Управление учебным процессом ВУЗа- Учет участников профориентационных проектов  (раздел целиком)  (27.03.2024)
Учет участников профориентационных проектов

Функциональность Учета участников профориентационных проектов предназначена для сбора информации об учащихся, заинтересованных в ВУЗе на ранних этапах взаимодействия, анализа в дальнейшем степени вовлеченности участников этих проектов в олимпиады, приемную кампанию и другие мероприятия ВУЗа.

Функциональность доступна из основного меню системы на участке Абитуриент.

Функциональность учета участников профориентационных мероприятий

Этапы работы по организации учета участников профориентационных проектов:


1. Формирование справочника по профориентационным мероприятиям

Справочник по профориентационным мероприятиям позволяет:

  1. Вести учет мероприятий, проводимых как однократно, так и на регулярной основе.
  2. Предусмотреть возможность учитывать факты проведения регулярных мероприятий и анализировать структуру и численность контингента участников одного мероприятия, проводившегося в разные периоды времени.
  3. Предусмотреть возможность, для каждой сессии мероприятия, задавать перечень «профилей», на которые могут регистрироваться участники.

Справочник состоит из представления Профориентационные мероприятия и подчиненных представлений Сессия профориентационного мероприятия, Профили сессий и Города проведений.

Справочник профориентационных мероприятий

Для формирования справочника необходимо:

  1. В представлении Профориентационные мероприятия из контекстного меню вызвать процедуру Создать.

    Процедура Создать мероприятие

    в результате чего откроется форма параметров, которую необходимо заполнить следующим образом:

    Форма параметров для создания мероприятия

    • В поле Краткое наименование необходимо указать краткое наименование мероприятия.
    • В поле Полное наименование необходимо указать полное наименование мероприятия.
    • Дата начала и окончания проведения мероприятия  означают примерное время начала и окончание проведения профориентационного мероприятия. Наличие непустого значения атрибута «Дата окончания проведения» означает, что мероприятие уже не проводится (не актуально).
    • В поле Международное мероприятие необходимо установить значение "Да", если мероприятие является международным.
      Важно!
      В личном кабинете участника профориентационных мероприятий при выборе мероприятия с установленным признаком Международное мероприятия, участнику дополнительно будет предложено заполнить поле Есть ли внутренний паспорт с регистрацией на территории РФ? ("Да/Нет") и загрузить Мотивационное письмо
        

    После заполнения формы параметров, необходимо нажать кнопку ОК.

  2. Для каждого мероприятия создать сессии, в которые они будут проводиться, а для этого вызвать процедуру Создать в представлении Сессии профориентационного мероприятия

    Процедура Создать сессию для профориентационного мероприятия

    в результате откроется форма параметров, в которой необходимо указать следующие данные:

    Форма параметров Создании ссесии для профориентационного мероприятия

    • В поле Имя необходимо указать наименование сессии для профориентационного мероприятия.
    • В полях Дата начала регистрации и Дата окончания регистрации необходимо указать даты начала и окончания регистрации на сессию профориентационного мероприятия.
    • Параметр Возможно выбрать несколько профилей сессии отвечает за доступность выбора нескольких профилей одной сессии при регистрации участником.
    • Параметры Использовать информацию о достижениях участника и Использовать мотивационное письмо отвечают за возможность при регистрации участником в форме регистрации вводить текст о своих достижениях и мотивационное письмо.

    После заполнения формы параметров, необходимо нажать кнопку ОК.

  3. Задать перечень «профилей» для каждой сессии мероприятия, на которые могут регистрироваться участники, а для этого вызвать процедуру Создать в таблице данных Профили сессий

    Процедура создать Профиль сессии

    после чего откроется форма параметров, которую необходимо заполнить следующим образом:

    Форма параметров Создать профиль сессии

    • В поле Наименование необходимо ввести наименование сессии.
    • В поле Класс необходимо ввести к какому классу относится профиль.

    После заполнения формы параметров, необходимо нажать кнопку ОК.

После того как в Справочник по профориентационным мероприятиям будут внесены все необходимые мероприятия и будут заданы для них все сессии и профили сессий, появится возможность проводить Регистрацию участников профориентационных мероприятий.


2. Регистрация участников профориентационных мероприятий

Функциональность учета в Системе участников профориентационных проектов позволяет регистрировать участников на профориентационные мероприятия, а также осуществлять отбор участников, зарегистрированных на определенную сессию определенного мероприятия, при помощи фильтрации данных по соответствующим колонкам. Перечень участников мероприятий и их регистрация доступна из раздела Участники профориентационных мероприятий.

Для регистрации участника необходимо:

  1. Вызвать процедуру Зарегистрировать из таблицы данных Участники.

    Процедура Регистрация участника

  2. Заполнить следующим образом открывшуюся форму параметров:

    Форма параметров для регистрации участников профориентационных мероприятий

    • В полях Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения необходимо указать соответствующие личные данные участника. Данные поля являются обязательными для заполнения.
    • В поле Пол необходимо определить пол участника и для этого выбрать одно из значений Жен./Муж.. По умолчанию установлено значение Жен..
    • В поле Гражданство необходимо выбрать гражданство участника мероприятия.
    • В полях Регион проживания, Тип населенного пункта и Наименование населенного пункта проживания необходимо указать место проживания участника, заполнив соответствующие поля.
    • В поле Профориентационное мероприятие необходимо выбрать конкретное профориентационное мероприятие. Данное поле является обязательным для заполнения.
    • В поле Сессия профориентационного мероприятия необходимо указать из соответствующего справочника сессию профориентационного мероприятия. Данное поле является обязательным для заполнения.
    • В поле Профиль сессия профориентационного мероприятия необходимо указать профиль сессии профориентационного мероприятия. Данное поле является обязательным для заполнения.
    • В поле Результат участия в мероприятии необходимо ввести результат участия в профориентационном мероприятии.
    • В полях Регион нахождения учебного заведения, Тип населенного пункта нахождения учебного заведения и Город учебного заведения необходимо указать месторасположение учебного заведения, в котором обучается участник мероприятия.
    • В полях Наименование учебного заведения необходимо ввести наименование учебного заведения, в котором обучается участник мероприятия.
    • В поля Информация о достижениях и Мотивационное письмо необходимо ввести информацию о достижениях учатника и его мотивационное письмо.
    • В поле Город участия из справочника выбирается город проведения мероприятия.
  3. После заполнения формы параметров, нажать кнопку ОК.

В результате в таблице данных Участники будет создана запись об участнике профориентационного мероприятия.


3. Загрузка данных из Excel файла

В разделе Участники профориентационных мероприятий представлен функционал по загрузке данных и регистрации участников из заранее сформированного Excel файла с данными.

Для выполнения загрузки данных из файла необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Участники из контекстного меню вызвать действие Загрузить из Excel.
    Загрузить данные участников профмероприятий из файла
  2. В форме параметров ввести путь к исходному файлу с данными участников.

    Важно!
    Файл должен быть оформлен в формате Excel-файла со следующим набор колонок:
    • Рег.номер;
    • Фамилия;
    • Имя;
    • Отчество;
    • Дата рождения;
    • Пол (М\Ж);
    • Гражданство;
    • Регион;
    • Тип населенного пункта;
    • Наименование населенного пункта;
    • Профориентационное мероприятие;
    • Сессия профориентационного мероприятия;
    • Класс обучения;
    • Профиль сессии профориентационного мероприятия;
    • Город проведения мероприятия
    • Регион учебного заведения;
    • Тип населенного пункта УЗ;
    • Наименование населенного пункта УЗ;
    • Наименование учебного заведения;
    • Информация о достижениях участника;
    • Мотивационное письмо участника;
    • Контактный телефон;
    • Электронная почта. 
    Пример Excel файла.
  3. Нажать кнопку ОК.

В результате для записей участников представления Участник, для которых в исходном файле был найден идентичный Рег номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения и Профиль ссесии профориентационного мероприятия, произойдет обновление следующих параметров статуса участника профориентационного мероприятия согласно данным, указанным в исходном файле:

  • Гражданство;
  • Регион;
  • Город;
  • Регион учебного заведения;
  • Наименование учебного заведения;
  • Город проведения мероприятия;
  • Информация о достижениях участника;
  • Мотивационное письмо участника;
  • Результат участия в мероприятии - очищается (для данного параметра устанавливается пустое значение).

После выполнения обновления, в исходном файле для данных записей, в последней колонке, будет выведен комментарий "Участник уже зарегистрирован на данное мероприятие, сессию и профиль; Рег. номер совпадает, данные были изменены".

Для записей участников в исходном файле, для которых в представлении Участник  не найдены идентичные записи, будет выполнена процедура Зарегистрировать (см. подробнее Регистрация участников профориентационных мероприятий) с параметрами, указанным в исходном файле. 

Важно!
Для записей участников в исходном файле, для которых в представлении Участник найдены идентичные Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения и Профиль ссесии профориентационного мероприятия, но отличаются Рег номера, процедура обновления и регистрации участников производится не будет, а в результирующем файле напротив таких записей, в последней колонке, будет выведен комментарий "Участник уже зарегистрирован на данное мероприятие, сессию и профиль; Рег. номер отличается, данные не изменены".

По завершению процедуры загрузки данных, откроется файл с данными, в последней ячейке которого для каждого участника будет записан результат регистрации.