Управление учебным процессом ВУЗа   (22.08.2019)
IV. Регистрация абитуриентов

После того как заполнены  справочники приемной кампании можно приступать к регистрации абитуриентов.

Регистрация осуществляется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора при помощи пункта контекстного меню Зарегистрировать.

Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия  Зарегистрировать, состоит из нескольких закладок: "Общие", "Контактная информация", "Статус Соотечественника", "Поступление" и др. Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК.

Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента.

Регистрация магистратура общие

После заполнения значений полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, необходимо нажать кнопку Искать абитуриента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки  ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.

        Так как иностранные абитуриенты предварительно регистрируются на участке  Иностранные абитуриенты, то для поиска иностранного абитуриента достаточно ввести Рег.номер иностранного абитуриента, который они должны получить в подразделении по работе с иностранными учащимися, и нажать кнопку Искать абитуриента.

Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)".

После этого нужно ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность, а также контактные данные.

На вкладке  "Контактная информация"  необходимо ввести информацию об адресах регистрации и проживания, контактных телефонах абитуриента и с согласия абитуриента установить подписку на информационную рассылку о проектах ВУЗа.
Регистрация магистратура, Контактная информация

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

Вкладка "Статус соотечественника"  позволяет для иностранных абитуриентов установить признак   Является соотечественником  и ввести информацию о документе, подтверждающим данный статус. Поля на данной вкладке доступны для изменения только при регистрации иностранных абитуриентов.
Регистрация абитуриентов магистратуры Статус соотечественника

На вкладке "Документ об образовании" требуется ввести информацию о документе о предыдущем образовании, представленном абитуриентом, а также установить Способ возврата документов абитуриенту.
Регистрация магистратура, Документ об образовании

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

На вкладке "Предыдущий ВУЗ" требуется ввести информацию о ВУЗе, в котором до этого обучался абитуриент. Для выпускника текущего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.
       

Если на вкладке "Общие" поиск существующего статуса учащегося не проводился, или при нажатии кнопки Искать абитуриента не был найден статус учащегося, или было принято решение отказаться от найденного статуса и заполнять форму вручную, то значение в поле Выпускник нашего ВУЗа будет установлено значение "Нет" и будет недоступным для изменения.

Если на вкладке "Общие", при нажатии кнопки Искать абитуриента был выбран статус учащегося, у которого отсутствует диплом бакалавриата, специалитета или магистратуры текущего ВУЗа, а также год выпуска из бакалавриата, специалитета или магистратуры не равно текущему году набора, то значение в поле Выпускник нашего ВУЗа будет установлено значение "Нет" и будет недоступным для изменения.

В остальных случаях поле Выпускник нашего ВУЗа будет доступно для изменения.


Регистрация магистратура Предыдущий ВУЗ

Установка признаков Требуется легализация, Имеется легализация, Требуется признание, Имеется признание доступно только для абитуриентов, у которых ВУЗ располагается в регионе, для которого требуется наличие легализации и признания.

Если учащийся был найден в системе, то будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ.

Вкладка "Конкурсы" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников. На вкладке доступен выбор нескольких конкурсов для данного абитуриента с проставлением приоритетов.

Регистрация магистратура конкурсы

Для добавления конкурса необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню  Добавить конкурс.

Добавить конкурс магистратура

Выбор конкурса осуществляется из справочника  Конкурсы в магистратуру, созданный на этапе подготовки справочников приемной кампании.
        Если в справочнике Конкурсы в магистратуру  для конкурса в поле Объединенный конкурс с указан другой конкурс, то данный конкурс также будет добавлен. 

Поле  Магистерская специализация -  если в рамках обучения по данной образовательной программе предусмотрена специализация, то ее необходимо выбрать в данном поле.

Поля Общий конкурс  и  Конкурс иностранных абитуриентов  - по умолчанию для всех абитуриентов в поле  Общий конкурс  установлено значение "Да", а в поле  Конкурс иностранных абитуриентов значение "Нет". Для иностранных абитуриентов, которые рекомендованы к зачислению на определенные программы, при выборе данных программ, в поле  Общий конкурс будет установлено значение "Нет", а в поле  Конкурс иностранных абитуриентов значение "Да".

Поле  Приоритет  - указывает порядок приоритетов абитуриента при участии в нескольких конкурсах. При добавлении нового конкурса, система автоматически подставляет следующее порядковое значение. Его можно изменить.

В случае если по выбранному конкурсу необходима сдача испытания по предмету по выбору (определяется в таблице Предметы на конкурс), поле  Предмет по выбору будет подсвечен зеленым цветом и в нем необходимо осуществить выбор соответствующего предмета по выбору  из справочника Предметы на конкурс.

В поле  Язык сдачи испытаний  из списка выбирается язык сдачи вступительных испытаний.

В поле  Второй иностранный язык указывается языковая специализация, если таковая предусмотрена в рамках образовательной программы.

Поля На бюджетное место и  На коммерческое место - указывают на то, на какие места претендует абитуриент по данному конкурсу. При этом нужно обратить внимание на то, что если на вкладке  Предыдущее образование в поле  Уровень образования выбран пункт  Магистратура, то в поле  На бюджетное место будет проставлен признак "Нет" и поле будет недоступно для редактирования. Данная функция реализована в связи с запретом повторного обучения в магистратуре на бюджетной основе абитуриентом. Также система автоматически отслеживает наличие записей в таблице Места на конкурс. Если в этой таблице не заведена запись о бюджетных или коммерческих местах, то соответствующие признаки в диалоге добавления конкурса будут отмечены признаком "Нет" и не будут доступны для редактирования.

В поле  Форма предоставления документа об образовании  нужно выбрать форму предоставления документа об образовании на данный конкурс.
        Для изменения формы предоставления документа об образовании, после добавления конкурса в список, необходимо на вкладке "Конкурсы" воспользоваться действием Изменить форму предоставления документа об образовании

        Если необходимо ограничить возможность множественного выбора конкурса, необходимо воспользоваться полем "Аббревиатура" справочника Конкурсы в магистратуру.

На вкладке "Поступление" заполняются поля с дополнительной информацией о поступающем.

Регистрация магистратура поступление

В поле Участвовал в зимней школе выбирается зимняя школа, в которой участвовал абитуриент.

В группе полей Иностранный язык (сертификат) вводятся реквизиты сертификата (если присутствует) по иностранному языку.

Группа полей Общежитие :

- На время экзаменов - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время прохождения экзаменов.

- На время обучения - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время обучения. 

- На время обучения (в кампусах) - если в поле  На время обучения установлено значение "Да", то в поле На время обучения (в кампусах)  нужно выбрать кампусы, в которых может потребоваться общежитие на время учебы. Для этого необходимо нажать кнопку Кнопка выбора, из списка с помощью чек-бокса Чек-бокс выбрать один и более кампусов, для подтверждения выбора нажать кнопку ОК.

Группа полей Дополнительная информация :

- Сданы фотографии - признак, указывающий на то сдал или нет абитуриент фотографии

- Документы присланы почтой - признак пересылки документов от абитуриента почтой

- Остались проблемы - признак, указывающий на то, что при регистрации остались незавершенные вопросы к абитуриенту, которые не могли быть решены в процессе регистрации и требующие внимания работников приемной комиссии в дальнейшем. При этом абитуриент допускается для участия в конкурсах.

- Примечание - здесь может быть введен любой комментарий по процессу регистрации абитуриента. Поле становится обязательным для заполнения, если проставлен признак  Остались проблемы. Здесь вводится комментарий об оставшейся проблеме.

На вкладке "Олимпиады / Конкурсы"  указываются результаты участия абитуриента в студенческих олимпиадах. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации   и Условия зачета оценки).

Регистрация магистратура Олимпиады студентов

Если абитуриент участвовал в студенческих олимпиадах ВУЗа, то группа полей Олимпиада нашего вуза заполнится автоматически, если на вкладке " Общие " с помощью кнопки Искать абитуриента был найден и выбран статус учащегося ВУЗа. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Студенческие олимпиады. После этого указываются Направление олимпиады, Результат участия, Балл, Номер сертификата и Дата сертификата.

На вкладке "Льготы, целевой набор" можно установить льготы для поступающих, указать данные межправительственного соглашения, в рамках которого поступает абитуриент, или ввести данные по участию абитуриента в целевом наборе.

регистрация магистратура льготы

Если абитуриенту требуются особые условия проведения вступительных испытаний, то в поле Требуются особые условия проведения испытаний нужно установить значение "Да". Для каждой льготы нужно выбрать Льготу, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, при необходимости можно оставить Комментарий к документу. Для межправительственного соглашения нужно выбрать Направившую страну и ввести Номер документа и Дату документа. По целевому направлению нужно выбрать Льготу, связанную с целевым направлением, Вид документа, подтверждающий льготу, ввести Номер документа, Дату документа и Кем выдан, указать Для направления подготовки.

На вкладке "Преимущественное право, ОВЗ", можно ввести данные о наличии преимущественного права на поступление у абитуриента магистратуры, а также данные по ограниченным возможностям здоровья абитуриента. 

Регистрация магистратура Преимущетсвенное право

Если абитуриент обладает преимущественным правом на поступление, необходимо указать Вид преимущественного праваВид документа, подтверждающий данное право, номер, дату и кем выдан документ.

Имеет ограниченные возможности здоровья указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения. В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья. В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ и Виды заболеваний. При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа.

На вкладке "Контактное лицо" при необходимости можно указать контактное лицо абитуриента магистратуры.

Регистрация магистратура контактное лицо

После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Выполнение этой процедуры может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:

  • В главной таблице, в которой вызывалась процедура регистрации, будут добавлены столько записей об абитуриенте, сколько для него было выбрано конкурсов. Каждая запись будет содержать введенную в ходе регистрации информацию. Абитуриенту будет присвоен регистрационный номер по действующим в ВУЗе правилам.
  • В подчиненной таблице Контактная информация будут отображены записи о домашнем и контактном телефонах, электронной почте, а также другие контакты, если они были ранее заведены для данного учащегося.
  • В подчиненной таблице Личные документы будут созданы записи о паспорте и документе о предыдущем образовании. Также в этой таблице могут присутствовать записи о других документах, данные о которых были внесены в процессе регистрации.
  • В подчиненной таблице Родственники и контактные лица будут отображены созданные (или существовавшие ранее для этого учащегося) записи о родственниках и их контакты.
  • В подчиненной таблице Участия в испытаниях будут созданы записи о вступительных испытаниях, сформированных для данного абитуриента. В случае если абитуриент по итогам льгот не должен проходить испытания, то записи о них не будут созданы в таблице.
  • Для абитуриента будет выполнена проверка наличия соответствующих ему записей в справочнике Ранее приглашение к зачислению, если запись будет найдена, то абитуриенту будет установлен признак  Раннее приглашение к поступлению.
  • В процессе регистрации запустится форма загрузки электронных версий документов, в которой необходимо загрузить или отсканировать изображения документов, данные о которых были указаны в форме регистрации. 

После регистрации для абитуриента автоматически будет сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Также, в дальнейшем, пакет документов может быть выгружен в MS Excel при вызове действия " Заявление, пропуск, расписка " для выбранного абитуриента.

         Если в ходе регистрации какие-либо данные введены ошибочно, их можно исправить после регистрации. Для этого рекомендуется использовать действие контекстного меню Изменить информацию таблицы  Абитуриенты магистратуры.