Управление учебным процессом ВУЗа   (16.11.2018)
III. Формирование справочников приемной кампании

Первым этапом работы по проведению приемной кампании должно быть формирование справочных данных набора. Для успешного проведения регистрации абитуриентов, вступительных испытаний и анализа результатов необходимо формирование как ряда общевузовских справочников, так и ряда справочников участка Абитуриент. Некоторые из этих справочников в обязательном порядке должны быть сформированы до начала других работ в рамках набора, некоторые справочники формируются по мере прохождения этапов приемной кампании.

Общевузовские справочники

Если система используется в ВУЗе не первый год, то скорее всего, необходимые записи общевузовских справочников уже сформированы. Вы этом случае указанные ниже справочники нужно просто просмотреть и убедиться в наличии в них необходимых записей. Если некоторые из этих справочников не сформированы, или если в них необходимо добавить новые записи, это нужно сделать, используя функционал, описанный в разделах документации, посвященных каждому из справочников.

Работа со всеми общевузовскими справочниками ведется в форме Общие справочники. Если у пользователей участка Абитуриент недостаточно прав для добавления или изменения записей общевузовских справочников, им необходимо обратиться к бизнес-администратору системы.

Для создания записи о новом наборе в ВУЗ необходимо будет указать учебный год, на которой будет производиться набор абитуриентов. Для этого необходимо, чтобы в общевузовском справочнике Календарные периоды обучения существовала запись о новом учебном годе.

Основным справочником каждой из приемных кампаний является справочник конкурсов. Каждый конкурс предполагает поступление на определенный факультет или отделение ВУЗа на подготовку по определенному направлению или специальности высшего образования по определенной образовательной программе в рамках определенной формы обучения. Для того, чтобы сформировать справочник конкурсов, необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники:

  • Факультеты и отделения - в этом справочнике должны существовать записи обо всех факультетах и отделениях, на которые будет осуществляться прием абитуриентов.
  • Направления и специальности - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех направлениях и специальностях высшего образования, на которые будет осуществляться набор абитуриентов.
  • Образовательные программы - в этом справочнике должны быть созданы все образовательные программы, на которые планируется вести прием абитуриентов в текущем наборе.
  • Формы обучения - в этом справочнике должны присутствовать записи о всех формах обучения, на которые будет осуществляться набор.

В ходе регистрации абитуриентов будет происходить "привязка" абитуриентов и школ (СУЗов), которые они окончили к странам, регионам и населенным пунктам. Также в ходе регистрации будет происходить формирование записей о представленных абитуриентами документах (паспортах, документах об образовании, свидетельствах ЕГЭ и т.п.) Для успешного проведения регистрации необходимо, чтобы предварительно были сформированы следующие общевузовские справочники:

  • Страны и регионы - В этом справочнике должны быть занесены страны и регионы Российской Федерации, из которых ожидаются абитуриенты. Рекомендуется сформировать полный перечень регионов РФ, так как операторы, регистрирующие участников, не смогут добавлять новые регионы. Если в ходе регистрации возникнет необходимость добавить новую страну, оператор должен будет обратиться к бизнес-администратору системы. Справочник стран и регионов понадобится для занесения мест постоянной регистрации абитуриентов (регистрации по месту жительства), занесения регионов школ и СУЗов, в которые окончили абитуриенты, регионов, выдавших свидетельства ЕГЭ.
  • Города - Этот справочник содержит не только города, но и населенные пункты других типов, входящие в состав региона. Основные города, жители которых ожидаются в качестве абитуриентов, желательно внести в справочник заранее. Однако стремиться к полноте формирования справочника населенных пунктов каждого региона не стоит, так как операторы, регистрирующие участников, смогут добавлять новые населенные пункты по мере их востребования.
  • Виды документов - Необходимо проверить корректность заполнения данного справочника в части разделов "Документы о среднем образовании" и "Удостоверяющий личность". Виды документов, входящие в данные группы будут доступны для выбора вида документа об образовании и документа, удостоверяющего личность участника, в ходе регистрации участников операторами. Также в этом справочнике обязательно должна присутствовать запись "Свидетельство ЕГЭ". Если ВУЗ принимает к зачету результаты централизованного тестирования, то в этом справочнике должна присутствовать запись "Свидетельство ЦТ".

Справочники участка Абитуриент

Формирование всех справочников участка Абитуриент по приему на первую ступень высшего образования (бакалавриат и специалитет) происходит в форме Справочники ПК (бакалавриат). Заполнение справочников рекомендуется производить в изложенном ниже порядке:

  • Наборы в ВУЗ - в этом справочнике нужно создать запись о новом наборе. Также при создании записи о наборе нужно выбрать учебный год, на который будет осуществляться набор абитуриентов. В ходе создания набора можно сразу же установить Председателя и Ответственного секретаря приемной комиссии, но это можно сделать и позже. Данная информация понадобится только при формировании отчетных документов и печатных форм.
  • Конкурсы в бакалавриат - в этом справочнике нужно создать записи обо всех конкурсах, которые смогут выбрать абитуриенты. До начала регистрации абитуриентов для каждого конкурса должны быть заполнены только те параметры, которые требуются для его создания. Дополнительные характеристики конкурса (контрольные цифры приема, проходные баллы, полная стоимость обучения) могут быть занесены позднее.
  • Предметы в бакалавриат - в этом справочнике должны присутствовать записи обо всех предметах, по которым будут проводиться вступительные испытания. Удалять или переименовывать предметы, созданные для предыдущих наборов, нельзя. Можно только создавать новые предметы. Если предполагается проведение различных по содержанию экзаменов по одному предмету для абитуриентов разных конкурсов, то для этих случаев должно быть создано несколько записей о предметах.
  • Виды мест в бакалавриат - в этом справочнике надо создать все виды мест (бюджетные, коммерческие, целевые и т.д.), на которые могут поступать абитуриенты. Число мест каждого вида, выделяемых на каждый конкурс, может ограничиваться.
  • Предметы на конкурс (общий кокурс)  - в этом справочнике для каждого из конкурсов необходимо создать полный перечень предметов вступительных испытаний, которые будут сдаваться или засчитываться абитуриентами. В справочнике поддерживается возможность создания предметов по выбору. Например, если на конкурс предусмотрен выбор предмета из двух возможных, в данном справочнике надо создать оба предмета, и для каждого из них в поле Предмет по выбору установить значение По выбору. Для всех обязательных предметов в этом поле должно быть установлено значение Для всех участников. Также в справочнике один из предметов для каждого конкурса может быть профилирующим. Предмет, выбранный как профилирующий отображается в таблице Конкурсы в бакалавриат в колонке Профилирующий предмет. Понятие профилирующего предмета используется при формировании условий применения льгот в справочнике Виды льгот и привилегий. После добавления записей о предметах на конкурс для каждого из предметов надо установить значения Максимальный балл, Отличная оценка от, Неудовлетворительная оценка до. Эти значения должны быть обязательно установлены до начала проверки работ участников испытаний.
  • Предметы на конкурс для особых зон, Предметы для иностранных абитуриентов  - в этих справочниках для каждого из конкурсов необходимо создать перечень предметов вступительных испытаний, которые будут сдавать абитуриенты, у которых установлен признак Особая зона, или иностранные абитуриенты, у которых установлен признак Имеет право на сдачу на иностранном языке.
  • Места на конкурс в бакалавриат - в этом справочнике надо добавить записи о видах и числе мест различных видов, выделяемых на каждый из конкурсов. Заполнение этого справочника позволит контролировать наполнение мест в ходе рекомендации абитуриентов к зачислению. Теоретически, число бюджетных мест всех видов должно быть равно контрольной цифре приема, заданной для конкурса. Однако в системе не накладывается дополнительного контроля на соответствие этих значений.
  • Потоки в бакалавриат - если ВУЗ проводит олимпиаду школьников, предшествующую основному набору, то в этом справочнике уже должны существовать записи о потоке (или потоках) олимпиады. Для проведения основной приемной кампании необходимо создать записи о потоках, соответствующие источникам результатов, засчитываемых абитуриентами на основной конкурс.
    • Если ВУЗ проводит собственные вступительные испытания, то в справочнике потоков необходимо создать поток вступительных испытаний. При создании такого потока ему надо установить вид потока Вступительные испытания (основной). Допускается создание нескольких потоков вступительных испытаний. В этом случае важно, какой из потоков вступительных испытаний выбран текущим в настройках. В ходе регистрации абитуриентам будут назначаться испытания именно на текущем потоке.
    • Если ВУЗ принимает в качестве вступительных испытаний результаты Единого государственного экзамена (ЕГЭ), то необходимо создать поток вида ЕГЭ. Именно на этот поток будут добавляться результаты испытаний, заносимые на основе свидетельств ЕГЭ, представленных абитуриентами. В рамках этого потока можно будет задать шкалы пересчета результатов ЕГЭ в принятую в ВУЗе систему оценивания вступительных испытаний.
    • Если некоторые предметы вступительных испытаний являются в данном учебном году обязательными к сдаче по ЕГЭ (вуз не имеет права проводить свои вступительные испытания по таким предметам), то для абитуриентов, не имеющих результата ЕГЭ по таким предметам органами управления образованием проводится дополнительный тур ЕГЭ в летний период. Для обеспечения участия абитуриентов ВУЗа в этом дополнительном туре в системе используется поток ЕГЭ (вузовская волна).
    • Если ВУЗ засчитывает в качестве результатов вступительных испытаний результаты Централизованного тестирования, то в этом справочнике должен быть создан поток Централизованное тестирование. Для этого потока должен быть задан соответствующий вид (Централизованное тестирование). Результаты Централизованного тестирования, представленные абитуриентами, будут заноситься на этот поток. Для этого потока можно будет также задать свои шкалы пересчета баллов в систему оценок, принятую в ВУЗе.
    • После завершения основного цикла вступительных испытаний ВУЗ может проводить дополнительный набор абитуриентов. Как правило, дополнительный набор проводится на оставшиеся свободными места с оплатой стоимости обучения (коммерческие места). Если ВУЗ проводит такой набор, то в справочнике потоков в бакалавриат необходимо создать поток вида Допнабор на коммерцию.
  • Конкурсы на потоке - Этот справочник можно как сформировать автоматически на основе сформированного ранее справочника Конкурсы в бакалавриат, так и сформировать вручную. Для каждого из потоков должен быть сформирован полный перечень конкурсов, участники которых могут участвовать в потоке. Формировать справочник и контролировать его полноту удобнее в представлении, подчиненном справочнику Потоки в бакалавриат. После формирования справочника работать с ним удобнее в представлении Конкурсы на потоках, подчиненном представлению Наборы. В этом представлении отображаются конкурсы на всех потоках, проводимых в рамках набора, по умолчанию сгруппированные по потокам.
  • Предметы на конкурс на потоке - В этом справочнике для каждого из конкурсов на потоке должен быть сформирован перечень предметов, которые могут сдаваться участниками конкурса на данном потоке. Например, на потоке Вступительные испытания (основной) для каждого из конкурсов должны быть сформированы записи только о тех предметах, по которым ВУЗом будут проводиться собственные вступительные экзамены. В потоке ЕГЭ для каждого из конкурсов должны быть созданы записи обо всех предметах, которые могут быть засчитаны абитуриентами конкурса. В потоке ЕГЭ (вузовская волна) должны присутствовать записи только о тех предметах, по которым проводится дополнительный тур ЕГЭ.
  • Проведение испытаний (расписание) - Расписание испытаний должно быть сформировано для каждого из потоков. Для потоков видов ЕГЭ или Централизованное тестирование, даты и время проведения испытаний не задаются. Однако наличие в справочнике записей о проведении испытаний для таких потоков обязательно.
  • Распределение конкурсов по площадкам - Заполнение этого справочника требуется в том случае, если испытания на потоке проводятся на разных площадках (в разных зданиях ВУЗа). Справочник позволяет задать для каждого из проведений экзамена (т.е. для каждой записи справочника Проведение испытаний (расписание)) распределение абитуриентов всех конкурсов по площадкам. Если такое распределение задано до начала регистрации, то в ходе регистрации можно будет во-первых, выдавать на руки каждому абитуриенту расписание его экзаменов со временем и местом проведения, а во-вторых в реальном времени следить за наполнением площадок абитуриентами и при необходимости перенаправлять поток на другие площадки.
  • Для учета ограниченных возможностей здоровья абитуриентов нужно сформировать (обновить) справочники  Виды ОВЗ, Категории ОВЗ, Виды заболеваний.
  • Для учета сочинений разных годов нужно сформировать справочник  Года зачета сочинений.
  • Для учета олимпиад школьников разных годов необходимо сформировать справочники Олимпиады школьников  и   Года зачета результатов олимпиад.