Управление учебным процессом ВУЗа- Заключение договоров с коммерческими абитуриентами  (раздел целиком)  (28.03.2024)
Заключение договоров с коммерческими абитуриентами

Заключение договора состоит из следующих этапов:

  1. Для заключения договора абитуриенты бакалавриата должны заполнить соответствующий раздел личного кабинета абитуриента бакалавриата и отправить заявку на заключение договора.
  2. После принятия заявки на заключение договора, выполняется добавление договора путе создания записи с данными о договоре для абитуриента бакалавриата:
  3. Изменение статусов договора  

1. Добавление договора, заключенного через систему ИС ПРО

Добавление  договора, заключенного через систему ИС ПРО, осуществляется посредством выбора действия Заключить / изменить договор  из контекстного меню таблицы "Абитуриенты бакалавриата кампуса" или "Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе".

Заключение договора, меню

В появившемся окне заключения договора следует ввести необходимую информацию о договоре.

Заключение договора

Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом).

В форме параметров необходимо ввести номер и дату заключенного договора. Если договор заключается за счет средств ВУЗа, то необходимо установить признак "Договор за счет средств вуза" (значение "Да"). Значения в полях "Конкурс в бакалавриат", "Направление", "Факультет", "Конкурс иностранных абитуриентов", "Договор с иностранцем" и значения для группы полей "Скидка по сумме баллов""Выбранная дополнительная скидка", "Результирующая скидка" и "Сумма оплаты"  недоступны для изменения. Значения полей " Конкурс в бакалавриат " и "Конкурс для иностранного абитуриента" заполняются соответствующими значениями для выбранного статуса абитуриента. Значения полей " Направление ", " Факультет " и "  Полная сумма оплаты в год  " определяются для данного конкурса по значениям, хранящимся в справочнике Конкурсы в бакалавриат.

Важно!
Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.

Если установлен признак Конкурс для иностранных абитуриентов, то для "Договор с иностранцем" будет установлено значение "Да".

В группах полей Скидка по сумме баллов и Выбранная дополнительная скидка расположена информация о соответствующих действующих скидках абитуриента (о назначении скидок абитуриентам более подробно см. Добавление и выбор дополнительных скидок). В группе полей Результирующая скидка  указана информация о выбранной абитуриентом скидке, которая используется для расчета суммы оплаты.  

Значения полей "Сумма в год с учетом скидки" и "Сумма за семестр с учетом скидки" определяется автоматически, в зависимости от "Полной суммы оплаты в год"  и "Размера скидки" для результирующей скидки.

В правой части формы расположена информация о лице, заключившем договор.

  • Если договор подписан самим абитуриентом, то нужно установить значение " Да " в поле " Сам студент ". В этом случае заполнения остальных полей не потребуется. При необходимости в поле "Организация" можно занести наименование организации, от имени которой заключается договор на обучение.
  • Если договор заключен другим физическим лицом, то в поле " Сам студент " нужно установить значение " Нет " и заполнить поля, расположенные в группе " Лицо, заключившее договор ". Поле " Организация " при этом нужно оставить пустым.
  • Если договор заключен представителем организации, то в поле " Сам студент " нужно установить значение " Нет ", а в поле " Организация " нужно занести наименование организации, от имени которой заключается договор на обучение.

В группе полей Способы оплаты доступны три чек-бокса для установки признаков Кредит, Рассрочка, Материнский капитал. Если размер действующей скидки составляет 100%, то в поле Оплачен первый период будет установлено значение "Оплачено" и оно станет недоступным для редактирования. Если в поле Кредит установлено значение "Да", то станут доступными для заполнения поля Кредитная программа  и Банк кредитор.

Если договор уже оформлен, то необходимо загрузить Скан договора в формате pdf.

Если абитуриент предоставил подписанное согласие на зачисление на коммерческое место, то необходимо установить значение "Да" в поле Согласие на зачисление на коммерческое место и загрузить файл формата pdf со сканом согласия (поле Скан согласия на зачисление на коммерческое место).

В поле "Комментарий" можно указать дополнительную информацию о договоре, например, основание для предоставления скидки.

После заполнения формы и нажатия кнопки ОК запись о договоре отобразится в подчиненной таблице " Договора ". В этой таблице могут присутствовать и другие записи о договорах, если они ранее формировались в системе для этого учащегося. Если при заполнении формы параметров было загружено согласие на зачисление на коммерческое место, то для выбранного статуса абитуриента бакалавриата будет установлен признак Согласие зачисления на коммерческое место.

Также ссылка на созданный договор будет отображаться в колонке " Договор на обучение " главной таблицы данных, а также в Инспекторе объектов.

Для внесения изменений в заключенный договор необходимо повторно вызвать процедуру Заключить / изменить договор


2. Добавление договора, заключенного без использования системы ИС ПРО

Добавление  договора, заключенного без использования системы ИС ПРО осуществляется посредством выбора действия Заключить /  изменить договор не ИС ПРО  из контекстного меню представления Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе.

Вызов действия заключить договор не испро бакалавриат

В появившемся окне заключения договора следует ввести необходимую информацию о договоре.

Форма параметров заключить договор не испро бакалавриат

Кнопка "Ок" станет доступной после заполнения всех обязательных полей (помечены на форме зеленым цветом).

В форме параметров необходимо указать Тип договора, Подписывающее лицо, Действует на основании и ввести номер и дату заключенного договора. Значения в полях "Конкурс в бакалавриат", "Направление", "Факультет", "Конкурс иностранных абитуриентов", "Договор с иностранцем" и значения для группы полей "Скидка по сумме баллов", "Выбранная дополнительная скидка", "Результирующая скидка" и "Сумма оплаты" недоступны для изменения. Значения полей " Конкурс в бакалавриат" и "Конкурс для иностранного абитуриента" заполняются соответствующими значениями для выбранного статуса абитуриента. Значения полей " Направление ", " Факультет " и "  Полная сумма оплаты в год " определяются для данного конкурса по значениям, хранящимся в справочнике Конкурсы в бакалавриат.
Важно!
В поле Подписывающее лицо для выбора будут доступны только работники подразделения, у которых в справочнике Работники подразделения  установлен признак Имеет право подписи договоров абитуриентов.

Важно!
Статусов абитуриента (записей в представлениях Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.

Если установлен признак Конкурс для иностранных абитуриентов, то для "Договор с иностранцем" будет установлено значение "Да".

В группах полей "Скидка по сумме баллов" и "Выбранная дополнительная скидка" расположена информация о соответствующих действующих скидках абитуриента (о назначении скидок абитуриентам более подробно см. Добавление и выбор дополнительных скидок). В группе полей Результирующая скидка указана информация о выбранной абитуриентом скидке, которая используется для расчета суммы оплаты.

Значения полей "Сумма в год с учетом скидки" и "Сумма за семестр с учетом скидки" определяется автоматически, в зависимости от "Полной суммы оплаты в год"  и "Размера скидки" для результирующей скидки.

В средней части формы расположена информация о лице, заключившем договор.

  • Если тип договора "двухсторонний" или "двухсторонний на места за счет средств вуза", то поля раздела Лицо, заключившее договор заполнятся данными абитуриента бакалавриата, при этом необходимо ввести данные в полях, выделенные зеленым цветом. В этом случае заполнение полей раздела Организация не требуется.
  • Если тип договора "трехсторонний с физлицом", то в поле Заказчик можно выбрать физическое лицо третью сторону договора, при этом поля раздела Лицо, заключившее договор заполнятся данными выбранного физического лица, при этом необходимо ввести данные в полях, выделенные зеленым цветом. Вместо выбора заказчика, можно ввести данные физического лица в полях раздела Лицо, заключившее договор. В этом случае заполнение полей раздела Организация не требуется.
    Важно!
    В поле Заказчик для выбора будут доступны родственники и контактные лица, указанные при регистрации абитуриента и добавленные в представлении "Родственники и контактные лица", подчиненное представлениям Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе.
  • Если тип договора "трехсторонний с юрлицом", то в поле Заказчик можно выбрать представителя организации, подписывающего договор, при этом поля раздела Лицо, заключившее договор заполнятся данными выбранного представителя, при этом необходимо ввести данные в полях, выделенные зеленым цветом. Вместо выбора заказчика, можно ввести данные физического лица в полях раздела Лицо, заключившее договор. В поле Организация нужно указать наименование компании, а в поле Реквизиты организации с помощью кнопки Кнопка открытия справочника  открыть окно текстового редактора и ввести реквизиты организации, либо с помощью кнопки Кнопка открытия файла  загрузить реквизиты из файла.

В группе полей Способы оплаты доступны три чек-бокса для установки признаков Кредит, Рассрочка, Материнский капитал. Если размер действующей скидки составляет 100%, то в поле Оплачен первый период будет установлено значение "Оплачено" и оно станет недоступным для редактирования. Если в поле Кредит установлено значение "Да", то станут доступными для заполнения поля Кредитная программа  и Банк кредитор.

Если договор уже оформлен, то необходимо загрузить Скан договора в формате pdf.

Если абитуриент предоставил подписанное согласие на зачисление на коммерческое место, то необходимо установить значение "Да" в поле Согласие на зачисление на коммерческое место и загрузить файл формата pdf со сканом согласия (поле Скан согласия на зачисление на коммерческое место).

После заполнения формы и нажатия кнопки ОК запись о договоре отобразится в подчиненной таблице " Договора ". В этой таблице могут присутствовать и другие записи о договорах, если они ранее формировались в системе для этого учащегося. Если при заполнении формы параметров было загружено согласие на зачисление на коммерческое место, то для выбранного статуса абитуриента магистратуры будет установлен признак Согласие зачисления на коммерческое место.

Также ссылка на созданный договор будет отображаться в колонке "Договора " главной таблицы данных, а также в Инспекторе объектов.

Для внесения изменений в заключенный договор необходимо повторно вызвать процедуру Заключить / изменить договор не ИС ПРО, так же доступны действия по выводу на печать договора и дополнительного соглашения (см.  Вывод на печать договора и Вывод на печать дополнительного соглашения к договору). 


2.1. Вывод на печать договора

Для вывода на печать договора необходимо:
Важно!
Выводиться на печать будут только договора, добавленные с помощью действия Заключить / изменить договор не ИС ПРО (см. Добавление договора, заключенного без использования системы ИС ПРО).

  1. Выбрать запись абитуриента в одном из представлений Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить для печати договор не ИС ПРО

В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. 


2.2. Вывод на печать дополнительного соглашения к договору

Для вывода на печать дополнительного соглашения необходимо:

  1. Выбрать запись абитуриента в одном из представлений Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Выгрузить для печати доп.соглашение не ИС ПРО.
  3. В форме параметров указать Подписывающее лицо и при необходимости ввести наименование Заказчика.
    Важно!
    В поле Подписывающее лицо для выбора будут доступны только работники подразделения, у которых в справочнике Работники подразделения  установлен признак Имеет право подписи договоров абитуриентов.

В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. 


2.3. Вывод на печать реквизитов

Для вывода на печать реквизитов для оплаты необходимо:

  1. Выбрать запись абитуриента в одном из представлений Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Реквизиты для оплаты

В результате сформируется и откроется файл формата MS Word, который можно вывести на печать с помощью функционала MS Word. 


3. Добавление и выбор дополнительных скидок

Абитуриентам бакалавриата на выбор может быть предоставлено несколько дополнительных скидок.

Процесс назначения дополнительной скидки состоит из двух этапов:


3.1. Добавление дополнительных скидок для абитуриента

 Абитуриенту может быть добавлено несколько вариантов дополнительных скидок.

Для добавления дополнительной скидки абитуриенту бакалавриата необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать статус абитуриента бакалавриата, соответствующий конкурсу, для которого предоставляется дополнительная скидка.
    Важно!
    Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.
  2. Для выбранной записи из контекстного меню вызвать действие  Добавить дополнительные скидки  (группа действий  Договор, скидки).
    Вызов процедуры добавления дополнительной скидки бакалавр
  3. В форме параметров предоставлена возможность выбрать до четырех дополнительных скидок, для этого достаточно выбрать Вид скидки.
    Форма параметров добавления дополнительной скидки бакалавр
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате для выбранной записи абитуриента в представлении (таблице данных)  Скидки абитуриента  отобразиться перечень добавленных дополнительных скидок. Изменение перечня дополнительных скидок выполняется с помощью этого же действия, для чего необходимо изменить или оставить пустым (удалить) Вид скидки  для любой дополнительной скидки. 


3.2. Выбор скидок

Для выбора скидок, которые будут действовать у абитуриента при заключении договора, необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать статус абитуриента бакалавриата, соответствующий конкурсу, для которого выбирается скидка.
    Важно!
    Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.
  2. Для выбранной записи из контекстного меню вызвать действие  Выбрать скидку  (группа действий  Договор, скидки).
    Вызов процедуры выбора скидки для бакалавра
  3. Для выбора доступны два вида скидок: по сумме баллов вступительных испытаний или скидки по основаниям кроме суммы балов. Если абитуриент выбирает скидку по сумме баллов, то в форме параметров в поле Выбрать скидку по сумме баллов необходимо установить значение "Да". Если абитуриент выбирает скидку по основаниям кроме суммы баллов, то в форме параметров, в поле Выбрать скидку по сумме баллов нужно установить значение "Нет", а в поле Скидка абитуриента, необходимо выбрать действующую дополнительную скидку.
    Важно!
    Скидка по сумме баллов доступна для абитуриента только по достижении определенного порога суммы балов за вступительные испытания. Уровни сумм баллов для назначения скидки задаются в справочнике  Скидки по оплате отдельно для каждого конкурса.

    Форма параметров выбора скидки для баклавров
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате для выбранной записи абитуриента в представлении (таблице данных) Скидки абитуриента  выбранная скидка будет выделена синим цветом. Для изменения действующей скидки необходимо повторно вызвать процедуру выбора скидки. В представлении (таблице данных) Абитуриенты бакалаврита кампуса и Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе  для статуса абитуриента, которому была назначена скидка, в поле Тип выбранной скидки будет установлено одно из значений "По вступительным испытаниям" (если назначена скидка по сумме баллов вступительных испытаний) и "По основаниям кроме суммы баллов".


4. Запись абитуриента на заключение договора

Для записи абитуриента в график заключения договоров необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать статус абитуриента бакалавриата, соответствующий конкурсу, для которого будет заключаться договор.
    Важно!
    Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.
  2. Для выбранной записи из контекстного меню вызвать действие   Запись в график для заключения договора  (группа действий  Договор, скидки).
    Вызов процедуры записи в график заключения договора для бакалавра
  3. В форме параметров необходимо указать Филиал и выбрать  Запись графика.
    Форма параметров записи в график заключения договора для бакалавра
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате в графике приема для заключения договора (см. График приема для заключения договора), для выбранной записи графика, будет установлена ссылка на статус абитуриента, для которого вызывалась процедура. 


5. Отчеты по договорам абитуриентов

Все отчеты по договорам абитуриентов бакалавриата доступны в контекстном меню (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора) представления Наборы в ВУЗ.


5.1. Количество заключенных договоров по дням без накопления

Для формирования отчета о количестве заключенных договоров с абитуриентами бакалавриата по дням необходимо:

  1. В форме Справочники ПК (бакалавриат) в представлении Наборы в ВУЗ выбрать текущий год набора.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Количество заключенных договоров по дням без накопления (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора).
  3. В форме параметров указать Филиал.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных и оплаченных договоров по дням и по каждому конкурсу.


5.2. Количество заключенных договоров по дням с накоплением

Для формирования отчета о количестве заключенных договоров с абитуриентами бакалавриата по дням с накоплением необходимо:

  1. В форме Справочники ПК (бакалавриат) в представлении Наборы в ВУЗ выбрать текущий год набора.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Количество заключенных договоров по дням с накоплением (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора).
  3. В форме параметров указать Филиал.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных и оплаченных договоров по дням (по каждому дню количество договоров будет отображаться с учетом предыдущих дней, нарастающим итогом) и по каждому конкурсу.


5.3. Отчет по договорам для бухгалтерии

Для формирования отчета для бухгалтерии необходимо:

  1. В форме Справочники ПК (бакалавриат) в представлении Наборы в ВУЗ выбрать текущий год набора.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Отчет по договорам для бухгалтерии (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора).
  3. В форме параметров указать Филиал.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате MS Excel. В отчете будет отображаться по договорам абитуриентов для бухгалтерии.


5.4. Статистика расторжений договоров

Для формирования статистики расторжений договоров абитуриентами бакалавриата необходимо:

  1. В форме Справочники ПК (бакалавриат) в представлении Наборы в ВУЗ выбрать текущий год набора.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Статистика расторжений договоров (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора).
  3. В форме параметров необходимо:
    Форма параметров отчета расторжений договоров абитуриентов бакалавриата  
    • Указать Филиал.
    • Указать Дату отчета.
    • Если необходимо сформировать отчет без абитуриентов бакалавриата, заключивших и расторгнувших договор в рамках конкурса для иностранных граждан, то нужно установить значение "Да" для параметра Исключать договора с лицами в рамках конкурса для иностранных граждан
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате Excel.


5.5. Статистика заключенных договоров

Для формирования статистики заключенных договоров с абитуриентами бакалавриата необходимо:

  1. В форме Справочники ПК (бакалавриат) в представлении Наборы в ВУЗ выбрать текущий год набора.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Статистика заключенных договоров (группа действий Отчеты/Бакалавриат (спец.)/Договора).
  3. В форме параметров указать Филиал и Дату отчета.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате Excel. В отчете будет отображаться информация о количестве заключенных договоров по каждому конкурсу.


6. Справка для договора

Для формирования справки абитуриенту бакалавриата для заключения договора необходимо:

  1. В форме  Абитуриенты бакалавриата текущего набора  открыть представление  Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты баклавриата, зарегистрированные в кампусе.
  2. Выбрать абитуриента, для которого будет формироваться справка. 
  3. Из контекстного меню вызвать действие  Справка для договора  (группа действий Договор, скидки...).
    Вызов отчета Справка по договору бакалавриат
  4. В форме параметров необходимо проверить правильность указанных данных и при необходимости в поле Скидка абитуриента можно выбрать другую дополнительную скидку (формирование списка дополнительных скидок абитуриента см. Добавление дополнительных скидок для абитуриента).  
  5. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется справка в формате Excel.


7. Расторжение договора

Для расторжения договора необходимо:
Важно!
Действие по расторжению договора выполняется только в отношении договоров, находящихся в статусе "Заключен" (см. Изменение статусов договора). 

  1. В представлении Абитуриенты бакалавриата кампуса  или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированный в кампусе (форма Абитуриенты бакалавриата текущий набор) выбрать статус абитуриента бакалавриата, для которого нужно расторгнуть договор.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Расторгнуть договор... (группа действий Договор, скидки).
    Расторгнуть договор абитуриент бакалавриата
  3. В форме параметров указать Дату расторжения.
  4. Нажать ОК.

В результате договору будет установлен статус "Не заключался", а абитуриенту будет направлено уведомление о расторжении договора.


8. Изменение статусов договора

У договора может быть несколько статусов:

  • Не заключался - устанавливается при выполнении процедуры Расторжение договора.
  • На рассмотрении - устанавливается при создании договора.
  • Требуется подпись.
  • Подписан.
  • Заключен.  

Для изменения статуса договора необходимо:

  1. В представлении Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированный в кампусе (форма Абитуриенты бакалавриата текущий набор) выбрать статус абитуриента бакалавриата, для которого нужно изменить статус договора.
  2. Для выбранного статуса в поле Этап заключения договора установить статус договора. 

9. Загрузка файлов договоров/квитанций абитуриентов

Загрузка файлов договоров, дополнительных соглашений и квитанций об оплате выполняется централизованно администратором системы см. Загрузка файлов договоров/квитанций абитуриентов бакалавриата и магистратуры.