Учет контингента учащихся ВУЗа организован таким образом, что информация об одном человеке, независящая от того, на каком этапе обучения он находится, хранится один раз. Для обозначения человека (физического лица) в системе используется термин УЧАЩИЙСЯ . Это означает, что одному человеку (учащемуся) в системе всегда соответствует одна запись. Свойства, относящиеся к категории личных данных (подробнее см. Что относится к личным данным? ), хранятся один раз как свойства записи об учащемся. Также записи об учащемся принадлежат подчиненные объекты, отображаемые в таблицах данных:

• Контактная информация;
• Личные документы;
• Родственники и контактные лица;
• Льготы учащегося

и другие. Благодаря такому принципу учета личных данных пользователи различных участков системы, работающие с одним и тем же учащимся (например, если учащийся одновременно является студентом бакалавриата и абитуриентом магистратуры) всегда видят одну и ту же информацию о его личных данных. Возможности добавления, удаления и редактирования личных данных зависят от прав доступа, установленных для пользователей разных участков системы.

Информация о прохождении учащимся различных этапов жизненного цикла хранится как перечень записей, подчиненных записи об учащемся. Таких записей может быть сколь угодно много. Эти записи в системе носят наименование СТАТУСОВ и могут быть различных видов. Виды статусов организованы иерархическим образом, что позволяет разделять их на более крупные виды и более конкретные подвиды.

В системе реализованы следующие виды статусов учащегося:

Запись о каждом статусе имеет характеристики (свойства): Дата начала статуса , Дата окончания статуса и Причина выбытия . Каждый из видов статусов дополнительно вводит ряд свойств, характерных для статуса данного вида.

Пример

Например, статусы вида "Студент", кроме свойств Дата начала статуса, Дата окончания статуса и Причина выбытия имеют свойства Факультет, Курс, Группа, номер студенческого билета и т.д.; статусы вида "Студент бакалавриата в академическом отпуске кроме свойств, существующих у статусов вида "Студент" и "Студент бакалавриата" дополнительно имеют свойства Вид академического отпуска, Документ - основание для академического отпуска и Плановая дата завершения академического отпуска. Статусы вида "Аспирант" дополнительно к свойствам, существующим у всех статусов, имеют свойства "Научная специальность", "Научный руководитель", "Кафедра" и т.д.

Пользователи каждого из участков в таблицах данных, отображающих контингент студентов (абитуриентов, аспирантов и т.п.), работают с записями об одном из статусов учащегося. Если один из статусов завершается (абитуриент зачисляется на факультет, студент выпускается и т.д.), то для него устанавливается значение свойства Дата окончания статуса, после чего запись о статусе не отображается в оперативной таблице данных. Однако в таблице данных "Все статусы" для каждого учащегося можно увидеть перечень всех его статусов, существующих в системе, как завершившихся, так и текущих. Перечень статусов учащегося представляет собой историю прохождения им различных этапов жизненного цикла. В каждом из статусов с учащимся могут происходить события, информацию о которых также необходимо сохранить в системе (например, перевод на следующий курс, смена фамилии и т.п.). Записи о событиях в статусе формируются автоматически в ходе выполнения действий над статусами учащихся, и отображаются в таблицах данных "События в статусе" .  

Пример

На данном рисунке можно увидеть перечень статусов, которые имели место у студентки 2 курса факультета Социологии Дзыбаловой Валерии Алексеевны. 25 апреля 2006 она была зарегистрирована как участник Олимпиады и пребывала в этом статусе до 1 сентября 2006 года, (установленная дата завершения приемной кампании 2006 года). 27 июня она была зарегистрирована в качестве абитуриента бакалавриата и пребывала в этом статусе до 1 сентября 2006 (дата зачисления на 1 курс факультета Социологии). С 1 сентября 2006 года по настоящее время (Дата окончания статуса не установлена) она является студенткой факультета социологии. Статус вида "Студент бакалавриата" для данной студентки является текущим. При этом в этом статусе 30 июня 2006 года произошло событие "перевод на следующий курс".

Завершение существующих статусов учащегося и создание новых происходит в момент выполнения действий над записями о статусах. Под завершением (или ЗАКРЫТИЕМ статуса) имеется в виду установка значения свойства "Дата окончания статуса". Статусы, у которых это значение установлено, считаются ЗАКРЫТЫМИ . Статусы, у которых это значение пустое, считаются ТЕКУЩИМИ .

Пример

Например, при выполнении действия "Зачислить" для статусов вида "Абитуриент" происходит закрытие статуса вида "Абитуриент" и создание нового статуса вида "Студент". При выполнении действия "Отчислить" для статуса вида "Студент" происходит закрытие статуса вида "Студент" и создание нового статуса вида "Отчисленный". При выполнении действия "Восстановить отчисленного" для статуса вида "Отчисленный" происходит закрытие статуса вида "Отчисленный" и создание статуса вида "Студент".

В штатном режиме работы системы записи о статусах не удаляются. Они могут только закрываться. Удаление статусов может происходить только в случае создания статуса по ошибке.