I. Подготовка к использованию Раздела
Перед началом работы с разделом "Дополнительное образование" необходимо провести предварительную работу по установке общих настроек раздела ДПО и настроек пользователей.
См. Настройки раздела ДПО
II. Заполнение справочников участка ДПО
После того как установлены все настройки необходимо приступить к наполнению справочников раздела дополнительного образования. К ним относятся:
- Направления подготовки - В данном справочнике должен быть сформирован список направлений дополнительного образования, к которым принадлежат реализуемые программы ДПО. Данные направления выделяются пользователями, курирующими ДО. Справочник носит свободный характер, т.е. наименования направлений могут быть сформулированы произвольно. Подробнее.
- Институты и центры - В данном справочнике должны быть сформированы записи обо всех институтах и центрах, реализующих программы дополнительного образования, слушатели которых будут учитываться в системе. Подробнее.
- Работники института - справочник, подчиненный справочнику "Институты и центры". Содержит список сотрудников подразделений ДПО, участвующих в образовательном процессе. В справочнике должны быть в обязательном порядке добавлены все руководители подразделений, а также лица, обладающие правом подписи документов, создающихся в ходе учебного процесса. Подробнее.
- Форматы программ - в данной таблице должны быть созданы форматы программ дополнительного образования с указанием их продолжительности (в подчиненной таблице), такие как ВПО, профессиональная переподготовка, повышение квалификации. Подробнее.
- Новые квалификации - в справочнике должны быть отображены квалификации слушателей программ ДПО, которые они приобретут по окончании обучения по программам профессиональной подготовки. Новые квалификации
- Категории ГГС - здесь создаются записи о категориях государственных гражданских служащих по должностям. Данный справочник используется также на других участках системы, поэтому он может быть уже заполнен ранее. В этом случае необходимо либо дополнить, либо скорректировать имеющиеся в нем данные. Подробнее.
- Формы обучения - справочник должен содержать список форм обучения (очная, заочная, очно-заочная и т.п.), по которым планируется реализовывать программы ДПО. Данный справочник используется также на других участках системы, поэтому он может быть уже заполнен ранее. В этом случае необходимо либо дополнить, либо скорректировать имеющиеся в нем данные. Подробнее
- Способы реализации образовательных программ - справочник содержит список способов реализации программ ДПО (сокращенные сроки, ускоренные и т.п.). Данный справочник используется также на других участках системы, поэтому он может быть уже заполнен ранее. В этом случае необходимо либо дополнить, либо скорректировать имеющиеся в нем данные. Подробнее.
Для наполнения данных справочников пользователь системы должен входить в роль "Управление ДО" на данном участке. В случае если пользователю не удается создать новые записи в каком-либо из справочников, следует обратиться в Администратору Системы для получения дополнительных прав доступа.
III. Заполнение справочников подразделений
К этому этапу относятся следующие действия:
- Программы дополнительного образования - Справочник содержит список всех образовательных программ, реализуемых в подразделениях ДПО. Данный справочник может формироваться как пользователем, представляющим одно из подразделений ДПО, так и пользователем, работающим с участком ДПО в целом. Пользователь одного из подразделений сможет работать только с программами своего подразделения. Пользователь, имеющий права на работу со всеми подразделениями, увидит все программы ДПО, реализуемые в ВУЗе.
Подробно про работу со справочниками программ ДПО можно прочитать Здесь.
- Группы слушателей - после создания программы ДПО необходимо создать группы слушателей этой программы. Данное действие производится в таблице Группы слушателей, подчиненной таблице Программы дополнительного образования. Подробнее про добавление Здесь.
- Специализации по программе - Для программ ДПО высшего профессионального образования можно при необходимости добавить специализации, по которым слушатели будут обучаться на данной программе. Подробнее
IV. Учебные планы - на данном этапе, можно (но необязательно) начать создавать учебные планы для программ ДПО. Для этого используется раздел Учебные планы ДПО.
Важно! | Учебные планы понадобятся сразу после зачисления поступающих для отражения учебного процесса. |
Назначение учебных планов группам - после создания учебных планов, проставляются их соответствия группам ДПО. Данное действие производится в таблице
V. Регистрация поступающих, зачисление - После наполнения справочников, система готова к регистрации поступающих на программы ДПО.
- Регистрация - Для регистрации используется раздел Прием на программы ДПО.
При регистрации поступающего в систему заносятся личные данные поступающего, его контактная информация, сведения об имеющемся образовании, о месте работы и другое. Также в форме регистрации необходимо выбрать программу ДПО, по которой будет обучаться поступающий, а также группу, в которой он будет обучаться. Программа ДПО и группа выбираются из заранее заполненных справочников. Подробнее о регистрации поступающего см. Здесь. После того как поступающий зарегистрирован, данные о нем появляются в таблице данных Поступающие на программы ДПО - Печать заявления, расписки, личной карточки - Для всех поступающих в этой форме можно сформировать печатные формы личной карточки, расписки о сданных документах, заявления поступающего о приеме.
- Печать договора - Также можно сформировать Word-файл с текстом договора с поступающим для распечатки, согласования и подписи.
- Регистрация договора (после подписания) - После подписи договора его необходимо зарегистрировать в таблице Поступающие на программы ДПО
- Отметка об оплате - Для зачисления слушателя на программу ДПО обязательным условием является отметка об оплате первого платежа по Договору. После проставления данного признака поступающий будет выделен зеленым цветом в общем списке.
Важно! | Если при создании программы ДПО был установлен признак "Набор на бюджетной основе", то для данной программы действия "Регистрация Договора" и "Отметка об оплате" не являются обязательными. |
- Приказ о зачислении группы - после ввода отметки об оплате можно выгрузить печатную форму приказа о зачислении группы для дальнейшего согласования и подписания. Данное действие производится после того, как все поступающие группы зарегистрированы.
- Зачисление - Зачисление слушателя на программу ДПО производится в таблице Поступающие на программы ДПО. Слушатель будет зачислен на программу ДПО и его данные автоматически перенесутся в таблицу Поступившие / Выбывшие. Дальнейшая работа с этим слушателем производится в разделе Слушатели ДПО.
VI. Простановка номеров студенческих билетов - для слушателей программ ДПО по формату ВПО после зачисления можно проставить номера студенческих билетов. Процедура описана Здесь.
VII. Работа со Слушателями ДПО. - после регистрации необходимо выполнить следующие шаги (в таблице Слушатели программ ДПО):
1. Формирование индивидуального учебного плана слушателя (состоит из следующих этапов):
1.1. Назначение учебного плана группы - для каждого слушателя назначается учебный план группы, в которой он обучается. Назначение учебного плана группам
1.2. Назначение дисциплин по выбору, факультативов - выполняется назначение дисциплин и факультативов по выбору для обеспечения исполнения учебного плана. Назначение дисциплин по выбору и факультативов
1.3. Внесение информации о перезачетах испытаний - если слушатель имеет сданные ранее дисциплины, аналогичные дисциплинам из назначенного ему учебного плана, эти дисциплины можно перезачесть в качестве сданных. Внесение информации о перезачетах
2. Учет результатов обучения - В процессе обучения в таблицу Испытания по учебному плану заносятся текущие результаты слушателя (оценки) по соответствующим дисциплинам. Для подготовки к проведению испытаний есть возможность формирования и печати ведомостей, экзаменационных листов. Подробнее по пунктам:
2.1. Испытания по учебным планам
2.2. Ведомости. Экзаменационные листы
2.3. Занесение оценок
3. Перемещения, допуски к аттестациям - Возможны действия по перемещениям слушателей: на другую программу, отчисление, восстановление, предоставление академического отпуска и другое. После любого перемещения слушателю должен быть в обязательном порядке назначен новый учебный план и выполнен перезачет дисциплин. Все перемещения слушателей выполняются в следующей последовательности:
3.1. Подготовка приказа - выгружается печатная форма приказа о перемещении, распечатывается, согласовывается и подписывается.
3.2. Выполнение перемещения - после подписи договора и его регистрации в системе, в таблице производится перемещение слушателя.
4. Отчетность - в системе предусмотрена возможность формирования различных типов отчетности:
4.1. По слушателю
- Личная карточка - для выбранного в списке слушателя формируется личная карточка в формате Microsoft Word с детальной информацией о слушателе.
- Учебная карточка студента/слушателя содержит информацию о подразделении ДПО, программе, по которой обучается слушатель и о самом слушателе. Результаты сданных испытаний отображаются в виде таблицы.
4.2. По контингенту (статистические отчеты) - системы содержит некоторое количество предопределенных отчетов, такие как:
- Динамика стоимости обучения - показаны изменения во времени стоимости обучения на программах ДПО.
- Перечень программ - полный перечень реализованных за выбранный период программ ДПО.
- Отчет о движении студентов - подробная информация по каждой реализованной за выбранный период программе ДПО, в том числе реквизиты приказов о зачислении, количество зачисленных, отчисленных, выпущенных и перемещенных слушателей.
- Сведения о количестве слушателей - информация о количестве обучающихся на программах ДПО на дату окончания выбранного периода, а также о количестве выпущенных слушателей за выбранный период.
- Сводная таблица движений - показывается статистика по процессу обучения слушателей по форматам обучения и направлениям ДПО.
- Список отчисленных - отчисленные слушатели за период.
- Статистика отчислений студентов - информация о количестве отчисленных слушателей с разбивкой по причинам отчислений и по подразделениям участка ДПО.
Подробнее
VIII. Подготовка документов об образовании слушателя, выпуск слушателя - Подготовка документов об образовании слушателя может быть начата в любой момент его обучения. Предпочтительнее всего начать подготовку документа об образовании, когда слушатель сдал почти все испытания. Для этого в форме Слушатели программ ДПО предусмотрен пункт контекстного меню "Создать проект документа об образовании". После создания проекта документа запись о нем появляется в соответствующей форме раздела Подготовка документов об образовании. В этой форме проставляются все необходимые реквизиты, проверяются все оценки по испытаниям. После окончания обучения и прохождения всех испытаний слушатель выпускается с программы обучения ДПО (пункт контекстного меню таблицы Слушатели программ ДПО) и его данные переносятся в раздел Выпускники программ ДПО. После этого запись о документе об образовании можно найти в архиве раздела Документы об образовании выпущенных слушателей