Управление учебным процессом ВУЗа- V. Регистрация абитуриентов через личный кабинет  (раздел целиком)  (01.06.2020)
V. Регистрация абитуриентов через личный кабинет

Для организации удаленного взаимодействия с иностранными абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

       

 Пример стартовой страницы личного кабинета абитуриентов бакалавриата:

Стартовая страница личного кабинета иностранного абитуриента

Web-страница поддерживает работу на двух языках - русском и английском. Для переключения языка используются флажки в правой верхней части окна. Выбрать язык нужно до входа в личный кабинет.

Регистрация иностранных абитуриентов через личный кабинет разделена на два основных этапа:

  1. Получение логина и пароля. Для чего абитуриент должен воспользоваться ссылкой "Получить логин и пароль" ("Get login and password"). В заявке на логин и пароль заполняется поле, в какой роли будет регистрироваться абитуриент - как абитуриент бакалавриата или как абитуриент магистратуры.
  2. Подача заявку на регистрацию иностранного абитуриента, изменение информации, указанной в заявке, формирование заявки с информацией о визе. Более подробно описано в разделах Личный кабинет иностранного абитуриента бакалавриата  и Личный кабинет иностранного абитуриента магистратуры.

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание иностранные абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

        Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет (см. Подготовка к использованию личных кабинетов иностранных абитуриентов).
После того как заявка на регистрацию иностранного абитуриента будет принята, запись об иностранном абитуриенте отобразиться в форме Иностранные абитуриенты на одном из представлений Абитуриенты бакалавриата текущего набора или  Абитуриенты магистратуры текущего набора.

1. Подготовка к использованию личных кабинетов иностранных абитуриентов

Перед началом работы с личными кабинетами иностранных абитуриентов необходимо:

  1. Выполнить  Подключение пользователей, работающих с разделом Иностранные абитуриенты.
  2. Выполнить  Настройку раздела "Иностранные абитуриенты".
  3. Заполнить справочники:
  4. Проверить правильность переводов терминов и перечислений для личных кабинетов иностранных абитуриентов (см. Переводы терминов для ЛК  и Переводы записей перечислений).
  5. Выполнить настройку временных шкал для личных кабинетов иностранных абитуриентов (см. Временные шкалы). 

2. Личный кабинет иностранного абитуриента бакалавриата

Web-страница поддерживает работу на двух языках - русском и английском. Для переключения языка используются флажки в правой верхней части окна. Выбрать язык нужно до входа в личный кабинет.

Личный кабинет иностранного абитуриента бакалавриата на три основных зоны:

Общий вид личного кабинета иностранного абитуриента бакалавриата
  • Слева -  располагаются ссылка на разделы  Заявка на регистрацию, Выбор даты и времени прохождения тестирования, Вступительные испытания, Согласие на обучение, Признание документа об образованииВиза, Общежитие  и Отправить сообщение модератору, а также ссылки на инструкцию по работе с личным кабинетом и информацию по решению проблем, возникающих при работе с личным кабинетом.
  • В верхней части страницы - указываются данные иностранного абитуриента, указанные при получении логина и пароля. Для изменения этих данных служит кнопка Кнопка редактирования личных данных в личном кабинете.
  • Справа в основной части окна отображается содержимое разделов Заявка на регистрацию, Выбор даты и времени прохождения тестирования, Вступительные испытания, Согласие на обучение, Признание документа об образованииВиза, Общежитие  и Отправить сообщение модератору.

Для подачи заявки на регистрацию иностранного абитуриента бакалавриата необходимо:

  1. Открыть раздел Заявка на регистрацию. При первом входе в личный кабинет, необходимо установить свое согласие на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование предоставленных персональных данных, и нажать кнопку Приступить к заполнению заявки
  2. Раздел Заявка на регистрацию состоит из нескольких подразделов, каждый из которых нужно заполнить. После заполнения данных в каждом из подразделов необходимо нажимать кнопку  Сохранить и продолжить. Для изменения уже сохраненных данных подраздела (до отправки заявки на регистрацию) нужно использовать кнопку Изменить данные.
  3. После заполнения данных всех подразделов нужно нажать кнопку Отправить заявку.
            После того как наступит момент события для точки временной шкалы "Основной поток регистрации: конец", кнопка для отправки заявки на регистрацию перестанет быть доступной. 
  4. После того как заявка на регистрацию будет принята модератором системы (см. Модерация заявок иностранных абитуриентов), часть подразделов станет доступной для изменения. Для того чтобы редактировать данные таких подразделов, в нижней части каждого из подразделов нужно нажать кнопку Изменить данные, изменить данные и нажать кнопку  Сохранить и продолжить
            После того как наступит момент события для точки временной шкалы "Возможность изменять данные о паспорте, добавлять/удалять документы: конец", возможность изменять данные перестанет быть доступной. 

После того как будет принята заявка на регистрацию иностранного абитуриента бакалавриата в разделе  Выбор даты и времени прохождения тестирования, можно выбрать удобное время для прохождения тестирования, а в разделе Вступительные испытания  появится перечень испытаний для программы первого и второго приоритетов, для каждого испытания будет отображаться результат испытания и дата сдачи.

После того как иностранный абитуриент будет рекомендован к зачислению, станет доступным для заполнения раздел Виза, в котором необходимо ввести сведения об уже имеющейся визе или указать страну и город, в котором планируется получение визы.


3. Личный кабинет иностранного абитуриента магистратуры

Web-страница поддерживает работу на двух языках - русском и английском. Для переключения языка используются флажки в правой верхней части окна. Выбрать язык нужно до входа в личный кабинет.

Личный кабинет иностранного абитуриента магистратуры на три основных зоны:

Общий вид личного кабинета иностранного абитуриента
  • Слева -  располагаются ссылка на разделы  Заявка на регистрацию, Оценка портфолио, Согласие на обучение, Признание документов об образованииВиза, Общежитие и Отправить сообщение модератору, а также ссылки на инструкцию по работе с личным кабинетом и информацию по решению проблем, возникающих при работе с личным кабинетом.
  • В верхней части страницы - указываются данные иностранного абитуриента, указанные при получении логина и пароля. Для изменения этих данных служит кнопка Кнопка редактирования личных данных в личном кабинете.
  • Справа в основной части окна отображается содержимое разделов Заявка на регистрацию, Оценка портфолио, Согласие на обучение, Признание документов об образованииВиза, Общежитие и Отправить сообщение модератору

Для подачи заявки на регистрацию иностранного абитуриента магистратуры необходимо:

  1. Открыть раздел Заявка на регистрацию. При первом входе в личный кабинет, необходимо установить свое согласие на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование предоставленных персональных данных.
  2. Раздел Заявка на регистрацию состоит из нескольких подразделов, каждый из которых нужно заполнить. После заполнения данных в каждом из подразделов необходимо нажимать кнопку  Сохранить и продолжить. Для изменения уже сохраненных данных подраздела (до отправки заявки на регистрацию) нужно использовать кнопку Изменить данные.
  3. После заполнения данных всех подразделов нужно нажать кнопку Отправить заявку.
            После того как наступит момент события для точки временной шкалы "Основной поток регистрации: конец", кнопка для отправки заявки на регистрацию перестанет быть доступной. 
  4. После того как заявка на регистрацию будет принята модератором системы (см. Модерация заявок иностранных абитуриентов), часть подразделов станет доступной для изменения. Для того чтобы редактировать данные таких подразделов, в нижней части каждого из подразделов нужно нажать кнопку Изменить данные, изменить данные и нажать кнопку  Сохранить и продолжить
            После того как наступит момент события для точки временной шкалы "Возможность изменять данные о паспорте, добавлять/удалять документы: конец", возможность изменять данные перестанет быть доступной. 

После того как иностранный абитуриент будет рекомендован к зачислению, станет доступным для заполнения раздел Виза, в котором необходимо ввести сведения об уже имеющейся визе или указать страну и город, в котором планируется получение визы.


4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись иностранного абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "иностранный абитуриент бакалавриата" или "иностранный абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации иностранными абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок иностранных абитуриентов.


4.1. Модерация заявок иностранных абитуриентов

Заявки, поданные иностранными абитуриентами, находятся в форме Заявки удаленных пользователей  участка  Иностранные абитуриенты  и разделены на основные группы Категории заявок модератору и  Сообщения модератору :

Заявки удаленных пользователей иностранных абитуриентов

В разделе  Категории заявок модератору  будут отображаться все заявки, поступившие от иностранных абитуриентов бакалавриата и магистратуры, включая на получение логина и пароля, регистрацию и изменение персональных данных.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице данных Заявки ожидающие рассмотрения, модератор должен выбрать одну из категорий заявок и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице данных Заявки ожидающие рассмотрения. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Для того чтобы рассмотреть заявку модератору необходимо выполнить действие Посмотреть и принять. При выполнении действия откроется форма с данными, которые указал иностранный абитуриент в личном кабинете при формировании заявки. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. Если модератор принял решение отклонить заявку, то ему необходимо выполнить действие Отклонить.

Отдельной вкладкой выделены Сообщения модератору.
В этом разделе будут отображаться заявки с сообщениями от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии. 
Для того чтобы прочитать и ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие "Посмотреть и принять " и в появившемся окне ввести текст ответа.

Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту.


4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту

Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения

Данная настройка находится в форме "Настройки приема иностранных абитуриентов" участка "Иностранные абитуриенты":

Настройка дублирования сообщений иностранных абитуриентов