параметров. |
12. Ранее приглашение к зачислению |
Данная функциональность позволяет организовать работу с абитуриентами магистратуры, как участниками раннего приглашения к зачислению. Работа с функциональностью состоит из следующих шагов:
|
12.1. Формирование справочников |
Для работы с функциональностью раннего приглашения к зачислению абитуриентов магистратуры должны быть сформированы следующие справочники:
|
12.2. Добавление участника раннего приглашения | ||
Абитуриент магистратуры может подать заявку на раннее приглашение к зачислению через личный кабинет абитуриента магистратуры, после принятия заявки модератором системы, заявка будет доступна для рассмотрения образовательными программами в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) Кроме подачи заявки на ранее приглашение через личный кабинет абитуриента магистратуры, пользователь системы может добавить участника раннего приглашения самостоятельно, для этого необходимо:
После регистрации раннего приглашения, в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) для каждого конкурса, выбранного при регистрации, будет добавлен отдельный статус участника раннего приглашения.
|
12.3. Изменение набора конкурсов для раннего приглашения |
В представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) для каждого участника может быть отображено несколько записей, статусов, для изменения списка конкурсов необходимо:
В результате статусы участника, соответствующие удаленным из списка конкурсам, будут переведены в состояние недействующих (выделены красным цветом), а для добавленных в список конкурсов будут созданы новые статусы участника. Для новых статусов участника раннего приглашения в подчиненном представлении Испытания участника будет сформирован список вступительных испытаний с учетом ранее пройденных испытаний. |
12.4. Модерация заявок удаленных пользователей |
Заявки на раннее приглашение к зачислению, поданные через личный кабинет абитуриента магистратуры, находятся в форме Заявки на ранее приглашение участка Студент и в форме Обслуживание заявок удаленных пользователей участка Прием в магистратуру. Заявки на ранее приглашение располагаются в группе заявок Раннее приглашение к зачислению в магистратуру : Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении Заявки ожидающие рассмотрения, модератор должен выбрать одну из категорий заявок и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ". Для того чтобы рассмотреть заявку, модератору в представлении Заявки ожидающие рассмотрения необходимо выбрать заявку и выполнить действие Посмотреть и принять. При выполнении действия откроется форма с данными, которые указал абитуриент магистратуры в личном кабинете при формировании заявки. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. Если модератор принял решение отклонить заявку, то ему необходимо выполнить действие Отклонить. |
12.5. Рассмотрение заявок образовательными программами |
Рассмотрение принятых модератором (см. Модерация заявок удаленных пользователей) заявок на ранее приглашение к зачислению осуществляется в личном кабинете комиссии по проверке портфолио. Также принятие или отклонение заявок возможно с помощью функционала системы, для этого необходимо открыть представление Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент), в данных представлениях показаны данные по заявкам абитуриентов магистратуры. Для каждой заявки доступны следующие действия:
|
12.5.1. Принять заявку на ранее приглашение к зачислению |
Для принятия заявки на ранее приглашение нужно воспользоваться одним из следующих действий: Принять заявку на раннее приглашение Для принятия заявки необходимо:
Принять заявку и отправить приглашение Для принятия заявки необходимо:
|
12.5.2. Отклонить заявку на раннее приглашение к зачислению |
Для отклонения заявки на ранее приглашение необходимо:
|
12.5.3. Возврат заявки на рассмотрение |
Для заявок, которые были отклонены, можно выполнить процедуру возврата на рассмотрение образовательными программами, для этого необходимо:
|
12.6. Планирование и проведение вступительных испытаний в рамках Раннего приглашения | ||
Работа со вступительными испытаниями в рамках раннего приглашения ведется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора в представлении Испытания Раннего приглашения, в котором отображается перечень всех вступительных испытаний, запланированных в рамках филиала в текущем наборе. Испытания на потоке формируются при заполнении справочников Потоки испытаний в магистратуру и Предметы на конкурс Раннего приглашения. В представлении Испытания раннего приглашения добавление и удаление испытаний не допускается.
В ходе регистрации абитуриентов им назначаются испытания в рамках раннего приглашения по определенным предметам. Список абитуриентов, которым назначено каждое вступительное испытание, можно увидеть в представлении Участники испытания, подчиненном представлению Испытания Раннего приглашения. Количество абитуриентов, сдающих испытание, можно увидеть, отобразив агрегат Количество в любой из колонок представления. Для этого в контекстном меню надо раскрыть группу действий Колонка и в ней выбрать действие Показать количество. Также в представлении Участники испытания для каждого из абитуриентов существует набор характеристик:
Этапы по проведению испытаний: |
12.6.1. Занесение оценок за испытания |
После проведения испытаний, для выставления оценок в представлении Вступительные испытания в магистратуру (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора)нужно выбрать испытание и открыть список участников испытания в подчиненном представлении Участие в испытаниях. Наиболее удобным является ввод оценок непосредственно в данном представлении в колонке Оценка. Если есть необходимость ввести или скорректировать оценку индивидуально каждому абитуриенту, то это можно сделать как в данном представлении, так и в представлениях Испытания участника, подчиненных представлениям Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения, участок "Студент"). |
12.7. Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения |
Для установки отказа от участия в конкурсе раннего приглашения с помощью функционала системы, необходимо:
В результате для статуса участника раннего приглашения будет установлено значение "Новая" и заявка будет доступна для рассмотрения. |
12.8. Включение абитуриентов в приказ о раннем приглашении к зачислению |
Для включения абитуриента в приказ на ранее приглашение необходимо:
В результате у заявки на ранее приглашение в поле Статус заявки на приглашение будет установлено значение "Выпущен приказ", а в представлении Приказы о раннем приглашении (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) отобразится запись о приказе. |
12.9. Исключение из приказа о раннем зачислении |
Для исключения абитуриента из приказа на ранее приглашение необходимо:
В результате у заявки на ранее приглашение в поле Статус заявки на приглашение будет установлено значение "Приглашение отправлено" (если не установлен признак Отменить приглашение) и "Принята" (если установлен признак Отменить приглашение). |
12.10. Отчет по заявкам на ранее приглашение |
Для формирования отчета по заявкам на ранее приглашение необходимо:
В результате сформируется отчет в формате MS Excel, в котором будут учитываться заявки участников выбранного года набора, филиала и формы обучения. Статусы участников, у которых в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент), в колонке Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения в магистратуру установлено значение "Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения в магистратуру", учитываться при формировании отчета не будут. |
13. Рекомендация абитуриентов к зачислению по приоритетам | ||
Если Приемной комиссией принято решение о рекомендации абитуриентов к зачислению необходимо выполнить действие по рекомендации абитуриентов с учетом приоритетов.
Для выполнения действия по рекомендации необходимо:
В результате будет сформирован отчет со списком рекомендованных по приоритетам. Если при выполнении действия по рекомендации установлено требование по сохранению результатов, то в представлениях со статусами абитуриентов магистратуры будут установлены результаты рекомендации, а также будут созданы соответствующие записи в подчиненном представлении События в статусе. Для отмены сохраненных результатов рекомендации нужно использовать действие |
13.1. Очистить рекомендации к зачислению по приоритетам |
Для выполнения действия по отмене результатов рекомендации необходимо:
В результате результаты рекомендации для выбранных конкурсов будут очищены. |
14. Зачисление абитуриентов на факультеты |
Зачисление абитуриентов магистратуры производится в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора. Процедура зачисления может состоять из следующих шагов: |
14.1. Формирование приказа о зачислении | ||
Для формирования приказа о зачислении абитуриентов магистратуры необходимо:
|
14.2. Зачисление абитуриентов магистратуры | ||||
Если выпущен приказ о зачислении абитуриента, его можно также установить в таблицах данных, отображающих список абитуриентов в колонке "Приказ о зачислении" или в Инспекторе объектов. Выбор приказа осуществляется из списка существующих приказов о зачислении. Если нужного приказа в списке нет, его можно добавить при помощи действия "Добавить приказ в магистратуру". Приказ можно не устанавливать заранее, а ввести его реквизиты при выполнении процедуры зачисления абитуриента. Если приказ о зачислении выпущен, можно зачислять абитуриента на факультет. Для этого нужно выбрать абитуриента и вызвать действие "Зачислить". Поля "Магистерская программа", "Факультет" и "Направление" будут автоматически заполнены данными, установленными для абитуриента и будут недоступны для изменения. Поле Основание зачисление будет установлено автоматически, если для абитуриента было установлено значение атрибута Основание рекомендации. В этом случае значение берется из справочника Виды льгот и привилегий. Если это поле автоматически не заполнено, его значение нужно выбрать из предлагаемого справочника. Если абитуриенту до выполнения процедуры зачисления был установлен приказ о зачислении, его реквизиты отобразятся в полях "Номер приказа" и "Дата приказа" и будут недоступны для изменения. Если приказ не был заранее установлен, эти поля нужно заполнить реквизитами приказа. Если в тексте приказа говорится о том, что абитуриент зачисляется на факультет с определенной даты (отличной от даты приказа), то в поле "Дата зачисления" нужно ввести эту дату. Если в тексте приказа не указывается дата, с которой происходит зачисление, по в этом поле нужно повторить дату приказа. После нажатия кнопки ОК будет выполнена процедура зачисления абитуриента. Для абитуриента будет заполнено поле "Дата окончания статуса". В нем будет установлена дата, введенная как "Дата зачисления". Также в системе будет создана запись о студенте первого курса магистратуры определенного факультета, которая будет доступна пользователям подсистемы "Студент". Датой начала статуса студента будет дата зачисления. Студенту будут установлены значения свойств "Приказ о зачислении" и "Приказ о начале статуса". После выполнения зачисления абитуриентов в подсистеме "Студент" будет полностью сформирован контингент студентов первого курса магистратуры.
|
14.3. Зачисление кандидатом |
Абитуриента можно также зачислить на факультет кандидатом. Студент, зачисленный как кандидат, будет иметь соответствующий признак "Является кандидатом" и будет выделен в таблицах данных участка "Студент", отображающих студентов факультетов, синим цветом шрифта. Для того, чтобы зачислить студента в качестве кандидата нужно воспользоваться действием (щелчок правой кнопкой мыши) Зачислить кандидатом. Параметры Факультет, Направление/специальность подготовки, Образовательная программа и Основание зачисления будут заполнены автоматически и недоступны для изменения. Для выполнения зачисления необходимо выбрать Вид места для зачисления, указать Дату зачисления. Реквизиты приказа о зачислении в данном случае не запрашиваются. В результате зачисления будет создан статус студента магистратуры с признаком Является кандидатом. Для статуса абитуриента будут установлены значения свойств Вид места для зачисления, Основание зачисления/выбытия и Дата выбытия, значение свойства Приказ о зачислении останется пустым (если было задано, то останется без изменения). После того, как по абитуриенту, зачисленному кандидатом, выйдет приказ о зачислении, по нему нужно будет выполнить процедуру Зачислить ранее зачисленного кандидатом. Если приказ о зачислении так и не выйдет, на участке "Абитуриент" можно дополнительных действий не выполнять, на участке "Студент" в этом случае пользователи должны будут выполнить процедуру Отчислить кандидата. |
14.4. Зачисление ранее зачисленного кандидатом |
Данная процедура предназначена для зачисления абитуриентов, которые ранее были зачислены кандидатами. В форме параметров, отображаемой при вызове процедуры, необходимо отразить условия зачисления согласно вышедшему приказу: Параметры Факультет, Направление подготовки, Образовательная программа будут заполнены автоматически данными, соответствующими конкурсу и статусу абитуриента, параметр Основание зачисления можно уточнить на данном этапе. Нужно установить Вид места, Дату зачисления, Номер приказа и Дату приказа о зачислении. Результатом выполнения процедуры зачисления будет:
|
15. Возврат документов |
Для отражения данных о возврате документов абитуриенту необходимо:
|
16. Добавить заявление абитуриента для ФИС |
Для загрузки файла с заявлением абитуриента магистратуры существует следующие действия: Загрузить заявление для ФИС (индивидуальная загрузка заявления абитуриента)
Загрузить заявления абитуриента из папки (загрузка заявлений одного и более абитуриентов)
|
17. Соглашение об электронном взаимодействии |
Для формирования Соглашения об электронном взаимодействии учебного заведения и абитуриента необходимо:
В результате сформируется отчет с Соглашением об электронном взаимодействии. |