Управление учебным процессом ВУЗа- IV. Регистрация абитуриентов  (раздел целиком)  (20.01.2021)
IV. Регистрация абитуриентов

После того как заполнены  справочники приемной кампании можно приступать к регистрации абитуриентов.

Регистрация осуществляется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора при помощи пункта контекстного меню Зарегистрировать.

Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия  Зарегистрировать, состоит из нескольких закладок: "Общие", "Контактная информация", "Статус Соотечественника", "Поступление" и др. Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК.

Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента.

Регистрация магистратура общие

После заполнения значений полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, необходимо нажать кнопку Искать абитуриента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки  ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.

        Так как иностранные абитуриенты предварительно регистрируются на участке  Иностранные абитуриенты, то для поиска иностранного абитуриента достаточно ввести Рег.номер иностранного абитуриента, который они должны получить в подразделении по работе с иностранными учащимися, и нажать кнопку Искать абитуриента.

Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)".

После этого нужно ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность.

На вкладке  "Контактная информация"  необходимо ввести информацию об адресах регистрации и проживания, контактных телефонах абитуриента и с согласия абитуриента установить подписку на информационную рассылку о проектах ВУЗа.
Регистрация магистратура, Контактная информация

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

Вкладка "Статус соотечественника"  позволяет для иностранных абитуриентов установить признак   Является соотечественником  и ввести информацию о документе, подтверждающим данный статус. Поля на данной вкладке доступны для изменения только при регистрации иностранных абитуриентов.
Регистрация абитуриентов магистратуры Статус соотечественника

На вкладке "Документ об образовании" требуется ввести информацию о Стране выдачи документа, документе о предыдущем образовании, представленным абитуриентом, при необходимости ввести данные о признании документа об образовании, а также установить Способ возврата документов абитуриенту.

Установка признаков Требуется легализация, Имеется легализация, Требуется признание, Имеется признание доступно только для абитуриентов, у которых ВУЗ располагается в регионе, для которого требуется наличие легализации и признания.
Регистрация магистратура, Документ об образовании

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

На вкладке "Предыдущий ВУЗ" требуется ввести информацию о ВУЗе, в котором до этого обучался абитуриент. Для выпускника текущего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.
       

Если на вкладке "Общие" поиск существующего статуса учащегося не проводился, или при нажатии кнопки Искать абитуриента не был найден статус учащегося, или было принято решение отказаться от найденного статуса и заполнять форму вручную, то значение в поле Выпускник нашего ВУЗа будет установлено значение "Нет" и будет недоступным для изменения.

Если на вкладке "Общие", при нажатии кнопки Искать абитуриента был выбран статус учащегося, у которого отсутствует диплом бакалавриата, специалитета или магистратуры текущего ВУЗа, а также год выпуска из бакалавриата, специалитета или магистратуры не равно текущему году набора, то значение в поле Выпускник нашего ВУЗа будет установлено значение "Нет" и будет недоступным для изменения.

В остальных случаях поле Выпускник нашего ВУЗа будет доступно для изменения.


Регистрация магистратура Предыдущий ВУЗ

Если учащийся был найден в системе, то будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ.

Вкладка "Конкурсы" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников. На вкладке доступен выбор нескольких конкурсов для данного абитуриента с проставлением приоритетов.

Регистрация магистратура конкурсы

Для добавления конкурса необходимо воспользоваться действием контекстного меню  Добавить конкурс.

Добавить конкурс магистратура

Выбор конкурса осуществляется из справочника  Конкурсы в магистратуру, созданный на этапе подготовки справочников приемной кампании.
        Если в справочнике Конкурсы в магистратуру  для конкурса в поле Объединенный конкурс с указан другой конкурс, то данный конкурс также будет добавлен. 

Поле  Магистерская специализация -  если в рамках обучения по данной образовательной программе предусмотрена специализация, то ее необходимо выбрать в данном поле.

Поля Общий конкурс  и  Конкурс иностранных абитуриентов  - по умолчанию для всех абитуриентов в поле  Общий конкурс  установлено значение "Да", а в поле  Конкурс иностранных абитуриентов значение "Нет". Для иностранных абитуриентов, которые рекомендованы к зачислению на определенные программы, при выборе данных программ, в поле  Общий конкурс будет установлено значение "Нет", а в поле  Конкурс иностранных абитуриентов значение "Да".

Поле  Приоритет  - указывает порядок приоритетов абитуриента при участии в нескольких конкурсах. При добавлении нового конкурса, система автоматически подставляет следующее порядковое значение. Его можно изменить.

В случае если по выбранному конкурсу необходима сдача испытания по предмету по выбору (определяется в таблице Предметы на конкурс), поле  Предмет по выбору будет подсвечен зеленым цветом и в нем необходимо осуществить выбор соответствующего предмета по выбору  из справочника Предметы на конкурс.

В поле  Язык сдачи испытаний  из списка выбирается язык сдачи вступительных испытаний.

В поле  Второй иностранный язык указывается языковая специализация, если таковая предусмотрена в рамках образовательной программы.

Поля На бюджетное место и  На коммерческое место - указывают на то, на какие места претендует абитуриент по данному конкурсу. При этом нужно обратить внимание на то, что если на вкладке  Предыдущее образование в поле  Уровень образования выбран пункт  Магистратура, то в поле  На бюджетное место будет проставлен признак "Нет" и поле будет недоступно для редактирования. Данная функция реализована в связи с запретом повторного обучения в магистратуре на бюджетной основе абитуриентом. Также система автоматически отслеживает наличие записей в таблице Места на конкурс. Если в этой таблице не заведена запись о бюджетных или коммерческих местах, то соответствующие признаки в диалоге добавления конкурса будут отмечены признаком "Нет" и не будут доступны для редактирования.

В поле  Форма предоставления документа об образовании  нужно выбрать форму предоставления документа об образовании на данный конкурс.
        Для изменения формы предоставления документа об образовании, после добавления конкурса в список, необходимо на вкладке "Конкурсы" воспользоваться действием Изменить форму предоставления документа об образовании

        Если необходимо ограничить возможность множественного выбора конкурса, необходимо воспользоваться полем "Аббревиатура" справочника Конкурсы в магистратуру.

Кроме действия по добавлению конкурса в контекстном меню вкладки доступны следующие действия:

  • Изменить виды мест для конкурса.
  • Установить / изменить Согласие на зачисление на конкурс.
  • Установить отзыв Согласия на зачисление на конкурс.
  • Удалить конкурс из списка.

На вкладке "Поступление" заполняются поля с дополнительной информацией о поступающем.

Регистрация магистратура поступление

В поле Участвовал в зимней школе выбирается зимняя школа, в которой участвовал абитуриент.

В группе полей Иностранный язык (сертификат) вводятся реквизиты сертификата (если присутствует) по иностранному языку и загружается Файл сертификата.

Группа полей Общежитие :

- На время экзаменов - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время прохождения экзаменов.

- На время обучения - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время обучения. 

- На время обучения (в кампусах) - если в поле  На время обучения установлено значение "Да", то в поле На время обучения (в кампусах)  нужно выбрать кампусы, в которых может потребоваться общежитие на время учебы. Для этого необходимо нажать кнопку Кнопка выбора, из списка с помощью чек-бокса Чек-бокс выбрать один и более кампусов, для подтверждения выбора нажать кнопку ОК.

Группа полей Дополнительная информация :

- Сданы фотографии - признак, указывающий на то сдал или нет абитуриент фотографии

- Документы присланы почтой - признак пересылки документов от абитуриента почтой

- Остались проблемы - признак, указывающий на то, что при регистрации остались незавершенные вопросы к абитуриенту, которые не могли быть решены в процессе регистрации и требующие внимания работников приемной комиссии в дальнейшем. При этом абитуриент допускается для участия в конкурсах.

- Примечание - здесь может быть введен любой комментарий по процессу регистрации абитуриента. Поле становится обязательным для заполнения, если проставлен признак  Остались проблемы. Здесь вводится комментарий об оставшейся проблеме.

На вкладках "Олимпиады /Конкурсы - 1" и "Олимпиады / Конкурсы - 2" указываются результаты участия абитуриента в студенческих олимпиадах. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации и Условия зачета оценки).

Регистрация магистратура Олимпиады студентов

Если абитуриент участвовал в студенческих олимпиадах ВУЗа, то поле  Участие в олимпиаде нашего вуза заполнится автоматически, если на вкладке " Общие " с помощью кнопки Искать абитуриента был найден и выбран статус учащегося ВУЗа. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Студенческие олимпиады. После этого указываются Направление олимпиады, Результат участия, Балл, Номер сертификата и Дата сертификата, при наличии загружается Файл сертификата.

На вкладке "Льготы абитуриента" можно установить льготы для поступающих, указать данные межправительственного соглашения, в рамках которого поступает абитуриент.

регистрация магистратура льготы

Если абитуриенту требуются особые условия проведения вступительных испытаний, то в поле Требуются особые условия проведения испытаний нужно установить значение "Да" и в поле Особые условия выбрать указать категорию требуемых особых условий. Для каждой льготы нужно выбрать Льготу, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, при необходимости можно оставить Комментарий к документу и загрузить Файл документа о льготе. Для межправительственного соглашения нужно выбрать Направившую страну и ввести Номер документа и Дату документа, а также загрузить Файл документа.

На вкладке "Целевой набор" можно указать данные об участии абитуриента в целевом наборе.

Регистрация абитуриентов магистратуры, Целевые наборы  

По целевому направлению нужно выбрать Льготу, связанную с целевым направлением, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, загрузить Файл документа и указать Для направления подготовки.

На вкладке "Преимущественное право, ОВЗ", можно ввести данные о наличии преимущественного права на поступление у абитуриента магистратуры, а также данные по ограниченным возможностям здоровья абитуриента. 

Регистрация магистратура Преимущетсвенное право

Если абитуриент обладает преимущественным правом на поступление, необходимо указать Вид преимущественного праваВид документа, подтверждающий данное право, номер, дату и кем выдан документ, а также загрузить Файл документа.

Имеет ограниченные возможности здоровья указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения. В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья. В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ и Виды заболеваний. При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа и загрузить Файл документа.

На вкладке "Контактное лицо" при необходимости можно указать контактное лицо абитуриента магистратуры.

Регистрация магистратура контактное лицо

На вкладке "Родственники, Заявления" необходимо загрузить Файл Согласия на обработку ПД и при необходимости установить признак Требуется новое Заявление на поступление (значение "Да").

Регистрация абитуриента магистратуры. Заявления  

После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Выполнение этой процедуры может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:

  • В главной таблице, в которой вызывалась процедура регистрации, будут добавлены столько записей об абитуриенте, сколько для него было выбрано конкурсов. Каждая запись будет содержать введенную в ходе регистрации информацию. Абитуриенту будет присвоен регистрационный номер по действующим в ВУЗе правилам.
  • В подчиненной таблице Контактная информация будут отображены записи о домашнем и контактном телефонах, электронной почте, а также другие контакты, если они были ранее заведены для данного учащегося.
  • В подчиненной таблице Личные документы будут созданы записи о паспорте и документе о предыдущем образовании. Также в этой таблице могут присутствовать записи о других документах, данные о которых были внесены в процессе регистрации.
  • В подчиненной таблице Родственники и контактные лица будут отображены созданные (или существовавшие ранее для этого учащегося) записи о родственниках и их контакты.
  • В подчиненной таблице Участия в испытаниях будут созданы записи о вступительных испытаниях, сформированных для данного абитуриента. В случае если абитуриент по итогам льгот не должен проходить испытания, то записи о них не будут созданы в таблице.
  • Для абитуриента будет выполнена проверка наличия соответствующих ему записей в справочнике Ранее приглашение к зачислению, если запись будет найдена, то абитуриенту будет установлен признак  Раннее приглашение к поступлению.
  • В процессе регистрации запустится форма загрузки электронных версий документов, в которой необходимо загрузить или отсканировать изображения документов, данные о которых были указаны в форме регистрации. 

После регистрации для абитуриента автоматически будет сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Также, в дальнейшем, пакет документов может быть выгружен в MS Excel при вызове действия " Заявление, пропуск, расписка " для выбранного абитуриента.

         Если в ходе регистрации какие-либо данные введены ошибочно, их можно исправить после регистрации. Для этого рекомендуется использовать действие контекстного меню Изменить информацию таблицы  Абитуриенты магистратуры.


1. Просмотр контингента и формирование выборок

Записи об абитуриентах магистратуры формируются в системе по мере их регистрации. Списки абитуриентов текущего набора можно увидеть в форме "Абитуриенты магистратуры текущего набора" в таблице данных Абитуриенты магистратуры - таблица содержит список всех абитуриентов, являющихся студентами нашего ВУЗа. Колонки таблицы содержат информацию, введенную об абитуриенте в ходе регистрации.

За счет наличия различных таблиц данных пользователь может проводить анализ контингента абитуриентов как раздельно по категориям (студенты ВУЗа и "внешние" абитуриенты), так и всего контингента в целом. За счет возможности изменения настроек системы возможно проводить такой анализ за разные года набора.

За счет использования средств работы с таблицами данных, предоставляемых платформой "Мельница данных", пользователем могут использоваться следующие приемы настройки отображения и анализа данных:

  • Скрытие и отображение колонок может использоваться пользователем для того, чтобы уменьшить количество одновременно отображаемой на экране информации за счет скрытия ненужных в данной время столбцов. Для скрытия колонки нужно выполнить в ней щелчок правой кнопкой мыши, в контекстном меню раскрыть группу действий "Колонка" и с ней выбрать действие "Скрыть эту колонку". Для восстановления отображения колонок нужно выполнить действие "Показать скрытые колонки", расположенное в том же подменю.
  • Изменение порядка отображения колонок может производиться пользователем при помощи "перетаскивания" заголовка колонки левее или правее. Каждый пользователь может настроить удобный для него порядок колонок в любой таблице.
  • Закрепление колонок позволяет листать большую таблицу данных правее или левее, сохраняя выбранные колонки на экране. Например, удобно закрепить колонки "Регистрационный номер" и "Фамилия", после чего листать всю таблицу, сохраняя эти колонки на экране. Для закрепления необходимо выбрать колонку, выполнить щелчок правой кнопкой мыши, раскрыть в контекстном меню группу действий "Колонка" и в ней выбрать действие "Зафиксировать эту колонку". Для снятия закрепления используется действие "Снять фиксацию колонок".
  • Сортировка данных может производиться по любой из колонок таблицы, а также по нескольким колонкам одновременно. Сортировка производится щелчком левой кнопкой мыши на заголовке колонки. При повторном щелчке данные будут отсортированы в обратном порядке. Чтобы выполнить сортировку по нескольким колонкам, нужно выполнять щелчки левой кнопкой мыши, удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.
  • Группировка данных позволяет просматривать данные таблиц по группам, например по выбранному конкурсу, по ранее оконченному факультету, по виду мест, по региону проживания и проч. Группировка может осуществляться одновременно по нескольким колонкам. Анализ данных можно проводить раздельно по каждой группе. Установить группировку по выбранной колонке можно при помощи выбора этой колонки, вызова контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши) и выбора действия "Группировать по этой колонке" из группы действий "Колонка". Для снятия группировки предназначено действие "Очистить группировку".
  • Фильтрация данных используется для отбора только тех записей, которые удовлетворяют некоторому условию. Фильтрация устанавливается при помощи строки фильтра, расположенной ниже заголовков колонок. Если никакого условия фильтрации не установлено, то в этой строке отображается надпись "(Все)". В этой строке можно воспользоваться выпадающим списком. В списке представлены все значения, встречающиеся в данной колонке таблицы данных. Если выбрать одно из них, то в таблице будут отображены только те записи, у которых в этой колонке установлено выбранное значение. Само значение отобразится в сроке фильтра. Также в строке фильтра можно ввести нужное значение с клавиатуры, используя значки "*" и "?", позволяющие осуществлять поиск по маске. В зависимости от типа отображаемых в колонке данных допустимо использовать знаки "больше", "меньше" и т.д. Подробнее возможности фильтрации данных описаны в "Руководстве пользователя прикладных систем, реализованных на платформе "Мельница данных". Отмена фильтрации может производится либо очисткой строк фильтра колонок, либо при помощи действия контекстного меню "Очистить все фильтры" (группа действий "Колонка").
  • Отображение итоговых значений (агрегатов) позволяет вычислить и отобразить в таблице количество показанных записей, сумму или среднее значение, наибольшее или наименьшее значение в колонке. Отобразить нужный агрегат можно при помощи вызова соответствующих действий ("Показать количество", "Показать сумму" и т.д.) в подменю "Колонка" контекстного меню. Снять отображение агрегатов можно при помощи действия "Очистить все агрегаты", расположенного в том же подменю. Если данные в таблице сгруппированы, то итоговые значения будут отображены как по каждой группе, так и по таблице в целом. Если установлен фильтр, то агрегаты рассчитываются только по отображаемым (отобранным) записям.

Настроенная при помощи вышеописанных средств таблица данных может выглядеть, например, так:

Настроенная таблица данных

В этой таблице отобраны записи только о тех абитуриентах, которым требуется место в общежитии. Записи отсортированы по фамилии, сгруппированы по конкурсу и виду мест. В колонке "Фамилия" отображается количество записей в каждой группе (на светло-желтом фоне) и общее количество отобранных записей (на ярко-желтом фоне).

Любая таблица данных, настроенная пользователем, может быть перенесена в MS Excel с сохранением порядка отображаемых колонок, сортировки, группировки, агрегатов. Перенос осуществляется при помощи вызова действия контекстного меню "Перенос в Excel".

Перенос таблицы данных в Excel

После переноса данных средствами MS Excel может быть продолжена их обработка, подготовка к печати и печать.

Подробнее возможности интерфейса пользователя изложены в Руководстве пользователя прикладных систем, разработанных на платформе "Мельница данных".


2. Формирование отчетов по абитуриенту

По одному зарегистрированному абитуриенту магистратуры может быть сформирован ряд отчетов. Вызвать формирование отчетов можно путем выбора одноименного пункта контекстного меню.

  • Пакет документов - формирует Excel-файл, содержащий заявление абитуриента, пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний и расписку ВУЗа о принятых документов. Эти документы используются в процессе регистрации студента. Формат документов настраивается по требованиям ВУЗа.
  • Справка для договора - выгружает информацию о конкурсе, факультете и виде места, на которое поступает абитуриент, а также результаты сданных им вступительных испытаний. Используется для представления в юридическую службу ВУЗа при заключении договора на обучение. Может служить основанием для предоставления скидки по оплате. Отчет формируется только для абитуриентов, поступающих на места с оплатой стоимости обучения на договорной основе (коммерческие).
  • Выписка в личное дело - выгружает информацию об, абитуриенте, его регистрационном номере, конкурсе, и т.д., а также результаты испытаний. После зачисления подшивается в личное дело абитуриента для передачи на факультет.

3. Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте

Если абитуриент зарегистрирован, то для него уже сформирован перечень испытаний, зачет результатов и другая информация. Менять данные стандартными средствами (при помощи правки в таблице данных или в Инспекторе объектов) недопустимо. Это связно с тем, что изменение многих характеристик абитуриента (выбранного конкурса, вида места и проч.) должно сопровождаться процедурами перестройки перечня вступительных испытаний и засчитываемых предметов и проч.
        Если абитуриент при регистрации не сдавал подлинник документа об образовании, то он может изменить свои данные в любом из кампусов ВУЗа, на конкурсы которых он зарегистрировался. Те абитуриенты, которые сдали подлинник документа об образовании, смогут изменить свои данные только в том кампусе, где лежит их подлинник.

По этой причине для изменения данных об абитуриентах предусмотрена специальная процедура Изменить информацию, вызываемая из контекстного меню или при помощи одноименной кнопки на панели инструментов.

Изменение данных об абитуриенте магистратуры

Форма изменения данных полностью повторяет форму регистрации абитуриента. Также отличием является то, что поля Регистрационный номер, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения недоступны для изменения. Для изменения регистрационного номера абитуриента предназначено отдельное действие контекстного меню Сменить регистрационный номер. Если в фамилии, имени, отчестве или дате рождения абитуриента допущена ошибка, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы или в службу поддержки.

Правила работы с формой изменения данных полностью аналогичны правилам работы с формой регистрации и описаны в разделе  Регистрация абитуриентов.

Для каждого абитуриента магистратуры на вкладке История переноса подлинника представлена вся история действий абитуриента с подлинником документа об образовании(сдача подлинника, возврат, перенос на другой конкурс).


4. Добавление преимущественного права

Если абитуриент после регистрации предоставил документ, подтверждающий его преимущественное право при поступлении, то в данном случае необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе выбрать любой статус абитуриента магистратуры.
            Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты магистратуры, Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.
  2. Для выбранной записи из контекстного меню вызвать действие Добавить преимущественное право.
    Вызов процедуры добавления преимущественного права магистратура
  3. В форме параметров необходимо выбрать Вид преимущественного права и Вид документа, подтверждающего преимущественное  право, а также указать  Номер документа, Дату документа и Документ выдан.
    Форма параметров добавления преимущественного права бакалавра
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате для всех записей абитуриента будет добавлена информация о преимущественном праве. В представлении (таблице данных)  Личные документы  будет добавлена запись о документе, подтверждающим право. 


5. Регистрация абитуриентов через личный кабинет

Для организации удаленного взаимодействия с абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

       

 Пример стартовой страницы личного кабинета абитуриентов магистратуры:

Стартовая страница личного кабинета абитуриентов магистратуры

Регистрация абитуриентов магистратуры через личный кабинет разделена на три основных этапа:

  1. Получение логина и пароля (регистрация на портале ВУЗа).
  2. Заполение всех данных об абитуриенте внутри личного кабинета и создание записи о нем в БД.
  3. Резервирование времени посещения Приемной комиссии для получения регистрационного номера (регистрации в качестве абитуриента магистратуры).

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет.
Подробнее в разделе Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов


5.1. Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов

Перед началом работы с личными кабинетами в системе должен быть установлен текущий год набора, настроены временные шкалы для регистрации в личном кабинете и сформированы следующие справочники:

- Филиалы

- Наборы в вуз

- Предметы в магистратуру

- Виды мест в магистратуру (для формирования согласия на зачисление и отказа для согласия на зачисление, для видов мест должны быть указаны значения в полях Текст для заголовка согласие на зачисление, Формулировка для согласия на зачисление и Формулировка для отказа на согласие на зачисление).

- Виды мест в магистратуру

- Виды ОВЗ

- Категории ОВЗ

- Виды заболеваний

- График приема абитуриентов приемной комиссией

- График приема для заключения договора

- Временные шкалы


5.2. Управление доступностью конкурсов для регистрации через личный кабинет

При заполнении формы регистрации в личном кабинете абитуриент из списка доступных конкурсов должен отметить желаемый, на который он хочет подать документы. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в магистратуру.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора абитуриентами управляется с помощью признака " Набор закрыт ":

Контроль доступности для выбора конкурсов магистратуры

Отмеченные данным признаком конкурсы не будут предложены при регистрации в личном кабинете.


5.3. График приема абитуриентов приемной комиссией

Для упрощения и ускорения работы приемной комиссии был разработан справочник " График приема абитуриентов ".

Справочник находится в форме " Справочники ПК (магистратура) ", дочернем представлении к набору:

График приема приемной комиссии

Для того, чтобы сформировать расписание приема абитуриентов на определенную дату, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Сформировать график приема на день " и заполнить форму параметров:

Сформировать график приема на один день

Абитуриент, на основе данных этого справочника в процессе регистрации через личный кабинет, сможет зарезервировать для себя удобное время посещения приемной комиссии для подачи документов и получения регистрационного номера без очереди.


5.4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "абитуриент бакалавриата" или "абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок абитуриентов.


5.4.1. Модерация заявок абитуриентов

Заявки, поданные абитуриентами, находятся в форме Обслуживание заявок абитуриентов участка Прием в магистратуру и разделены на основные группы Все заявки абитуриентов, Все заявки удаленной регистрации, Заявки на восстановление пароля, Сообщения модератору от удаленных пользователей :

Заявки удаленных пользователей абитуриентов магистратуры

В разделе Все заявки абитуриентов будут отображаться все заявки, поступившие от абитуриентов, включая на получение логина и пароля, удаленнуюрегистрацию и изменение данных.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11).

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

Отдельной вкладкой выделены сообщения модератору.
В этом разделе будут отображаться ввиде заявок сообщения от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии.
Текс сообщения можно посмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11):

ИО Сообщение модератору

Для того, чтобы ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Принять " и в появившемся окне ввести текст ответа.

Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту


5.4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту

Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения

Данная настройка находится в форме " Настройки приема " участка " Прием в магистратуру ":

Настройки приема


5.4.3. Удаленная регистрация абитуриентов

В форме Обслуживание удаленных заявок представлена отдельная таблица данных для работы с заявками на удаленную регистрацию абитуриентов магистратуры. Алгоритм работы с данной таблицей данных аналогичен описанному в разделе Модерация заявок абитуриентов


5.5. Отчеты используемые абитуриентами в личном кабинете

После заполнения заявки на регистрацию и утверждения ее модератором, абитуриенту в личном кабинете предлагаются два отчета в формате pdf, которые могут ему понадобиться, например, при подаче документов почтой:

- Заявление допустить его к вступительным испытаниям для поступления в магистратуру

- Опись документов, представленных на конкурс портфолио

Все данные в отчеты подставляют автоматически.


6. Добавить / изменить электронный документ

Форма загрузки электронных документов запускается автоматически при выполнении процедуры регистрации, для изменения или добавления новых электронных документов необходимо:

  1. Открыть форму Абитуриенты магистратуры текущего набора.
  2. В представлении Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе выбрать запись абитуриента магистратуры.
  3. Из контекстного меню вызвать действие Электронные документы.
    Электронные документы абитуриента магистратуры
  4. В форме параметров для каждого документа, данные о которых были предоставлены в процессе регистрации или изменения данных, будет доступно два действия:
    Форма параметров электронные документы абитуриента магистратуры
    • Загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку Кнопка загрузки из файла, выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
    • Отсканировать документ, для этого нужно нажать кнопку Получить со сканера.
  5. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.


7. Актуализация результатов абитуриента

Для обновления данных о результатах абитуриента служат следующие действия из группы действий Актуализировать  контекстного меню представления Абитуриенты магистратуры или Абитуриенты магистратуры, зарегистрированные в кампусе:

  • Сумму баллов за портфолио.
  • Поля результатов.
  • Результаты иностранного абитуриента.
  • Льготы...
  • Право заключения договора...