Управление учебным процессом ВУЗа- VII. Организация проверки документов портфолио  (раздел целиком)  (22.10.2020)
VII. Организация проверки документов портфолио

Перед работой с документами портфолио необходимо предварительно сформировать справочники (см. Формирование справочников). При работе с документами портфолио доступны действия по установке баллов за портфолио (см. Выставление баллов за документы портфолио), загрузки документов портфолио (см. Загрузка документов портфолио) и т.д.


1. Формирование справочников

Перед началом процесса проверки портфолио, необходимо:

  1. Сформировать справочник  Критерии оценки портфолиоКритерии оценки портфолио  (отдельно для каждого конкурса) и Комиссия по конкурсу портфолио  для каждого конкурса в отдельности.
  2. Для ограничения сроков предоставления абитуриентами магистратуры своих портфолио, в справочнике Конкурсы в магистратуру  для каждого конкурса, в полях Крайний срок приема документов портфолио и Крайний срок приема документов портфолио дополнительного набора необходимо установить крайнюю дата приема документов портфолио для основного и дополнительного набора абитуриентов магистратуры.


2. Добавление документов портфолио

Если требуется загрузить документ портфолио, то абитуриент может самостоятельно добавить документ портфолио из личного кабинета, либо ответственный пользователь может добавить документ с помощью функционала системы, для этого необходимо:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе  выбрать статус абитуриента магистратуры, для которого будет добавляться документ.
            Для каждого абитуриента магистратуры может быть создано несколько записей со статусами для каждого конкурса в магистратуру, на которые зарегистрировался абитуриент. 
  3. В представлении  Документы портфолио из контекстного меню вызвать действие Добавить файл документа.
  4. В форме параметров указать Наименование документа и выбрать путь к Файлу документа.
    Форма параметров добавить документ портфолио
  5. Нажать кнопку ОК.

3. Передача документов портфолио на проверку

Для конкурсов, по которым наступил крайний срок приема документов портфолио, предусмотрена возможность передачи непроверенных документов портфолио на проверку:

1. Передача документов портфолио отдельно выбранного статуса абитуриента магистратуры 

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе выбрать статус абитуриента магистратуры.
            У абитуриента магистратуры в представлениях Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе может существовать несколько записей (статусов) отдельно для каждого конкурса, которые указал абитуриент в заявлении. 
  3. Из контекстного меню вызвать действие Передать документы портфолио абитуриента на проверку (группа действий Документы портфолио). 

В результате для статуса абитуриента, для документов портфолио (представление Документы портфолио) будет установлен статус "На проверке".

2. Передача документов портфолио абитуриентов магистратуры по конкурсам  

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе из контекстного меню вызвать действие Передать документы портфолио на проверку (по конкурсу)  (группа действий Документы портфолио).
    Передать документы портфолио на проверку
  3. В форме параметров указать следующие данные:
    Форма параметров передать документы портфолио на проверку
    • Набор.
    • При необходимости можно ограничить выборку абитуриентов, документы портфолио которых будут отправлены на проверку, с помощью указания значений Форма обучения, Филиал и Конкурс в магистратуру.
              Если значения в полях Форма обучения, Филиал и  Конкурс в магистратуру оставить пустыми, то на проверку отправятся документы портфолио всех абитуриентов магистратуры указанного года набора, у которых для документов портфолио установлен статус "Не отправлено", а для конкурсов, на которые загружены документы портфолио, дата завершения приема документов портфолио меньше текущей даты. 
    • Учитывать дату крайнего срока приема документов портфолио если установить значение "Да", то будут отправлены на проверку документы портфолио абитуриентов по конкурсам, у которых в справочнике Конкурсы в магистратуру  в поле Крайний срок приема документов портфолио (для основного набора) или Крайний срок приема документов портфолио дополнительного набора (для дополнительного набора) указано непустое значение и указанная дата меньше текущей даты вызова процедуры.
    • Вид набора.
    • Отправить уведомление абитуриенту по E-mail  если установить значение "Да", то абитуриентам будет отправлено уведомление о том, что их документы портфолио были отправлены на проверку.  
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате для всех абитуриентов магистратуры, попавших в выборку, для документов портфолио будет установлен статус "На проверке".


4. Выставление баллов за документы портфолио

Для оценки документов портфолио абитуриентов предназначен функционал "Личного кабинета по проверке портфолио".

Списки абитуриентов, сгруппированы по конкурсам. В Личном кабинете записи о портфолио абитуриентов выделены разными цветами, которые определяют следующие статусы портфолио:

не загружено  выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых не загружены файлы портфолио.

- загружено выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых загружены файлы портфолио.

- проверено выделены статусы портфолио абитуриентов, у которых выполнена проверка портфолио и установлен соответствующий статус.

- добавлены файлы выделены статусы абитуриентов, у которых выполнена проверка портфолио, но при этом был добавлен новый файл портфолио.

Для каждого абитуриента магистратуры в Личном кабинете будет отображаться следующие данные:

  1. Перечень загруженных файлов портфолио. Напротив каждого файла представлено два поля для установки критерия оценки и введения комментария, для сохранения информации нужно нажать кнопку Сохранить напротив каждого документа портфолио. При необходимости с помощью соответствующей ссылки можно загрузить все документы портфолио.
  2. Перечень критериев оценки документов портфолио. Напротив каждого критерия можно ввести комментарий к критерию и балл по критерию, для сохранения балла нужно напротив записи критерия нажать кнопку Сохранить. Балл по каждому критерию не должен превышать максимальный рекомендованный балл.
            Перечень критериев и максимальный балл для оценки документов портфолио для каждого конкурса устанавливаются в справочнике  Критерии оценки портфолио.

После того как выставлены баллы по критериям, необходимо нажать кнопку Завершить оценку портфолио. После выставления оценки, для портфолио абитуриента магистратуры будет выставлен статус "Проверено". Для изменения балла по критериям или добавления баллов по критериям, по которым не были установлены баллы, необходимо:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе выбрать статус абитуриента с конкурсом, для которого будут устанавливаться или изменяться баллы по критериям оценки портфолио.
  3. В представлении Оценка портфолио по критериям для каждого критерия в поле Балл абитуриента можно установить новое или изменить старое значение балла, для подтверждения изменения значения в поле Балл абитуриента нужно нажать клавишу Enter. 

5. Загрузка документов портфолио

Загрузить файлы документов портфолио абитуриентов магистратуры можно с помощью группы действий  Документы портфолио в контекстном меню представлений Абитуриенты магистратуры и Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе, в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора.

  1. Выгрузка файлы портфолио абитуриента данное действие позволяет для выбранного абитуриента по указанному адресу создать папку с именем, содержащем ФИО и дату рождения абитуриента, аббревиатуру конкурса, и выгрузить в указанную папку все загруженные файлы портфолио. При вызове действия необходимо указать путь для сохранения файлов и нажать кнопку ОК.
  2. Выгрузка файлы портфолио по выборке абитуриентов данное действие позволяет для абитуриентов заданных филиалов и конкурсов по указанному адресу создать для каждого абитуриента папку с именем, содержащем ФИО и дату рождения абитуриента, аббревиатуру конкурса, и выгрузить в указанную папку все загруженные файлы портфолио. При вызове действия необходимо задать Набор, Филиал и Конкурс в магистратуру, указать Путь для сохранения файлов и нажать кнопку ОК.

Кроме вышеописанных действий доступно действие Опись документов портфолио, которое позволяет сформировать опись документов портфолио для выбранного абитуриента магистратуры.


6. Опись документов портфолио

Для формирования описи документов портфолио абитуриента магистратуры необходимо:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры выбрать один из статусов абитуриента магистратуры.
  3. Из контекстного меню вызвать действие  Опись документов портфолио (группа действий Документы портфолио).
    Опись документов портфолио абитуриента магистратуры
  4. В форме параметров указать Папку для сохранения файла с описью и нажать кнопку ОК

В результате в указанную папку будет выгружен сформированный файл с описью документов портфолио абитуриента магистратуры.


7. Протокол рассмотрения портфолио

Для каждого абитуриента магистратуры можно сформировать протокол рассмотрения портфолио, для этого необходимо:

Формирование протокола для абитуриента магистратуры:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры выбрать один из статусов абитуриента магистратуры.
  3. Из контекстного меню вызвать действие Протокол рассмотрения портфолио (группа действий Документы портфолио).
    Протокол рассмотрения портфолио

В результате в формате MS Word будет сформирован протокол.

Формирование протоколов для выборки абитуриентов магистратуры:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры из контекстного меню вызвать действие Протокол рассмотрения портфолио по выборке...  (группа действий Документы портфолио).
    Протоколы рассмотрения портфолио по выборке абитуриентов магистратуры
  3. В форме параметров указать следующие данные:
    Форма параметров протоколы рассмотрения портфолио по выборке абитуриентов магистратуры  
    • Для определения выборки абитуриентов магистратуры, для которых формируются протоколы, нужно выбрать Филиал и Конкурс.
    • При необходимости в поле По абитуриенту можно выбрать конкретных абитуриентов, для этого нужно нажать кнопку Кнопка открытия справочника  и с помощью чек-боксов Чек-бокс активный  выбрать одного или более абитуриентов.
    • В поле Папка необходимо указать путь куда будут выгружаться сформированные протоколы. 
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате по указанному пути будут выгружены протоколы в формате MS Word.