Управление учебным процессом ВУЗа- Регистрация абитуриентов через личный кабинет  (раздел целиком)  (01.06.2020)
Регистрация абитуриентов через личный кабинет

Для организации удаленного взаимодействия с абитуриентами бакалавриата или магистратуры используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.

       

 Пример стартовой страницы личного кабинета абитуриентов бакалавриата:

Стартовая страница личного кабинета абитуриентов бакалавриата

Регистрация абитуриентов бакалавриата через личный кабинет разделена на три основных этапа:

  1. Получение логина и пароля (регистрация на портале ВУЗа).
  2. Заполение всех данных об абитуриенте внутри личного кабинета и создание записи о нем в БД.
  3. Резервирование времени посещения Приемной комиссии для получения регистрационного номера (регистрации в качестве абитуриента бакалавриата).

При необходимости в разделе личного кабинета Заявка на признание абитуриенты могут подать заявку на признание документов об иностранном образовании. Признание документов об иностранном образовании выполняется с помощью функционала участка "Признание документов об иностранном образовании" (см. Руководство пользователя участка "Признание документов об иностранном образовании").

Перед запуском регистрации через личный кабинет, требуется заполнить все необходимые справочники и установить настройки, которые использует личный кабинет.
Подробнее в разделе Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов


1. Подготовка к использованию личных кабинетов абитуриентов

2. Управление доступностью конкурсов для регистрации через личный кабинет

При заполнении формы регистрации в личном кабинете абитуриент из списка доступных конкурсов должен отметить желаемые, на которые он хочет подать документы. Список доступных конкурсов формируется автоматически на основе данных справочника Конкурсы в бакалавриат.

Доступность/недоступность конкурсов для выбора абитуриентами управляется с помощью установки параметров "Дата начала набора" и "Дата окончания набора":

Установка дат начала и окончания набора

Если значение полей "Дата начала набора" и "Дата окончания набора" для конкурса пустые или текущая дата попадает в промежуток между датой начала и окончания набора, указанной для конкурса, то данный конкурс будет доступен для выбора в Личном кабинете абитуриента бакалавриата.


3. График приема абитуриентов приемной комиссией

Для упрощения и ускорения работы приемной комиссии был разработан справочник " График приема абитуриентов ".

Справочник находится в форме " Справочники ПК (бакалавриат) ", дочернем представлении к набору:

График приема приемной комиссии бакалавриата

Для того, чтобы сформировать расписание приема абитуриентов на определенную дату, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Сформировать график приема на день " и заполнить форму параметров:

Сформировать график приема на один день

Абитуриент, на основе данных этого справочника в процессе регистрации через личный кабинет, сможет зарезервировать для себя удобное время посещения приемной комиссии для подачи документов и получения регистрационного номера без очереди.


4. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет

В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись абитуриента). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а так же имеет "категорию доступа", например, это может быть "абитуриент бакалавриата" или "абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно.

Процесс регистрации абитуриентами через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей.

Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок абитуриентов.


4.1. Модерация заявок абитуриентов

Заявки, поданные абитуриентами, находятся в форме Обслуживание заявок абитуриентов участка Прием в бакалавриат и разделены на основные группы Все заявки абитуриентов, Заявки на восстановление пароля, Сообщения модератору от удаленных пользователей :

Заявки удаленных пользователей абитуриентов магистратуры

В разделе Все заявки абитуриентов будут отображаться все заявки, поступившие от абитуриентов, включая на получение логина и пароля, регистрацию и изменение данных.

Для того чтобы увидеть новую заявку в таблице, модератор должен с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в таблице. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Все атрибуты заявки можно просмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11).

Перед принятием заявки необходимо просмотреть все занесенные участником значения на предмет их допустимости (отсутствие бессодержательной информации типа "1111", "wwwww" и проч., ввод значений, не соответствующих сути вопроса и т. п.). Также при проверке данных модератор может исправить очевидные опечатки, такие как, например, написание ФИО со строчных букв и т.д.

В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. При выполнении этого действия будет запрошена дополнительная информация. Дополнительная информация будет добавлена к тексту шаблона почтового сообщения, информирующего участника о принятии заявки. При приеме заявки вводить дополнительную информацию не обязательно. Если же модератор принял решение отклонить заявку, дополнительную информацию вводить необходимо - она проинформирует участника о причине отклонения заявки. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки.

Отдельной вкладкой выделены сообщения модератору.
В этом разделе будут отображаться ввиде заявок сообщения от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии.
Текс сообщения можно посмотреть при помощи Инспектора объектов (клавиша F11):

ИО Сообщение модератору

Для того, чтобы ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие " Принять " и в появившемся окне ввести текст ответа.

Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту.


4.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту

Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения

Данная настройка находится в форме " Настройки приема " участка " Прием в бакалавриат ":

Настройки приема


5. Отчеты используемые абитуриентами в личном кабинете

После заполнения заявки на регистрацию и утверждения ее модератором, абитуриенту в личном кабинете предлагаются скачать и распечатать заявление допустить его к участию в конкурсе для поступления в бакалавриат (специалитет) в формате pdf, которое может ему понадобиться, например, при подаче документов почтой.

Все данные в отчет подставляют автоматически.