Участок "Учет исполнения договоров" предназначен для учета студентов обучающихся на договорной основе. Функционал участка рассчитан на работу пользователей двух категорий:

1. Инспекторов учебных частей факультетов.
2. Пользователей финансового подразделения ВУЗа(Бухгалтерии).

Разработанный функционал автоматизирует следующие виды работ:

• Поиск и просмотр данных об студенте, учащимся на договорной основе
• Поиск и просмотр данных о событиях по перемещениям контингента учащихся на основании приказо
• Формирование договоров об оказании платных образовательных услввв
• Формирование лицевых счетов на основании договоров и привязка лицевых счетов к тарифам
• Ведение справочников тарифов в разрезе факультетов, направлений и специальностей, учебным периодам а также видов начислений и оплат по лицевому счету.
• Учет операций по договорам.
  • формирование сумм оплат по договорам
  • формирование и печать платежных документов
  • регистрация оплат на основе поступивших платежных документов
  • создание списков финансовых операций по каждому договору
  • мониторинг задолженностей и переплат
• Анализ информации, полученной из финансовой системы о плановых доходах и фактических поступлениях
• Анализ информации и формирование отчетности о плановых доходах и фактических поступлениях средств по факультетам и отделениям, направлениям и специальностям, периодам обучения
• Предоставление пользователям других участков системы справочной и оперативной информации о состоянии оплат по договорам между учащимся и ВУЗом.

Для начала работы с функциями учета исполнения договоров необходимо выполнить первичную загрузку данных о студентах и договорах с финансовой системой.

На первом шаге необходимо выполнить загрузку данных о студентах из файла, подготовленного финансовой системой.

Файл загрузки должен быть представлен в формате MsExcel (.xls) и иметь следующую структуру:

1. в 1й строке - наименования колонок (шапка)
2. в 1й колонке - Фамилия
3. в 2й колонке - Имя
4. в 3й колонке - Отчество
5. в 4й колонке - серия паспорта
6. в 5й колонке - номер паспорта
7. в 6й колонке - внутренний идентификационный номер (ID), уникальный в рамках финансовой системы

Пример файла с данными:

Для выполнения загрузки файла о студентах из файла обмена необходимо в разделе Все учащиеся ВУЗа в представлении Все учащиеся вызвать действие Загрузка студентов из ИС-ПРО

В открывшейся форме параметров указать файл загрузки

После нажатия кнопки "Ок" система произведет загрузку информации и по результатам загрузки сформирует отчет/протокол загрузки.

Полученный файл отчета/протокола необходимо сохранить как отдельный файл и в дальнейшем использовать для приведения в соотвествие данных о контингенте учащихся в финансовой системе.

Всем учащимся, для которых было найдено соответствие, будет установлен признак Код в ИС-ПРО в одноименной колонке.

Путем выборки данных из представления "Все учащиеся" с "пустым" Кодом ИС-ПРО и анализа отчета/протокола ошибок необходимо выявить студентов, записи о которых, не имеют взаимосвязи между 2мя системами.

Загрузка данных о договорах

На следующем шаге необходимо выполнить загрузку данных о договорах студентов из файла, подготовленного финансовой системой.

Файл загрузки должен быть представлен в формате MsExcel (.xls) и иметь следующую структуру:

1. в 1й колонке - Номер договора
2. в 2й колонке - Дата договора
3. в 3й колонке - Код договора(ID)
4. в 4й колонке - Статус студента
5. в 5й колонке - Дата изменения статуса
6. в 6й колонке - Код студента (ID)
7. в 1й строке - наименования колонок (шапка)

Пример файла с даннымы:

Для выполнения загрузки файла о договорах студентов из файла обмена необходимо в разделе Все учащиеся ВУЗа в представлении Все учащиеся вызвать действие Загрузка договоров из ИС-ПРО

В открывшейся форме параметров указать файл загрузки

После нажатия кнопки "Ок" система произведет загрузку информации и по результатам загрузки сформирует отчет/протокол загрузки.

Полученный файл отчета/протокола необходимо сохранить как отдельный файл и в дальнейшем использовать для приведения в соотвествие данных о договорах учащихся в финансовой системе.

Всем учащимся, для которых было найдено соответствие, на вкладке Договора будет установлен признак Код в ИС-ПРО в одноименной колонке.

Данное представление предназначено для поиска, просмотра и сверки всех приказов и событий по движению контингента в системе.

Каждая строка таблицы данных представления отражает действие над учащимся произошедшее в системе и содержит дату события, ФИО учащегося, описание события/действия, а также номер и дату приказа на основании которых было совершено данное действие.

Пользователями данного раздела являются сотрудники финансового подразделения ВУЗа, которым необходима первичная информация по движению контингента для выполнения функций контроля исполнения договоров, а также сверки статусов учащихся с данными финансовых АИС.

Основной функцией доступной данной категории пользователей является функция установки/снятия соответствия с данными финансовой системы.

Признак соответствия указан в колонке Отработано в ИС-ПРО данного представления.

Признак соответствия можно установить и снять выполнив соответствующее действия, вызываемое из контекстного меню для одной или нескольких записей.

Записи с установленным признаком соответствия отображаются в таблице зеленым цветом.

Данный раздел ориентирован на пользователей финансового подразделения, не имеющих доступ к данным других участков.

На вкладке Все учащиеся представлена информация обо всех учащихся ВУЗа за все периоды обучения в т.ч. выпущенные и отчисленные

В подчиненной таблице приведена дополнительная информация об учащемся. В т.ч. о заключенных с ним договорах.

На вкладке Все студенты представлена информация обо всех учащихся, имеющих текущий статус студента. Т.е. обучающихся в ВУЗе в текущем учебном периоде.

Кроме ФИО, также представлены Вид статуса, Курс, Группа, Бюджетный статус, Текущий договор и код договора в ИС-ПРО

В подчиненной таблице представления Все студенты приведена дополнительная информация об учащемся. В т.ч. о заключенных с ним договорах.

На вкладке Все аспиранты представлена информация обо всех учащихся, имеющих текущий статус аспиранта.

Информация в данном представлении аналогична предыдущему представлению, но со структурой данных специфичных для учащихся в аспирантуре.

Справочники участка учета исполнения договоров должны формироваться централизовано пользователем, курирующим систему в целом.

Перед началом работы по учету исполнения договоров необходимо заполнить справочники тарифов и видов оплат.

В данном справочнике определяются виды оплат/начислений. Например "За обучение" или "За проживание в общежитии".

Данный справочник должен содержать хотя бы одну запись. В дальнейшем количество видов оплат/начислений можно расширить, добавив необходимые виды.

В Справочник тарифов должна быть внесена информация обо всех тарифах для каждого вида оплат из за все требуемые периоды.

Каждый тариф определяется в разрезе факультета, направления/специальности и для каждого года набора.

Для создания нового тарифа необходимо в таблице данных вызвать действие Создать и заполнить предлагаемую форму параметров.

• В поле Вид обслуживаемых счетов нужно выбрать вид оплаты/начисления.
• В поле Набор нужно выбрать год набора студентов, для которых будет действовать данный тариф.
• В поле Факультет/отделение нужно выбрать факультет из общего справочника факультетов, в рамках которого будет действовать данный тариф.
• Также необходимо указать Направление/специальностьиз общего справочника направлений и специальностей действующих на факультете, указанном в предыдущем поле.
• Поле Магистерская программа является необязательным и заполняется только в том случае, если данный тариф распространяется на магистров.
• Поле Метод расчета может принимать одно из 2х значений "Фиксированная сумма в условных единицах" или "Рублевая сумма с учетом коэффициента инфляции" Данный параметр определяет метод автоматического расчета начислений по данному тарифу.
• В поле Базовая стоимость указывается начальная стоимость обучения в условных единицах или в рублях, в зависимости от выбранного метода расчета.

После заполнения всех полей формы параметров нужно нажать кнопку ОК, и запись о новом тарифе появится в таблице данных.

Для каждого тарифа необходимо занести записи тарифного плана по всем периодам обучения.

Для добавления Записи тарифного плана необходимо в подчиненной таблицы справочника тарифов вызвать действие Добавить запись тарифа и заполнить предлагаемую форму параметров.

• В поле Период нужно указать период, для которого будет сформирована запись, из общего справочника периодов обучения.
• В поле Коэффициент инфляции необходимо указать официальное значение инфляции для данного периода. В случае, если для тарифа указан метод расчета "Фиксированная сумма в условных единицах", то в значение данного параметра должно быть указано 0
• В поле Эффективный коэффициент инфляции необходимо указать значение на которое необходимо умножить базовую стоимость для получения итоговой стоимости в данном периоде обучения. В случае, если для тарифа указан метод расчета "Фиксированная сумма в условных единицах", то в значение данного параметра должно быть указано 0.
• В поле Курс условной единицы необходимо указать курс принятый в данном периоде обучения. В случае, если для тарифа указан метод расчета "Рублевая сумма с учетом коэффициента инфляции", то в значение данного параметра должно быть указано 0
• В поле Сумма оплаты по тарифу необходимо указать итоговую сумму оплаты по тарифу.

После заполнения всех полей формы параметров нужно нажать кнопку ОК

Также вам могут понадобится справочники Банки и Кредитные программы.

В справочнике Кредитные программы нужно внести все кредитные программы, которые используют студенты на вашем факультете. По каждой кредитной программе необходимо указать банк, предоставляющий кредит по данной программе.

Раздел Лицевые счета студентов предназначен для учета информации о начисления и оплатах студентов, учащихся на коммерческой основе. Основными пользователями данного раздела являются инспекторы учебных частей факультетов (сотрудники деканатов).

• Лицевые счета студентов-бакалавриата
• Лицевые счета студентов-специалистов
• Лицевые счета студентов-магистратуры
• Все лицевые счета
• Все начисления/оплаты

• Факультет
• Направление специальность
• Фамилия, Имя, Отчество и дата рождения студента
• Код студента в ИС-ПРО - внутренний код студента в финансовой системе
• Курс
• Номер и дата текущего договора
• Код договора в ИС-ПРО - внутренний код договора в финансовой системе
• Банк
• Кредитная программа
• Академический отпуск
• Индивидуальный план
• Индивидуальный график платежей
• другие информационные поля

В подчиненной таблице приведена информация о записях счета, документах на оплату, а также скидкам по периодам для каждой записи лицевого счета студента.

Лицевые счета студентов могут быть сформированы в разделе Студенты-личные данные путем вызова действия Создать лицевой счет для записи выбранного учащегося

В открывшейся форме параметров необходимо заполнить предлагаемые поля:

1. в поле "Вид Договора" выбрать значение из общего списка видов оплат.
2. в поле "Тариф" выбрать значение тарифа для данного вида обучения и года набора.

Далее необходимо указать дату открытия лицевого счета, заполнив параметр "Дата открытия счета".

После заполнения всех требуемых параметров, нажмите кнопку "Ок".

Если по данному учащемуся не задан текущий договор на обучение, то выполнение действия "Создать лицевой счет" завершится с ошибкой.

Все договора учащегося можно посмотреть в подчиненной таблице на вкладке "Договора".

Для установки текущего договора по учащемуся необходимо в главной таблице, в колонке "Договор на обучение" выбрать требуемый договор.

Чтобы добавить учащемуся договор, необходимо вызвать действие "Добавить текущий договор".

В открывшейся форме параметров необходимо заполнить предлагаемые поля:

1. "Номер Договора" указать номер договора.
2. "Дата Договора" указать дату договора.
3. "Тариф" указать значение тарифа для данного вида обучения и года набора.
4. "Сам студент" указать значение признака - "Да", если студент сам оплачивает свое обучение.
5. "Фамилия", "Имя", "Отчество" указать ФИО лица на чье имя оформлен договор.
6. "Пол" указать Пол лица на чье имя оформлен договор.
7. "Контактный телефон" указать Контактный телефон лица на чье имя оформлен договор.
8. "Организация" указать наименование организации, оплачивающей обучение учащегося.
9. "Кредитная программа" указать кредитную программу, по которой обучается учащейся.
10. "Банк-кредитор" указать наименование банка-кредитора учащегося.
11. "Дополнительная информация" указать информацию, касающеюся данного договора.

Закрыть лицевой счет можно при помощи функции Закрыть лицевой счет. После выполнения операции закрытия лицевого счета, для данного л/с будет установлен соотв. признак в поле "Дата закрытия счета". По закрытым счетам не доступны функции начислении и отражения оплат.

Для ввода начальных остатков по студенту необходимо воспользоваться функцией Сформировать индивидуальное начисление/оплату на соответствующей вкладке раздела Лицевые счета студентов.

После выполнения данного действия в появившейся форме параметров необходимо выбрать период, на конец которого вводится начальный остаток. В поле "Вид начисления/оплаты" необходимо указать значение "Начальный остаток".

Также необходимо указать дату (параметр: "Срок оплаты") и сумму остатка.

Дата внесения остатка должна быть последней датой выбранного периода обучения, указанного в первом параметре.

В данном разделе описывается функционал системы по формированию начислений.

Для формирования начисления по одному или нескольким учащимся необходимо в разделе Лицевые счета студентов на требуемой вкладке вызвать действие Сформировать начисление.

В появившемся окне параметров необходимо выбрать период за который будет произведено начисление.

После выполнения данного действия в подчиненной таблице Записи счета появятся записи о начислениях за выбранный период обучения.

Сумма начисления будет рассчитана автоматически на основе договора и метода расчета, заданного для данного лицевого счета.

Вы также можете выполнить индивидуальное начисление по отдельно взятому студенту с указанием требуемой суммы.

Для этого необходимо выполнить действие Сформировать индивидуальное начисление/оплату.

В форме параметров необходимо указать период, за который будет произведено начисление/оплата, вид операции, дату и сумму.

Так как это показано на рисунке:

Документ на оплату формируется с помощью действия Сформировать квитанцию на оплату

В форме параметров необходимо указать дату выписки документа и период за который будет сформирован документ.

Также в параметре "Включать насчисления до даты" необходимо указать дату до которой будут учтены начисления. С помощью данного параметра можно сформировать квитанции по начислениям, например, отдельно за 1й семестр и за 2й семестры. Для этого необходимо указать дату предшествующую дате произведенного начисления за 2й семестр.

Параметр "Штрих-код" заполнять не нужно. Он будет сформирован автоматически.

Сформированный документ на оплату можно увидеть в подчиненной таблице на вкладке Документы на оплату.

Для вывода на печать документа на оплату необходимо выделить запись требуемого документа и выполнить действие "Выгрузить для печати".

Сформированный документ на оплату можно отправить по e-mail учащемуся на его адрес электронной почты.

Для этого необходимо выбрать требуемый документ на оплату и вызвать действие "Отправить квитанцию по e-mail"

Перед отправкой сообщения вам будет выведено окно-предупреждение:

В случае подтверждения отправки - почтовое сообщение, включающее квитанцию на оплату, будет отправлено учащемуся на его адрес электронной почты.

Для отражения оплаты по заранее сформированному документу на оплату возможно следующим образом:

В подчиненной таблице Документы на оплату выбрать требуемый документ и выполнить действие Отразить оплату документа

В форме параметров действия необходимо внести дату фактической оплаты, а также сумму фактической оплаты.

В случае, если сумма фактической оплаты не равна сумме документа, то необходимо скорректировать предлагаемую системой сумму на сумму, указанную в первичном документе.

Также можно отразить оплату, в том случае, если в системе не было заранее сформировано никаких документов на оплату.

Для этого необходимо в разделе Лицевые счета студентов найти требуемого студента и для него выполнить действие Занести поступление оплаты.

• "За период" - период за который производится оплата
• "Дата оплаты" - дата оплаты по платежному документу
• "Сумма оплаты" - сумма оплаты по платежному документу
• "Сдана копия платежного документа" - одноименный признак
• "Платеж подтвержден бухгалтерией" - признак подтверждения данного платежа бухгалтерской системой (данный платеж поступил на расчетный счет ВУЗа)
• "Образ платежного документа" - данный параметр позволяет отсканировать или загрузить в систему ранее отсканированный платежный документ.
• "Комментарий" - указать назначение платежа из фактического документа.

Остаток по лицевому счету пожно увидеть в одноименной колонке таблицы лицевых счетов студентов.

Данный отчет предназначен для вывода информации о состоянии лицевого счета студента включая всю историю начислений и оплат по его лицевому счету.

Для формирования отчета необходимо выбрать в списке лицевых счетов требуемого студента и вызвать действие Выписка по лицевому счету.

Данный отчет предназначен для вывода информации о текущих задолженностях/переплат студентов по всему факультету.

Для формирования отчета необходимо в разделе "Лицевые счета студентов" вызвать действие Справка о состоянии лицевых счетов.

В форме параметров формирования отчета выбрать требуемый факультет по которому будет сформирован отчет.

Данный отчет предназначен для сверки поступивших оплат с данными бухгалтерской системы.

Для ф ормирования данного отчета нужно в разделе "Лицевые счета студентов" на форме Студенты-бакалавриата, Студенты-специалисты или Студенты-магистры в контекстном меню вызвать действие "Отчет о результатах сверки оплат между системой и ИС-ПРО"

В открывшейся форме параметров необходимо указать параметры формирования отчета:

Все параметры данной формы, кроме параметра факультет являются необязательными. В случае, если будет задан параметр "Период обучения", то отчет будет сформирован в рамках сроков этого периода.

Пример отчета с данными:

1. № п/п - номер по порядку
2. Студент - ФИО студента
3. Инд. План - признак нахождения студента на индивидуальном плане обучения
4. Кредит - признак обучения студента по кредитной программе
5. Статусы: Отчислен - студент отчислен; Переведен - студент переведен на другой факультет; Выпущен - студент выпущен; Академический отпуск - студент находится в академическом отпуске
6. Начислено за период - суммы начислений по договору по данным системы за период указанный в параметрах формирования отчета
7. Поступило за период - суммы поступлений(оплат) по договору по данным системы за период указанный в параметрах формирования отчета
8. Оплаты, подтвержденные бухгалтерией за период - суммы поступлений/оплат подтвержденные бухгалтерией за период указанный в параметрах формирования отчета
9. Долг / переплата в с истеме - разница между суммой всех начислений и суммой всех оплат по данным системы за указанный период
10. Расхождения оплат студентов межде системой и ИС-ПРО - разница между всеми оплатами по данным системы и оплатами подтвержденные бухгалтерией за указанный период

Данный отчет отражает статистику оплат студентов, учащихся на коммерческой основе в разрезе факультета.

Для формирования данного отчета нужно в разделе Лицевые счета студентов на форме Студенты-бакалавриата, Студенты-специалисты или Студенты-магистры в контекстном меню вызвать действие "Отчет о статистике контроля оплат студентов, учащихся на коммерческой основе".

В открывшейся форме параметров указать в качестве параметра факультет, по которому будет сформирован отчет:

Пример сформированного отчета:

• № п/п - номер по порядку
• Студент - ФИО студента
• Сальдо (Система/ИС-ПРО) - суммы начальных остатоков отдельно по данным системы и ИС-ПРО
• Начисления - сумма всех начислений по договору по данным системы
• Оплаты Система- сумма всех поступлений/оплат по данным системы
• Оплаты ИС-ПРО - сумма всех поступлений/оплат по подтвержденных бухгалтерией.
• Долг / переплата Система - в данной колонке показана разница между всеми начислениями и оплатами по данным системы с учетом начального остатка.
• Долг / переплата ИС-ПРО - в данной колонке показана разница между всеми начислениями по данным системы и всеми оплатами подтвержденными бухгалтерией с учетом начальных сальдо.

Данные об оплатах/поступлениях, загруженные из бухгалтерской системы отражены в представлении "Оплаты по данным ИС-ПРО", находящегося в подчиненной таблице раздела "Лицевые счета студентов".

Информация, отраженная в данном разделе, является справочной.

На основании записей об оплатах, загруженных из бухгалтерской системы, вы можете отразить данный платеж на лицевом счете студента.

Для этого вам необходимо вызвать действие "Зачесть на лицевой счет" и в открывшейся форме параметров указать период обучения за который произведена данная оплата.

В результате выполнения данного действия на вкладке "Записи счета" будет сформирована запись о поступлении оплаты с типом "Оплачено по квитанции". При этом у данной записи будет автоматически установлен признак "Подтверждено бухгалтерией".

Запись о поступившей оплате, по которой было выполнено действие "Зачесть на лицевой счет" - окрасится в зеленый цвет и для нее будет установлен признак "Зачтено на лицевой счет".