Управление учебным процессом ВУЗа- IV. Регистрация абитуриентов  (раздел целиком)  (01.06.2020)
IV. Регистрация абитуриентов

Регистрация абитуриентов может начинаться после того, как выполнены все подготовительные этапы, описанные в предыдущих разделах. Регистрация может проводиться как специально выделенными пользователями-регистраторами, так и другими пользователями участка Абитуриент. Для работы регистраторов предназначена форма Оператор - основной прием. В этой форме доступно только одно представление, отображающее абитуриентов текущего набора и позволяющее проводить процедуру регистрации. Весь остальной функционал системы для пользователей-регистраторов недоступен. Пользователи участка Абитуриент, имеющие доступ ко всему функционалу участка, могут проводить регистрацию абитуриентов как в форме, предназначенной для регистраторов, так и в форме Абитуриенты бакалавриата текущего набора на первой вкладке.

Проходить процедуру регистрации абитуриент может в любом из кампусов ВУЗа. При этом абитуриент должен обязательно выбрать хотя бы один из конкурсов кампуса, в котором он регистрируется. Вся информация об абитуриентах кампуса, независимо от того какой кампус их зарегистрировал, отображается с помощью представления Абитуриенты баклавриата кампуса (форма Абитуриенты бакалавриата текущего набора). Информация об абитуриентах, прошедших процедуру регистрации в текущем кампусе, отображается с помощью представления Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе (форма Абитуриенты бакалавриата текущего набора).

Процедура регистрации абитуриента состоит из трех этапов:

  1. Заполнение формы регистрации.
  2. Выполнение зачета результатов вступительных испытаний.
  3. Формирование и печать документов абитуриента, формирование личного дела.
Эти три этапа объединены в одну процедуру. Это заключается в том, что при окончании выполнения одного из этапов автоматически вызывается выполнение следующего, что не позволяет пользователю пропустить один из этапов или нарушить их последовательность.

Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте не может проводиться произвольно в таблице дынных или в Инспекторе объектов. Для изменения данных предназначено отдельное действие Изменить данные. Необходимость специализированной процедуры связана с тем, что изменение ряда параметров, заданных при регистрации, должно повлечь за собой изменение большого числа других объектов системы. Например, при смене конкурса, выбранного абитуриентом, должен измениться набор вступительных испытаний, в которых он должен принять участие. Также изменение конкурса может повлечь за собой пересчет зачтенных ранее результатов по другим шакалам, что в свою очередь может повлечь за собой изменение конкурсной ситуации, привести к действию новых льгот или прекращению действия старых. Смена вида места также может повлиять на смену правила, на основании которого абитуриент рекомендуется к зачислению в ВУЗ.

После выполнения регистрации или изменения данных о зарегистрированном в системе формируются данные об абитуриенте в таблице данных Абитуриенты баклавриата кампуса, а также в ряде подчиненных таблиц.

В ходе выполнения регистрации и зачета результатов формируется информация об имеющихся у абитуриента льготах, а также выполняется проверка условий применения льгот. В результате действия льгот абитуриент может автоматически получить зачет одного из предметов вступительных испытаний, или быть рекомендованным к зачислению.

Подробнее об этапах регистрации абитуриентов:


1. Заполнение формы регистрации

Процедура регистрации абитуриента может быть вызвана как в форме Оператор - основной прием, так и в форме Абитуриенты бакалавриата на одноименной вкладке. Вызвать процедуру регистрации можно одним из трех способов:

  • Вызвать действие Зарегистрировать из контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши)
  • Нажать кнопку Зарегистрировать на панели инструментов
    Кнопка Зарегистрировать
  • Нажать клавишу Insert на клавиатуре

Для того, чтобы описанные выше действия были доступны, необходимо, чтобы активной была таблица, отображающая список абитуриентов. Для того, чтобы сделать эту таблицу активной, достаточно кликнуть левой кнопкой мыши на одной из записей или в пустом поле таблицы.

Регистрация абитуриентов, пустая форма

После вызова процедуры регистрации отобразится форма регистрации абитуриента. Форма состоит из нескольких вкладок (Общие, Школа (СУЗ), Оценки из аттестата,...). При первом открытии формы регистрации все ее поля пустые. Ряд полей окрашен в зеленый цвет.
Обязательное поле
Это означает, что данные поля являются обязательными для заполнения. Также фон поля приобретает зеленый цвет в случае, если в поле введено недопустимое значение. В целях повышения скорости заполнения формы и контроля корректности вводимых пользователем данных в форме реализованы механизмы автоматической подстановки данных в некоторые поля при заполнении других. Например, при вводе фамилии, имени и отчества абитуриента автоматически формируются значения полей, отображающих ФИО абитуриентов в падежах. Если сформированное автоматически значение отображается на белом поле, это означает, что пользователь должен проконтролировать корректность его заполнения и при необходимости изменить. Если значение отображено на сером фоне, то значение в таком поле недоступно для изменения.
Поле, недоступное для изменения

Для того, чтобы зарегистрировать абитуриента, необходимо, чтобы абитуриентом были представлены следующие документы:

  • Паспорт, или другой документ, удостоверяющий личность
  • Документ о среднем образовании (аттестат или диплом СУЗа)
  • Сертификат ЕГЭ (при наличии)
  • Документы, подтверждающие льготы (при наличии)
  • Дипломы победителей или призеров всероссийских олимпиад и конкурсов (в случае, если ВУЗ предоставляет соответствующие льготы)

Документы, подтверждающие прочие достижения абитуриента (Почетные грамоты, благодарности, дипломы и проч.), которые не дают льгот, предусмотренных Правилами приема в ВУЗ, а также все прочие документы, могут приобщаться к личному делу абитуриента, но в систему не заносятся.

Пользователь-регистратор должен последовательно (сверху вниз) заполнить все поля формы на всех вкладках. Когда во всех полях будут установлены допустимые значения, кнопка ОК на форме станет активной. Пока на форме существует хотя бы одно поле, окрашенное в зеленый цвет, процедуру регистрации выполнить не удастся.

Ниже описаны особенности заполнения всех полей формы, расположенных на каждой из вкладок.


1.1. Вкладка Общие

На этой вкладке вводятся персональные и паспортные данные абитуриента.

Регистрация абитуриентов, Общие
  • Персональные данные
    • В полях Фамилия, Имя и Отчество необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте абитуриента (или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае если абитуриент не имеет отчества, в поле Отчество рекомендуется поставить символ "-" или какой-либо другой символ, который впоследствии не затруднит чтение имени абитуриента. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени, или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.
    • В поле Дата рождения необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операционной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).
    • В поле Рег.номер иностранного абитуриента необходимо ввести номер иностранного абитуриента. Заполняется только для иностранных абитуриентов.
    • Искать абитуриента - так как абитуриент может пройти предварительную регистрацию с помощью личного кабинета, быть зарегистрированным как абитуриент прошлых лет набора, или как иностранный абитуриент, или на других участках системы (как студент, аспирант, выпускник). Также не исключена ситуация, что абитуриент пытается зарегистрироваться повторно в том же наборе. Поэтому после заполнения полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения необходимо нажать кнопку Искать абитуриента и выполнить поиск учащегося.
              Так как иностранные абитуриенты предварительно регистрируются на участке  Иностранные абитуриенты, то для поиска иностранного абитуриента достаточно ввести Рег.номер иностранного абитуриента, который они должны получить в подразделении по работе с иностранными учащимися, и нажать кнопку Искать абитуриента.

      Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки  ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося (Данные о документе об образовании будут подставлены после выбора вида документа). Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их.

             

      Возможна ситуация, когда абитуриент уже регистрировался в текущем наборе и проходит регистрацию повторно с целью изменить ряд параметров своего участия. В этом случае после сообщения о том, что найден учащийся, отобразится еще одно сообщение, говорящее о том, что абитуриент найден в текущем наборе. Это сообщение выглядит следующим образом:

      Сообщение о найденном абитуриенте

      Окно этого сообщения не предусматривает решения регистратора о том, использовать ли найденные данные. Ранее введенные об абитуриенте данные будут подставлены в любом случае. Если абитуриент желает изменить ряд параметров своего участия в конкурсе, регистратор может это сделать, изменяя значения соответствующих полей. После выполнения процедуры регистрации данные об абитуриенте изменятся, но регистрационный номер и дата первой регистрации абитуриента останутся прежними.

              Значения полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения однозначно идентифицируют учащегося в системе. При изменении любого из этих полей, во-первых, произойдет очистка всех следующих далее полей формы, а во-вторых произойдет поиск существующего в системе учащегося с такими же значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения (описано выше).
    • Значения для полей Конкурс иностранного абитуриента, Филиал конкурса и Тип рекомендации будут установлены автоматически, если до этого были найдены и подставлены данные иностранного абитуриента. В остальных случаях данные поля останутся пустыми.
    • Поля ФИО в РП (от кого?), ФИО в ДП (кому?) заполняются автоматически после того, как заполнены поля Фамилия, Имя, Отчество и Пол. При изменении значений в любом из этих полей ФИО в падежах также переформировываются. Значение ФИО в падежах доступно для изменения. Если пользователь или сам абитуриент считают, что ФИО в падеже сформировано неверно, его можно изменить.
  • Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного абитуриентом документа
    • Вид документа - в этом поле нужно выбрать вид представленного документа из справочника Виды документов. Выбор возможен только среди тех записей справочника, которые являются дочерними по отношению к записи с кратким наименованием Удостоверяющий личность. Выбор вида документа может повлиять на требования к заполнению следующих ниже полей:
      • При выборе значения Паспорт гражданина РФ в поле Гражданство установится значение РФ, которое будет недоступно для изменения. Поле Серия станет обязательным для заполнения и будет допускать только ввод четырех цифр без пробелов. Поле Номер будет допускать ввод только шести цифр без пробелов. Такие требования к формату номера паспорта гражданина РФ связаны с последующей сверкой этих данных с Федеральной базой свидетельств ЕГЭ (ФБС).
      • При выборе значения Российский загранпаспорт поле Гражданство также автоматически заполнится значением РФ и станет недоступным для изменения.
      • При выборе значения Паспорт гражданина другого государства в поле Гражданство невозможно будет установить значение РФ (при попытке выбора этого значения поле останется пустым).
      Выбор любого другого вида документа не накладывает дополнительных требований на другие поля формы. Если нужного вида документа нет в справочнике, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы с просьбой добавить новый вид документа в справочник.
    • Если поле Гражданство не заполнено автоматически, его значение надо выбрать из справочника Страны и регионы. Ограничение на значение, допустимое для ввода в это поле, зависит от выбранного вида документа. Если не удается ввести в поле нужное значение, это означает, что необходимо изменить значение в поле Вид документа.
    • Для иностранных абитуриентов, у которых в поле Вид документа установлено одно из значений: Паспорт гражданина другого государства, Паспорт гражданина иностранного государства или Свидетельство о рождении, а в поле Гражданство установлено любое значение кроме РФ, можно установить признак "Да" в поле Является соотечественником, что предоставит возможность регистрировать данную категорию абитуриентов на бюджетные места.
    • Поле Серия будет обязательным для заполнения, только если в поле Вид документа выбрано Паспорт гражданина РФ. При выборе других видов документа поле допускает ввод любых символов. Оставить поле пустым можно только в том случае, если документ действительно не имеет серии.
    • Поле Номер обязательно для заполнения. В случае выбора в поле Вид документа значения Паспорт гражданина РФ поле допускает ввод только цифр. При выборе любого другого вида документа поле допускает ввод любых символов.
    • В поле Кем выдан допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 100 символами. В случае если запись об органе, выдавшем документ, превышает 100 символов, ее допустимо сократить.
    • В поле  Код подразделения допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 64 символами.
    • В поле Дата выдачи необходимо ввести дату выдачи документа. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.
    • В поле Место рождения  вводится место рождения абитуриента, указанное в паспорте.
  • Предыдущий документ, удостоверяющий личность - данная группа полей заполняется при наличии предыдущего документа, удостоверяющего личность. Если предыдущий документ отсутствует, то в поле Отсутствует предыдущий документ нужно установить значение "Нет", если абитуриент предоставил данные о предыдущем документе, то нужно заполнить поля Вид документа, Номер, Серия и Дата выдачи.

1.2. Вкладка Контактная информация

На данной вкладке расположены поля для ввода контактной информации абитуриента.

Регистрация абитуриента. Контактная информация

  • По регистрации в паспорте - данная группа полей предназначена для занесения информации о месте постоянной регистрации абитуриента.
    • Поле Почтовый индекс необязательно для заполнения. Поле допускает ввод только цифр.
    • В поле Регион проживания необходимо выбрать регион РФ или страну, в которой постоянно проживает абитуриент. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для граждан иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну, гражданином которой является абитуриент. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля Тип насел. пункта и Населенный пункт будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
    • В поле Тип насел. пункта нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение населенный пункт.
    • В поле Населенный пункт следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле Регион проживания. Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением Москва или Санкт-Петербург, эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
    • В поле Адрес регистрации надо ввести текст, представляющий собой часть адреса, следующую после почтового индекса, региона и населенного пункта (как правило, начиная с улицы).
  • В полях Домашний телефон (с кодом города), Контактный телефон, Адрес электронной почты необходимо ввести соответствующую информацию об абитуриенте. Данные поля допускают ввод любых текстовых строк, однако пользователь должен следить за тем, чтобы во-первых, номер телефона обязательно включал в себя код города (в том числе для московских телефонов), и во-вторых, чтобы введенный телефонный номер был впоследствии удобен для чтения (использовать пробелы и знаки "-").
            Рекомендуется вводить телефонные номера в следующем формате:
    • (495) 348-65-56 (Москва)
    • (499) 152-45-12 (Москва)
    • (8412) 48-65-56 (Нижний Новгород)
    • (83147) 5-12-50 (Нижегородская область, г. Арзамас)
    • 10 375 (163) 25-40-78 (Беларусь, Брестская область, г. Барановичи)
    • 10 1 (305) 127-56-89 (США, штат Флорида, г. Майами)
    Телефонный номер должен включать в себя всю информацию, которая понадобится пользователям системы для того, чтобы позвонить по указанному телефонному номеру из того города, где они находятся.
  • В поле Согласен получать информацию о проектах ВУЗа нужно установить согласие "Да" или отказ "нет" на рассылку информации о проектах ВУЗа.
  • Если адрес фактического проживания совпадает с адресом регистрации, то в группе полей Почтовый адрес в поле Совпадает с адресом регистрации необходимо установить значение "Да", при этом в полях Почтовый индекс, Регион (страна), Тип населенного пункта, Населенный пункт, Адрес и Почтовый адрес (полностью) будет указан адрес регистрации, который необходимо дополнить недостающей информацией.
  • Если почтовый адрес не совпадает с адресом регистрации, то необходимо в поле Совпадает с адресом регистрации установить значение "Нет", а в полях Почтовый индекс, Регион (страна), Тип населенного пункта, Населенный пункт, Адрес и Почтовый адрес (полностью) ввести полностью почтовый адрес.

1.3. Вкладка Статус соотечественника

Данная вкладка заполняется для иностранных абитуриентов, являющихся соотечественниками.
Регистрация абитуриентов, Особый статус

Для иностранных абитуриентов, которые являются соотечественниками, в поле Является соотечественником будет установлено значение "Да", при этом станут доступны для заполнения поля Вид документа, Серия документа, Номер документа, Дата выдачи документа, Документ выдан, которые служат для указания соответствующих реквизитов документа, подтверждающего статус иностранного абитуриента. При необходимости можно заполнить поле Дополнительная информация.

Для иностранных абитуриентов, поступающих в рамках межправительственных соглашений, необходимо заполнить следующие поля:

  • В поле Направившая страна  необходимо из справочника выбрать страну, которая направила студента на обучение.
  • Поле Номер документа является обязательным к заполнению при вводе льготы. Поле допускает ввод любых символов.
  • В поле Дата выдачи документа необходимо ввести дату, указанную в документе. Требования к формату даты определяются региональными настройками MS Windows. Не заполнять это поле можно только в том случае, если документ действительно не имеет даты выдачи.

1.4. Вкладка Документ об образовании

На данной вкладке необходимо указать информацию о документе об образовании, который предоставил абитуриент, заполнить данные в разделе про вступительные испытания и указать способ возврата документов.
Регистрация абитуриентов бакалавриата Вклака Документ об образовании

  • В поле Второе высшее необходимо установить значение "Да", если абитуриент предоставил диплом о высшем образовании.

  • В поле Вид документа о среднем образовании  необходимо выбрать вид документа о среднем образовании, представленного абитуриентом. Выбор производится из справочника Виды документов. Для выбора доступны только записи справочника, являющиеся дочерними по отношению к записи Документы абитуриента. Перечень видов документов, доступных для выбора может изменяться бизнес-администратором системы. Поле доступно для изменения, если в поле Второе высшее установлено значение "Нет".

  • В поле Вид документа о высшем образовании  необходимо выбрать вид документа о высшем образовании, представленного абитуриентом. Выбор производится из справочника Виды документов. Для выбора доступны только записи справочника, являющиеся дочерними по отношению к записи Документы о высшем образовании. Перечень видов документов, доступных для выбора может изменяться бизнес-администратором системы. Поле доступно для изменения, если в поле Второе высшее установлено значение "Да".

            Если в базе данных найден занесенный ранее учащийся и у него существует документ об образовании выбранного вида, то данные о найденном документе будут подставлены в следующие ниже поля формы. Если эти данные не соответствуют представленному документу, их необходимо изменить. При изменении выбранного вида документа будет произведен поиск у учащегося документа нового вида. Если абитуриент регистрируется впервые, или если документ выбранного вида не найден, следующие поля данной группы будут очищены.
  • Поле Серия необязательно для заполнения, однако оно может быть оставлено пустым только в том случае, если документ об образовании действительно не имеет серии. Поле позволяет ввод любых символов.
  • Поле Номер также позволяет ввод любых символов.
  • В поле Дата выдачи необходимо занести дату выдачи документа в соответствии с форматом, указанным в региональных настройках MS Windows.
  • В поле Медаль (диплом с отличием) путем выставления флажка или нажатия клавиши "пробел" можно установить одно из двух значений: Без медали или Медаль (диплом с отличием).
  • В поле Способ возврата документов необходимо из списка выбрать способ возврата документов абитуриенту.  
  • Поле Иностранный язык предназначено для выбора основного иностранного языка, который ранее изучал абитуриент. Выбор языка производится из справочника Предметы в бакалавриат. Выбор производится среди тех записей справочника, которые являются подчиненными по отношению к записи с кратким наименованием Иностранный язык.
  • Поле Имеет право на вступительные экзамены  позволяет указать на возможность для абитуриента сдавать вступительные экзамены непосредственно в ВУЗе.
  • Поле Основание для допуска к экзаменам станет доступно для изменения, если установлен признак Имеет право на вступительные экзамены (установлено значение "Да"). В данном поле необходимо выбрать из справочника (Основания допуска к вступительным испытаниям) основание для допуска абитуриента к вступительным испытаниям.
  • Поле Требуются особые условия проведения испытаний позволяет определить тех абитуриент, которым требуются особые условия при проведении испытаний.
  • Поле Особые условия станет доступно для изменения, если установлен признак Требуются особые условия проведения испытаний (установлено значение "Да"). В данном поле необходимо выбрать из справочника (Особые условия проведения испытаний) условия для проведения испытаний. 

1.5. Вкладка Школа (СУЗ, ВУЗ)

На данной вкладке расположены поля для ввода информации об оконченной школе, другом среднем учебном заведении - СУЗе (техникуме, колледже и т.п.) или ВУЗе.

Регистрация абитуриентов, Школа (СУЗ)

Поля на данной вкладке должны заполняться на основе информации, указанной в документе об образовании, а именно информации об образовательном учреждении, выдавшем документ. Образовательные учреждения в системе идентифицируются по региону и населенному пункту нахождения, типу образовательного учреждения, его номеру и/или наименованию.

  • Если на вкладке Общие в результате поиска (кнопка Искать абитуриента) были выбраны данные учащегося, у которого имеется статус "Учащийся лицея", то в соответствующем поле будет установлено значение "Да".
  • В поле Выпускник программы ФДП при необходимости нужно указать из справочника программу факультета довузовской подготовки, по которой обучался абитуриент.  
  • В поле Регион необходимо выбрать регион нахождения образовательного учреждения из справочника Страны и регионы. Регион нахождения школы (СУЗа) может как совпадать с регионом, в котором постоянно зарегистрирован абитуриент, так и отличаться от него.
  • В поле Тип населенного пункта нужно выбрать один из предлагаемых типов из выпадающего списка. Если ни один из пунктов не подходит, надо выбрать запись населенный пункт.
  • Поле Населенный пункт предназначено для ввода наименования населенного пункта. В ходе ввода будут предлагаться наименования существующих в системе населенных пунктов того же региона.
  • В поле Тип школы (СУЗа) нужно выбрать тип образовательного учреждения из выпадающего списка.
  • Поле Школа (поиск) будет доступен для заполнения, если на вкладке Документ об образовании  НЕ установлен признак Второе высшее (установлено значение "Нет"). Данное поле позволяет выбрать образовательное учреждение среди ранее занесенных в систему. Выбор производится из справочника Школы и СУЗы среди образовательных учреждений выбранного типа в выбранном населенном пункте выбранного региона. Если нужной школы или СУЗа в справочнике нет, то можно поступить одним из двух способов:
    • Добавить образовательное учреждение непосредственно в открывшемся справочнике. Для этого доступно действие контекстного меню Добавить школу (СУЗ).
      Регистрация абитуриентов, добавление школы
      Значения региона, населенного пункта и типа школы (СУЗа) будут заполнены данными, занесенными ранее в поля формы регистрации. Изменять их в данной форме нельзя. В случае, если такая школа уже существовала в справочнике, она будет найдена в таблице.
    • Закрыть справочник школ и СУЗов, нажав кнопку Отмена в правом нижнем углу. Поле Школа (поиск) оставить пустым. Номер или наименование школы занести в поле Номер и Наименование (суза, вуза).
  • Поле ВУЗ (поиск) будет доступно для заполнения, если на вкладке Документ об образовании  установлен признак Второе высшее и выбран Вид документа о высшем образовании. Данное поле позволяет выбрать ВУЗ, ранее занесенный в систему. Выбор производится из справочника ВУЗы  среди ВУЗов выбранного населенного пункта. Если нужного ВУЗа в справочнике нет, то можно поступить одним из следующих способов:
    • Добавить ВУЗ в открывшемся справочнике. Для этого необходимо выбрать действие контекстного меню Добавить ВУЗ.
      Регистрация абитуриентов добавить ВУЗ

      В форме параметров указать Сокращенное и Полное наименование, Регион, Тип населенного пункта, Наименование населенного пункта, установить признак "Государственное ОУ/Частное ОУ", и нажать кнопку ОК.

    • Закрыть справочник, нажав кнопку ОК в правом нижнем углу. Поле ВУЗ (поиск) оставить пустым. Наименование ВУЗа занести в поле Номер и Наименование школы (суза, вуза).
     
  • Номер и Наименование школы (суза, вуза)  - поле допускает ввод любых символов. Если учебное заведение, соответствующее введенным данным будет найдено в справочнике Школы и СУЗы, ссылка на нее будет подставлена в поле Школа (поиск).
  • Установка признаков Требуется легализация, Имеется легализация, Требуется признание, Имеется признание доступно только для абитуриентов, у которых ВУЗ располагается в регионе, для которого требуется наличие легализации и признания.

1.6. Вкладка Результаты ЕГЭ

Данная вкладка предназначена для ввода информации о результатах ЕГЭ, полученных по предметам вступительных испытаний.

Регистрация абитуриентов, ЕГЭ

Для добавления результатов ЕГЭ нужно в контекстном меню вызвать действие "Добавить предмет". В появившемся окне:

Добавить предмет ЕГЭ

необходимо выбрать предмет из справочника Предметы на конкурс (бакалавриат). При этом в справочнике будут показаны только те предметы, которые имеют признак Является предметом ЕГЭ. После выбора предмета необходимо проставить соответствующий балл из свидетельства ЕГЭ и нажать кнопку ОК.


1.7. Вкладка Список конкурсов

На вкладке вносится информация о конкурсе (конкурсах, если предусмотрена возможность участия в нескольких конкурсах), в котором будет участвовать абитуриент.  

Список конкурсов в бакалавриат

Для создания записи о конкурсе необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню Добавить конкурс.

Добавить конкурс в список бакалавриат

Здесь необходимо:

- Значение поля Кампус личного дела заполнится автоматически в зависимости от настроек пользователя, который проводит регистрацию абитуриента.

- В поле Кампус конкурса указать кампус, конкурс которого будет добавляться в список.

       

Абитуриенту предоставляется возможность выбирать конкурсы любого из кампусов ВУЗа, но необходимо выбрать не менее одного конкурса кампуса, в котором проходит регистрацию абитуриент.

Если абитуриент при регистрации не сдает подлинник аттестата, то изменить свои данные он может в любом из кампусов, конкурсы которых он выбрал при регистрации.

Если абитуриент сдал подлинник, то он может изменять свои данные только в том кампусе, в котором лежит его подлинник.

- В поле Конкурс в бакалавриат  необходимо выбрать конкурс, в котором будет участвовать абитуриент. Выбор производится из справочника Конкурсы в бакалавриат. Для выбора доступны конкурсы, заведенные в текущем наборе (текущий набор выставляется в настройках, см. II. Настройка текущего набора).

При выборе Конкурса система автоматически проверит результаты ЕГЭ, введенные на предыдущей вкладке Вкладка Свидетельства ЕГЭ. Если какие либо результаты по одному или нескольким предметам, а также общая сумма баллов будут недостаточны для участия в данном конкурсе, система выдаст предупреждения. Условия по необходимым минимумам баллов на конкурс задаются в таблице Предметы на конкурс (бакалавриат)

Недостаточно результатов ЕГЭ
        Если для конкурса в качестве вступительного испытания необходимо пройти творческий конкурс или испытания проводимые ВУЗом самостоятельно, то при добавлении конкурса будет проверяться дата окончания регистрации на творческие испытания. Если дата окончания регистрации на творческий конкурс уже наступила, то конкурс может быть добавлен только для абитуриентов с правом поступления без вступительных испытаний.

- В поле Специализация конкурса необходимо выбрать специализацию. Выбор производится из справочника Специализации конкурса.  

- Поле Приоритет служит для расстановки предпочтений абитуриента при выборе нескольких конкурсов. Таким образом, для первого скриншота этой страницы, приоритетным для абитуриента считается конкурс История, далее Факультет электроники и телекоммуникаций. Если абитуриент будет рекомендован для зачисления по обоим конкурсам, то система зачислит его на Историю. Однако если по каким-либо причинам абитуриент не пройдет по данному конкурс, но будет рекомендован для зачисления по другому, то система зачислит его по конкурсу с более высоким приоритетом (Факультет электроники и телекоммуникаций).

- В поле Форма предоставления документа на конкурс - необходимо выбрать форму предоставления документа об образовании (Подлинник / Заверенная копия / Копия).
        Для изменения формы предоставления документа об образовании, после добавления конкурса в список, необходимо на вкладке "Конкурсы" воспользоваться действием Изменить форму предоставления документа на конкурс

На основании данных, занесенных в справочник Места на конкурс в бакалавриат, будет определено существуют или нет в рамках данного конкурса бюджетные места. Если такие места существуют, то в полях  На бюджетное место и На коммерческое место  будет допустим выбор любого из двух значений (Да или Нет). Если на конкурс не выделяется бюджетных мест, то поле На бюджетное место будет не доступным.
        Если для конкурса наступила Дата окончания набора, но не наступила Дата окончания регистрации на коммерческие места, то поле На бюджетное место будет не доступным.  

- Для иностранных абитуриентов необходимо установить признак Общий конкурс или Конкурс иностранных абитуриентов
        В некоторых случаях абитуриент может участвовать в конкурсе на общих основаниях или как иностранный абитуриент.

После нажатия кнопки " ОК " запись о конкурсе появится в таблице. При этом конкурс, для поступления на который абитуриент подал подлинник документа об образовании, будет выделен зеленым цветом.

Для изменения формы предоставления документа на конкурс или вида мест нужно выбрать запись конкурса и из контекстного меню выбрать одно из действий Изменить форму предоставления документа на конкурс или Изменить виды мест.


1.8. Вкладка Поступление

Данная вкладка предназначена для занесения дополнительной информации и комментариях об абитуриенте.

Регистрация абитуриентов, Поступление
  • Общежитие

    Оба поля этой группы предполагают установку одного из двух значений: Требуется общежитие и Не требуется общежитие. Выбор осуществляется путем установки или снятия флажка в левой части поля при помощи щелчка левой кнопкой мыши или нажатием клавиши "пробел".

    • Поле На время вступительных испытаний позволяет занести информацию о том, требуется ли абитуриенту место в общежитии на время вступительных испытаний.
    • Поле На время обучения позволяет занести информацию о том, требуется ли абитуриенту общежитие на время обучения (в случае успешного поступления).
    • Если в поле На время обучения установлено значение "Да", то в поле На время обучения (в кампусах)  нужно выбрать кампусы, в которых может потребоваться общежитие на время учебы. Для этого необходимо нажать кнопку Кнопка выбора, из списка с помощью чек-бокса Чек-бокс  нужно выбрать один и более кампусов, для подтверждения выбора необходимо нажать кнопку ОК.
  • Дополнительная информация
    • Поле Сданы фото позволяет отметить абитуриентов, которые сдали фотографии.
    • Поле Сдана медсправка позволяет отметить абитуриентов, которые сдали медсправку. 
    • Поле Документы присланы почтой позволяет отделить тех абитуриентов, которые регистрировались не лично, а прислав документы по почте.
    • В поле Комментарий для администратора можно занести любую дополнительную информацию об абитуриенте, а также описать проблемы, нерешенные в ходе регистрации.

1.9. Вкладка Олимпиады школьников

Для занесения результатов участия абитуриента в олимпиадах из перечня МОН предназначены вкладки Олимпиады школьников, Олимпиады школьников - 2 и Олимпиады школьников - 3. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации к зачислению  и Условия зачета оценки).

ПК бакалавриат, олимпиады школьников

Перед выбором олимпиады необходимо указать Год участия в олимпиаде. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Олимпиады школьников. После этого выбирается Класс участия и Предмет олимпиады. Выбор предметов ограничен только теми предметами, по которым проводятся испытания на данной олимпиаде.

Далее выбирается Результат участия и Номер диплома.

Если абитуриент в отношении какой-либо олимпиады принял решение отказаться от использования льготы по зачислению без вступительных испытаний или зачета 100 баллов (например, в пользу начисления баллов за индивидуальные достижения), то для такой олимпиады необходимо установить признак Отказ от БВИ и Отказ от зачета 100 баллов.


1.10. Вкладка Всероссийские олимпиады, международные олимпиады

На вкладке заносятся результаты участия абитуриента во Всероссийских олимпиадах, которые могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации к зачислению  и Условия зачета оценки).

Регистрация абитуриента. Всероссийские олимпиады

Выбор предмета Международной (Всеукраинской) олимпиады осуществляется из справочника Предметы всероссийской олимпиады школьников. Далее выбирается год участия, результат участия (победитель, призер) и номер диплома.

Выбор предмета Всероссийской олимпиады осуществляется из справочника Предметы всероссийской олимпиады школьников. Далее выбирается Год участия в олимпиаде, Класс участия, Результат участия и  Номер диплома.

Если абитуриент в отношении какой-либо Всероссийской олимпиады принял решение отказаться от использования льготы по зачислению без вступительных испытаний (например, в пользу начисления баллов за индивидуальные достижения), то для такой олимпиады необходимо установить признак Отказ от БВИ (значение "Да").


1.11. Вкладка Индивидуальные достижения

На данной вкладке заносится информация об индивидуальных достижениях абитуриента, которые могут быть учтены в баллах в соответствии с правилами, прописанными в справочнике Виды индивидуальных достижений для конкурса. К таким достижениям могут относиться:

  1. Итоговое сочинение в выпускном классе.
  2. Наличие аттестата с отличием.
  3. Спортивные достижения.
  4. Участие в олимпиадах, которые не являются олимпиадами из Перечня МОН или Заключительным этапом Всероссийской олимпиады. 
Регистрация абитуриента.Индивидуальные достижения

В поле Проверять сочинение, написанное в году указывается год написания сочинения, которое будет учитываться в индивидуальных достижениях, если год написания сочинения не задан, соответствующее индивидуальное достижение учитываться при поступлении не будет.

Признак поля Аттестат с отличием недоступен для редактирования и заполняется автоматически в зависимости от заполнения вкладки Вкладка Школа (СУЗ).

Выбор каждого вида достижения осуществляется из справочника Виды индивидуальных достижений, после чего указываются номер и дата документа, подтверждающих достижение. 


1.12. Вкладка Льготы

Данная вкладка предназначена для занесения информации об имеющихся у абитуриента льготах и целевом наборе. Под льготами в системе понимаются не только социальные льготы, предоставляемые законодательством (сиротство, инвалидность и проч.), но и любые другие факторы, дающие дополнительные права абитуриенту. Подробнее о видах льгот можно прочитать в разделе Виды льгот и привилегий. Каждая из льгот может давать абитуриенту право на внеконкурсное или право зачесть максимальную оценку по одному из вступительных испытаний. Как правило, такое право возникает при соблюдении ряда дополнительных условий, например, положительные оценки по всем вступительным испытаниям, отличная оценка по профилирующему предмету, определенная сумма баллов и т.п. Применимость льгот может зависеть от выбранного абитуриентом конкурса, вида места и проч. Так как эти условия меняются во времени, ситуация с действием льгот может меняться. Условия действия льгот описываются для каждой льготы в справочниках Условия рекомендации к зачислению и Условия зачета оценки.

На данной вкладке нужно занести всю информацию об имеющихся у абитуриента льготах, независимо от того, действуют они на момент регистрации или нет. Проверка дополнительных условий, влияющих на действие льготы, будет производиться автоматически при выполнении процедуры регистрации и при выполнении процедуры зачета результатов.

Регистрация абитуриентов, Льготы

  • В поле Имеет льготу "Социальная миссия"  необходимо установить значение "Да", если абитуриент имеет право на участие в "Социальной миссии университета".

Группа полей Сиротство

  • В поле Вид документа необходимо указать вид документа, подтверждающего льготу.
  • Поле Серия документа является необязательным к заполнению при вводе льготы, связанную с сиротством. Поле допускает ввод любых символов.
  • Поле Номер документа является обязательным к заполнению при вводе льготы. Поле допускает ввод любых символов.
  • В поле Дата документа необходимо ввести дату, указанную в документе. Требования к формату даты определяются региональными настройками MS Windows. Не заполнять это поле можно только в том случае, если документ действительно не имеет даты выдачи.
  • Поле  Документ выдан  необходимо ввести наименование выдавшей документ организации.

Группа полей  Льгота по инвалидности  

  • В поле Льгота необходимо выбрать вид льготы из справочника Виды льгот и привилегий. Для выбора доступны виды льгот, заведенные в текущем году набора.
  • В поле Вид документа необходимо указать вид документа, подтверждающего льготу.
  • Поле Номер документа является обязательным к заполнению при вводе льготы. Поле допускает ввод любых символов.
  • В поле Дата выдачи документа необходимо ввести дату, указанную в документе. Требования к формату даты определяются региональными настройками MS Windows.
  • Поле  Кем выдан  необходимо ввести наименование выдавшей документ организации.
  • Поле Комментарий позволяет ввести любой текстовый комментарий, который регистратор считает нужным указать.

Группа полей Целевое направление

  • В поле Льгота необходимо выбрать вид льготы из справочника Виды льгот и привилегий. Для выбора доступны виды льгот, заведенные в текущем году набора.
  • В поле Вид документа необходимо указать вид документа, подтверждающего льготу.
  • Поле Номер документа является обязательным к заполнению при вводе льготы. Поле допускает ввод любых символов.
  • В поле Дата выдачи документа необходимо ввести дату, указанную в документе. Требования к формату даты определяются региональными настройками MS Windows.
  • Поле Кем выдан необходимо ввести наименование выдавшей документ организации.
  • Поле Комментарий позволяет ввести любой текстовый комментарий, который регистратор считает нужным указать.

В ходе регистрации для абитуриента можно ввести четыре различных льготы. Если льгот у абитуриента больше, добавить их можно после завершения процедуры регистрации на вкладке Льготы абитуриента. После добавления льгот без использования формы регистрации необходимо выполнить для абитуриента действие Актуализировать льготы.


1.13. Вкладка Основания ОВЗ

На данной вкладке заносится информация о наличии ограниченных возможностях здоровья (ОВЗ) абитуриента.

Регистрация абитуриента.Основания ОВЗ
  • Имеет ограниченные возможности здоровья  - признак указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения.
  • В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья.
  • В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ  и Виды заболеваний.
  • При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа.

1.14. Вкладка Преимущественное право

Данная вкладка предназначена для занесения информации о льготе абитуриента, дающую преимущественное право при зачислении.

Регистрация абитуриентов бакалавриата Преимущественное право

  • В поле Льгота необходимо выбрать вид льготы из справочника Виды льгот и привилегий. Для выбора доступны виды льгот, заведенные в текущем году набора. После выбора виды льготы остальные поля группы становятся доступными для заполнения. При этом обязательно нужно будет заполнить поля с реквизитами документа, подтверждающего льготу.
  • Поле Вид документа необходимо из справочника выбрать вид документа, который предоставил абитуриент для подтверждения льготы.
  • Поле Номер документа является обязательным к заполнению при вводе льготы. Поле допускает ввод любых символов.
  • В поле Дата документа необходимо ввести дату, указанную в документе. Требования к формату даты определяются региональными настройками MS Windows. Не заполнять это поле можно только в том случае, если документ действительно не имеет даты выдачи.
  • В поле  Документ выдан необходимо ввести наименование учреждения, которое выдало документ.

1.15. Вкладка Родственники

Данная вкладка позволяет ввести контактную информацию о двух родственниках или контактных лицах абитуриента. При этом ввод информации об одном контактном лице является обязательным. На вкладке расположены две группы полей одинаковой структуры. Поля второй группы необязательны для заполнения, однако, если хотя бы одно из полей группы заполнить, остальные поля станут обязательными.

Регистрация абитуриентов, Родственники

  • В поле Вид отношения необходимо выбрать один из видов отношения из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых видов отношений не подходит, рекомендуется выбрать значение контактное лицо ;
  • В полях Фамилия , Имя , Отчество надо ввести фамилию, имя и отчество родственника или контактного лица;
  • В поле Пол надо установить одно из значений путем переключения флажка;
  • В поле Контактный телефон вводится телефонный номер контактного лица с кодом города

Если заполнение формы закончено, а кнопка ОК не активна, это означает, что для одного или нескольких полей установлены недопустимые значения. Такие поля окрашены в зеленый цвет. Если Вы не видите "зеленого" поля на текущей вкладке, надо просмотреть другие вкладки формы.

После того, как все страницы формы заполнены, можно нажимать кнопку ОК . После нажатия этой кнопки занесенные на форму данные будут сохранены в базе данных.


2. Алгоритм процедуры регистрации

После заполнения всех полей формы регистрации корректными данными и нажатии кнопки ОК на форме регистрации, происходит выполнение процедуры регистрации, состоящее из следующих этапов:

  1. Проверка установки необходимых настроек: текущего потока в бакалавриат и наличия на текущем потоке конкурса, выбранного абитуриентом. В случае если необходимые данные не будут найдены, пользователь увидит сообщение об ошибке.
  2. Регистрация абитуриента как участника текущего потока. Абитуриент будет зарегистрирован на текущий поток даже в том случае, если он не будет сдавать на этом потоке ни одного испытания. Алгоритм процедуры регистрации участника потока включает в себя формирование или актуализацию всех личных данных абитуриента, контактной информации, информации о представленных документах и т.п. Запись об абитуриенте как участнике текущего потока можно найти на вкладке Участники потоков в бакалавриат
  3. Создание или актуализация записи об абитуриенте бакалавриата. Если абитуриент регистрируется впервые, то ему будет присвоен новый регистрационный номер. Если абитуриент регистрировался в текущем наборе ранее, то его регистрационный номер не изменится, а все данные, отображенные на форме регистрации, будут актуализированы. Результатом выполнения этого этапа является запись об абитуриенте, которую можно увидеть на вкладке Абитуриенты бакалавриата.
  4. Создание или актуализация записей об оценках, присутствующих в аттестате. Результатом выполнения этого этапа является перечень записей, отображаемых на вкладке Оценки из аттестата.
  5. Перестройка или создание перечня испытаний для зачета на основании записей справочника  Предметы на конкурс (общий конкурс) и  Предметы для иностранных абитуриентов  (для иностранных абитуриентов, у которых в форме регистрации был установлен признак  Сдача испытаний на иностранном языке) для конкурса, выбранного абитуриентом. Сформированный перечень испытаний для зачета будет отображен на вкладке Основной зачет (общий конкурс), Основной зачет на иностранном языке.
  6. Для абитуриентов, у которых в форме регистрации установлен признак Имеет право на вступительные экзамены, в процессе выполнения процедуры регистрации автоматически запустится процедура Выбор источника зачета.
  7. В случае наличия у абитуриента сертификата ЕГЭ или оценки хотя бы по одному ЕГЭ, абитуриент будет зарегистрирован как участник потока ЕГЭ текущего набора. На потоке ЕГЭ будут созданы записи об испытаниях, результаты которых были введены в форме регистрации на вкладке Свидетельство ЕГЭ. Результатом работы этого этапа является запись об абитуриенте как участнике потока ЕГЭ на вкладке Участники потоков в бакалавриат и записи о результатах ЕГЭ там же на подчиненной вкладке Участие в испытаниях.
  8. Для каждой льгот, которые могут быть введены на вкладке Льготы или Олимпиады формы регистрации будет создано или актуализировано:
    • Запись о документе, дающем право на льготу, которая отображается на вкладке Личные документы.
    • Запись об имеющейся льготе, отображаемая на вкладке Льготы абитуриента.
  9. Выполнение процедуры актуализации льгот абитуриента. Подробно алгоритм работы этого этапа описан в разделе Алгоритм процедуры актуализации льгот.
            В ходе актуализации льгот возможно выполнение зачета испытаний результатом, предоставляемым льготой. Также возможно удаление испытаний, сформированных ранее на вкладке Основной зачет (если льгота дает право зачисления без вступительных испытаний).
  10. Для каждого индивидуального достижения, которые могут быть указаны на вкладке Индивидуальные достижения формы регистрации, будет создано и актуализировано:
    • Запись о документе, подтверждающий право на зачет индивидуального достижения, которая отображается на вкладке Личные документы.
    • Запись об индивидуальном достижении, которая отображается на вкладке Индивидуальные достижения.  
  11. Каждой записи индивидуального достижения устанавливается определенное количество баллов, указанные в справочнике Виды индивидуальных достижений для конкурса. При этом если значения сумм баллов за индивидуальные достижения без сочинения / с учетом сочинения для каждого статуса абитуриента превышает соответствующие значения максимальных баллов, установленных в справочнике Наборы в ВУЗ, то данным значениям сумм будет присвоено максимально возможное количество баллов из справочника Наборы в ВУЗ. 
  12. Для конкурсов абитуриента будут удалены записи об индивидуальных достижениях за участие в олимпиадах из перечня МОН или Всероссийским олимпиадам, которые применяется как условие рекомендации зачисления или зачета оценки на данных конкурсах.
  13. В процессе регистрации запустится форма загрузки электронных версий документов, в которой необходимо загрузить или отсканировать изображения документов, данные о которых были указаны в форме регистрации. 

Как правило, процесс регистрации настраивается таким образом, что сразу же после выполнения процедуры регистрации автоматически производится процедура зачета результатов, а также формируется пакет документов (заявление, пропуск, расписка) для проверки данных и печати.


3. Формирование и печать документов абитуриента

После выполнения регистрации абитуриента и зачета результатов вступительных испытаний, производится формирование и печать документов абитуриента. Как правило, формируются следующие документы:

  • Заявление абитуриента
  • Пропуск абитуриента
  • Расписка о принятых документах

Формирование документов абитуриента может вызываться автоматически по завершении работы процедуры Регистрации, и также может вызываться независимым образом при помощи действия контекстного меню Заявление, пропуск, расписка. Документы формируются в виде одного файла MS Word, содержащего два листа: "Заявление" и "Пропуск".

Пример отчета "Заявление, пропуск, расписка"

Заявление содержит данные об абитуриенте, занесенные при регистрации, присвоенный ему регистрационный номер. В заявлении указывается выбранный абитуриентом конкурс и вид места, на которое он желает поступить. Также в заявлении фиксируется информация о наличии у абитуриента льгот, о его желании зачесть те или иные результаты вступительных испытаний. Заявление содержит запись о том, что абитуриент ознакомлен с лицензией, свидетельством о государственной аккредитации ВУЗа и Правилами приема. Заявление представляет собой двухстраничный документ и может печататься на одном листе в оборотом (в случае соответствующей настройки принтера). Заявление подписывается абитуриентом и работником Приемной комиссии (регистратором), который проверил и принял документы абитуриента.

Пропуск формируется на втором листе Word-файла. Он содержит данные об абитуриенте, выбранном им конкурсе, а также расписание вступительных испытаний, которые предстоит сдать абитуриенту. В расписании могут указываться площадки проведения испытаний.

Расписка о принятых документах занимает нижнюю часть второго листа Word-файла. В ней перечисляются все документы, информацию о которых заносилась при регистрации абитуриента. В случае, если были проставлены отметки о сдаче медсправки и фотографий, в расписке будут сформированы соответствующие записи.

Если при просмотре документов регистратор или абитуриент нашли ошибку в занесенных данных, исправлять ее в MS Word недопустимо. Для исправления данных необходимо воспользоваться процедурой Изменить данные, после чего повторить зачет результатов испытаний и формирование документов. Подробнее об изменении данных об абитуриенте см. раздел Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте.


4. Изменение данных о зарегистрированном абитуриенте

Если абитуриент уже зарегистрирован, для него сформирован перечень испытаний, зачет результатов и другая информация, менять данные стандартными средствами (при помощи правки в таблице данных или в Инспекторе объектов) недопустимо. Это связно с тем, что изменение многих характеристик абитуриента (выбранного конкурса, вида места, документов о льготах и проч.) должно сопровождаться процедурами перестройки перечня вступительных испытаний и засчитываемых предметов, актуализации льгот и проч.
        Если абитуриент при регистрации не сдавал подлинник аттестата, то он может изменить свои данные в любом из кампусов ВУЗа, на конкурсы которых он зарегистрировался. Те абитуриенты, которые сдали подлинник документа, смогут изменить свои данные только в том кампусе, где лежит их подлинник.

По этой причине для изменения данных об абитуриентах предусмотрена специальная процедура Изменить данные, вызываемая из контекстного меню или при помощи одноименной кнопки на панели инструментов.

Изменение данных об абитуриенте

Форма изменения данных полностью повторяет форму регистрации абитуриента. Также отличием является то, что поля Регистрационный номер, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения недоступны для изменения. Для изменения регистрационного номера абитуриента предназначено отдельное действие контекстного меню Сменить регистрационный номер. Если в фамилии, имени, отчестве или дате рождения абитуриента допущена ошибка, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы или в службу поддержки.

Правила работы с формой изменения данных полностью аналогичны правилам работы с формой регистрации и описаны в разделе Заполнение формы регистрации.

Для каждого абитуриента бакалавриата на вкладке История переноса подлинника представлена вся история действий абитуриента с подлинником аттестата (сдача подлинника, возврат, перенос на другой конкурс).


5. Алгоритм процедуры зачета результатов

При нажатии кнопки ОК на форме регистрации запускается выполнение процедуры зачета. Процедура зачета результатов выполняется над записью об абитуриенте, которая сформирована по итогам выполнения процедуры регистрации.

Процедура зачета результатов включает в себя четыре этапа:

  • Изменение значений конкурса, вида места, предмета по выбору, иностранного языка, если они менялись в ходе выполнения зачета.
  • Перестройка (удаление и создание заново) существующих записей о зачете испытаний, отображаемых для каждого абитуриента на вкладке Основной зачет (общий конкурс).
  • Зачет каждого из испытаний, сформировавшихся на вкладке Основной зачет (общий конкурс). Зачет заключается в том, что каждой из записей основного зачета ставится в соответствие то или иное испытание абитуриента. Подбор испытания для зачета происходит по следующим правилам:
    1. Если у абитуриента в форме регистрации установлен признак Имеет право на вступительные экзамены, то для выбора источника зачета результатов запустится процедура Выбор источника зачета, в результате чего будет выполнен поиск существующего испытания заданного вида для каждой из записей в таблице "Зачет оценок (основной зачет)" для испытаний всех статусов данного абитуриента, подстановка ссылки на испытание, пересчет сумм баллов для каждого статуса абитуриента.  
    2. Проверка наличия у абитуриента права зачесть результат по данному предмету одной из имеющихся у него льгот. Если такая льгота будет найдена, то предмет будет зачтен результатом по льготе. На этом зачет предмета будет завершен.
    3. Проверка наличия запланированного испытания по предмету на потоке Вступительные испытания. Если такое испытание не найдено (т.е. на потоке вступительных испытаний испытание по этому предмету не проводится), то произойдет переход к поиску испытания на другом потоке (переход к шагу 5).
    4. Если запланированное испытание на основном (текущем) потоке найдено, то будет выполнена проверка наличия у абитуриента ранее созданного испытания по предмету на этом потоке. Если вступительное испытание будет найдено, оно будет использовано для зачета. В противном случае вступительное испытание будет создано, после чего также использовано для зачета. На этом зачет предмета будет завершен.
    5. Если испытание для зачета все еще не найдено, то произойдет поиск у абитуриента результата ЕГЭ по данному предмету. Если результата ЕГЭ по предмету нет, то процесс зачета завершится, а предмет останется незачтенным. Это выразится в том, что строка предмета на вкладке Основной зачет будет выделена красным цветом . Если результат ЕГЭ по предмету будет найден, то он будет использован для зачета даже в том случае, если он не был выбран на форме при зачете результатов. После этого процесс зачета будет завершен.
  • Актуализация льгот абитуриента. В ходе выполнения этой процедуры может быть выполнена рекомендация абитуриента к зачислению. Если окажется действующей льгота или правило, приводящее к рекомендации абитуриента к зачислению "без вступительных испытаний", то записи о зачете результатов по предметам будут удалены. Если действующей окажется льгота, предполагающая наличие "отличного" результата только по профилирующему предмету (медаль или диплом с отличием), то все записи о зачете предметов, кроме профилирующего, будут удалены. Подробнее о процедуре актуализации льгот см. раздел Алгоритм процедуры актуализации льгот.
  • Удаление записей об испытаниях абитуриента на потоках Вступительные испытания и ЕГЭ вузовская волна, не задействованных для зачета результатов. Удаление испытания произойдет только в том случае, если по нему еще нет оценки (т.е. испытание только предстоит сдать). Если же оценка есть, то запись об испытании сохранится, но никак не повлияет на сумму баллов и другие параметры участия абитуриента в конкурсе.

Показателем того, что процедура зачета испытаний отработала корректно, является отсутствие на вкладке Основной зачет (общий конкурс) записей, выделенных красным цветом. Для каждой из записей в колонке Испытание для зачета будет отображена ссылка на испытание, которым зачтен предмет. Если за испытание уже выставлена оценка, она будет отображена в колонке Оценка. Если испытание только предстоит сдать, то значение оценки будет пустым. Как только будет выставлена оценка за испытание, она будет пересчитана и отображена на вкладке Основной зачет (общий конкурс). Если предмет зачтен испытанием, которое было сдано абитуриентом не на основном потоке (Олимпиада и проч.), причем на этом потоке абитуриент участвовал в другом конкурсе, оценка будет пересчитана на текущий конкурс. В результате этого оценка, отображаемая на вкладке Основной зачет может отличаться от оценки, которую абитуриент получил за испытание. В колонке Поток будет отображена информация о том, испытание с какого потока использовано для зачета.

Также в ходе зачета испытаний для записи об абитуриенте (основная таблица данных Абитуриенты бакалавриата) актуализируются значения вычисляемых полей Сумма баллов, Все оценки удовлетворительные, Отлично по профилирующему предмету. Если в ходе актуализации льгот будет выполнена рекомендация абитуриента к зачислению, это будет отражено в колонке Рекомендован к зачислению вне конкурса. При этом в колонке Льгота, дающая рекомендацию, будет отображена ссылка на сработавшую льготу или правило рекомендации.

После выполнения зачета результатов, как правило, сразу же формируются для вывода на печать документы абитуриента (заявление, пропуск, расписка о принятых документах и проч.). Подробнее о формировании документов сказано в разделе Формирование и печать документов абитуриента


6. Выбор источника зачета

Для абитуриентов, имеющих право на вступительные испытания, в процессе выполнения процедуры регистрации автоматически вызывается процедура выбора источника зачета. При этом регистратору необходимо заполнить следующую форму параметров с таблицей:
Выбор испытаний

Для каждого предмета в колонке Вид источника результата должен быть выбран из списка источник зачета результата испытания.

В результате выполнения процедуры для всех испытаний на всех конкурсах данного абитуриента будет установлен выбранный источник зачета результатов, и обновятся результаты испытаний по каждому предмету с пересчетом сумм баллов для каждого статуса абитуриента. 


7. Алгоритм процедуры актуализации льгот

Процедура актуализации льгот абитуриента заключается в проверке условий, при выполнении которых для абитуриента должны действовать различные правила зачета результатов или рекомендации к зачислению. Действие таких правил обусловлено выбором абитуриентом конкурса, вида места, наличием определенной суммы баллов и т.д. Также льготы могут быть обусловлены наличием у абитуриента личных документов, таких как Свидетельство об инвалидности, документ о сиротстве, рекомендация командира военной части (для уволенных в запас) и проч.

Проверка условий действия льгот проводится на основе данных, занесенных в справочник Виды льгот и привилегий и в подчиненные ему справочники Условия рекомендации к зачислению и Условия зачета оценки.

Актуализация льгот происходит в два этапа:

  • Формирование или актуализация перечня льгот и правил рекомендации, которые применимы для данного абитуриента при соблюдении дополнительных условий;
  • Проверка для каждой из сформированных льгот (правил рекомендации) выполнения условий, занесенных в справочники Условия рекомендации к зачислению и Условия зачета оценки ; в случае, если условия соблюдены, выполняется зачет результата и / или рекомендация абитуриента к зачислению;

Формирование перечня льгот и правил рекомендации

Записи о льготах, предоставляемых абитуриенту на основании документов, поданных им при регистрации (Свидетельства об инвалидности, сиротстве и т.п., дипломы победителя или призера Всероссийских олимпиад и проч.) создаются при выполнении процедуры регистрации (подробнее см. Алгоритм процедуры регистрации). На данном этапе выполняется проверка дополнительных видов льгот и правил рекомендации, которые могут действовать для абитуриента.

Поиск льгот, применимых для абитуриента, выполняется на основании данных, занесенных в справочник Виды льгот и привилегий. Идентификация видов льгот проводится по значениям полей Краткое наименование и Полное наименование видов льгот. Наименования видов льгот должны быть сформированы определенным образом для того, чтобы они были найдены в ходе выполнения процедуры.
        Проконсультируйтесь с бизнес-администратором системы по поводу корректности наименований видов льгот. Менять наименования льгот в ходе регистрации абитуриентов недопустимо.

Проверка применимости для абитуриента дополнительных (не требующих наличия дополнительного подтверждающего документа) льгот и правил рекомендации производится в следующем порядке:

  1. Если абитуриентом зачтен "отличный" результат по профилирующему предмету, а в справочнике Виды льгот и привилегий присутствует льгота с кратким наименованием Медаль (диплом с отличием), то производится проверка наличия у абитуриента такой льготы. Если такой льготы для абитуриента ранее не было создано, она создается и отображается на вкладке Льготы абитуриента.
  2. Если абитуриент является победителем или призером олимпиады, проводимой в текущем наборе, то для него будет проверено наличие льготы Победитель олимпиады или Призер олимпиады. Если льготы такого вида у абитуриента еще нет, она будет создана.
  3. Если абитуриент поступает на бюджетное место, будет произведена попытка поиска или создания для него льготы Проходной балл. Если в справочнике Виды льгот и привилегий будет найдена льгота с полным наименованием Проходной балл, и при этом для выбранного абитуриентом конкурса в справочнике Конкурсы в бакалавриат заполнено поле Проходной балл, для абитуриента будет создана такая льгота. Льгота будет создана независимо от того, какая сумма баллов набрана абитуриентом в настоящий момент. Если значение проходного балла для конкурса еще не известно, или если льгота такого вида не создана в справочнике видов льгот, то для абитуриента ничего не произойдет.
  4. Аналогично предыдущему пункту для абитуриента, поступающего на бюджетное место будет проверено наличие льготы Полупроходной балл. Такая льгота будет создана для абитуриента в случае ее наличия в справочнике Виды льгот и привилегий и в случае наличия значения полупроходного балла в справочнике Конкурсы в бакалавриат.
  5. Если абитуриент поступает на коммерческое место, то для него будет проверено существование действующей в настоящий момент льготы Рекомендация на места с оплатой стоимости обучения. Если такая льгота существует в справочнике Виды льгот и привилегий, она будет создана для абитуриента.

Результатом выполнения этого этапа является перечень записей, образовавшихся для выбранного абитуриента на вкладке Льготы абитуриента.

Проверка условий действия и льгот и их применение.

Данная процедура выполняется для каждой записи о льготе абитуриента, сформированной на вкладке Льготы абитуриента на предыдущем этапе. В справочнике Виды льгот и привилегий для каждой льготы может быть задано числовое значение приоритета. Те же значения приоритетов используются и для каждого абитуриента. Их можно увидеть на вкладке Льготы абитуриента в колонке Приоритет льготы. Проверка действия и применение каждой льготы производится в порядке возрастания приоритета. Это означает, что льгота с более высоким приоритетом будет применена позже. В случае, если несколько льгот могут дать абитуриенту рекомендацию к зачислению, "работать" будет льгота с более высоким приоритетом.

Проверка условий действия льгот происходит на основе данных, занесенных в справочники Условия рекомендации к зачислению и Условия зачета оценки для заданного вида льготы. Проверка и применение условий происходит в следующем порядке:

  1. Для данного вида льготы проверяется каждое из условий зачета оценки, занесенных в справочник Условия зачета оценки. Каждое условие представляет собой запись о том, какой предмет может быть зачтен на какой конкурс. В случае если заданные в справочнике значения конкурса, вида места, предмета (профиля) участия в олимпиаде совпадут с характеристиками, заданными для абитуриента, то для него будет создана запись о результате на основании льготы (вкладка Результаты по льготам), и этим результатом будет зачтен один из предметов вступительных испытаний. Факт зачета предмета результатом по льготе будет отображен на вкладке Основной зачет.
  2. Для имеющегося вида льготы проверяется каждое из условий, занесенных в справочник Условия рекомендации к зачислению. Если значение какого-либо из полей записи справочника пустое, то данное условие не проверяется, т.е. считается выполненным при любом значении этого параметра для абитуриента. Например, если поле Вид места не заполнено, это означает, что условие работает для всех видов мест. Если данные абитуриента не противоречат ни одному из заданных условий, то выполняется рекомендация абитуриента к зачислению. Это выражается в следующем:
    • в таблице данных Абитуриенты бакалавриата для данного абитуриента в колонке Предварительно рекомендован устанавливается значение Рекомендован к зачислению (предв.).
    • В колонке Льгота, дающая рекомендацию будет установлена ссылка на льготу абитуриента, наличие которой привело к рекомендации. Если все условия были соблюдены для нескольких льгот, в качестве результирующей будет установлена льгота с наивысшим приоритетом.
    • Если результирующей окажется льгота, требующая только наличия отличной оценки по профилирующему предмету (медаль, диплом с отличием), то все записи о зачете результатов, кроме профилирующего предмета, будут удалены с вкладки Основной зачет. Сумма баллов, набранных абитуриентом, в этом случае будет равна баллу по профилирующему предмету.
    • Если результирующей окажется льгота, предполагающая зачисление "без вступительных испытаний", то с вкладки Основной зачет будут удалены все записи. Сумма набранных абитуриентом баллов при этом будет пустой.

Результат выполнения процедуры актуализации льгот заключается в следующем:

  1. На вкладке Льготы абитуриента формируются или актуализируются записи о льготах и правилах рекомендации, которые применимы к абитуриенту. Для каждой льготы в колонке Льгота действует отображается значение Да или Нет по результатам проверки условий, заданных для данного вида льготы.
  2. Если какая-либо из льгот дает абитуриенту права зачета оценки по одному из предметов вступительных испытаний, то на вкладке Результаты по льготам будет сформирована запись (записи) о предметах, засчитываемых по льготе.
  3. На вкладке Основной зачет могут произойти следующие изменения:
    • предмет может быть зачтен результатом по льготе;
    • могут быть удалены записи обо всех предметах, кроме профилирующего (в случае действия льготы типа "медаль");
    • могут быть удалены записи обо всех предметах в случае, если абитуриент будет рекомендован к зачислению без вступительных испытаний.

Рекомендация к зачислению, формируемая при помощи этой процедуры, является предварительной. Это означает, что для окончательного решения о зачислении, т.е. о включении абитуриента в приказ о зачислении, необходимо выполнение дополнительных условий. Такими условиями являются предоставление подлинника аттестата (для зачисления на бюджетные места) или заключение договора (для зачисления на коммерческие места). Окончательная рекомендация к зачислению выставляется вручную после контроля наличия всех необходимых документов. Подробнее об этапах рекомендации см. раздел VII. Рекомендация абитуриентов к зачислению на бюджетные и коммерческие места


8. Добавление преимущественного права

Преимущественное право может быть предоставлено абитуриенту, если он предоставил соответствующие документы, подтверждающие это право, также, если у абитуриента есть льготы категории "инвалидность" или "сиротство", которые не дают зачета оценки или рекомендации к зачислению на конкурс.

       

Для того чтобы льгота категории "инвалидность" или "сиротство" давали преимущественное право, необходимо при их добавлении в справочник Виды льгот и привилегий  устанавливать признак Дает преимущественное право.

Установка преимущественного права по льготе категории "инвалидность" и "сиротство" осуществляется при выполнении процедуры регистрации абитуриента, изменения данных или актуализации льгот абитуриента.

Если абитуриент после регистрации представил документ, подтверждающий его преимущественное право при поступлении, то в данном случае необходимо:

  1. В представлении (таблице данных) Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать любой статус абитуриента бакалавриата.
            Статусов абитуриента (записей в таблицах данных Абитуриенты бакалавриата кампуса, Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе) может быть несколько, в зависимости от количества конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент.
  2. Для выбранной записи из контекстного меню вызвать действие Добавить преимущественное право.
    Вызов процедуры добавления преимущественного права бакалавра
  3. В форме параметров необходимо выбрать Вид преимущественного права и Вид документа, подтверждающего преимущественное  право, а также указать  Номер документа, Дату документа и Документ выдан.
    Форма параметров добавления преимущественного права бакалавра
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате для всех записей абитуриента в представлении (таблице данных)  Льготы абитуриента  будет добавлена запись о преимущественном праве. В представлении (таблице данных)  Личные документы  будет добавлена запись о документе, подтверждающим право. 


9. Установка оригинала/копии аттестата

Для установки признака оригинал/копия аттестата необходимо:

  1. В представлении Абитуриенты бакалавриата кампуса  или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать запись абитуриента бакалавриата.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Установить подлинник / копию аттестата.
  3. В форме параметров представлены две вкладки с данными: Список конкурсов и Дополнительно.
    Форма параметров установки оригинала документов для абитуриентов бакалавриата
    • На вкладке Список конкурсов для каждого конкурса, на которые зарегистрировался абитуриент бакалавриата, можно установить форму предоставления документа (подлинник, копия, заверенная копия). Для этого нужно выбрать запись конкурса и из контекстного меню вызвать действие Изменить форму предоставления документа на конкурс, в форме параметров указать новую форму предоставления документа и нажать кнопку ОК.
              Форма предоставления документа об образовании "Подлинник" может быть установлена только для одного из конкурсов, на которые зарегистрировался абитуриент бакалавриата. 
    • На вкладке Дополнительно с помощью поля Требуется общежитие на время обучения в кампусах можно выбрать кампусы, во время обучения в которых требуется общежитие. Для выбора кампусов нужно нажать кнопку Кнопка выбора, с помощью чек-боксов Чек-бокс  выбрать один и более кампусов и нажать кнопку ОК. В полях Сдана медсправка и Сданы фотографии нужно установить значение "Да", если абитуриент сдал медсправку и фотографии.
  4. Нажать кнопку ОК.

10. Добавить / изменить электронный документ

Форма загрузки электронных документов запускается автоматически при выполнении процедуры регистрации, для изменения или добавления новых электронных документов необходимо:

  1. В представлении Абитуриенты бакалавриата кампуса или Абитуриенты бакалавриата, зарегистрированные в кампусе выбрать запись абитуриента бакалавриата.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Электронные документы.
    Добавить электронный документ
  3. В форме параметров для каждого документа, данные о которых были предоставлены в процессе регистрации или изменения данных, будет доступно два действия:
    Форма параметро электронный документ  
    • Загрузить документ из файла, для этого нужно нажать кнопку Кнопка загрузки из файла, выбрать файл и нажать Открыть, для подтверждения выбора.
    • Отсканировать документ, для этого нужно нажать кнопку Получить со сканера.
  4. После загрузки всех электронных документов, нажать кнопку ОК.